Frequentemente, atuar como administrador de uma instituição de caridade é considerado uma honra e uma oportunidade de retribuir à comunidade. No entanto, tornar-se administrador envolve um certo nível de comprometimento e responsabilidade que não deve ser subestimado.
Se você já é membro do conselho de administração de uma instituição de caridade, seja um projeto local ou uma organização renomada, ou se está pensando em se envolver, saiba que o cargo de membro do conselho traz consigo uma série de responsabilidades.
Apresentamos abaixo as principais responsabilidades, com ênfase especial nos requisitos de contabilidade e auditoria.
Fundo
O setor de organizações beneficentes na Inglaterra e no País de Gales é geralmente supervisionado pela Comissão de Beneficência (Charity Commission). A Comissão é um departamento governamental que exige o registro da maioria das organizações beneficentes.
A Comissão desempenha um papel importante no setor de organizações sem fins lucrativos e existe para dar ao público confiança na integridade dessas instituições.
Todas as instituições de caridade precisam demonstrar que seus objetivos são para o benefício público, inicialmente como parte do processo de inscrição na Comissão de Caridade e, posteriormente, a cada ano, no momento em que preparam seu relatório anual.
Uma parte fundamental do trabalho da Comissão é fornecer aconselhamento aos administradores fiduciários. Muitas dicas úteis podem ser encontradas no site da Comissão , onde há uma seção dedicada à criação e gestão de uma instituição de caridade .
Tipos de instituições de caridade
As organizações de caridade podem ser criadas de diversas maneiras, mas geralmente são:
- constituídas ao abrigo da Lei das Sociedades de 2006 ou anterior (instituições de caridade de responsabilidade limitada)
- constituídas ao abrigo da Lei das Organizações de Beneficência de 2011 (Organizações de Beneficência Incorporadas – CIOs); ou
- Criada por meio de uma declaração de confiança (instituições de caridade não constituídas em sociedade).
Cada uma dessas instituições de caridade precisa se registrar e apresentar suas demonstrações financeiras à Comissão de Caridade (Charity Commission), e as sociedades limitadas também são registradas na Companies House. O tipo de instituição de caridade determinará a extensão total das responsabilidades de um administrador.
Todas as instituições de caridade são afetadas pela Lei de Caridade de 2011.
Quem é um administrador fiduciário?
A Lei de Organizações Beneficentes de 2011 define os administradores fiduciários como "pessoas que têm o controle e a gestão geral da administração de uma organização beneficente". Essa definição normalmente incluiria:
- Para organizações beneficentes não constituídas e CIOs, membros do comitê executivo ou de gestão
- Para entidades beneficentes de responsabilidade limitada, os diretores ou membros do comitê de gestão.
Restrições e responsabilidades do administrador fiduciário
Além das responsabilidades inerentes ao cargo de administrador fiduciário, existem também diversas restrições que podem ser aplicadas. Estas visam prevenir conflitos de interesse entre os interesses pessoais do administrador e seus deveres como tal. De forma geral, estas restrições estabelecem que:
- Os administradores não podem se beneficiar pessoalmente da instituição de caridade, embora despesas razoáveis possam ser reembolsadas.
- Os membros do conselho administrativo não podem ser funcionários da instituição de caridade.
Existem exceções limitadas a esses princípios. Quando os administradores não agem com prudência, legalidade ou em conformidade com o documento que rege a instituição, podem ser responsabilizados pessoalmente por qualquer prejuízo causado à organização beneficente.
Responsabilidades dos administradores fiduciários
O guia CC3a da CC, "Administrador de Organização Beneficente: O que está envolvido", explica o que significa ser um administrador e como se tornar um. Os administradores têm total responsabilidade pela organização beneficente e devem:
- Respeitar a lei e as normas estabelecidas no documento que rege a instituição de caridade.
- Aja com responsabilidade e somente no interesse da instituição de caridade
- usar cuidado e habilidade razoáveis e
- Tomar decisões bem informadas, aceitando conselhos quando necessário.
A publicação CC3 da Comissão de Caridade, "O administrador essencial: o que você precisa saber", fornece orientações mais detalhadas tanto para administradores novos quanto para os já existentes. As orientações definem os deveres e responsabilidades dos administradores em seis categorias:
- Assegure-se de que sua instituição de caridade esteja cumprindo seus objetivos para o benefício público
- cumprir o documento constitutivo da sua instituição de caridade e a lei
- Aja no melhor interesse da sua instituição de caridade
- Garanta que sua instituição de caridade seja responsável
- Gerencie os recursos da sua instituição de caridade de forma responsável
- Agir com cuidado e habilidade razoáveis.
Antes de assumir o cargo de administrador de uma instituição de caridade, você deve certificar-se de que atende aos requisitos. O documento CC3a define quem pode ser administrador de uma instituição de caridade e destaca as regras para desqualificação automática . Caso seja desqualificado para atuar como administrador de uma instituição de caridade, você não poderá fazê-lo, a menos que esteja autorizado por uma isenção concedida pela Comissão de Caridade.
Os administradores têm a obrigação legal de garantir que os fundos da sua instituição de caridade sejam aplicados exclusivamente na consecução dos seus objetivos beneficentes. Precisam ser capazes de demonstrar que isso está acontecendo, portanto, devem manter registros que permitam comprovar tal alegação.
Angariação de fundos
O Órgão Regulador de Captação de Recursos foi criado para fortalecer o sistema de regulamentação de organizações beneficentes e restaurar a confiança pública na captação de recursos. Os administradores devem estar cientes dos requisitos do Código de Boas Práticas de Captação de Recursos , que são muitos e variados.
Requisitos contábeis
A maioria das instituições de caridade tem requisitos específicos a cumprir, incluindo:
- Manter registros contábeis completos e precisos (e as necessidades de fundos são de particular importância aqui).
- Preparar as contas da instituição de caridade e um relatório anual
- para garantir que uma auditoria ou exame independente seja realizado
- Apresentar uma declaração anual, um relatório anual e as contas à Comissão de Beneficência (e, no caso de instituições de caridade de responsabilidade limitada, à Companies House).
O grau em que esses requisitos precisam ser atendidos geralmente depende do tipo de instituição de caridade e da quantidade de receita gerada.
Requisitos de fundos
Um aspecto importante da contabilidade para organizações sem fins lucrativos é a compreensão dos diferentes "fundos" que uma organização pode ter. A gestão e o controle eficazes da arrecadação de fundos são uma responsabilidade importante dos administradores.
Essencialmente, os fundos representam a receita da instituição de caridade e pode haver restrições sobre como certos tipos de fundos arrecadados podem ser usados. Por exemplo, uma doação pode ser recebida somente sob a condição de que seja usada para um propósito específico.
Cabe então aos administradores fiduciários garantir que esses fundos "restritos" sejam usados apenas para a finalidade prevista.
O relatório anual
O relatório anual costuma ser um documento bastante abrangente, pois a legislação estabelece a quantidade mínima de informações que devem ser incluídas. O relatório geralmente inclui:
- um relatório dos administradores (que pode servir também como relatório da diretoria e relatório estratégico, se necessário para empresas de caridade)
- uma demonstração das atividades financeiras do ano
- Demonstrativo de resultados (receitas e despesas) do ano (para algumas organizações de caridade)
- um balanço patrimonial
- uma demonstração de fluxos de caixa
- Notas explicativas às demonstrações financeiras (incluindo políticas contábeis).
Requisitos de auditoria
A necessidade de auditoria por parte de uma instituição de caridade dependerá principalmente da sua receita ou renda gerada e do seu exercício fiscal. O limite de receita varia de acordo com o tipo de instituição, conforme descrito a seguir:
- Todas as instituições de caridade cuja receita ultrapasse £ 1.000.000 em um ano fiscal precisam ser auditadas
- Organizações beneficentes (com ou sem personalidade jurídica) necessitam de uma auditoria independente quando sua renda anual estiver entre £ 25.000 e £ 1.000.000
- Nos casos em que a renda for superior a £250.000, o examinador independente deverá ser devidamente qualificado.
Existem outros critérios a serem considerados, particularmente em relação ao total de ativos, e teremos prazer em discuti-los com você em mais detalhes.
Requisitos de relatório
Existe uma estrutura abrangente que determina como as contas de uma instituição de caridade devem ser preparadas.
Entidades beneficentes não constituídas em sociedade com rendimentos inferiores a 250.000 libras podem elaborar relatórios de receitas e despesas.
Todas as outras instituições de caridade devem preparar demonstrações financeiras que apresentem uma visão "verdadeira e justa". Para atingir esse objetivo, as demonstrações financeiras geralmente precisam seguir os requisitos da Declaração de Práticas Recomendadas para Instituições de Caridade (SORP, na sigla em inglês).
O SORP pode ser consultado em www.charitysorp.org e as instituições de caridade podem criar uma versão personalizada do SORP que se adeque às suas próprias circunstâncias.
