Polityka dotycząca dostawców zewnętrznych

Polityka dotycząca dostawców zewnętrznych

Firma Façade Creations Ltd dokłada wszelkich starań, aby przestrzegać najwyższych standardów uczciwości, zrównoważonego rozwoju i zgodności z prawem w naszym łańcuchu dostaw. Niniejsza Polityka Dostawców Zewnętrznych określa sposób, w jaki wybieramy, angażujemy i zarządzamy naszymi dostawcami, w pełnej zgodności z prawem brytyjskim i wytycznymi etycznymi. Prowadzimy proces zaopatrzenia w sposób uczciwy, przejrzysty i niedyskryminujący, traktując wszystkich dostawców równo i przestrzegając przepisów antykorupcyjnych, przeciwdziałających niewolnictwu oraz przepisów dotyczących ochrony środowiska. Poniższa polityka odzwierciedla nasze zaangażowanie w odpowiedzialne pozyskiwanie, szczegółowo opisując oczekiwania i procedury obowiązujące wszystkich dostawców zewnętrznych współpracujących z firmą Façade Creations Ltd.

Zakres dostawców i proces weryfikacji

Façade Creations współpracuje z wybraną siecią autoryzowanych dostawców z Wielkiej Brytanii i całego świata, w tym z producentami systemów aluminiowych i szklanych, dostawcami okuć/komponentów elewacyjnych, partnerami w zakresie transportu i logistyki, specjalistycznymi podwykonawcami montażowymi oraz firmami świadczącymi profesjonalne usługi (np. księgowość, wsparcie IT, ubezpieczenia). Przed podjęciem współpracy wszystkie podmioty zewnętrzne przechodzą dokładną weryfikację pod kątem zgodności z prawem, stabilności finansowej i etyki zawodowej. Nie będziemy współpracować z żadnym dostawcą, o którym wiadomo, że naruszył kluczowe przepisy lub standardy etyczne (na przykład udział w korupcji lub przestępstwach związanych ze współczesnym niewolnictwem), zgodnie z brytyjskimi przepisami zamówień publicznych nakazującymi wykluczenie takich podmiotów. Ta rygorystyczna, wstępna analiza due diligence gwarantuje, że każdy dostawca, z którym współpracujemy, przestrzega naszych wartości i zobowiązań prawnych.

Kryteria wyboru dostawcy

Stosujemy jasne i obiektywne kryteria zatwierdzania nowych dostawców. Potencjalny dostawca musi w sposób jednoznaczny spełniać następujące kluczowe wymagania:

• Certyfikaty i normy: Posiadanie odpowiednich certyfikatów branżowych (np. ISO 9001 dla zarządzania jakością, ISO 14001 dla zarządzania środowiskowego lub certyfikat BES 6001 dla odpowiedzialnego pozyskiwania). Certyfikaty te świadczą o solidnych systemach wewnętrznych zgodnych z międzynarodowymi normami.
• Stabilność finansowa i reputacja: Udowodniona wiarygodność finansowa (dobra historia kredytowa i handlowa) oraz pozytywne referencje biznesowe. Sprawdzamy, czy dostawcy mają stabilną sytuację finansową i reputację rzetelnych.
• Zgodność z przepisami: Pełna zgodność ze wszystkimi obowiązującymi w Wielkiej Brytanii przepisami i regulacjami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa, zatrudnienia i ochrony środowiska. Dostawcy muszą na przykład przestrzegać brytyjskiego prawa pracy oraz wymogów HSE (Zdrowie, Bezpieczeństwo i Ochrona Środowiska) obowiązujących w ich branży.
• Etyczne i zrównoważone praktyki: Dowody etycznego postępowania biznesowego i zaangażowania w zrównoważony rozwój. Obejmuje to uczciwe praktyki pracownicze, brak zaangażowania w działalność korupcyjną oraz działania na rzecz minimalizacji wpływu na środowisko.
• Zdolność i jakość: Zdolność do dotrzymania terminów projektu, specyfikacji technicznych i rygorystycznych standardów jakości. Oceniamy, czy dostawca posiada kompetencje techniczne, moce produkcyjne i kontrolę jakości, aby konsekwentnie realizować wymagania naszego projektu.

Tylko dostawcy spełniający te kryteria są zatwierdzani do naszego łańcucha dostaw. Ten proces selekcji gwarantuje, że współpracujemy z wykwalifikowanymi, rzetelnymi, działającymi zgodnie z naszymi standardami etycznymi partnerami.

Proces wdrażania dostawców

Façade Creations stosuje ustrukturyzowany proces wdrażania wszystkich nowych dostawców, aby zapewnić pełną staranność i wzajemne zrozumienie oczekiwań. Etapy wdrażania obejmują:

1. Kwestionariusz wstępnej kwalifikacji i sprawdzenie referencji: Potencjalni dostawcy wypełniają szczegółowy kwestionariusz dotyczący swojej firmy (w tym struktury własnościowej, możliwości, historii zgodności z przepisami itp.), a my sprawdzamy referencje u obecnych klientów, aby potwierdzić wydajność i reputację.
2. Przegląd dokumentacji: Sprawdzamy certyfikaty dostawcy (np. certyfikaty ISO), licencje, polisy ubezpieczeniowe i dokumentację finansową. Ten audyt dokumentacji potwierdza, że ​​kwalifikacje i zakres ochrony dostawcy spełniają nasze wymagania.
3. Ocena ryzyka: Ocenę ryzyka przeprowadza się na podstawie profilu dostawcy i krytyczności towarów/usług, które będzie dostarczał. (Szczegółowe informacje na temat naszych kryteriów należytej staranności znajdują się poniżej w części Ocena ryzyka dostawcy)
4. Zatwierdzenie przez Dyrektora: Wyniki z kroków 1–3 są oceniane, a nasz Dyrektor udziela ostatecznego zatwierdzenia przed dodaniem dostawcy do Rejestru Zatwierdzonych Dostawców. Bez zatwierdzenia na poziomie Dyrektora, żaden dostawca nie może zostać formalnie zaangażowany.
5. Wydanie pisemnej umowy: Po zatwierdzeniu formalizujemy współpracę poprzez pisemną umowę lub zamówienie, określające wszystkie warunki współpracy. Umowa ta obejmuje zakres prac, ceny, oczekiwania dotyczące dostaw oraz wymogi zgodności szczegółowo opisane w niniejszej polityce.

 Stosując się do tych kroków, Façade Creations gwarantuje, że każdy dostawca został dokładnie sprawdzony i pisemnie zobowiązuje się do przestrzegania naszych standardów przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac.

Monitorowanie wydajności i umowy SLA

Po wdrożeniu wszyscy dostawcy zewnętrzni podlegają stałemu monitorowaniu wydajności. Wykorzystujemy Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) do obiektywnego pomiaru i bieżącej weryfikacji wydajności każdego dostawcy. Do ważnych KPI należą: terminowość dostaw i szybkość reakcji na nasze zapytania, jakość dostarczanych towarów lub usług (w odniesieniu do specyfikacji projektu i wskaźników defektów), zgodność ze standardami bezpieczeństwa, ochrony środowiska i dokumentacji oraz efektywność komunikacji i współpracy z naszym zespołem.

Dane dotyczące wydajności są gromadzone i regularnie weryfikowane. W przypadku, gdy usługa ma charakter krytyczny lub wymaga określonego poziomu wydajności, wdrażamy formalne umowy SLA (Service Level Agreements), aby jasno określić oczekiwania dotyczące usług i mierniki odpowiedzialności. Umowy SLA określają mierzalne cele (np. terminy dostaw, dostępność, czas reakcji) oraz środki zaradcze lub kary w przypadku niedotrzymania standardów. Monitorując kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i egzekwując umowy SLA, zapewniamy transparentność w relacjach z dostawcami w zakresie ich wydajności i stale doskonalimy nasz łańcuch dostaw.

Zgodność z przepisami prawnymi i regulacyjnymi

Wszyscy dostawcy Façade Creations muszą zawsze przestrzegać prawa brytyjskiego i odpowiednich norm branżowych. Do najważniejszych przepisów i regulacji, których dostawcy są zobowiązani przestrzegać, należą:

• Ustawa o bezpieczeństwie i higienie pracy z 1974 r.: Dostawcy muszą zapewnić bezpieczne warunki pracy i przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w swoich obiektach i w trakcie prowadzenia działalności.
• Ustawa o współczesnym niewolnictwie z 2015 r.: Surowo zabraniamy wszelkich form współczesnego niewolnictwa, pracy przymusowej lub niewolniczej oraz handlu ludźmi w naszym łańcuchu dostaw. Dostawcy muszą zapewnić, że takie nadużycia nie wystąpią w ich działalności ani w dalszym łańcuchu dostaw, a my wymagamy pełnego przestrzegania przepisów Ustawy o współczesnym niewolnictwie. (Façade Creations może żądać corocznych oświadczeń o zgodności z przepisami dotyczącymi współczesnego niewolnictwa lub przeprowadzać audyty w razie potrzeby w celu weryfikacji tego zobowiązania)
• Brytyjska ustawa o przeciwdziałaniu korupcji z 2010 r.: Façade Creations stosuje zasadę zerowej tolerancji wobec korupcji i łapówkarstwa. Dostawcy i ich pracownicy nie mogą oferować ani przyjmować łapówek ani niestosownych zachęt w związku z naszą działalnością, zgodnie z brytyjską ustawą o przeciwdziałaniu korupcji z 2010 r. Wszelkie próby przekupstwa stanowią podstawę do natychmiastowego zerwania współpracy z dostawcą i mogą zostać zgłoszone odpowiednim organom.
• Ustawa o Równości z 2010 r.: Dostawcy muszą przestrzegać zasad równych szans i niedyskryminacji w zatrudnieniu i świadczeniu usług. Wszelkie formy bezprawnej dyskryminacji lub nękania (ze względu na wiek, płeć, rasę, religię, niepełnosprawność itp.) są niedopuszczalne.
• Ustawa o Ochronie Środowiska z 1990 r.: Dostawcy są zobowiązani do przestrzegania wszystkich przepisów i regulacji dotyczących ochrony środowiska, zapewniając prawidłową gospodarkę odpadami, kontrolę zanieczyszczeń oraz wymagane pozwolenia środowiskowe. Praktyki szkodliwe dla środowiska, które naruszają prawo brytyjskie, nie będą tolerowane.
• Ustawa o ochronie danych z 2018 r. (RODO w Wielkiej Brytanii): W zakresie, w jakim dostawcy przetwarzają jakiekolwiek dane osobowe (w tym dokumentację projektu lub dane pracowników udostępniane w trakcie naszych projektów), muszą to robić w pełnej zgodności z brytyjskim prawem o ochronie danych. Obejmuje to stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa danych i wykorzystywanie danych osobowych wyłącznie w sposób dozwolony.

Ponadto dostawcy muszą przestrzegać wszelkich przekazywanych przez nas wymagań dotyczących konkretnego projektu lub lokalizacji, takich jak szczegółowe zasady bezpieczeństwa i higieny pracy na placu budowy lub standardy zrównoważonego rozwoju wymagane w projekcie klienta. Takie wymagania przekazujemy w naszych umowach lub zamówieniach zakupu, a od dostawców oczekuje się, że będą je traktować jako obowiązkowe.

Façade Creations zastrzega sobie prawo do weryfikacji przestrzegania przez dostawców tych zobowiązań prawnych. Możemy zażądać dokumentacji lub przeprowadzić audyty w celu zapewnienia przestrzegania przepisów. Zgodnie z brytyjskimi zasadami zamówień publicznych, każdy dostawca, u którego stwierdzono poważne naruszenia prawa (na przykład skazanie za współczesne niewolnictwo lub przepisy antykorupcyjne), zostanie usunięty z naszej listy zatwierdzonych dostawców. Egzekwując ścisłe przestrzeganie przepisów, chronimy naszą firmę, klientów i interesariuszy przed ryzykiem związanym z bezprawnym postępowaniem dostawców.

Umowy kontraktowe z dostawcami

Każdy zewnętrzny dostawca lub podwykonawca zatrudniony przez Façade Creations Ltd musi zawrzeć formalną umowę przed rozpoczęciem prac. Zazwyczaj odbywa się to w formie podpisanej umowy lub zamówienia zakupu, które zawierają wszystkie istotne warunki współpracy. Nasze standardowe umowy z dostawcami zawierają klauzule obejmujące:

• Poufność i ochrona danych: Dostawcy są zobowiązani do zachowania bezpieczeństwa i poufności wszelkich informacji stanowiących własność Façade Creations oraz do przetwarzania danych osobowych zgodnie z brytyjskim rozporządzeniem RODO.
• Obowiązki w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska: Dostawcy są zobowiązani do przestrzegania wszystkich obowiązujących zasad BHP (zarówno własnych, jak i wszelkich przepisów obowiązujących w danej lokalizacji) oraz do minimalizowania wpływu swojej pracy na środowisko (np. właściwa utylizacja odpadów, zapobieganie zanieczyszczeniom).
• Zgodność z Ustawą o współczesnym niewolnictwie i etycznym pozyskiwaniu: Umowa potwierdza odpowiedzialność dostawcy za przestrzeganie naszych zasad dotyczących przeciwdziałania niewolnictwu, handlu ludźmi i etycznego pozyskiwania (opisanych w niniejszym dokumencie i powiązanych politykach firmy). Dostawcy mogą być zobowiązani do corocznego poświadczania zgodności z Ustawą o współczesnym niewolnictwie oraz do potwierdzania, że ​​ich własne łańcuchy dostaw są wolne od pracy przymusowej.
• Prawo do rozwiązania umowy i naprawienia szkód: Façade Creations zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub rozwiązania umowy w przypadku naruszenia przez dostawcę któregokolwiek z zobowiązań dotyczących zgodności lub istotnego niedotrzymania warunków umowy. Zawieramy jasne klauzule dotyczące rozwiązania umowy w przypadku naruszeń prawa lub polityki (takich jak incydenty związane z bezpieczeństwem, nieetyczne zachowanie lub wady jakościowe).

Podpisując umowę, dostawcy wyraźnie akceptują te warunki. Dzięki temu nasze oczekiwania dotyczące zgodności z prawem, etycznego postępowania i standardów wydajności są wykonalne w drodze umowy. Wierzymy, że solidna pisemna umowa z każdym dostawcą sprzyja rozliczalności i minimalizuje ryzyko nieporozumień.

Audyty i oceny dostawców

Firma Façade Creations przeprowadza okresowe audyty kluczowych dostawców w celu weryfikacji bieżącej zgodności i wydajności. Częstotliwość i szczegółowość audytów zależą od profilu ryzyka dostawcy oraz krytyczności dostarczanych towarów lub usług. Dostawcy o kluczowym znaczeniu lub o wysokiej wartości są zazwyczaj audytowani co najmniej raz w roku, podczas gdy inni dostawcy mogą być kontrolowani rotacyjnie lub w razie potrzeby.

Nasze audyty dostawców zazwyczaj obejmują ocenę następujących obszarów:

• Kontrola jakości i identyfikowalność: Możemy sprawdzić, w jaki sposób dostawca zarządza zapewnieniem jakości, w tym jego procesy kontroli materiałów, utrzymywania certyfikatów jakości i śledzenia produktów lub komponentów (jest to szczególnie ważne w przypadku materiałów elewacyjnych, których pochodzenie może mieć wpływ na bezpieczeństwo).
• Zarządzanie BHP i Środowiskiem: Weryfikujemy, czy dostawcy stosują bezpieczne praktyki pracy i środki kontroli środowiskowej. Może to obejmować sprawdzanie aktualnych ocen ryzyka, dokumentacji szkoleń, pozwoleń środowiskowych i rejestrów incydentów w obiektach dostawcy.
• Zgodność z prawem i etyką: Audyty obejmują weryfikację zgodności ze wszystkimi zobowiązaniami umownymi i prawnymi – na przykład potwierdzenie braku naruszeń przepisów prawa pracy, nieetycznych praktyk ani naruszeń przepisów o ochronie danych od czasu ostatniej weryfikacji. Możemy zażądać dowodów, takich jak wewnętrzne polityki (polityka antykorupcyjna, procedury zgłaszania nieprawidłowości) i sprawdzić wiedzę dostawcy w tych obszarach.
• Realizacja dostaw i usług: Oceniamy, czy dostawca dotrzymuje harmonogramów dostaw, zapewnia odpowiednie wsparcie i wywiązuje się ze zobowiązań dotyczących poziomu świadczonych usług. Może to obejmować analizę raportów KPI, terminowości dostaw oraz wszelkich przypadków niezgodności w dostarczanych produktach.

 Po każdym audycie lub ocenie przekazujemy dostawcy informacje zwrotne. W przypadku zidentyfikowania jakichkolwiek niezgodności lub słabości, współpracujemy z dostawcą w celu opracowania Planu Działań Korygujących z jasnym harmonogramem. Oczekujemy od dostawców szybkiego i skutecznego reagowania na ustalenia audytu. W celu zapewnienia wdrożenia środków korygujących mogą być planowane przeglądy uzupełniające lub ponowne audyty. Utrzymanie tego programu audytów pomaga zarówno Façade Creations, jak i naszym dostawcom w ciągłym doskonaleniu się oraz gwarantuje, że wszelkie problemy zostaną wykryte i naprawione na wczesnym etapie.

 Procedury dotyczące niezgodności i naruszeń

Firma Façade Creations opracowała procedury postępowania w przypadku, gdy dostawca nie spełnia naszych standardów umownych lub zgodności. Naszym podejściem jest angażowanie się w działania i rozwiązywanie problemów w miarę możliwości, ale w przypadku utrzymywania się poważnych problemów będziemy działać zdecydowanie, zawieszając lub kończąc współpracę. Ogólny proces postępowania w przypadku niezgodności dostawcy z naszymi standardami jest następujący:

1. Zawiadomienie o niezgodności: Jeśli dostawca naruszy warunki naszej umowy lub nie spełni naszych wymaganych standardów (na przykład w przypadku naruszenia zasad bezpieczeństwa, uporczywych opóźnień w dostawach lub wykrycia nieetycznych praktyk), wystawiamy formalne Zawiadomienie o niezgodności. To pisemne zawiadomienie określa konkretne zaobserwowane problemy, wymagane działania naprawcze oraz jasno określony termin ich podjęcia.
2. Korekta i działania następcze ze strony dostawcy: Oczekujemy, że kierownictwo dostawcy niezwłocznie zbada i naprawi problem. Zazwyczaj planujemy przegląd lub audyt po upływie terminu, aby zweryfikować, czy wymagane działania naprawcze zostały skutecznie wdrożone. W tym okresie Façade Creations może wprowadzić środki tymczasowe (na przykład wzmożony nadzór lub tymczasowe wstrzymanie nowych zamówień) do czasu potwierdzenia zgodności.
3. Eskalacja do zawieszenia/rozwiązania umowy: Jeśli dostawca nie usunie niezgodności w wyznaczonym terminie lub jeśli wystąpią dalsze poważne naruszenia, Façade Creations zawiesi dalsze zakupy lub współpracę z tym dostawcą. Ostatecznie umowa może zostać rozwiązana z powodu naruszenia, jeśli problemy pozostaną nierozwiązane. W takich przypadkach będziemy szukać alternatywnych dostawców, aby zapewnić ciągłość naszych projektów. Dostawca zostanie usunięty z naszego Rejestru Zatwierdzonych Dostawców do czasu, aż będzie w stanie wykazać zgodność z wymaganiami w sposób dla nas satysfakcjonujący, o ile w ogóle będzie to możliwe.

Wszystkie takie przypadki niezgodności i nasze reakcje są dokładnie dokumentowane. Dokumentacja ta jest ważna dla audytu wewnętrznego i zarządzania ryzykiem oraz zapewnia transparentność w sposobie postępowania z problemami. W przypadku naruszeń prawa, Façade Creations rozważy zgłoszenie sprawy odpowiednim organom lub organizacjom branżowym, w zależności od okoliczności. Naszym priorytetem jest przestrzeganie standardów prawnych i etycznych, nawet jeśli oznacza to zerwanie długoletnich relacji z dostawcami.

Standardy zrównoważonego rozwoju i etycznego pozyskiwania

Firma Façade Creations Ltd jest zaangażowana w zrównoważony rozwój i etyczne praktyki biznesowe i oczekujemy takiego samego zaangażowania od naszych dostawców. W naszych decyzjach zakupowych uwzględniamy zasady społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR), faworyzując dostawców, którzy wykazują się wysoką efektywnością środowiskową i społeczną. W szczególności od naszych dostawców oczekujemy:

• Minimalizacja wpływu na środowisko: Dostawcy powinni dążyć do stosowania w swoich produktach i opakowaniach materiałów nadających się do recyklingu, odnawialnych i niskoemisyjnych. Zachęcamy do podejmowania działań na rzecz redukcji odpadów, zużycia energii i emisji dwutlenku węgla zgodnie z najlepszymi światowymi praktykami. Wspierając cele Wielkiej Brytanii w zakresie zerowej emisji netto do 2050 r., dostawcy powinni aktywnie monitorować i dążyć do redukcji emisji gazów cieplarnianych i ogólnego śladu środowiskowego.
• Przestrzeganie etycznych praktyk pracy: Wszyscy dostawcy muszą zapewniać uczciwe i humanitarne warunki pracy. Oznacza to zakaz stosowania pracy przymusowej lub niewolniczej, zakaz pracy dzieci oraz zapewnienie uczciwych wynagrodzeń, rozsądnych godzin pracy i bezpiecznego środowiska pracy wszystkim pracownikom i podwykonawcom. Zdecydowanie sprzeciwiamy się wszelkim formom współczesnego niewolnictwa i handlu ludźmi w naszym łańcuchu dostaw i wymagamy tego samego od naszych dostawców. Pracownicy muszą być traktowani z godnością i szacunkiem, a dostawcy powinni promować różnorodność, integrację i równość w swoich miejscach pracy (zgodnie z Ustawą o Równości z 2010 r.).
• Zapewnienie sprawiedliwego traktowania pracowników: Oprócz unikania rażących naruszeń, dostawcy powinni aktywnie promować kulturę poszanowania praw pracowniczych. Obejmuje to zapewnienie legalnej wolności zrzeszania się (członkostwa w związkach zawodowych), tam gdzie ma to zastosowanie, niedyskryminację w procesie zatrudniania oraz wdrożenie mechanizmów składania skarg, dzięki którym pracownicy mogą zgłaszać swoje obawy. Etyczne praktyki pracy i sprawiedliwe traktowanie pracowników to oczekiwania niepodlegające negocjacjom.
• Utrzymywanie systemów zarządzania środowiskowego: Preferujemy dostawców posiadających akredytowane systemy zarządzania środowiskowego, takie jak ISO 14001, lub tych, którzy przestrzegają uznanych zasad zielonego budownictwa i zrównoważonego rozwoju (na przykład praktyk zgodnych ze standardami BREEAM w budownictwie). Posiadanie takich certyfikatów lub referencji świadczy o tym, że dostawca systematycznie zarządza swoim wpływem na środowisko i stale dąży do poprawy. Façade Creations może przyznać status preferowanego dostawcy dostawcom, którzy mogą wykazać się wysokimi referencjami środowiskowymi lub certyfikatami w zakresie zrównoważonego pozyskiwania.

Wdrażając te kryteria zrównoważonego rozwoju i etyki w naszym systemie zarządzania dostawcami, Façade Creations dąży nie tylko do przestrzegania przepisów ochrony środowiska i ustawy o współczesnym niewolnictwie, ale także do proaktywnego wspierania szerszych celów społecznych i środowiskowych. Wierzymy, że współpraca z dostawcami, którzy podzielają nasze zaangażowanie w odpowiedzialne pozyskiwanie surowców, wzmacnia długoterminową odporność naszego łańcucha dostaw i pozytywnie wpływa na naszą społeczność i planetę.

Role i obowiązki w zarządzaniu dostawcami

Utrzymanie zgodnego z przepisami i wydajnego łańcucha dostaw to wspólny cel całej firmy Façade Creations, kierowany odgórnie. Całkowita odpowiedzialność za relacje z dostawcami i zapewnienie ich zgodności z przepisami spoczywa na Dyrektorze Façade Creations Ltd (Hashimie Choksim). Dyrektor jest odpowiedzialny za zatwierdzanie nowych dostawców, egzekwowanie niniejszej polityki oraz rozwiązywanie wszelkich istotnych problemów lub eskalacji dotyczących dostawców.

Bieżącym zarządzaniem dostawcami zajmuje się nasz zespół ds. administracji i koordynacji projektów, pod nadzorem Dyrektora. Do obowiązków tego zespołu należy przekazywanie naszym dostawcom wymagań i oczekiwań, obsługa bieżącej korespondencji i koordynacja zamówień, prowadzenie Rejestru Zatwierdzonych Dostawców oraz organizacja przeglądów i audytów wydajności. Zespół dba również o prawidłowe wykonywanie i przechowywanie wszystkich umów i dokumentacji związanej z dostawcami. W praktyce oznacza to, że zespół pełni rolę łącznika między Façade Creations a naszymi dostawcami, udzielając informacji zwrotnych na temat wydajności, uzyskując certyfikaty/aktualizacje ubezpieczeniowe oraz koordynując wszelkie wsparcie potrzebne dostawcy do spełnienia naszych standardów.

Wewnętrznie wszyscy odpowiedni pracownicy (kierownicy projektów, kierownicy obiektów, specjaliści ds. zaopatrzenia itp.) są przeszkoleni w zakresie niniejszej Polityki Dostawców Zewnętrznych, aby zrozumieć wagę doboru odpowiednich dostawców i monitorowania ich przestrzegania. Od każdego pracownika, który angażuje lub nadzoruje dostawców, oczekuje się przestrzegania zasad niniejszej polityki oraz zgłaszania wszelkich wątpliwości lub odstępstw zespołowi ds. Administracji/Koordynacji Projektu lub Dyrektorowi. Jasno określając role i obowiązki, zapewniamy spójność w zarządzaniu dostawcami oraz rozliczalność zarówno na poziomie operacyjnym, jak i kierowniczym.

Ochrona danych i poufność dostawców

Façade Creations szanuje poufność i prywatność danych naszych dostawców i wymaga od nich tego samego w odniesieniu do wszelkich udostępnianych przez nas danych. Wszystkie gromadzone przez nas dane dostawców i podwykonawców (na przykład dane kontaktowe, kwalifikacje, dane bankowe, rejestry osiągnięć) są przechowywane w bezpiecznych, szyfrowanych systemach chmurowych z kontrolą dostępu, z których korzystamy (takich jak Microsoft 365 dla dokumentów i Xero dla dokumentacji finansowej). Dostęp do danych dostawców jest ograniczony wyłącznie do upoważnionego personelu i ograniczony do niezbędnego minimum. Na przykład, tylko pracownicy działu zaopatrzenia i właściwi menedżerowie mogą przeglądać pełne dane dostawcy, a uprawnienia systemowe zapobiegają nieautoryzowanemu dostępowi.

Nasz sposób przetwarzania informacji o dostawcach jest zgodny z brytyjskim RODO (Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych) oraz Ustawą o Ochronie Danych z 2018 r. Oznacza to, że wszelkie dane osobowe osób zatrudnionych przez naszych dostawców są przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i transparentnie. Wykorzystujemy te dane wyłącznie do uzasadnionych celów biznesowych (np. do celów należytej staranności, zarządzania umowami, przetwarzania płatności) i przechowujemy je tylko tak długo, jak jest to konieczne. Dostawcy są również zobowiązani do ochrony wszelkich danych osobowych udostępnianych przez Façade Creations (takich jak plany naszych projektów lub informacje o klientach, jeśli ma to zastosowanie) oraz do stosowania własnych polityk ochrony danych. Jeśli dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu Façade Creations w ramach świadczonych usług, zapewnimy podpisanie odpowiedniej umowy o przetwarzaniu danych.

Podsumowując, poufność i bezpieczeństwo danych stanowią fundamentalne aspekty naszych relacji z dostawcami. Każde naruszenie ochrony danych przez dostawcę (np. wyciek danych lub niewłaściwe wykorzystanie informacji poufnych) będzie traktowane jako poważne naruszenie umowy. Doceniamy, że w partnerstwach biznesowych zaufanie jest wzajemne – Façade Creations chroni informacje dostawców i oczekujemy, że nasi dostawcy będą traktować wszelkie udostępniane przez nas informacje z równą starannością i starannością.

Wymagania ubezpieczeniowe dla dostawców

Aby chronić obie strony w razie wypadków, strat lub roszczeń, Façade Creations wymaga od wszystkich dostawców posiadania odpowiedniego ubezpieczenia. Warunkiem współpracy z nami jest posiadanie przez każdego dostawcę co najmniej następujących minimalnych polis ubezpieczeniowych:

• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej – z minimalną kwotą ubezpieczenia 5 milionów funtów. Ubezpieczenie to chroni przed roszczeniami osób trzecich z tytułu obrażeń ciała lub szkód materialnych, które mogą wystąpić w związku z działalnością dostawcy (na przykład wypadek na placu budowy spowodowany przez dostawcę).
• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej pracodawcy – z minimalną kwotą 10 milionów funtów (zgodnie z prawem brytyjskim obowiązującym większość pracodawców). Obejmuje ono pracowników dostawcy w przypadku urazów lub chorób zawodowych i jest obowiązkowe, jeśli dostawca zatrudnia pracowników w Wielkiej Brytanii. (Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą bez pracowników mogą być zwolnieni z tego obowiązku, ale każdy dostawca zatrudniający pracowników musi je posiadać)
• Ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej – dla dostawców świadczących usługi projektowe, konsultingowe lub profesjonalne. Oczekujemy, że tacy dostawcy będą posiadać odpowiednie ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (kwota ubezpieczenia będzie adekwatna do zakresu usług, zazwyczaj co najmniej 1–2 miliony funtów dla dostawców MŚP lub wyższa dla złożonych projektów). Ubezpieczenie to chroni przed roszczeniami z tytułu zaniedbań zawodowych, błędów lub zaniechań, które skutkują stratami finansowymi.

Wymagamy dowodu posiadania ubezpieczenia podczas rejestracji i corocznie w późniejszym okresie. Zazwyczaj prosimy dostawców o dostarczenie aktualnych certyfikatów ubezpieczeniowych lub listów od brokerów, zawierających rodzaj polisy, limity ochrony i daty ważności. Dostawca jest zobowiązany do terminowego odnawiania polis i dostarczania nam aktualnego dowodu ubezpieczenia każdego roku lub przy odnawianiu umowy. W przypadku wygaśnięcia wymaganej polisy, dostawca musi nas o tym poinformować i zapewnić ciągłość ochrony (np. poprzez jej odnowienie lub zmianę ubezpieczyciela), aby uniknąć luk, które mogłyby narazić obie strony na ryzyko.

Posiadanie solidnego ubezpieczenia jest kluczowym elementem należytej staranności i zarządzania ryzykiem u dostawców. Wymagania te są często wymagane przez naszych klientów, zwłaszcza w przypadku projektów budowlanych, i pomagają zapewnić, że w razie incydentu będą dostępne środki finansowe na pokrycie wszelkich szkód lub zobowiązań. Façade Creations może odmówić współpracy lub zawiesić współpracę z dostawcą, który nie posiada wymaganego ubezpieczenia.

Klasyfikacja dostawców krytycznych i niekrytycznych

Zarządzając naszym łańcuchem dostaw, Façade Creations rozróżnia dostawców „kluczowych” i „niekluczowych”, aby stosować odpowiednie poziomy kontroli i nadzoru w oparciu o ryzyko. Klasyfikacja ta jest uwarunkowana charakterem dostarczanych towarów/usług i ich wpływem na nasze projekty:

• Dostawcy Kluczowi: Są to dostawcy, których produkty lub usługi są niezbędne dla integralności konstrukcyjnej, bezpieczeństwa lub podstawowej funkcji naszych projektów elewacyjnych. Przykładami są producenci kluczowych systemów elewacyjnych i elementów konstrukcyjnych, dostawcy materiałów związanych z bezpieczeństwem (takich jak okładziny ognioodporne lub elementy mocujące) oraz dostawcy, których awaria miałaby istotny wpływ na realizację lub bezpieczeństwo projektu. Dokładamy wszelkich starań, aby nasi dostawcy kluczowi podlegali wzmożonej staranności. Podlegają oni częstszym przeglądom wydajności i audytom, a my bardzo uważnie monitorujemy ich kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) (jakość, dostawy itp.). Możemy również wymagać od dostawców kluczowych planów awaryjnych (na przykład zapasowych mocy produkcyjnych lub alternatywnych źródeł zaopatrzenia) w celu ograniczenia ryzyka przerw w dostawach.
• Dostawcy niekrytyczni: Należą do nich dostawcy świadczący usługi pomocnicze lub usługi o niskim ryzyku, tacy jak standardowi dostawcy usług logistycznych, dostawcy materiałów biurowych lub inne usługi ogólne, które nie mają bezpośredniego wpływu na bezpieczeństwo projektu ani terminy realizacji zadań o znaczeniu krytycznym. Chociaż od tych dostawców nadal oczekuje się spełniania naszych standardów, nadzór jest proporcjonalny do niższego ryzyka, jakie stwarzają. Nadal monitorujemy ich wyniki i zgodność z przepisami, ale intensywność przeglądów może być mniejsza niż w przypadku dostawców o znaczeniu krytycznym. Na przykład, firma kurierska może być oceniana corocznie za pomocą raportów z realizacji zadań, podczas gdy dostawca szkła elewacyjnego (o znaczeniu krytycznym) będzie organizował kwartalne spotkania dotyczące realizacji zadań.

Ta klasyfikacja zapewnia nam efektywne alokowanie zasobów w zakresie zarządzania dostawcami, koncentrując większą uwagę na relacjach, które mają największe znaczenie dla ciągłości działania naszej firmy i sukcesu projektu. Dostawcy o kluczowym znaczeniu są zazwyczaj zobowiązani do zaakceptowania bardziej rygorystycznych warunków umownych (takich jak szczegółowe umowy jakościowe lub prawa do interwencji w przypadku niemożności realizacji). Dostawcy niekrytyczni są zarządzani na podstawie standardowych warunków. Jednak wszyscy dostawcy, niezależnie od kategorii, muszą przestrzegać niniejszej Polityki Dostawców Zewnętrznych. Jeśli wydajność lub profil ryzyka dostawcy niekrytycznego ulegną zmianie (np. dostawca drugorzędny zacznie dostarczać komponent o znaczeniu krytycznym dla bezpieczeństwa), dokonamy ponownej klasyfikacji i będziemy odpowiednio nimi zarządzać.

Kategoryzując dostawców w ten sposób, Façade Creations może zagwarantować wysoki poziom nadzoru tam, gdzie jest to potrzebne, jednocześnie zachowując kontrolę i należytą staranność w całym naszym łańcuchu dostaw.

Oczekiwania dotyczące zgodności podwykonawców

Zdajemy sobie sprawę, że nasi zatwierdzeni dostawcy zewnętrzni mogą sami angażować podwykonawców lub poddostawców w celu wypełnienia swoich zobowiązań (na przykład, zatwierdzony instalator może zatrudnić dodatkowych pracowników, a dostawca podzespołów może zlecić wykonanie niektórych części). W takich przypadkach konieczne jest, aby wszyscy podwykonawcy lub dostawcy wtórni również przestrzegali standardów i zasad Façade Creations. Naszym zdaniem odpowiedzialność za zgodność z przepisami przechodzi na cały łańcuch dostaw.

Dostawcy ponoszą umowną odpowiedzialność za zapewnienie, że ich podwykonawcy przestrzegają wszystkich stosownych wymogów, w tym przepisów BHP, standardów pracy, kontroli jakości oraz polityk środowiskowych i CSR, które narzucamy. Wyraźnie informujemy naszych dostawców, że Ustawa o współczesnym niewolnictwie z 2015 r., nasze oczekiwania dotyczące przeciwdziałania korupcji oraz nasze standardy BHP i ochrony środowiska (HSE) muszą obejmować wszystkie szczeble ich łańcucha dostaw. Na przykład, jeśli dostawca korzysta z usług podwykonawcy przy produkcji komponentu, podwykonawca ten nie powinien wykorzystywać pracy przymusowej ani pracy dzieci, powinien zapewniać bezpieczne warunki pracy i pozyskiwać materiały w sposób odpowiedzialny – tak jak oczekujemy tego od naszych bezpośrednich dostawców.

Façade Creations może zażądać od dostawców dowodów dotyczących sposobu zarządzania podwykonawcami. Może to obejmować żądanie kopii umów lub regulaminów podwykonawców, a także oświadczeń o weryfikacji podwykonawców pod kątem zgodności. Zastrzegamy sobie prawo do odmowy współpracy z konkretnym podwykonawcą (lub żądania jego zmiany), jeśli uznamy, że istnieje ryzyko naruszenia zgodności. W niektórych przypadkach możemy poprosić o audyt podwykonawcy lub zlecić przeprowadzenie audytu przez naszego dostawcę w naszym imieniu, zwłaszcza jeśli podwykonawca wnosi istotny wkład.

Ostatecznie główny dostawca ponosi pełną odpowiedzialność za realizację i przestrzeganie zasad przez swoich podwykonawców. Wszelkie niedociągnięcia lub naruszenia ze strony podwykonawcy będą traktowane jako naruszenie przez dostawcę. Egzekwując to, zapewniamy brak „słabych ogniw” w łańcuchu dostaw – każdy uczestnik realizacji naszych projektów musi spełniać nasze standardy. Takie podejście chroni Façade Creations i naszych klientów przed pośrednimi ryzykami i wzmacnia kulturę zgodności w całej rozbudowanej sieci dostaw.

Ocena ryzyka dostawcy i ciągła należyta staranność

Przed nawiązaniem współpracy z nowym dostawcą zewnętrznym, Façade Creations przeprowadza kompleksową ocenę ryzyka i analizę due diligence, aby ustalić, czy dostawca spełnia nasze standardy i tolerancję ryzyka. Ocena ta obejmuje wiele aspektów:

• Stabilność finansowa: Analizujemy sprawozdania finansowe, ratingi kredytowe i inne wskaźniki kondycji finansowej dostawcy. Stabilna sytuacja finansowa jest ważna, aby zapewnić dostawcy możliwość utrzymania działalności przez cały okres trwania naszych projektów (i zapobiec jego bankructwu lub niewypłacalności w trakcie realizacji). Unikamy dostawców z oznakami problemów finansowych (np. niedawne przypadki niewypłacalności lub zła historia kredytowa).
• Kompetencje techniczne: Oceniamy, czy dostawca posiada możliwości techniczne i potencjał, aby dostarczyć wymagany produkt lub usługę na wymaganym przez nas poziomie jakości. Może to obejmować weryfikację kwalifikacji kluczowego personelu, wcześniejszego doświadczenia w projektach, ofert technicznych, a nawet przykładowych prac/produktów. W przypadku specjalistycznych materiałów lub systemów upewniamy się, że dostawca posiada niezbędną wiedzę specjalistyczną lub certyfikaty (na przykład certyfikat potwierdzający zgodność produkcji z określonymi normami brytyjskimi).
• Systemy BHP i jakości: Badamy wewnętrzne systemy zarządzania dostawcy pod kątem bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia jakości. Może to obejmować sprawdzenie, czy dostawca posiada certyfikowany system zarządzania jakością (ISO 9001) lub akredytację zarządzania bezpieczeństwem (ISO 45001 lub podobną). Możemy zażądać kopii polityki BHP, dokumentacji wypadków lub podręcznika jakości, aby ocenić jego wyniki w tych obszarach. Silna kultura bezpieczeństwa i solidny proces kontroli jakości u dostawcy zmniejszają ryzyko wypadków lub usterek, które mogłyby mieć wpływ na nasze projekty.
• Standardy środowiskowe i etyczne: Oceniamy podejście dostawcy do zarządzania środowiskiem i praktyk etycznych. Może to obejmować sprawdzenie, czy posiada on politykę środowiskową lub certyfikat ISO 14001, jak radzi sobie z odpadami i emisjami oraz czy podejmuje inicjatywy z zakresu społecznej odpowiedzialności. Przeprowadzamy również weryfikację pod kątem sygnałów ostrzegawczych, takich jak naruszenia przepisów prawa pracy w przeszłości, kary za naruszenie przepisów środowiskowych lub negatywne publikacje w mediach dotyczące nieetycznego zachowania. W ramach tej oceny upewniamy się, że dostawca przestrzega Ustawy o współczesnym niewolnictwie (jeśli ma zastosowanie) i nie jest zamieszany w korupcję lub oszustwo.

Wynikiem tej należytej staranności jest ocena ryzyka lub po prostu decyzja o tym, czy dostawca został zatwierdzony, czy nie. Tylko dostawcy spełniający nasze minimalne kryteria we wszystkich tych kategoriach są dodawani do Listy Zatwierdzonych Dostawców. Jeśli u potencjalnego dostawcy zidentyfikowano drobne problemy (na przykład brak doświadczenia w danym obszarze), nadal możemy go zatwierdzić, pod warunkiem wdrożenia środków zaradczych (takich jak dodatkowy nadzór lub krótszy okres przeglądu), ale wszelkie poważne problemy prowadzą do braku zatwierdzenia.

Ocena ryzyka nie jest czynnością jednorazową podczas onboardingu. Stale monitorujemy i ponownie oceniamy ryzyko w całej relacji z dostawcami. Istotne zmiany, takie jak szybki rozwój, fuzje, problemy finansowe lub nowe problemy prawne po stronie dostawcy, będą skutkować ponowną oceną. Regularnie weryfikujemy również Listę Zatwierdzonych Dostawców, aby zaktualizować informacje dotyczące należytej staranności (co najmniej raz na dwa lata lub częściej w przypadku kluczowych dostawców). To ciągłe podejście do należytej staranności gwarantuje, że wszyscy nasi dostawcy pozostają sprawni, a nowe ryzyka są identyfikowane i proaktywnie rozwiązywane.

Przegląd polityki i ciągłe doskonalenie

Firma Façade Creations Ltd dokłada wszelkich starań, aby niniejsza Polityka Dostawców Zewnętrznych była aktualizowana zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawa, regulacjami i najlepszymi praktykami. Dlatego regularnie dokonujemy przeglądu i udoskonalania niniejszej Polityki (co najmniej raz w roku lub częściej w przypadku istotnych zmian prawnych), aby zapewnić jej skuteczność. Aktualizacje mogą być wprowadzane w celu uwzględnienia nowych wymogów prawnych w Wielkiej Brytanii (takich jak zmiany w prawie zamówień publicznych, ochronie danych, obowiązkach dotyczących zgłaszania przypadków współczesnego niewolnictwa itp.), w celu odzwierciedlenia ulepszeń w naszych procesach wewnętrznych lub podniesienia standardów w oparciu o zmiany w branży.

Wszelkie zmiany w polityce będą zatwierdzane przez Dyrektora i przekazywane wszystkim naszym dostawcom. Zazwyczaj publikujemy aktualną wersję tej polityki na stronie internetowej naszej firmy, aby zapewnić przejrzystość. Dostawcy mogą zostać poproszeni o ponowne zapoznanie się z nową polityką lub o jej przestrzeganie w ramach bieżących umów lub w trakcie ponownej kwalifikacji. Zachęcamy do otwartego dialogu z dostawcami; jeśli jakieś fragmenty polityki wymagają wyjaśnienia lub jeśli dostawca ma sugestie dotyczące ulepszeń, z zadowoleniem przyjmujemy te opinie, ponieważ jest to zgodne z naszą filozofią ciągłego doskonalenia.

Podsumowując, Polityka Dostawców Zewnętrznych firmy Façade Creations Ltd odzwierciedla nasze zaangażowanie w odpowiedzialne, etyczne i zgodne z prawem praktyki w łańcuchu dostaw. Jasno formułując nasze oczekiwania i wymagając od naszych partnerów odpowiedzialności, dążymy do budowania silnych, opartych na zaufaniu relacji z dostawcami, którzy podzielają nasze wartości. Zapewnia to nie tylko zgodność z brytyjskim prawem zamówień publicznych, przepisami antykorupcyjnymi i Ustawą o współczesnym niewolnictwie, ale także przyczynia się do osiągnięcia ogólnej doskonałości i zrównoważonego rozwoju w każdym realizowanym przez nas projekcie. Jesteśmy głęboko przekonani, że odpowiedzialny łańcuch dostaw jest fundamentem dostarczania wysokiej jakości rozwiązań elewacyjnych i ochrony reputacji zarówno firmy Façade Creations, jak i naszych klientów. Dzięki czujnemu egzekwowaniu tej polityki i współpracy z naszym łańcuchem dostaw będziemy nadal utrzymywać wysokie standardy i wnosić pozytywny wkład w naszą branżę i społeczność.

Ostatnia aktualizacja: luty 2026