Frequentemente, atuar como administrador de uma instituição de caridade é considerado uma honra e uma oportunidade de retribuir à comunidade. No entanto, tornar-se administrador envolve um certo nível de comprometimento e responsabilidade que não deve ser subestimado.
Se você já é membro do conselho de administração de uma instituição de caridade, seja um projeto local ou uma organização renomada, ou se está pensando em se envolver, saiba que o cargo de membro do conselho traz consigo uma série de responsabilidades.
Apresentamos abaixo as principais responsabilidades, com ênfase especial nos requisitos de contabilidade e auditoria para instituições de caridade escocesas.
Fundo
O setor de organizações beneficentes na Escócia é geralmente supervisionado pelo Escritório do Regulador de Organizações Beneficentes Escocesas (OSCR), também conhecido como "Regulador de Organizações Beneficentes Escocesas". O OSCR é um departamento governamental não ministerial que atua como regulador e registrador independente das organizações beneficentes escocesas.
O OSCR desempenha um papel importante no setor de instituições de caridade e existe para dar ao público confiança na integridade das instituições de caridade e para ajudar os administradores dessas instituições a compreender e cumprir as suas obrigações legais.
Uma parte fundamental do trabalho do OSCR é fornecer aconselhamento aos administradores fiduciários. Muitas dicas úteis podem ser encontradas no site , onde há uma seção dedicada aos deveres dos administradores fiduciários de instituições de caridade .
Tipos de instituições de caridade
A principal legislação que rege as instituições de caridade na Escócia é a Lei de Instituições de Caridade e Investimento Fiduciário (Escócia) de 2005 ( a Lei de 2005 ). As instituições de caridade podem ser criadas de diversas maneiras, mas geralmente são:
- constituídas ao abrigo da Lei das Sociedades de 2006 ou anterior (instituições de caridade de responsabilidade limitada)
- constituídas ao abrigo da Lei de 2005 através do Regulamento Escocês de Organizações de Beneficência Incorporadas de 2011 ('o Regulamento Geral') (organizações de beneficência incorporadas escocesas, SCIOs); ou
- Criada por meio de uma declaração de confiança (instituições de caridade não constituídas em sociedade).
Cada uma dessas instituições de caridade precisa se registrar e apresentar suas demonstrações financeiras à OSCR, e as empresas de responsabilidade limitada também são registradas na Companies House.
O tipo de instituição de caridade determinará a extensão total das responsabilidades de um administrador fiduciário.
Quem é um administrador fiduciário?
A Lei de 2005 define os administradores fiduciários como "pessoas que têm o controle e a gestão geral da administração de uma instituição de caridade". Essa definição normalmente incluiria:
- Para organizações de caridade não constituídas e SCIOs, membros do comitê executivo ou de gestão.
- Para entidades beneficentes de responsabilidade limitada, os diretores ou membros do comitê de gestão.
As instituições de caridade precisam, em todos os momentos, cumprir o propósito beneficente para o qual foram criadas, e é dever de todos os administradores garantir que isso aconteça.
Restrições e responsabilidades do administrador fiduciário
Além das responsabilidades inerentes ao cargo de administrador fiduciário, existem também diversas restrições que podem ser aplicadas. Estas visam prevenir conflitos de interesse entre os interesses pessoais do administrador e seus deveres como tal. De forma geral, estas restrições estabelecem que:
- Os administradores não podem se beneficiar pessoalmente da instituição de caridade, embora despesas razoáveis possam ser reembolsadas.
- Os membros do conselho não devem ser remunerados pelo seu papel como conselheiros.
Existem exceções limitadas a esses princípios, que estão estabelecidas na Lei de 2005. Quando os administradores não agem com prudência, legalidade ou em conformidade com o documento que rege a instituição, podem ser responsabilizados pessoalmente por qualquer prejuízo causado à organização beneficente.
Responsabilidades dos administradores fiduciários
O guia da OSCR intitulado " Deveres dos Administradores de Instituições de Caridade " explica o que significa ser um administrador. Os administradores têm total responsabilidade pela instituição de caridade e o dever geral de agir no interesse da mesma. Isso significa que eles devem:
- Operar de forma consistente com os objetivos beneficentes da instituição de caridade.
- Respeitar a lei e as normas estabelecidas no documento que rege a instituição de caridade.
- Aja com cuidado e diligência.
- Gerir qualquer conflito de interesses entre a instituição de caridade e qualquer pessoa ou organização que possa nomear os administradores da instituição.
Os administradores têm o dever de garantir que os fundos da sua instituição de caridade sejam aplicados exclusivamente na consecução dos seus objetivos beneficentes. Precisam de ser capazes de demonstrar que isso acontece, pelo que devem manter registos que permitam tal comprovativo.
Os administradores de instituições de caridade devem priorizar os interesses da instituição em detrimento de suas próprias necessidades, das necessidades de seus familiares ou de seus interesses comerciais. Quando uma decisão precisar ser tomada em que uma opção seja do interesse de um administrador e outra do interesse da instituição, o administrador deve certificar-se de que os demais administradores estejam cientes do conflito e não devem participar da discussão ou da decisão.
documento "Deveres dos Administradores de Instituições de Caridade" também fornece informações sobre alguns deveres específicos previstos na Lei de 2005. O guia define os deveres dos administradores, incluindo:
- Atualização dos dados da sua instituição de caridade – forneça todas as informações necessárias para manter o Registo de Instituições de Caridade Escocesas atualizado.
- Relatórios para o OSCR – cumprir a obrigação legal de fornecer determinadas informações ao OSCR relativas ao monitoramento anual, à contabilidade da instituição de caridade e às alterações efetuadas na sua instituição de caridade.
- Manutenção e registro de informações financeiras – manter registros contábeis adequados e preparar uma demonstração contábil anual e um relatório anual, que serão analisados externamente e enviados juntamente com a declaração anual à OSCR.
- Captação de recursos – assuma o controle de como a organização beneficente arrecada fundos.
- fornecer informações ao público.
Essas responsabilidades são compartilhadas por todos os indivíduos responsáveis pela organização beneficente. Nenhum membro individual do conselho (por exemplo, o presidente ou o tesoureiro) tem mais responsabilidade do que qualquer outro membro.
Requisitos contábeis
A Lei de 2005 exige que as instituições de caridade:
- Manter registros contábeis completos e precisos (e as necessidades de fundos são de particular importância aqui).
- Preparar as contas da instituição de caridade e um relatório anual sobre as suas atividades.
- garantir que seja realizada uma auditoria ou exame independente
- Apresentar a declaração anual, o relatório anual e as contas à OSCR (e, no caso de instituições de caridade de responsabilidade limitada, à Companies House).
O grau em que esses requisitos precisam ser atendidos geralmente depende do tipo de instituição de caridade e da quantidade de receita gerada.
Requisitos de fundos
Um aspecto importante da contabilidade para instituições de caridade é a compreensão dos diferentes 'fundos' que uma instituição de caridade pode ter.
Essencialmente, os fundos representam a receita da instituição de caridade e pode haver restrições sobre como certos tipos de fundos arrecadados podem ser usados. Por exemplo, uma doação pode ser recebida somente sob a condição de que seja usada para um propósito específico.
Cabe então aos administradores fiduciários garantir que esses fundos "restritos" sejam usados apenas para a finalidade prevista.
Angariação de fundos
A gestão e o controle eficazes da arrecadação de fundos também são uma importante responsabilidade dos administradores. O Painel de Padrões de Arrecadação de Fundos da Escócia supervisiona os padrões de arrecadação de fundos e lida com reclamações relacionadas à arrecadação de fundos para instituições de caridade registradas na Escócia, em conformidade com o Código de Práticas de Arrecadação de Fundos.
O relatório anual
O relatório anual costuma ser um documento bastante abrangente, pois a legislação estabelece a quantidade mínima de informações que devem ser incluídas. O relatório geralmente inclui:
- um relatório dos administradores (que pode servir também como relatório da diretoria e relatório estratégico, se necessário para empresas de caridade)
- uma demonstração das atividades financeiras do ano
- Demonstrativo de resultados (receitas e despesas) do ano (para algumas organizações de caridade)
- um balanço patrimonial
- uma demonstração de fluxos de caixa
- Notas explicativas às demonstrações financeiras (incluindo políticas contábeis).
Requisitos de auditoria
A necessidade de uma auditoria por parte de uma instituição de caridade dependerá principalmente da receita recebida ou gerada e do seu exercício fiscal:
- Todas as instituições de caridade com rendimentos superiores a £500.000 precisam de uma auditoria.
- Todas as outras instituições de caridade exigem uma auditoria independente. Nos casos em que as contas são elaboradas pelo regime de competência, o auditor independente deve ser devidamente qualificado.
Existem outros critérios a serem considerados, particularmente em relação ao total de ativos, e teremos prazer em discuti-los com você em mais detalhes.
Requisitos de relatório
Existe uma estrutura abrangente que determina como as contas de uma instituição de caridade devem ser preparadas.
Entidades beneficentes não constituídas em sociedade com rendimentos inferiores a 250.000 libras podem elaborar contas de receitas e despesas, a menos que o seu documento constitutivo disponha de forma contrária.
Todas as outras instituições de caridade devem preparar demonstrações financeiras que apresentem uma visão "verdadeira e justa", denominadas demonstrações financeiras "de regime de competência". Para apresentar uma visão "verdadeira e justa", as demonstrações financeiras geralmente precisam seguir os requisitos da Declaração de Práticas Recomendadas para Instituições de Caridade (SORP, na sigla em inglês). A SORP pode ser consultada em www.charitysorp.org e as instituições de caridade podem criar uma versão personalizada da SORP que se adeque às suas próprias circunstâncias.
