Ustawienie sceny
Informowanie ich
Będą lepiej przygotowani, jeśli dowiedzą się o wszelkich zmianach w Państwa firmie, które mogą wpłynąć na naszą pracę. Mogą to być zmiany w:
- produkt lub rynek
- strategia biznesowa, np. polityka cenowa
- system księgowy
- kluczowy personel.
Jeśli sporządzasz protokoły ze wszystkich spotkań kierownictwa, które organizujesz, dostarczenie im kopii tych protokołów może być dla nich bardzo pomocne w zrozumieniu najważniejszych wydarzeń, z którymi zetknąłeś się w ciągu roku.
W ramach swojej pracy prawdopodobnie zapytamy Cię, czy wystąpiły przypadki naruszenia przepisów prawnych i regulacyjnych, w których działa Twoja firma, w tym czy dopuściłeś się oszustwa, o którym wiesz. Stanowi to część ich obowiązków, które mają do wypełnienia jako Twój doradca zawodowy, i nie oznacza, że uważają, że dopuściłeś się jakiegokolwiek przestępstwa.
Czego potrzebują
Jeśli wiesz, jakie informacje są im potrzebne do wykonania swojej pracy, możesz się upewnić, że są dostępne.
Mogą wspólnie zdecydować, co możesz dla nich przygotować, a co oni będą musieli przygotować.
Lepsza komunikacja pomoże zminimalizować nieporozumienia i uniknąć niepotrzebnej pracy.
Plan lekcji
Uzgodnij z wyprzedzeniem odpowiedni harmonogram. To da obu stronom szansę na odpowiednie przygotowanie.
Jeśli jednak zdarzy się, że będziesz miał opóźnienie, daj im znać jak najszybciej, aby w razie potrzeby można było zmienić harmonogram.
Jak możesz pomóc
Książki i zapisy
Uporządkowane prowadzenie ksiąg rachunkowych pomoże Ci szybko i łatwo uzyskać informacje potrzebne do sporządzenia lub przeprowadzenia audytu sprawozdań finansowych. Umożliwi Ci to również szybki wgląd w stan Twojej firmy.
Rozważenie poniższych kwestii może pomóc w poprawieniu organizacji dokumentacji:
- regularne sumowanie i bilansowanie ksiąg rachunkowych pomoże Ci wykryć i skorygować wszelkie błędy
- analizowanie płatności i wpływów, aby można było łatwo wyodrębnić informacje
- układanie faktur w logicznej kolejności (numerycznej, alfabetycznej lub według daty), aby ułatwić ich odnalezienie.
Procedury
Ustanawiając i utrzymując pewne procedury, będziesz w stanie lepiej kontrolować swoją dokumentację i firmę. To również pozwoli im ograniczyć ilość pracy, co może zaoszczędzić Ci pieniądze.
Mogą pomóc Ci na początku skonfigurować te procedury, a po ich wdrożeniu będziesz w stanie samodzielnie je wdrażać. Procedury te obejmują konta kontrolne, uzgadnianie i inwentaryzację.
Konta kontrolne
Konta kontrolne rejestrują ruchy środków pieniężnych, należności i zobowiązań na podstawie miesięcznych sum z księgi kasowej oraz podsumowań sprzedaży i zakupów.
Rachunek kontroli gotówki pokazuje, ile gotówki ma firma na koniec każdego miesiąca.
Konto kontrolne księgi należności lub sprzedaży pokaże Ci, ile Twoi klienci są Ci winni na koniec każdego miesiąca.
Konto wierzycieli lub konto kontroli zakupów pokaże, ile jesteś winien swoim dostawcom na koniec każdego miesiąca.
Uzgodnienia
Uzgodnienia pomagają zapewnić kompletność i dokładność danych w księgach rachunkowych. Dlatego regularne ich przeprowadzanie pomoże Ci wykryć ewentualne błędy, które można poprawić przed sprawdzeniem dokumentacji. Niektóre z dokumentów, które wymagają uzgodnienia, to:
- konta bankowe
- konta kontrolne
- oświadczenia dostawców.
Robić remanent
Jeśli Twoja firma prowadzi jakiekolwiek przedsiębiorstwo, musisz je przeliczyć co najmniej raz w roku. Aby mieć pewność, że liczenie zostanie przeprowadzone sprawnie i dokładnie, powinieneś wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- artykuły magazynowe należy przechowywać w sposób uporządkowany i logiczny, aby ułatwić liczenie
- wszyscy pracownicy zaangażowani w liczenie powinni otrzymać jasne instrukcje
- Staraj się zminimalizować ruch towarów podczas liczenia. W miarę możliwości należy wstrzymać dostawy do i z magazynu do zakończenia liczenia
- Podczas liczenia należy przeprowadzać kontrole punktowe.
Jeśli posiadasz duże ilości towarów, może zaistnieć konieczność uczestnictwa w inwentaryzacji i przeprowadzenia własnych kontroli.
Harmonogramy
Aby można było sporządzić i/lub zweryfikować sprawozdania finansowe, konieczne jest sporządzenie szeregu harmonogramów. Wszystkie te harmonogramy można przygotować samodzielnie, ale oczywiście ich samodzielne sporządzenie pozwoliłoby zaoszczędzić czas i pieniądze.
Możesz rozważyć przygotowanie niektórych z następujących harmonogramów:
- szczegółowy wykaz uzupełnień i zbyć środków trwałych wraz z kopią odpowiednich faktur sprzedaży i zakupu
- Harmonogramy pokazujące każdą pozycję magazynową, ilość, wartość jednostkową i wartość całkowitą. Proszę wskazać wszystkie pozycje magazynowe, które są stare lub uszkodzone
- Lista Twoich dłużników na koniec roku, wraz z informacją o tym, ile Ci są winni i jak długo zalegają ze spłatą. Wskaż tych, którzy prawdopodobnie nie będą w stanie Ci zapłacić
- zestawienie wszystkich sald bankowych i gotówkowych na koniec roku, wraz ze wszystkimi wyciągami bankowymi dla każdego rachunku bankowego
- lista wierzycieli, która powinna obejmować zarówno HMRC, jak i standardowych dostawców biznesowych.
- prace pomocnicze dotyczące ujawnień, które muszą zostać uwzględnione w sprawozdaniach finansowych, takich jak średnia liczba pracowników, zobowiązania z tytułu leasingu operacyjnego lub wynagrodzenia dyrektorów (wymagane wyłącznie w przypadku spółek).
Nie wszystkie z tych harmonogramów będą miały zastosowanie w Twojej firmie, dlatego przed podjęciem jakichkolwiek działań warto to omówić.
Inne problemy
Niektóre kwestie dotyczą wyłącznie firm. Należą do nich:
Raporty narracyjne
Większe firmy mogą być zobowiązane do dołączania do rachunków jakiejś formy raportów narracyjnych, na przykład raportu strategicznego. To Twoja szansa na dostarczenie dodatkowych informacji, które pomogą użytkownikom Twoich rachunków zrozumieć Twoją firmę i jej wyniki. W takim przypadku omówią oni z Tobą te wymagania, abyś mógł opracować treść wszelkich niezbędnych raportów.
Plany na przyszłość
W ramach procesu sporządzania sprawozdań finansowych należy wziąć pod uwagę zdolność firmy do kontynuowania działalności, aby upewnić się, że będzie ona dysponować wystarczającymi zasobami, aby kontynuować działalność przez okres co najmniej 12 miesięcy od daty zatwierdzenia sprawozdań finansowych. Ponadto należy również rozważyć, czy istnieją dowody na utratę wartości aktywów, na przykład w wyniku przestarzałości spowodowanej zmianami na rynku lub rozwojem technologicznym.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do przyszłych wyników firmy, firma może poprosić o przedstawienie dowodów potwierdzających ocenę kontynuacji działalności. Mogą to być prognozowane wyniki i prognozy przepływów pieniężnych, otrzymane zamówienia sprzedaży lub informacje o nowych źródłach finansowania. Dostarczenie tych informacji jak najszybciej pozwoli nam na jak najszybsze i najsprawniejsze ukończenie prac.
