Tło
Zgodnie z przepisami o czasie pracy z 1998 r. (z późniejszymi zmianami) pracownicy mają prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 5,6 tygodnia (28 dni, jeśli pracownik pracuje pięć dni w tygodniu). To podstawowe uprawnienie obejmuje również dni świąteczne. Ten wymiar urlopu jest obecnie bliższy wymiarowi przysługującemu pracownikom w innych krajach europejskich, gdzie dodatek urlopowy jest zazwyczaj wyższy. Pracownicy w Irlandii mają prawo do 30 dni; najwyższy minimalny wymiar urlopu obowiązuje w Andorze i wynosi 45 dni.
Płatność za urlop roczny
Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za każdy okres urlopu wypoczynkowego, do którego jest uprawniony, w wysokości jednego tygodnia pracy za każdy tydzień urlopu. W przypadku pracowników zatrudnionych w normalnym wymiarze godzin, tygodniowe wynagrodzenie to wynagrodzenie należne za podstawowe godziny pracy, na które pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy. Wliczane są również wszelkie stałe premie i dodatki umowne (z wyjątkiem zwrotu kosztów), które nie zmieniają się w zależności od ilości wykonanej pracy.
W przypadku pracownika o zmiennym wynagrodzeniu, tygodniowe wynagrodzenie jest obliczane na podstawie jego średnich tygodniowych zarobków. W przypadku lat urlopowych rozpoczynających się przed 1 kwietnia 2024 r. średnia jest obliczana z poprzednich 52 tygodni, z pominięciem tygodni, w których nie otrzymano wynagrodzenia. W przypadku lat urlopowych rozpoczynających się 1 kwietnia 2024 r. lub później obowiązuje nowa metoda naliczania, a wymiar urlopu dla tych pracowników będzie obliczany jako 12,07% faktycznie przepracowanych godzin w danym okresie rozliczeniowym.
Przy obliczaniu tygodniowego wynagrodzenia, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, należy wziąć pod uwagę pewne dodatkowe elementy.
Prowizja nie była wcześniej uwzględniana przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Jednak po orzeczeniu Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (ETS), które zostało podtrzymane przez Sąd Apelacyjny, prowizja powiązana z liczbą sprzedaży dokonanej w miejscu pracy powinna być również uwzględniana przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Wniesiono kolejną apelację do Sądu Najwyższego, która nie została uwzględniona, a pracodawcy będą teraz musieli zastosować się do tego orzeczenia.
Gwarantowane i niegwarantowane nadgodziny również powinny być wliczane do regularnych, dobrowolnych nadgodzin. Różnica między niegwarantowanymi a dobrowolnymi nadgodzinami polega na tym, że pracownik jest zobowiązany do pracy w godzinach nadliczbowych niegwarantowanych, jeśli zostanie mu zaproponowana, ale może odmówić pracy w godzinach nadliczbowych dobrowolnych. Jeśli dobrowolne nadgodziny są nieregularne lub doraźne, nie muszą być wliczane, chyba że trwają wystarczająco długo, regularnie i/lub cyklicznie. Dotyczy to zarówno nadgodzin regularnie przepracowanych w określonych okresach roku, na przykład w okresie Bożego Narodzenia, jak i często przepracowanych w ciągu roku.
Te dodatkowe elementy należy uwzględnić jedynie w przypadku czterech tygodni urlopu ustawowego wymaganych przez prawo europejskie, który jest krótszy od minimalnego okresu urlopu w Wielkiej Brytanii wynoszącego 5,6 tygodnia. Wszelkie dodatkowe dni ponad tę liczbę można pominąć.
Zgodnie z przepisami, żaden ustawowy urlop wypoczynkowy nie może zostać zastąpiony ekwiwalentem pieniężnym, z wyjątkiem rozwiązania stosunku pracy. W takich przypadkach można wypłacić odszkodowanie za niewykorzystany urlop w roku rozliczeniowym, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Wypłata może również przysługiwać za przeniesiony urlop z powodu urlopu macierzyńskiego/adopcyjnego lub choroby.
Wniosek o urlop
Pracownicy powinni mieć możliwość wyboru, kiedy wykorzystają część swojego urlopu, chociaż wielu pracodawców ustala pewne warunki, na przykład, że tylko określona liczba pracowników może wziąć urlop w tym samym czasie lub że pracownicy nie mogą wziąć więcej niż określoną liczbę następujących po sobie dni roboczych wolnych od pracy w jednym okresie.
Pracodawcy często mają ustaloną procedurę na takie sytuacje, która powinna obejmować procedurę powiadamiania. Jeśli ta procedura jest wyłączona, wówczas zgodnie z prawem pracownik wnioskujący o urlop musi powiadomić pracodawcę o co najmniej dwukrotności okresu urlopu. Podobnego powiadomienia musi udzielić pracodawca, jeśli wnioskuje o urlop w określonych terminach.
Pierwszy rok pracy
Pracownicy naliczają swój urlop roczny proporcjonalnie w ciągu pierwszego roku zatrudnienia. Jest on obliczany na podstawie części przepracowanego roku zatrudnienia. Zatem urlop roczny będzie naliczany w ciągu pierwszego roku zatrudnienia pracownika w wysokości 1/12 jego rocznej wartości, począwszy od pierwszego dnia każdego miesiąca. Jeżeli obliczenia nie doprowadzą do dokładnej liczby dni, liczba ta zostanie zaokrąglona w górę do najbliższej połowy dnia.
Urlop wypoczynkowy i pracownicy w niepełnym wymiarze godzin
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wymiar urlopu dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin wynosi obecnie 5,6 tygodnia, proporcjonalnie do przepracowanych godzin.
Od 1 kwietnia 2024 r. obliczenia będą przeprowadzane z zastosowaniem metody memoriałowej wynoszącej 12,07%, która będzie uwzględniać korektę z tytułu świąt bankowych na podstawie faktycznie przepracowanych godzin, co ułatwi pracodawcom obliczanie i zapewnianie zgodności z przepisami.
TSUE orzekł, że pracodawcy nie mają prawa dokonywać kumulacji wypłat za urlop roczny pracowników – jednakże w przypadku lat urlopowych rozpoczynających się 1 kwietnia 2024 r. lub później pracodawcy mogą wykorzystać kumulację wynagrodzenia urlopowego za pracowników pracujących w nieregularnych godzinach lub w niepełnym wymiarze godzin zamiast wypłacać wynagrodzenie urlopowe, gdy pracownik faktycznie korzysta z urlopu rocznego.
Umowne prawo do urlopu rocznego
Pracodawca może zwiększyć ustawowy wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika w drodze umowy. W takich przypadkach niewykorzystany dodatkowy urlop wypoczynkowy może zostać przeniesiony na następny rok urlopowy. Często decyzja ta leży w gestii pracodawcy i zależy od warunków umowy.
Naliczanie urlopu rocznego w okresie urlopu macierzyńskiego i adopcyjnego
Pracownica nadal gromadzi przysługujący jej ustawowy wymiar urlopu wypoczynkowego wynoszący 5,6 tygodnia oraz wszelkie dodatkowe przysługujące jej umownie dni urlopowe zarówno w trakcie zwykłego urlopu macierzyńskiego (OML), jak i dodatkowego urlopu macierzyńskiego (AML).
Choroba w czasie urlopu
Pracownicy mają teraz prawo do przekwalifikowania ustawowego urlopu na zwolnienie lekarskie, jeśli zachorują w trakcie zaplanowanego urlopu. Oznacza to, że mają prawo do wykorzystania niewykorzystanego urlopu w późniejszym terminie. Jeśli nie mogą wykorzystać reszty urlopu w danym roku urlopowym, mogą go przenieść na następny rok urlopowy. Jeśli oferujesz więcej niż 5,6 tygodnia urlopu rocznie, nie musisz pozwalać pracownikowi na przekwalifikowanie dodatkowego (umownego) urlopu na zwolnienie lekarskie. Musisz jednak zapewnić mu możliwość wykorzystania pełnego urlopu w innych terminach. Jeśli wypłacasz umowne wynagrodzenie chorobowe, możesz zminimalizować zakres nadużyć, uzależniając w takich okolicznościach wypłatę umownego wynagrodzenia chorobowego od powiadomienia Cię o chorobie w pierwszym dniu choroby i ewentualnie zażądania od niego dostarczenia zwolnienia lekarskiego z pierwszego dnia choroby.
Pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim mogą zwrócić się do pracodawcy o przekwalifikowanie ich nieobecności na urlop ustawowy, aby otrzymać wynagrodzenie urlopowe. Jeśli pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie chce wykorzystać zaległego urlopu ustawowego przed końcem bieżącego roku urlopowego, powinien mieć możliwość przeniesienia go na kolejny rok urlopowy. Pracownicy powracający z urlopu lekarskiego mogą wykorzystać swój urlop ustawowy za bieżący rok po powrocie, ale jeśli nie mają wystarczająco dużo czasu, powinni mieć możliwość przeniesienia go na kolejny rok urlopowy.
Odzyskiwanie nadpłaty za urlop
Umowy o pracę powinny jasno określać, że jeśli pracownik wykorzysta więcej urlopu niż mu przysługuje w trakcie roku urlopowego, firma będzie uprawniona do odzyskania nadpłaty wynagrodzenia urlopowego poprzez potrącenie jej z wynagrodzenia pracownika. Zaleca się, aby firma skonsultowała się z pracownikiem przed dokonaniem potrącenia.
Skontaktuj się z nami , aby uzyskać więcej informacji
