Nowy pracodawca
Aby założyć system Pay As You Earn (PAYE) w HMRC, należy skontaktować się z infolinią dla nowych pracodawców pod numerem 0300 200 3211 lub zarejestrować się online na stronie GOV.UK.
Jako pracodawca będziesz odpowiedzialny za rozliczanie PAYE i obliczanie składek na ubezpieczenie społeczne (NIC). Istnieją również pewne ustawowe płatności, które możesz być zobowiązany uiszczać od czasu do czasu, o których powinieneś wiedzieć. Należą do nich:
- ustawowe wynagrodzenie chorobowe (SSP)
- ustawowy zasiłek macierzyński (SMP) i
- zwykły ustawowy zasiłek ojcowski (OSPP)
- dzielonego zasiłku rodzicielskiego (ShPP).
Na stronie internetowej GOV.UK można znaleźć mnóstwo informacji szczegółowo opisujących działanie systemu PAYE. Można tam również znaleźć kalkulatory online, które stanowią część podstawowych narzędzi HMRC PAYE .
Na życzenie HMRC prześle Ci kilka broszur i tabel, które umożliwią Ci dokonanie odpowiednich potrąceń i płatności na rzecz Twoich pracowników. Jednak większość pracodawców korzysta z podstawowych narzędzi HMRC PAYE lub podobnego oprogramowania.
Raportowanie informacji w czasie rzeczywistym
Pracodawcy lub ich przedstawiciele są zazwyczaj zobowiązani do regularnego składania elektronicznych deklaracji płacowych za każdy okres płatności w ciągu roku, ze szczegółowym opisem wypłat i potrąceń dokonanych na rzecz pracowników w dniu wypłaty lub przed dniem wypłaty.
Bardziej szczegółowe wskazówki i informacje na temat obsługi listy płac w ramach informacji w czasie rzeczywistym można znaleźć tutaj lub w naszej karcie informacyjnej Informacje w czasie rzeczywistym dotyczące listy płac.
Jaki podatek muszę odliczyć?
Korzystając z kalkulatorów udostępnionych na stronie internetowej HMRC lub podobnego oprogramowania, powinieneś być w stanie obliczyć należny podatek i składki na ubezpieczenie społeczne w odniesieniu do Twoich pracowników.
Podatek należny od konkretnego pracownika jest obliczany na podstawie jego wynagrodzenia brutto, z potrąceniem od kwoty wolnej od podatku, która odzwierciedla jego szczególną sytuację (na podstawie informacji o kodzie i daty wypłaty). Pozostała część wynagrodzenia podlega opodatkowaniu, a jego wysokość jest obliczana za pomocą podstawowych narzędzi lub oprogramowania PAYE.
Podatek zazwyczaj oblicza się na zasadzie kumulacji, biorąc pod uwagę sytuację danej osoby w danym roku podatkowym.
A co z kartami sieciowymi?
Składki na ubezpieczenie społeczne (NICS) są płacone przez pracownika i pracodawcę od wynagrodzenia brutto pracownika za dany tydzień lub miesiąc podatkowy i są obliczane na zasadzie niekumulacji. Składki te można obliczyć za pomocą narzędzia HMRC Basic PAYE lub podobnego oprogramowania.
Kiedy należy zapłacić podatek i składki na ubezpieczenie społeczne do HMRC?
Podatek i składki na ubezpieczenie społeczne należy uiścić do HMRC do 19. dnia miesiąca następującego po dokonaniu płatności. Miesiące podatkowe trwają od 6. do 5. dnia miesiąca, więc jeśli pracownik otrzymał wynagrodzenie 25 lipca (miesiąc podatkowy trwa od 6 lipca do 5 sierpnia), podatek i składki na ubezpieczenie społeczne należy uiścić do HMRC do 19. sierpnia.
Każdy pracodawca może, jeśli sobie tego życzy, dokonać płatności drogą elektroniczną, korzystając z ustalonej daty płatności elektronicznej, tj. 22. dnia miesiąca, a nie standardowo 19. dnia miesiąca.
Pracodawcy, których średnia miesięczna płatność wynosi mniej niż 1500 funtów, mogą płacić składki kwartalnie, a nie miesięcznie.
Duzi pracodawcy, zatrudniający ponad 250 pracowników, muszą płacić podatki i inne należności drogą elektroniczną.
Formularze, które musisz wypełnić
Będziesz musiał wypełnić następujące formularze lub prowadzić równoważne zapisy cyfrowe:
- P11 Arkusz roboczy potrąceń
- Ten formularz (lub jego komputerowy odpowiednik) musi być przechowywany dla każdego pracownika. Zawiera on szczegółowe informacje o jego wynagrodzeniu i potrąceniach za każdy tydzień lub miesiąc roku podatkowego.
- P60 Podsumowanie końca roku
- Niniejszy formularz należy wypełnić i przekazać wszystkim pracownikom zatrudnionym w roku podatkowym.
- P45 Szczegóły odejścia pracownika
- Ten formularz należy przekazać każdemu pracownikowi odchodzącemu z pracy. Należy w nim podać szczegółowe informacje o zarobkach i podatku zapłaconym do tej pory w roku podatkowym. Nowi pracownicy powinni przekazać formularz od poprzedniego pracodawcy.
- Lista kontrolna dla początkujących
- Kiedy nowy pracownik rozpoczyna pracę, należy powiadomić HMRC, aby móc wypłacić mu wynagrodzenie w ramach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (RTI). Niektóre niezbędne informacje można uzyskać z formularza P45, jeśli pracownik posiada go z poprzedniej pracy.
Kary
HMRC nakłada kary na pracodawców, którzy nie wywiązują się z następujących obowiązków:
- dokonać zgłoszeń online na czas
- spłacać zobowiązania na czas
- prowadzić niezbędne zapisy
- prawidłowo obsługiwać PAYE lub NI
- dokonać prawidłowych płatności ustawowych
- dostarczyć HMRC lub pracownikom odpowiednie formularze na czas.
Ważne jest, aby pracodawcy przestrzegali wszystkich przepisów.
Emerytury z automatycznym zapisem
Automatyczny zapis nakłada na pracodawców obowiązek automatycznego zapisu „pracowników” do pracowniczego programu emerytalnego od określonej „daty rozpoczęcia”. Główne obowiązki to:
- ocenić rodzaje pracowników w firmie
- zapewnić kwalifikowany automatyczny program emerytalny dla odpowiednich pracowników
- napisać do większości swoich pracowników, wyjaśniając, co dla nich oznacza automatyczne zapisanie się do pracowniczego programu emerytalnego
- automatycznie zapisywać wszystkich „uprawnionych pracowników” do programu i płacić składki pracodawcy
- wypełnić deklarację zgodności i prowadzić dokumentację.
Więcej informacji na temat automatycznego zapisu do systemu emerytalnego można znaleźć w karcie informacyjnej.
