Ustawowy zasiłek chorobowy, macierzyński i ojcowski

Ustawowy zasiłek chorobowy (SSP), ustawowy zasiłek macierzyński (SMP), ustawowy zasiłek ojcowski (SPP) i dzielone zasiłki rodzicielskie (ShPP) to ważne przepisy, które należy zrozumieć, ponieważ nakładają one minimalne wymagania prawne na pracodawców. Każdy z nich działa w inny sposób.

W niniejszej karcie informacyjnej przedstawiono najważniejsze zasady rozporządzenia oraz kwestie, które powinien wziąć pod uwagę pracodawca.

Ustawowy zasiłek chorobowy (SSP)

SSP dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od ich wielkości i stanowi minimalne płatności, które zgodnie z prawem powinny być dokonywane.

Można zrezygnować z programu, ale tylko wtedy, gdy wysokość zasiłku chorobowego w ramach programu pracodawcy jest równa lub wyższa niż SSP. Nadal będzie obowiązywał obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji itp.

Poniżej przedstawiliśmy ogólne zasady, ale najpierw musimy wyjaśnić niektóre specjalistyczne terminy.

Słownik terminów

Kto kwalifikuje się do SSP?

Wszyscy pracownicy, których średnie tygodniowe zarobki na początku okresu świadczenia PIW lub powiązanych świadczeń PIW przekroczyły dolną granicę zarobków (LEL) wynoszącą 125 GBP.

Pracownicy muszą Cię powiadomić o swojej chorobie – albo w wyznaczonym przez Ciebie terminie, albo w ciągu siedmiu dni.

Muszą przedstawić dowód swojej niezdolności do pracy. Pracownicy mogą samodzielnie zaświadczyć o swojej nieobecności przez pierwsze siedem kolejnych dni: po tym terminie lekarz rodzinny musi przedstawić formularz Med3 (zaświadczenie lekarskie).

Jaka jest wysokość SSP?

Tygodniowa stawka SSP wynosi 118,75 GBP na rok 2025/26, jednak jest ona obliczana na podstawie stawki dziennej.

Stawka dzienna

Stawka dzienna może się różnić dla różnych pracowników. Oblicza się ją poprzez podzielenie stawki tygodniowej przez liczbę dni kwalifikujących się w tygodniu. Na przykład, pracownik pracujący pięciodniowo w tygodniu miałby stawkę dzienną w wysokości 23,75 GBP w roku 2025/26.

Tylko dni wolne od pracy kwalifikują się do SSP. Należy pamiętać, że pierwsze trzy dni (WD) nie kwalifikują się, chyba że nieobecność jest związana z COVID-19.

Maksymalny SSP

Maksymalny okres świadczenia wynosi 28 tygodni w każdym okresie choroby lub związanego z nią świadczenia PIW.

Pracodawcy nie są uprawnieni do zwrotu zasiłku SSP wypłacanego z tytułu nieobecności w pracy spowodowanej chorobą.

Płać w miarę zarobków (PAYE) i ewidencja

SSP wlicza się do wynagrodzenia brutto, a PAYE jest naliczane normalnie.

Pracodawcy powinni monitorować absencję chorobową i prowadzić szczegółową dokumentację, ponieważ będzie ona wymagana do celów PAYE.  

Ustawowy zasiłek macierzyński (SMP)

Zasiłek SMP przysługuje pracownicom lub byłym pracownicom, które urodziły dziecko lub spodziewają się dziecka.

Wypłata SMP jest obowiązkowa, jeśli pracownik spełnia określone wymagania.

Wymagania

Zasiłek SMP przysługuje pod warunkiem, że pracownik:

• rozpoczęła urlop macierzyński
• otrzymała 28-dniowe wypowiedzenie dotyczące urlopu macierzyńskiego (chyba że istniał ku temu ważny powód)
• dostarczył dowód medyczny wraz z formularzem (MATB1)
• była zatrudniona nieprzerwanie przez 26 tygodni, włącznie z tygodniem kwalifikacyjnym
• w badanym okresie średnie tygodniowe zarobki (AWE) były wyższe od LEL.

Należy pamiętać, że matki mają prawo do wzięcia do 52 tygodni urlopu okołoporodowego, niezależnie od tego, czy kwalifikują się do zasiłku macierzyńskiego (SMP). Oznacza to, że matki mogą wybrać łącznie do jednego roku urlopu.

Kwota do zapłaty

Stawki zasiłku SMP, zasiłku SPP, ustawowego dzielonego zasiłku rodzicielskiego i ustawowego zasiłku adopcyjnego wynoszą 184,03 GBP tygodniowo (lub 90% średnich tygodniowych zarobków danej osoby, jeśli jest to niższa kwota).

Zasiłek macierzyński (SMP) przysługuje maksymalnie przez 39 tygodni. O przyznaniu zasiłku macierzyńskiego decyduje data porodu, wskazana w zaświadczeniu MATB1, a nie data urodzenia dziecka. Stawki zasiłku macierzyńskiego (SMP) są następujące:

• pierwsze sześć tygodni na poziomie 90% AWE (patrz poniżej)
• do kolejnych 33 tygodni przy niższej z następujących wartości:
  • 90% AWE
  • 187,18 GBP na rok 2025/26.

SMP traktowane jest jako normalne wynagrodzenie.

Średnie tygodniowe zarobki (AWE)

AWE należy obliczyć z dwóch powodów:

• aby ustalić, czy pracownikowi przysługuje SMP (zarobki muszą być wyższe niż LEL)
• w celu ustalenia stawki SMP.

Średnia jest obliczana na podstawie okresu zatrudnienia pracownika. Opiera się ona na ośmiotygodniowym okresie do końca tygodnia kwalifikującego, czyli 15 tygodni przed planowanym terminem porodu. W niektórych przypadkach przy obliczaniu SMP należy uwzględnić późniejsze podwyżki wynagrodzenia. Zarobki w tym przypadku są takie same jak w przypadku składek na ubezpieczenie społeczne klasy 1 i obejmują SSP.

Odzyskiwanie SMP

92% wypłacanego SMP można odzyskać poprzez potrącenie z miesięcznych płatności PAYE.

Pracodawcy mogą kwalifikować się do ulgi dla małych pracodawców (SER). SER wynosi 100% SMP plus 3% odszkodowania.

Aby zakwalifikować się do SER, obecne limity są następujące:

• całkowita kwota brutto składek na ubezpieczenie społeczne klasy 1 za kwalifikujący się rok podatkowy pracownika musi być mniejsza niż 45 000 GBP
• Rokiem podatkowym kwalifikującym pracownika jest ostatni pełny rok podatkowy, który kończy się przed rozpoczęciem tygodnia kwalifikującego.

Słownik terminów

Tydzień, w którym spodziewamy się dziecka

Tydzień, w którym spodziewane jest narodziny dziecka. Zaczyna się w niedzielę.

Tydzień kwalifikacyjny (QW)

15. tydzień przed planowanym terminem porodu. Tydzień, w którym spodziewane jest dziecko, oraz QW można łatwo ustalić za pomocą oprogramowania lub kalkulatorów online dostępnych na stronie gov.uk. Podstawowe narzędzia PAYE .

Okres macierzyński (MPP)

Okres do 39 tygodni, w trakcie którego można wypłacać SMP.

MATB1

Zaświadczenie o macierzyństwie wystawione przez położną lub lekarza. Jest ono dostępne do 20 tygodni przed planowanym porodem. Bez niego nie można wypłacić zasiłku macierzyńskiego (SMP).

Zwykły ustawowy zasiłek ojcowski (OSPP)

Kwota do zapłaty

Świadczenie OSPP wypłacane jest maksymalnie przez dwa tygodnie:

W przypadku dzieci urodzonych przed 7 kwietnia 2024 r. urlop musiał zostać wykorzystany jako blok tygodniowy lub dwutygodniowy, natomiast w przypadku dzieci urodzonych 7 kwietnia 2024 r. lub później pracownik może wziąć dwa tygodnie łącznie lub dwa oddzielne bloki jednotygodniowe.

Opłata jest wypłacana według następujących stawek:

• niższy z:
  • 90% AWE
  • 187,18 GBP na rok 2025/26.

OSPP traktowane jest jak normalne wynagrodzenie.

Obliczanie AWE i odzyskiwanie OSPP podlegają tym samym zasadom, co w przypadku SMP.

Ojcowie będą mieli prawo do wzięcia bezpłatnego urlopu w celu uczestniczenia w maksymalnie dwóch wizytach u lekarza ginekologa-położnika.

Rodzice adopcyjni

Aby kwalifikować się do Ustawowego Zasiłku Adopcyjnego (SAP), pracownik musi spełniać te same kryteria dotyczące zarobków i stażu pracy, co pracownik ubiegający się o SMP. Pracownik musi przedstawić pracodawcy dowód adopcji oraz oświadczenie o wyborze SAP. Formularz HMRC SC4 zawiera formularz oświadczenia, z którego można skorzystać. Pracodawcy należy przedstawić odpowiednie zaświadczenie z agencji adopcyjnej. Zasiłek SAP jest wypłacany według niższej stawki SMP i podlega tym samym zasadom odzyskiwania.

Współdzielony urlop rodzicielski (SPL)

SPL jest dostępne dla rodziców, których dzieci mają urodzić się 5 kwietnia 2015 r. lub później. W przypadku adopcji SPL ma zastosowanie w odniesieniu do dzieci dopasowanych do osoby lub oddanych do adopcji 5 kwietnia 2015 r. lub później.

Matki pracujące nadal mają prawo do 52 tygodni urlopu macierzyńskiego. Matka może ograniczyć swoje prawo do zasiłku macierzyńskiego (SMP) i urlopu macierzyńskiego, a także zdecydować się na SPL i SPP (Shared Parental Pay). SPL i ShPP będą dostępne pod warunkiem spełnienia przez rodziców kryteriów kwalifikacyjnych. Główne elementy programu to:

• w okresie 52 tygodni przysługują matce dwa tygodnie obowiązkowego urlopu macierzyńskiego (SML) (cztery tygodnie w przypadku pracowników fizycznych), który musi wykorzystać
• uprawnieni rodzice będą mogli następnie podzielić między siebie pozostałą część urlopu i wynagrodzenia w formie ShPP i SPL według własnego wyboru
• ojcowie nadal mają prawo do dwóch tygodni podstawowego urlopu ojcowskiego OSPP
• matki mające partnerów (którzy również muszą spełniać odpowiednie warunki) mogą zakończyć urlop macierzyński i pobierać wynagrodzenie, a niewykorzystaną część podzielić w ramach SPL i ShPP
• Pracownicy korzystający z urlopu SPL są chronieni przed mniej korzystnym traktowaniem, ponieważ mają prawo powrotu do tej samej pracy, jeśli łączny czas trwania urlopu wynosi 26 tygodni lub mniej, nawet jeśli urlop jest pobierany w nieciągłych blokach
• każdy kolejny urlop będzie wiązał się z prawem powrotu do tej samej pracy lub, jeżeli nie jest to racjonalnie wykonalne, do podobnej pracy
• to rodzice decydują, jak podzielą się urlopem SPL – mogą go wykorzystać na zmianę lub wspólnie, pod warunkiem, że łącznie nie wykorzystają więcej niż 52 tygodni tego urlopu
• dodatkowy urlop i wynagrodzenie ojcowskie zostały zniesione dla dzieci urodzonych od 5 kwietnia 2015 r
• ShPP oblicza się w ten sam sposób co SMP.

Plany rozszerzenia SPL na dziadków

Ogłoszono propozycje wydłużenia urlopu rodzicielskiego dla dziadków, aby umożliwić im wzięcie urlopu. System wspólnego urlopu rodzicielskiego dla dziadków pozwoli matce dzielić się urlopem z jednym wyznaczonym, pracującym dziadkiem. Obecnie urlop rodzicielski dla dziadków jest ograniczony do partnera matki. Nie ustalono jeszcze daty rozpoczęcia tego przedłużenia.