Rozporządzenie w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu i transferowi środków (informacje o płatniku) z 2017 r. (z późniejszymi zmianami) (dalej „Rozporządzenie”) ma zastosowanie do szeregu różnych rodzajów działalności, w tym między innymi księgowych i biegłych rewidentów, doradców podatkowych oraz podmiotów handlujących towarami o wysokiej wartości. Rozporządzenie zawiera szczegółowe wymogi proceduralne dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy dla osób, których dotyczy.
HMRC otrzymało odpowiedzialność za nadzór nad dealerami o wysokiej wartości. Poniżej przedstawiamy główne wymogi Rozporządzenia oraz proces rejestracji.
Które przedsiębiorstwa są objęte zmianami?
Przepisy dotyczą przedsiębiorstw, które spełniają definicję dealera o dużej wartości (HVD).
Przedsiębiorstwo definiuje się jako HVD, jeśli handluje towarami i przyjmuje lub dokonuje płatności gotówkowych o równowartości 10 000 EUR lub więcej w dowolnej walucie, w tym w przypadku, gdy klient wpłaca gotówkę bezpośrednio na rachunek bankowy HVD lub gdy wypłaca gotówkę osobie trzeciej na rzecz HVD. Dotyczy to zarówno transakcji realizowanej jednorazowo, jak i w kilku powiązanych ratach.
Uwzględniono firmy, które jedynie okazjonalnie akceptują lub dokonują takich transakcji. Firmy, które nie akceptują dużych kwot gotówki ani nie świadczą usług, nie są objęte zmianami.
Najbardziej dotknięte zostaną przedsiębiorstwa zajmujące się handlem dobrami o dużej wartości lub luksusowymi, dziełami sztuki, samochodami, biżuterią i jachtami.
Jednakże system ten dotyczy wszystkich, którzy przyjmują odpowiednio dużą sumę gotówki za towary, a każda działalność gospodarcza może potencjalnie podlegać rejestracji.
Jeżeli HVD nie zamierza przyjmować płatności o dużej wartości, powinien sporządzić pisemną politykę w tej sprawie i upewnić się, że pracownicy i klienci są jej świadomi.
Uczestnicy rynku sztuki
Uczestnik rynku dzieł sztuki to osoba, która w ramach działalności gospodarczej handluje lub pośredniczy w zakupie lub sprzedaży dzieł sztuki o wartości przekraczającej 10 000 euro. Uczestnik rynku dzieł sztuki jest zobowiązany do rejestracji w HMRC niezależnie od sposobu dokonywania lub przyjmowania płatności; oznacza to, że wymóg rejestracji nie ogranicza się do osób dokonujących lub przyjmujących płatności gotówkowe. Rejestracja jako uczestnik rynku dzieł sztuki również podlega HMRC.
Jak to wpłynie na moją działalność?
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą polegającą na obrocie towarami i akceptujesz lub dokonujesz dużych płatności gotówkowych, jesteś zobowiązany do:
- wdrożyć systemy przeciwdziałające praniu pieniędzy, dzięki którym będziesz mógł identyfikować i zapobiegać praniu pieniędzy oraz zgłaszać wszelkie podejrzane transakcje (patrz poniżej)
- zarejestruj się w HMRC
- Zapłać roczną opłatę zależną od liczby lokali, w których prowadzisz działalność. Obowiązuje również opłata za rejestrację nowych podmiotów.
- zgłaszaj wszelkie zmiany w ciągu roku rejestracyjnego
Jeżeli nie masz pewności, czy sprzedasz towary za tę kwotę i nie zarejestrujesz się, będziesz zobowiązany odmówić przyjęcia wszelkich płatności i zwrotów gotówkowych w równowartości 10 000 euro (lub wyższej) lub będziesz nalegał na zapłatę w innej formie, np. czekiem, kartą kredytową lub debetową.
Podłoże wymagań
Dlaczego wprowadzono ten system?
Celem tego systemu jest ochrona społeczeństwa oraz zwalczanie prania pieniędzy i leżącej u jego podstaw działalności przestępczej, w tym terroryzmu.
Ponieważ osoby piorące pieniądze zaczęły uciekać się do coraz bardziej wyrafinowanych metod ukrywania źródła pochodzenia swoich funduszy, konieczne stało się wprowadzenie nowych przepisów i regulacji mających na celu ściganie osób zamieszanych w ten proceder.
Podstawowe przepisy prawne zawarte są przede wszystkim w ustawie o dochodach z przestępstwa z 2002 r. oraz w ustawie o terroryzmie z 2000 r., zmienionej ustawą o terroryzmie z 2006 r., a następnie ustawą o zwalczaniu terroryzmu z 2008 r.
Przepisy z 2017 r. (z późniejszymi zmianami) wdrażają czwartą i piątą dyrektywę UE w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy, których celem jest dalsze usprawnienie i zaostrzenie przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Brexit nie wpłynął na stosowanie tych przepisów.
Czym jest pranie pieniędzy?
Pranie pieniędzy to proces, w którym pieniądze lub inne aktywa (mienie pochodzące z przestępstwa) uzyskane w wyniku przestępstwa są wymieniane na „czyste” pieniądze lub inne aktywa, które nie mają oczywistego związku z ich przestępczym pochodzeniem.
Mienie przestępcze
Mienie pochodzące z przestępstwa oznacza dochody z działalności przestępczej. Obejmuje to wszelkie działania, niezależnie od miejsca ich popełnienia, które stanowiłyby przestępstwo, gdyby zostały popełnione w Wielkiej Brytanii. Obejmuje to nie tylko handel narkotykami, unikanie płacenia podatków, oszustwa, fałszerstwa i kradzieże, ale także wszelkie inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia zysku.
Ważne jest zatem, aby pamiętać, że pranie pieniędzy obejmuje dochody z dowolnego przestępstwa, a nie tylko te tradycyjnie kojarzone z praniem pieniędzy, takie jak handel narkotykami czy prostytucja.
Zgodnie z ustawodawstwem istnieją trzy główne przestępstwa prania pieniędzy obejmujące działalność przestępczą i dwa powiązane przestępstwa prania pieniędzy:
- ukrywanie, maskowanie, konwertowanie, przenoszenie lub usuwanie (z Wielkiej Brytanii) mienia pochodzącego z przestępstwa
- dokonywanie ustaleń ułatwiających nabywanie, zatrzymywanie, używanie lub kontrolę mienia pochodzącego z przestępstwa przez inną osobę lub w jej imieniu
- nabywanie, używanie lub posiadanie mienia pochodzącego z przestępstwa
- nieujawnienie wiedzy lub podejrzenia albo uzasadnionych podstaw do wiedzy lub podejrzeń, że inna osoba zajmuje się praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu
- Ujawnienie, że ujawniono podejrzenie prania pieniędzy lub że prowadzone jest lub rozważane jest dochodzenie w sprawie przestępstw prania pieniędzy, jeżeli może to zaszkodzić dochodzeniu. Nazywa się to „sygnałem”.
Osoby odpowiedzialne za przestępstwa muszą być świadome, w jaki sposób te działania mogą wpłynąć na ich działalność, na przykład w kontekście wydawania (lub prania) dochodów z przestępstwa w ramach ich działalności
Znaczenie reżimu
Ustawa nakłada bardzo surowe kary na osoby zamieszane w pranie pieniędzy. Przepisy nakładają na HVD obowiązek wdrożenia procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy w celu ochrony przed nadużyciami ze strony osób piorących pieniądze i ryzykiem ścigania.
Proces rejestracji
Osoby o wysokich dochodach rejestrują się w HMRC za pośrednictwem usługi online. Jeśli posiadasz już konto w Government Gateway, użyj tego identyfikatora użytkownika i hasła do logowania, ale możesz również zarejestrować konto w ramach tego procesu.
HMRC rozpatrzy Twój wniosek, ale może to potrwać do 45 dni. Pamiętaj, że nie możesz przyjmować ani dokonywać płatności gotówkowych powyżej 10 000 euro, dopóki nie zostaniesz zarejestrowany. Otrzymasz wiadomość e-mail z informacją o decyzji w sprawie Twojego wniosku, ale musisz zalogować się na swoje konto, aby ją zobaczyć.
Rejestracja jest wymagana, gdy firma:
- akceptuje lub dokonuje płatności gotówką o równowartości 10 000 EUR lub więcej w ramach pojedynczej transakcji lub w ratach powiązanych lub
- podejmuje decyzję polityczną w sprawie przeprowadzania takich transakcji.
Każda osoba prawna, za pośrednictwem której prowadzona jest działalność HVD, musi zostać zarejestrowana. Opłata początkowa w wysokości 300 GBP jest pobierana za rejestrację każdego lokalu wymienionego we wniosku. Obowiązuje roczna opłata za odnowienie w wysokości 300 GBP za lokal. Przepisy z 2017 r. wymagają testów zatwierdzających „personel kluczowy” w celu sprawdzenia, czy nie ma na koncie wyroków skazujących. Opłata ta jest bezzwrotna i wynosi 40 GBP za osobę.
Przedsiębiorstwa, które nie dopełnią obowiązku rejestracji, mogą podlegać karze cywilnej, jeśli przeprowadzą transakcję HVD.
Jakie polityki i procedury są wymagane w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy?
Twoja firma powinna ustanowić, przeglądać i utrzymywać zasady i procedury dotyczące:
- należyta staranność wobec klienta
- ocena i zarządzanie ryzykiem
- monitorowanie i zarządzanie zgodnością
- raportowanie
- prowadzenie dokumentacji
- kontrola wewnętrzna
- wewnętrzna komunikacja tych zasad i procedur.
Należyta staranność wobec klienta (CDD)
HVD muszą ustalić tożsamość każdego klienta, który dokonał płatności gotówką lub otrzymał zwrot całkowitej kwoty stanowiącej równowartość 10 000 EUR lub więcej w ramach pojedynczej transakcji lub powiązanych transakcji.
Aby ustalić tożsamość, musisz upewnić się, że Twój klient jest tym, za kogo się podaje, poprzez uzyskanie dowodu jego imienia i nazwiska, adresu oraz daty urodzenia. Aby uzyskać więcej informacji na temat procedur CDD, zapoznaj się z broszurą informacyjną „Pranie pieniędzy i dochody z przestępstw”.
Ocena ryzyka
HVD musi przeprowadzić ocenę ryzyka w celu zidentyfikowania i oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, na które narażona jest firma. Należy ją spisać wraz z wszelkimi informacjami, które posłużyły do przeprowadzenia tej oceny (na przykład kraje, w których działasz, towary, które sprzedajesz, charakter klientów itp.).
Wyznacz osobę na stanowisko urzędnika odpowiedzialnego za zgodność
Przepisy wymagają, aby w przypadkach, gdy jest to właściwe ze względu na wielkość i charakter działalności, członek zarządu (lub osoba o równoważnym stanowisku) lub kadra kierownicza wyższego szczebla był odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów. HMRC, jako organ nadzorujący, musi zostać poinformowany o tożsamości tej osoby przy jej pierwszym mianowaniu oraz o wszelkich późniejszych zmianach.
Wyznaczenie urzędnika ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy (MLNO)
Jest to bardzo ważna rola w firmie HVD i powinna być pełniona przez odpowiednio wysoko postawioną osobę. Osoba ta może być również urzędnikiem odpowiedzialnym za przestrzeganie przepisów, a jej tożsamość również musi zostać podana do wiadomości HMRC.
Główne role MLNO powinny obejmować:
- ustanowić niezbędne procedury w celu wdrożenia wymogów Rozporządzenia
- odbierać i przeglądać raporty dotyczące możliwego prania pieniędzy od innych osób zaangażowanych w działalność gospodarczą
- zdecydować, czy zgłosić sprawę do Narodowej Agencji ds. Przestępczości (NCA).
Utworzenie niezależnej funkcji audytu w celu oceny zgodności
HVD powinni upewnić się, że ich polityki są odpowiednie i prawidłowo wdrażane. W razie potrzeby należy wprowadzić zmiany, aby zapewnić prawidłowe działanie wszystkich procedur. Większe organizacje będą zobowiązane do osiągnięcia tego celu poprzez utworzenie niezależnej funkcji audytu, ale mniejsze firmy mogą to osiągnąć, np. poprzez coroczną wewnętrzną lub zewnętrzną kontrolę swoich procedur.
Przesiewaj odpowiednich pracowników
Przy zatrudnianiu nowych pracowników, którzy będą zaangażowani w jakąkolwiek czynność związaną z przestrzeganiem przepisów (np. przyjmowanie dużych płatności gotówkowych), HVD musi ich sprawdzić, aby upewnić się, że posiadają odpowiednią wiedzę i umiejętności do wykonywania danej pracy, a także ocenić ich zachowanie i uczciwość.
NCA
NCA to organ rządowy, do którego należy zgłaszać wszelkie podejrzenia prania pieniędzy za pośrednictwem witryny internetowej NCA .
Zdarzają się sytuacje, gdy MLNO otrzymuje wewnętrzny raport o podejrzeniu prania pieniędzy, a transakcja nie została jeszcze zakończona. W takich okolicznościach obowiązują specjalne procedury NCA i należy poczekać na zgodę NCA na realizację transakcji.
Szkolenie personelu
Wszyscy pracownicy mający kontakt z klientami w firmie muszą zostać przeszkoleni w zakresie:
- prawo dotyczące przestępstw prania pieniędzy i finansowania terroryzmu
- jak rozpoznawać i radzić sobie z podejrzanymi transakcjami.
Pracownicy powinni być regularnie szkoleni w tym zakresie, a szkolenia powinny być powtarzane, aby zapewnić utrzymanie wiedzy i kompetencji personelu w zakresie stosowania procedur CDD. Ciągłe szkolenia powinny zapewnić, że pracownicy są świadomi zmieniających się praktyk przeciwdziałania praniu pieniędzy.
Zarządzanie ryzykiem
HVD powinien:
- posiadać system umożliwiający rejestrowanie wszystkich transakcji o wartości 10 000 EUR lub wyższej w swoim systemie księgowym i umożliwiający ich identyfikację
- wprowadzić zasady i procedury dotyczące akceptacji tych dużych transakcji.
Prowadzenie dokumentacji
Dokumenty, które należy przechowywać to:
- kopia lub odniesienia do dowodu tożsamości klienta uzyskanego zgodnie z procedurami CDD
- dowody i zapisy potwierdzające relacje biznesowe i okazjonalne transakcje podlegające środkom ostrożnościowej staranności lub stałemu monitorowaniu.
W odniesieniu do dowodów tożsamości klienta przedsiębiorstwa muszą przechowywać następujące dane:
- kopię przyjętych dokumentów tożsamości i uzyskanych dowodów weryfikacji lub
- odniesienia do dowodów tożsamości klienta.
Jak długo należy przechowywać dokumentację?
- Dowód tożsamości klienta należy przechowywać przez 5 lat od daty dokonania transakcji okazjonalnej lub zakończenia relacji biznesowej.
- Dokumentację transakcji należy przechowywać przez 5 lat od daty zakończenia transakcji.
- Wszelką inną dokumentację należy przechowywać przez okres 5 lat od daty zakończenia relacji biznesowej.
Musisz być w stanie szybko odpowiedzieć na zapytanie policji lub innego właściwego dochodzeniowca dotyczące obecnego lub byłego klienta.
Niedostosowanie się
Przedsiębiorstwa mogą podlegać karze cywilnej za niedopełnienie obowiązku rejestracyjnego. Nie ma górnego limitu kwoty kary. Kary będą naliczane w wysokości, która zostanie uznana za odpowiednią, proporcjonalną i odstraszającą.
Niedopełnienie obowiązków wynikających z Rozporządzenia może skutkować postępowaniem karnym lub karą cywilną. Wyrok skazujący na podstawie Rozporządzenia może skutkować karą pozbawienia wolności do dwóch lat i/lub grzywną w nieograniczonej wysokości.
