Conquistar novos clientes é ótimo para os negócios, a menos que eles não paguem. Se você não verificar se o cliente tem condições de arcar com o crédito concedido, iniciar uma ação judicial por inadimplência pode ser um processo longo, demorado e potencialmente custoso.
Se o pagamento do cliente não for recebido e os bens ou serviços já tiverem sido fornecidos, seu fluxo de caixa provavelmente ficará sob pressão. Garantir que os clientes paguem em dia facilitará a gestão do seu negócio.
Se você não pagar seus fornecedores porque não recebeu o pagamento do seu cliente, poderá estar prejudicando também os negócios deles. Isso não é apenas uma má prática comercial, mas também pode ser considerado irresponsabilidade social corporativa. Trate seus fornecedores como você gostaria de ser tratado pelos seus clientes.
Fatores a considerar
A primeira coisa que você deve fazer é conhecer o seu cliente. Isso deve começar antes de você aceitar um novo cliente e antes de conceder qualquer crédito a ele. O mínimo que você deve saber é:
- O nome exato do cliente e o endereço comercial (considere usar o serviço Companies House Webcheck)
- Qual o tipo de estrutura empresarial deles, por exemplo, se são empresários individuais, sociedades ou empresas de responsabilidade limitada?
- Nomes e endereços pessoais dos proprietários, caso a estrutura não seja constituída como pessoa jurídica (considere a possibilidade de usar papel timbrado para comprovar essas informações)
- Contate outros fornecedores para obter referências
- sua classificação de crédito por meio de uma agência de crédito.
Antes de fornecer bens ou serviços a qualquer cliente, certifique-se de abordar o seguinte:
- Discuta e acorde as condições de pagamento com o cliente antes de aceitar o pedido
- concordar com os termos por escrito
- Analisar toda a documentação do cliente que tente alterar os termos de pagamento acordados
- Negociar e acordar as condições de pagamento com os fornecedores antes de aceitar a encomenda
- Caso haja discrepância entre os prazos de pagamento do cliente e do fornecedor, avalie se há financiamento disponível para suprir essa diferença (isso exigirá uma compreensão da sua gestão de capital de giro)
- Elabore uma previsão de fluxo de caixa que abranja todas as receitas e despesas previstas
- Ter uma política padrão em vigor para garantir que os termos de pagamento não possam ser alterados sem a devida autorização
- Assegure-se de que tem o direito de aplicar encargos por atraso de pagamento e juros sobre as faturas.
Após fornecer bens ou serviços a um cliente, certifique-se de:
- emitir faturas prontamente
- Emitir faturas com precisão para garantir que todos os itens estejam incluídos nos preços cotados
- Inclua um número de referência para o pedido e cite-o caso surja alguma disputa
- Inclua na fatura tudo o que o cliente solicitar
- Temos um processo para cobrança de faturas
- ter um processo para lidar com disputas
- Mantenha um registro das disputas para verificar se ocorrem disputas semelhantes com outros clientes
- Certifique-se de que suas faturas estejam em total conformidade com a HMRC para fins de IVA.
Considere seus fornecedores – trate-os como você gostaria de ser tratado
Lembre-se de que não pagar seus fornecedores em dia é um mau hábito comercial e pode resultar em uma queda na sua classificação de crédito. Você deve:
- Certifique-se de informar seus fornecedores sobre quaisquer disputas assim que elas ocorrerem
- Pague em dia, garantindo que o seu extrato de credores esteja atualizado com a antiguidade dos seus débitos e
- Mantenha seus fornecedores informados sobre quaisquer problemas que você tenha com relação aos pagamentos em dia.
Infelizmente, algumas empresas vão à falência, por isso pode ser interessante considerar a contratação de um seguro de crédito caso a empresa:
- não conseguiria funcionar se clientes importantes falissem
- Não possui os controles necessários para determinar se um cliente provavelmente irá à insolvência
- está com dificuldades para obter informações sobre clientes em potencial
- é preciso melhorar a gestão de crédito
- está considerando um novo empreendimento de mercado.
As empresas devem considerar a obtenção de opções de factoring e financiamento quando:
- As reservas de caixa são insuficientes para pagar os fornecedores em dia
- O negócio precisa crescer
- O nível de financiamento de curto prazo (incluindo qualquer limite de crédito) é insuficiente
- Os funcionários não possuem o nível adequado de habilidades em gestão de crédito.
