Niniejsza broszura koncentruje się na kwestiach VAT istotnych dla mniejszych przedsiębiorstw. Głównym celem jest wskazanie typowych obszarów ryzyka, ponieważ lepsze zrozumienie może przyczynić się do zmniejszenia liczby błędów i zminimalizowania kar. Kolejnym kluczowym elementem w osiągnięciu tego celu jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji, w przeciwnym razie istnieje zwiększone ryzyko, że deklaracja VAT zostanie sporządzona na podstawie niekompletnych lub nieprawidłowych informacji.
Ten aspekt nie jest tu szerzej omawiany, ale przydatne wskazówki można znaleźć na stronie internetowej GOV.UK.
Zapoznaj się z naszą kartą informacyjną „Making Tax Digital for VAT” na temat obowiązkowego prowadzenia dokumentacji cyfrowej i cyfrowych deklaracji VAT.
Terminy zwrotu VAT i płatności
W przypadku przedsiębiorstw składających deklaracje kwartalne lub miesięczne, zarówno deklaracja VAT, jak i należny podatek VAT muszą zostać złożone w HMRC w terminie jednego miesiąca i siedmiu dni od zakończenia okresu rozliczeniowego VAT.
Jeżeli termin płatności przypada na weekend lub dzień ustawowo wolny od pracy, przedsiębiorstwo powinno upewnić się, że złożenie zeznania i zapłata należnego podatku VAT wpłyną do HMRC najpóźniej w ostatnim dniu roboczym przed upływem terminu.
Podatek naliczony
Jeżeli podatek VAT naliczony od wydatków podlega zwrotowi w deklaracji VAT, nazywa się go „podatkiem naliczonym”. Tylko zarejestrowane podmioty gospodarcze mogą odzyskać podatek VAT od zakupów, pod warunkiem że:
- wydatek poniesiony jest w celach biznesowych
- przedsiębiorstwo jest odbiorcą dostawy towarów lub usług
- na zakup wystawiono ważną fakturę VAT.
Tylko firmy zarejestrowane jako płatnicy VAT mogą wystawiać ważne faktury VAT. W związku z tym nie można odliczyć VAT od towarów ani usług zakupionych od firmy niezarejestrowanej jako płatnicy VAT. Faktur proforma nie powinna być podstawą do zwrotu podatku naliczonego, ponieważ może to przypadkowo doprowadzić do podwójnego wniosku o zwrot VAT.
Większość rodzajów dostaw, od których ubiega się o zwrot VAT, musi być udokumentowana ważną fakturą VAT. Zazwyczaj należy ją skierować do przedsiębiorcy ubiegającego się o zwrot podatku naliczonego. W przypadku bardzo ograniczonej liczby dostaw faktura VAT nie jest wymagana do rozliczenia, pod warunkiem że łączna kwota wydatków na każdą dostawę podlegającą opodatkowaniu wynosi 25 GBP lub mniej (z VAT). Najbardziej praktycznymi przykładami są opłaty parkingowe i niektóre opłaty drogowe.
Jednakże poniższe powszechne towary nigdy nie są objęte podatkiem VAT, a zatem nie można go odliczyć – znaczki, bilety kolejowe, lotnicze i autobusowe, opłaty za parkowanie na ulicach oraz zakupy spożywcze w sklepach, takich jak herbata, kawa i mleko.
Cel biznesowy
Często stanowi to przedmiot sporu między podatnikami a HMRC, ponieważ podatek VAT nie podlega automatycznemu odzyskaniu tylko dlatego, że został zapłacony przez osobę zarejestrowaną jako podatnik VAT lub że dostawca otrzymał zapłatę od firmy.
Przy ocenie, czy wykorzystanie towarów lub usług stanowi wykorzystanie w działalności gospodarczej (na potrzeby ustalenia prawa do odliczenia podatku VAT jako podatku naliczonego), należy wziąć pod uwagę, czy wydatek wiąże się bezpośrednio z funkcją i funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, czy też przynosi mu jedynie dodatkową korzyść.
Użytek prywatny i niekomercyjny
W wielu przedsiębiorstwach finanse osobiste i finanse firmowe mogą być ściśle powiązane, a podatek naliczony może zostać niesłusznie naliczony od wydatków, które w części lub w całości są przeznaczone na cele prywatne lub niezwiązane z działalnością gospodarczą.
Typowe przykłady obszarów ryzyka, w których istnieje prawdopodobieństwo zgłaszania roszczeń, ale które nie spełniają kryterium „celu działalności gospodarczej”, obejmują:
- wydatki związane z zakwaterowaniem w kraju, w którym nie ma związku z działalnością gospodarczą
- realizacja osobistych zainteresowań, takich jak sport i zajęcia rekreacyjne
- wydatki na rzecz osobistych korzyści dyrektorów/właścicieli spółki i
- wydatki związane z działalnością niebędącą działalnością gospodarczą.
W przypadku wydatków o mieszanym przeznaczeniu biznesowym i prywatnym, podatek VAT należy zasadniczo rozliczyć proporcjonalnie, a odliczyć tylko część biznesową. W przypadku, gdy towary pierwotnie przeznaczone do celów biznesowych są następnie wykorzystywane w inny sposób, obowiązują specjalne zasady dotyczące korekty podatku naliczonego od aktywów i zapasów.
Przykład
Początkowo na potrzeby firmy zakupiono trzy laptopy, a naliczony podatek VAT w wysokości 360 funtów został odzyskany. Następnie właściciel firmy podarował jeden z nich synowi, więc podatek VAT w wysokości 120 funtów (1/3 x 360 funtów) będzie musiał zostać rozliczony w HMRC.
Rozrywka biznesowa
VAT nie podlega odliczeniu od większości form rozrywki biznesowej, natomiast VAT naliczony od rozrywki pracowniczej podlega odliczeniu. Definicja rozrywki biznesowej jest szeroko interpretowana i oznacza wszelkiego rodzaju gościnność świadczoną na rzecz osoby niebędącej pracownikiem, co może obejmować następujące przykładowe sytuacje:
- koszty podróży poniesione przez osoby niebędące pracownikami, ale zwracane przez firmę, np. osoby prowadzące działalność na własny rachunek i konsultanci
- elementy gościnności targów i imprez public relations.
Prezenty biznesowe
Dostawa towarów objętych podatkiem VAT ma miejsce za każdym razem, gdy zmienia się właściciel towarów firmowych, więc teoretycznie każdy towar przekazany przez firmę będzie skutkował naliczeniem podatku VAT. Zasada dotycząca prezentów firmowych stanowi, że nie obowiązuje podatek należny od prezentów dla tej samej osoby, pod warunkiem że wartość prezentów bez podatku VAT dla tej osoby nie przekroczy 50 funtów w ciągu 12 miesięcy.
W przypadku przekroczenia limitu 50 funtów, od pełnej kwoty należny jest podatek VAT (podatek należny). W tym przypadku uznaje się dostawę towarów za dozwoloną dla celów VAT. W takim przypadku urząd skarbowy (HMRC) zazwyczaj akceptuje, że firma może nie naliczyć podatku VAT przy zakupie towarów, co może być wygodniejsze niż konieczność obliczania podatku należnego przy każdym wręczaniu prezentu.
Do rutynowych transakcji handlowych, które mogą zostać objęte tą zmianą, zalicza się m.in.:
- nagrody za długoletnią służbę
- Prezenty świąteczne
- nagrody lub zachęty dla personelu sprzedaży.
Wydatki na samochody i motoryzację
Błędy w podatku naliczonym często występują w związku z zakupem lub leasingiem samochodów oraz ogólnie z wydatkami na motoryzację. Oto kilka kluczowych kwestii:
- VAT od zakupu samochodu osobowego jest zazwyczaj wyłączony z możliwości odzyskania, ponieważ zakłada się, że będzie on dostępny do użytku prywatnego, a zatem pojazd nie będzie przeznaczony wyłącznie do celów biznesowych. Zakaz ten zazwyczaj nie dotyczy pojazdów użytkowych i furgonetek, pod warunkiem, że są one wykorzystywane w celach biznesowych.
- W przypadku gdy samochód jest brany w leasing, a nie kupowany, 50% podatku VAT od opłaty leasingowej nie podlega odzyskaniu z tego samego powodu.
- W przypadku, gdy firma dostarcza paliwo lub ulgi za przejechane kilometry dla samochodów, należy dokonać korekt, aby upewnić się, że odliczony zostanie tylko podatek VAT od części biznesowej wydatku. Istnieje wiele różnych metod, z których można skorzystać, więc skontaktuj się z nami, jeśli jest to dla Ciebie istotne.
Kwestie podatku wyjściowego
Złe długi
Sprzedaż towarów lub usług na kredyt w obecnej sytuacji gospodarczej może wiązać się ze zwiększonym ryzykiem. Nawet tam, gdzie procedury kontroli kredytowej są rygorystyczne, nieuchronnie istnieje ryzyko powstania nieściągalnych długów. Dostawca zazwyczaj musi rozliczyć podatek należny w momencie sprzedaży, nawet jeśli dług nigdy nie zostanie spłacony przez klienta, co stwarza ryzyko podwójnego uszczuplenia budżetu.
Przepisy dotyczące podatku VAT nie zezwalają na wystawienie noty kredytowej w celu anulowania podatku należnego tylko dlatego, że klient nie zapłaci! W przypadku braku zapłaty przez klienta, pod warunkiem, że podatek należny został rozliczony przez dostawcę, można ubiegać się o zwrot podatku VAT w ramach ulgi na złe długi po upływie sześciu miesięcy od terminu płatności faktury.
Przykład
Firma dostarcza towary i wystawia fakturę 19 października 2022 r. z płatnością do 18 listopada 2022 r. (tj. standardowy 30-dniowy okres kredytowania). Jeśli dług nie zostanie uregulowany, najwcześniejszą możliwością skorzystania z ulgi będzie 18 maja 2023 r. Ulga zostanie uwzględniona w deklaracji VAT, na którą przypada ta data, w zależności od cyklu rozliczeniowego firmy.
Wysokość roszczenia
Podatnik może ubiegać się o ulgę wyłącznie z tytułu pierwotnie naliczonego i zapłaconego do HMRC podatku należnego, niezależnie od tego, czy stawka VAT uległa później zmianie. Roszczenie jest zgłaszane w polu 4 deklaracji VAT – traktując niepobrany VAT jako dodatkowy koszt prowadzenia działalności – a nie poprzez obniżenie podatku należnego.
Klient
Klient jest automatycznie zobowiązany do zwrotu do HMRC podatku VAT naliczonego od zakupu, jeśli dostawca nie zapłacił mu sześć miesięcy po dacie dostawy (lub w dniu wymagalności płatności, jeśli jest on późniejszy). Błędy w tym zakresie są tak powszechne, że wizytujący urzędnicy HMRC opracowali program umożliwiający im weryfikację pakietów księgowych Sage i zestawienie sald ksiąg zakupów sprzed ponad sześciu miesięcy, co ułatwia wystawienie decyzji o odliczeniu podatku VAT.
Jak zapobiec problemowi?
Mniejsze przedsiębiorstwa (o rocznym obrocie poniżej 1,35 mln GBP) mogą być uprawnione do przystąpienia do Cash Accounting Scheme, co oznacza, że będą musiały rozliczyć VAT od sprzedaży dopiero po faktycznym otrzymaniu płatności od klienta.
Istnieje wyraźna korzyść w zakresie przepływu środków pieniężnych, a także wbudowana ulga VAT od nieściągalnych należności. Wadą jest to, że rozliczanie metodą kasową pozwala firmie odzyskać VAT od wydatków dopiero w momencie dokonywania płatności na rzecz dostawców.
