Najnowsze badania wskazują, że negatywny wpływ absencji na rentowność firm jest obecnie znaczący, a każdego dnia traci się tysiące roboczogodzin. Najnowsze statystyki pokazują, że średnio 4,3 dnia pracy rocznie traci się na pracownika, a mediana kosztów wynosi 522 GBP na pracownika. Około dwie trzecie czasu pracy utraconego z powodu nieobecności przypada na krótkoterminowe nieobecności trwające do siedmiu dni.
Poniżej przedstawiamy główne zasady efektywnego zarządzania absencją.
Dobre procedury zarządzania absencją
Większość ankietowanych przedsiębiorstw (94%) potwierdza, że zaostrzenie zasad kontroli obecności ma duży wpływ na kontrolę poziomu absencji, zwłaszcza gdy trzy piąte wszystkich nieobecności spowodowane są drobną chorobą trwającą krócej niż pięć dni.
Różnica między nieobecnością krótkoterminową a długoterminową
Zarządzając absencją chorobową, pracodawcy muszą rozróżniać nieobecność krótkoterminową i długoterminową. W przypadku nieobecności krótkich, ale uporczywych i pozornie niepowiązanych ze sobą, po przeprowadzeniu odpowiedniego dochodzenia, właściwe może być podjęcie działań dyscyplinarnych. Nie jest to jednak właściwe postępowanie w przypadku zarządzania długoterminową absencją chorobową.
Procedury dotyczące krótkoterminowej nieobecności
Zarządzanie krótkoterminową nieobecnością obejmuje szereg kluczowych etapów.
- Należy ustanowić jasną procedurę, której pracownicy muszą przestrzegać, na przykład przeprowadzanie rozmowy kwalifikacyjnej z przełożonymi w sprawie powrotu do pracy oraz wypełnianie formularzy samocertyfikacji nawet za jeden dzień nieobecności. Dzięki temu wszyscy będą świadomi monitorowania i będą mieli pełną dokumentację dotyczącą nieobecności.
- Wprowadź system monitorowania absencji i regularnie go analizuj pod kątem pojawiających się trendów. Częste nieobecności mogą być oznaką symulowania, ale z drugiej strony mogą być symptomem głębszego problemu. Konkretne statystyki mogą dostarczyć użytecznych sygnałów ostrzegawczych, które pozwolą na podjęcie wczesnych działań i uniknięcie problemów w przyszłości.
- Rozmowy dotyczące powrotu do pracy powinny być zawsze przeprowadzane przez bezpośredniego przełożonego danej osoby, co pozwoli na jasne wskazanie przyczyn nieobecności. Da to menedżerom możliwość dotarcia do pierwotnej przyczyny nieobecności, która może być objawem głębszego problemu.
- Jeżeli problemy mają charakter osobisty i nie są związane z pracą, pracodawca powinien zdecydować, na ile jest gotowy zapewnić pracownikowi swobodę rozwiązania jego problemu.
- Jeśli istnieje podejrzenie, że występuje u Ciebie schorzenie podstawowe, pracodawca powinien rozważyć zażądanie raportu medycznego potwierdzającego długość nieobecności; może występować ukryte schorzenie podstawowe, a powiązanie z dyskryminacją ze względu na niepełnosprawność może nie być na pierwszy rzut oka oczywiste.
- Wszyscy pracownicy powinni być świadomi, że jakiekolwiek nadużycie przepisów dotyczących wynagrodzenia chorobowego będzie skutkowało podjęciem działań dyscyplinarnych.
- Jeżeli nie ma ważnego powodu medycznego uzasadniającego nieobecność, pracownik powinien otrzymać poradę i zostać poinformowany o spodziewanej poprawie oraz o konsekwencjach braku poprawy.
- Jeżeli nieobecność uzasadniona jest względami medycznymi, należy wziąć pod uwagę powiązania z Ustawą o równości z 2010 r., np. czy nieobecność jest związana z wizytami w szpitalu lub wymaganym leczeniem; jeśli tak, pracodawca jest zobowiązany do dokonania uzasadnionych dostosowań, w tym udzielenia czasu wolnego na leczenie.
- Jeśli sytuacja osiągnie etap, w którym pracownik ma zostać zwolniony, a nie ma określonego schorzenia, może to nastąpić z powodu naruszenia obowiązków pracowniczych. W takim przypadku pracodawca musi wykazać, że zastosowano uczciwą procedurę, uwzględniającą charakter i czas trwania choroby, dotychczasowy staż pracy oraz ewentualną poprawę w zakresie frekwencji.
- Jeśli pracownik ma rozpoznaną chorobę, która nie jest niepełnosprawnością, ale wskaźnik absencji jest niedopuszczalnie wysoki, możliwe jest zwolnienie go z pracy z innego, istotnego powodu po przeprowadzeniu właściwej procedury. Ponownie, staż pracy i dostępność odpowiedniego alternatywnego zatrudnienia są istotnymi czynnikami, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji.
Procedury dotyczące długotrwałej nieobecności
Kluczowe kroki w zarządzaniu długoterminową nieobecnością obejmują:
- procedury dotyczące nieobecności, monitorowania i rozmów kwalifikacyjnych dotyczących powrotu do pracy są równie ważne, jak w przypadku nieobecności krótkoterminowej
- zawsze rozsądnie jest zasięgnąć porady lekarskiej, aby ocenić, czy stan zdrowia pracownika stanowi niepełnosprawność, a także jego zdolność do wykonywania swoich obowiązków w przyszłości
- ważne jest, aby precyzyjnie określić informacje wymagane w raporcie medycznym, na przykład charakter choroby, zdolność danej osoby do wykonywania swoich obowiązków, po podaniu szczegółowego opisu obowiązków, prawdopodobny czas trwania choroby oraz wszelkie rozsądne zmiany, które mogłyby złagodzić sytuację
- po otrzymaniu dokumentacji medycznej należy przeprowadzić z pacjentem konsultację i rozmowę (wizytę opiekuńczą), z zastrzeżeniem wszelkich zaleceń lekarza
- ważne jest wysłuchanie propozycji pracownika dotyczących powrotu do pracy
- Jeśli przyczyna choroby jest związana z pracą, należy zbadać jej przyczynę. Pracodawcy powinni omówić sposoby ograniczenia czynników wpływających, na przykład poprzez zwiększenie wsparcia, szkolenia lub reorganizację obowiązków. Czy pracownik mógłby wrócić do pracy etapami lub na krótki okres w niepełnym wymiarze godzin?
- upewnij się, że wszystkie kroki zostaną zapisane na piśmie, aby potwierdzić, czego oczekuje się od pracownika, a także jakie kroki podejmie pracodawca, aby uniknąć nieporozumień i aby wszystkie podjęte działania były postrzegane jako rozsądne
- jeśli pracownik ma zostać zwolniony, najprawdopodobniej podstawą zwolnienia będą jego zdolności, jednak należy zachować ostrożność i upewnić się, że wzięto pod uwagę wszystkie wymagania Ustawy o równości z 2010 r. oraz wykazać, że przeprowadzono uczciwą procedurę.
Definicja niepełnosprawności
Definicję niepełnosprawności można podzielić na trzy części:
- pracownik musi cierpieć na upośledzenie fizyczne lub psychiczne
- Upośledzenie musi mieć istotny wpływ na zdolność wykonywania normalnych codziennych czynności, takich jak korzystanie z telefonu, czytanie książki czy korzystanie z transportu publicznego. Znaczne upośledzenie oznacza coś więcej niż drobne lub błahe
- efekt musi być długotrwały, innymi słowy trwać co najmniej 12 miesięcy lub prawdopodobnie trwać tak długo.
Ustawa o równości z 2010 r. wprowadza nową ochronę przed dyskryminacją ze względu na niepełnosprawność. Obejmuje ona dyskryminację pośrednią, dyskryminację asocjacyjną oraz dyskryminację ze względu na postrzeganie.
Dyskryminacja ze względu na niepełnosprawność
Osoba dyskryminuje osobę niepełnosprawną, jeżeli:
osoba traktuje osobę niepełnosprawną niekorzystnie z powodu czegoś, co jest konsekwencją niepełnosprawności tej osoby, a osoba ta nie jest w stanie wykazać, że takie traktowanie jest proporcjonalnym środkiem do osiągnięcia uzasadnionego celu.
Nie ma to jednak zastosowania, jeżeli osoba wykaże, że nie wiedziała i nie można było racjonalnie oczekiwać, że będzie wiedziała, iż osoba niepełnosprawna ma niepełnosprawność.
Rozsądne dostosowania
Jeśli orzeczenie lekarskie stwierdzi niepełnosprawność, zgodnie z Ustawą o Równości, pracodawca ma obowiązek wprowadzenia uzasadnionych dostosowań. Jest to dość szerokie pojęcie i może obejmować dostosowanie fizyczne pomieszczeń lub zapewnienie sprzętu wspomagającego pracownika w wykonywaniu obowiązków. Może to również oznaczać dostosowanie samego stanowiska poprzez usunięcie niektórych obowiązków i ich ponowne przydzielenie, zmianę godzin pracy lub miejsca pracy, a także zapewnienie dodatkowych szkoleń i nadzoru. Może to również obejmować przeniesienie na inne wolne stanowisko, pod warunkiem spełnienia wymagań.
Innymi słowy, pracodawca musi podjąć szereg kroków, aby ustalić, czy zwolnienie pracownika z powodu długotrwałej choroby jest uzasadnione i uzasadnione.
