Podmioty gospodarcze zarejestrowane jako płatnicy VAT działają jako nieodpłatni poborcy podatków i są zobowiązane do terminowego i dokładnego rozliczania się ze wszystkich pobranych przez siebie podatków.
System VAT jest kontrolowany przez HMRC, który nakłada surowe kary za naruszenia przepisów. Niewiedza nie jest usprawiedliwieniem dla nieprzestrzegania zasad.
Poniżej przedstawiamy niektóre obszary, które należy wziąć pod uwagę.
Ważne jest jednak, aby zasięgnąć konkretnej porady specjalisty, dostosowanej do Twojej sytuacji.
Co to jest VAT?
Zakres
Transakcja podlega opodatkowaniu VAT, jeżeli:
- istnieje dostawa towarów lub usług
- zostało wyprodukowane w Wielkiej Brytanii
- zostało sporządzone przez podatnika
- zostało dokonane w toku lub w celu realizacji działalności gospodarczej.
Wejścia i wyjścia
Firmy naliczają podatek VAT od sprzedaży. Jest to znane jako podatek należny, a sprzedaż jako wynik. Podobnie, podatek VAT jest naliczany od większości towarów i usług nabywanych przez firmy. Jest to znane jako podatek naliczony.
Podatek należny pobierany jest od klienta przez przedsiębiorstwo w imieniu HMRC i musi być regularnie odprowadzany do przedsiębiorstwa poprzez uwzględnienie go w deklaracji VAT.
Jednakże podatek naliczony od zakupionych towarów i usług można odliczyć od kwoty podatku należnego, tak aby do HMRC wpłacono jedynie należny podatek netto. Należy pamiętać, że niektórych kategorii podatku VAT nie można odliczyć jako podatku naliczonego, na przykład w przypadku usług rozrywkowych świadczonych przez firmy zewnętrzne w Wielkiej Brytanii oraz większości zakupów samochodów.
Punkty do rozważenia
Zaopatrzenie
Dostawy podlegające opodatkowaniu są głównie objęte stawką standardową (20%) lub zerową (0%). Dodatkowo obowiązuje obniżona stawka 5%, która ma zastosowanie do niewielkiej liczby określonych dostaw podlegających opodatkowaniu.
Istnieją pewne dostawy, które nie podlegają opodatkowaniu i są klasyfikowane jako dostawy zwolnione z podatku.
Istnieje ważna różnica między dostawami zwolnionymi od podatku a dostawami objętymi stawką zerową:
- Jeśli Twoja działalność gospodarcza obejmuje wyłącznie dostawy zwolnione z podatku, nie możesz zarejestrować się jako podatnik VAT i w związku z tym nie możesz odzyskać podatku naliczonego.
- Jeśli Twoja firma dokonuje dostaw objętych stawką zerową, powinieneś zarejestrować się jako podatnik VAT, ponieważ Twoje dostawy podlegają opodatkowaniu (choć stawką 0%), a zwrot podatku naliczonego jest dozwolony.
Rejestracja – czy jest konieczna?
Jesteś zobowiązany do rejestracji jako podatnik VAT, jeśli wartość Twoich opodatkowanych dostaw przekracza ustalony próg. Próg ten jest stosowany na dwa sposoby – albo „odnosząc się wstecz” do wartości opodatkowanych dostaw dokonanych w ciągu ostatnich 12 miesięcy, albo „odnosząc się do przyszłych dostaw, których wartość jest przewidywana w ciągu najbliższych 30 dni”. Obowiązujący próg wynosi 90 000 GBP i obowiązuje od 1 kwietnia 2024 r.
Jeśli dokonujesz dostaw podlegających opodatkowaniu poniżej progu, możesz złożyć wniosek o dobrowolną rejestrację. Umożliwi Ci to odzyskanie podatku VAT naliczonego, co może skutkować zwrotem podatku VAT, na przykład jeśli Twoja firma dokonywała głównie dostaw objętych stawką zerową.
Jeśli jeszcze nie rozpocząłeś działalności podlegającej opodatkowaniu, ale zamierzasz to zrobić, możesz ubiegać się o rejestrację jako „zamierzający przedsiębiorca”. W ten sposób możesz odzyskać podatek naliczony od wydatków na założenie działalności.
Osoba podlegająca opodatkowaniu
Podatnikiem jest każda osoba, która dokonuje lub zamierza dokonywać dostaw podlegających opodatkowaniu i jest zarejestrowana lub podlega obowiązkowi rejestracji dla celów VAT. Dla celów rejestracji VAT „osoba” obejmuje:
- osoby
- partnerstwa
- firmy, kluby i stowarzyszenia
- organizacje charytatywne.
Jeżeli dana osoba prowadzi dwie lub więcej działalności gospodarczych, wszystkie dostawy dokonywane w ramach tych działalności będą sumowane w celu ustalenia, czy dana osoba ma obowiązek zarejestrować się jako podatnik VAT.
Administracja
Po zarejestrowaniu należy składać kwartalne zeznanie podatkowe do HMRC, w którym należy wykazać kwotę podatku należnego od przychodów ze sprzedaży oraz kwotę podatku naliczonego podlegającego odliczeniu od wydatków, a także inne informacje statystyczne. Wszystkie firmy muszą składać zeznania podatkowe online, korzystając z oprogramowania spełniającego wymagania HMRC.
W większości przypadków deklarację VAT online należy wypełnić i złożyć w ciągu jednego miesiąca i siedmiu dni od zakończenia okresu, którego dotyczy.
Płatność elektroniczna w tym samym terminie jest również obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorstw.
Przedsiębiorstwa dostarczające towary objęte stawką zerową i otrzymujące zwroty netto podatku VAT mogą uznać składanie miesięcznych deklaracji za korzystne z punktu widzenia przepływów pieniężnych.
Przedsiębiorstwa, których przewidywane roczne dostawy podlegające opodatkowaniu nie przekraczają kwoty 1 350 000 GBP, mogą złożyć wniosek o przystąpienie do rocznego systemu rozliczeń, w ramach którego będą uiszczać miesięczne lub kwartalne płatności podatku VAT, ale będą zobowiązane do złożenia tylko jednej deklaracji VAT na koniec roku.
Przedsiębiorstwa, których obroty podlegające opodatkowaniu nie przekraczają progu 1 350 000 funtów, mogą również rozważyć korzyści w zakresie przepływu środków pieniężnych wynikające z przystąpienia do systemu rozliczeń kasowych, w którym podatek VAT jest rozliczany od sprzedaży i zakupów w oparciu o metodę kasową, a nie na zasadzie memoriałowej.
Prowadzenie dokumentacji
Ważne jest, aby firma zarejestrowana jako podatnik VAT prowadziła pełną i aktualną dokumentację. Obejmuje to szczegółowe informacje o wszystkich dostawach, zakupach i wydatkach.
Dodatkowo należy prowadzić konto VAT. Jest to zestawienie podatku należnego i podatku naliczonego podlegającego zwrotowi przez firmę. Wszystkie dokumenty firmowe należy przechowywać przez sześć lat.
Powyższe zapisy muszą być prowadzone przy użyciu oprogramowania spełniającego wymogi HMRC. HMRC nie udostępnia bezpłatnego oprogramowania.
Kontrola dokumentacji
Prowadzenie ewidencji i obliczanie podatku VAT leży w gestii osoby zarejestrowanej, ale urząd skarbowy (HMRC) musi mieć możliwość sprawdzenia, czy płacona jest prawidłowa kwota podatku VAT. Dlatego od czasu do czasu urzędnik ds. podatku VAT może przyjść i skontrolować dokumentację firmy. Jest to tzw. wizyta kontrolna.
Urzędnik ds. VAT będzie chciał mieć pewność, że przepisy dotyczące VAT są stosowane prawidłowo, a deklaracje i inne rejestry VAT są właściwie prowadzone.
Nie należy jednak zakładać, że jeśli w trakcie wizyty nie zostaną wykryte żadne błędy, urząd skarbowy (HMRC) wystawił Twojej firmie czystą kartę.
Przestępstwa i kary
HMRC ma szerokie uprawnienia do karania przedsiębiorstw, które ignorują lub nieprawidłowo stosują przepisy dotyczące podatku VAT. HMRC może nakładać kary (a w niektórych przypadkach odsetki) za następujące przypadki:
- spóźnione zwroty/płatności
- późna rejestracja
- błędy w zwrotach.
Schematy handlowe
Istnieją specjalne programy dla sprzedawców detalicznych, ponieważ dla niektórych sprzedawców detalicznych prowadzenie pełnej dokumentacji wymaganej od podatników VAT może okazać się niepraktyczne.
System ryczałtowy
Program ten umożliwia mniejszym przedsiębiorstwom (z rocznym obrotem podlegającym opodatkowaniu nieprzekraczającym 150 000 GBP) płacenie podatku VAT do HMRC, obliczanego jako procent całkowitego dochodu z działalności. W związku z tym nie ma potrzeby składania konkretnych wniosków o zwrot podatku naliczonego, co może zmniejszyć wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji. Celem programu jest uproszczenie sposobu rozliczania podatku VAT przez mniejsze przedsiębiorstwa, ale w przypadku niektórych firm może on faktycznie skutkować obniżeniem całkowitej kwoty podatku VAT należnego do HMRC.
Cyfryzacja podatków dla firm: VAT
Zgodnie z ustawą Making Tax Digital for VAT (MTDfV) wszystkie firmy zarejestrowane jako płatnicy VAT muszą przechowywać cyfrowe rejestry do celów VAT i przekazywać informacje dotyczące deklaracji VAT do HMRC przy użyciu oprogramowania zgodnego z funkcjonalnością MTD.
Istnieją pewne wyjątki od MTDfV. Jednak kategorie wyjątków są ściśle określone i prawdopodobnie nie będą miały zastosowania do większości firm zarejestrowanych jako płatnicy VAT.
