W nadchodzących latach rząd będzie stopniowo wdrażał przełomową inicjatywę Making Tax Digital (MTD), dzięki której podatnicy przejdą na całkowicie cyfrowy system podatkowy.
W tej karcie informacyjnej przedstawiono niektóre najważniejsze kwestie dla przedsiębiorstw.
Tworzenie cyfrowych rozwiązań podatkowych dla firm
Program „Making Tax Digital for Business” (MTDfB) został wprowadzony w budżecie na wiosnę 2015 roku. Wkrótce potem opublikowano rządowy dokument „Making Tax Easier”, w którym przedstawiono plany „końca zeznań podatkowych”. Przedstawiono w nim również wizję rządu dotyczącą modernizacji brytyjskiego systemu podatkowego, zgodnie z którą cyfrowe konta podatkowe mają zastąpić zeznania podatkowe dla dziesięciu milionów osób fizycznych i pięciu milionów małych firm.
Zmienione harmonogramy
Jednak eksperci branżowi i przedstawiciele sektora księgowości wyrazili obawy dotyczące proponowanego tempa i skali wprowadzania MTDfB, w związku z czym rząd zmienił harmonogram wdrażania inicjatywy, aby dać przedsiębiorstwom i osobom fizycznym „dużo czasu na dostosowanie się do zmian”.
Dyrektywa MTDfB weszła w życie 1 kwietnia 2019 r., począwszy od podatku VAT, jak podsumowano poniżej.
Making Tax Digital dla VAT (MTDfV)
Zgodnie z tymi przepisami wszystkie firmy zarejestrowane jako płatnicy VAT muszą przechowywać cyfrowe zapisy do celów VAT i przekazywać informacje dotyczące deklaracji VAT do HMRC przy użyciu oprogramowania zgodnego z funkcjonalnością MTD.
Tylko nieliczne firmy są zwolnione z obowiązku przestrzegania przepisów MTDfV. Skontaktuj się z nami, jeśli uważasz, że Twoja firma może być zwolniona. Jedyne automatyczne zwolnienia mają miejsce, gdy firma jest już zwolniona z obowiązku składania deklaracji VAT online lub jest formalnie niewypłacalna.
HMRC ma również prawo do przyznania zwolnienia w bardzo ograniczonych okolicznościach, na przykład jeśli firma jest przekonana, że nie może korzystać z komputera, oprogramowania lub internetu z powodów takich jak niepełnosprawność, lokalizacja lub względy religijne. Firmy mogą odwołać się od decyzji HMRC o odmowie zwolnienia.
Zapisy
Od kwietnia 2022 roku MTDfV jest obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych jako płatnicy VAT. Oznacza to, że nawet firmy zarejestrowane dobrowolnie, prowadzące działalność poniżej progu obowiązkowej rejestracji VAT (90 000 GBP od 1 kwietnia 2024 r.), muszą prowadzić wymaganą dokumentację cyfrową i składać deklaracje w formie elektronicznej. Jeśli dotyczy to Państwa i chcieliby Państwo rozważyć wyrejestrowanie się z VAT, chętnie to z Państwem omówimy.
Od lutego 2024 r. urząd skarbowy HMRC automatycznie rejestruje wszystkie nowe rejestracje VAT w systemie MTD, chyba że wyraźnie wystąpiono o zwolnienie z obowiązku rejestracji w systemie MTD.
Firmy objęte zakresem MTDfV są zobowiązane do składania deklaracji VAT za pomocą oprogramowania zgodnego z przepisami MTDfV. Informacje zostaną pobrane z rejestrów cyfrowych w celu wypełnienia deklaracji VAT.
Zmiany wprowadzone w ramach projektu MTDfV nie mają wpływu na ustawowe terminy składania deklaracji VAT ani terminy płatności, a przedsiębiorstwa, które zdecydują się na miesięczne lub roczne składanie deklaracji VAT, będą mogły nadal to robić.
Korzystanie z oprogramowania firm trzecich i prowadzenie zapisów cyfrowych
HMRC nie udostępnia oprogramowania MTDfV, a ręczne prowadzenie dokumentacji jest niedopuszczalne. Firmy muszą przechowywać określone dane w „funkcjonalnie kompatybilnym oprogramowaniu”, które oblicza deklarację VAT i przesyła ją do HMRC za pośrednictwem interfejsu API (Application Programme Interface).
HMRC przyznaje, że istnieją różne sposoby realizacji tego celu. Jednak przesyłanie danych do HMRC, od obowiązkowych zapisów cyfrowych po złożenie deklaracji, musi odbywać się w całości cyfrowo. HMRC opublikowało zawiadomienie VAT 700/22: Making Tax Digital for VAT, w którym szczegółowo opisano wymagania.
W zawiadomieniu dotyczącym podatku VAT funkcjonalnie kompatybilne oprogramowanie zdefiniowano jako „program komputerowy lub zestaw kompatybilnych programów komputerowych, które mogą łączyć się z systemami HMRC za pośrednictwem interfejsu API”, które muszą być w stanie:
- prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej zgodnie z przepisami MTDfV
- przechowywanie zapisów cyfrowych w formie cyfrowej przez okres do sześciu lat
- tworzenie deklaracji VAT na podstawie cyfrowych zapisów przechowywanych w kompatybilnym oprogramowaniu i przesyłanie tych danych do HMRC w formie cyfrowej
- dobrowolne przekazywanie danych dotyczących podatku VAT do HMRC
- odbieranie informacji z HMRC za pośrednictwem platformy API.
W zawiadomieniu VAT określono, jakie dane należy przechowywać w formie cyfrowej. Obejmują one „dane identyfikacyjne”, konto VAT łączące dane podstawowe z deklaracją VAT oraz informacje o dostawach i odbiorach, w tym o obowiązujących stawkach VAT. W przypadku dostaw i odbiorów wymagana jest również kwota podatku naliczonego, którą należy odliczyć.
MTD nie jest całkowicie bezpapierowe i nie oznacza, że firmy są zobowiązane do korzystania z faktur i paragonów cyfrowych. Jednak faktyczne rejestrowanie dostaw i odbiorów musi odbywać się cyfrowo. Jeśli faktury i paragony nie są przechowywane cyfrowo, należy je przechowywać w formie papierowej, jak zwykle, do celów VAT.
Problemy z oprogramowaniem
Dokumentacja cyfrowa wymagana do MTD nie musi być przechowywana w jednym miejscu ani w jednym programie. Firmy mogą przechowywać dokumentację cyfrową w wielu różnych, kompatybilnych formatach cyfrowych. Dozwolone jest korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych w połączeniu z dodatkowym oprogramowaniem MTD.
Od 1 kwietnia 2021 r., w przypadku przechowywania zapisów cyfrowych w więcej niż jednym programie lub korzystania z programów dodatkowych, wszystkie programy powinny być połączone cyfrowo. Definicję tych połączeń cyfrowych zawiera rozporządzenie VAT nr 700/22.
Łącza cyfrowe
Łącze cyfrowe to przesyłanie lub wymiana danych cyfrowych między programami, produktami lub aplikacjami. W przypadku korzystania z zestawu produktów programowych muszą istnieć między nimi łącza cyfrowe, a po wprowadzeniu danych do oprogramowania, wszelkie dalsze przesyłanie lub modyfikacje muszą odbywać się za pośrednictwem łącza cyfrowego.
Ręczne przesyłanie danych jest niedozwolone w ramach MTD. Przykładem może być zapisywanie danych z faktur w jednej księdze głównej, a następnie wykorzystywanie tych ręcznie zapisanych informacji do ręcznej aktualizacji innej części funkcjonalnie kompatybilnego oprogramowania. Ręczne kopiowanie lub ręczna transpozycja danych między dwoma lub więcej programami oraz „kopiuj i wklej” lub „kopiuj i wklej” są niedopuszczalne.
W powiadomieniu o VAT określono dopuszczalne łącza cyfrowe, w tym:
- połączone komórki w arkuszach kalkulacyjnych
- wysyłanie arkusza kalkulacyjnego z cyfrowymi danymi do agenta w celu zaimportowania danych do oprogramowania w celu wykonania obliczeń, np. obliczenia częściowego zwolnienia
- przenoszenie zapisów cyfrowych na urządzenia przenośne (pen drive, pendrive) i przekazywanie ich agentowi
- Import i eksport plików XML, CSV, pobieranie i przesyłanie plików
- zautomatyzowany transfer danych
- Transfer API.
Przejście: okres kary miękkiego lądowania
W przypadku okresów rozliczeniowych VAT rozpoczynających się między 1 kwietnia 2019 r. a 31 marca 2020 r. kary nie będą naliczane, jeśli firmy nie będą miały cyfrowych połączeń między programami. Oznacza to, że „kopiuj i wklej” będzie dopuszczalne podczas aktualizacji systemów. Jednak od 2020 r. urząd skarbowy (HMRC) będzie nakładać kary za nieprzestrzeganie przepisów.
Przesyłanie danych z deklaracji VAT do oprogramowania pomostowego w celu złożenia ich do HMRC zawsze musi odbywać się cyfrowo i jest wyłączone z przepisów o miękkim lądowaniu.
Zwolnienia
Zgodnie z ustawą MTDfV, tylko nieliczne firmy są zwolnione z tego obowiązku. Prosimy o kontakt, jeśli uważają Państwo, że Państwa firma może być zwolniona. Firmy będą mogły odwołać się od decyzji HMRC o odmowie zwolnienia.
