Custos do trabalho remoto para trabalhadores autônomos

Sua posição é importante.

As regras tributárias variam consideravelmente dependendo se você é autônomo, empresário individual ou sócio, ou se é empregado, mesmo que seja empregado da sua própria empresa. De qualquer forma, se você deseja maximizar sua situação tributária, é essencial manter registros precisos. Caso contrário, a Receita Federal pode tentar retificar sua situação tributária anos depois. Isso pode resultar em cobranças inesperadas, incluindo impostos, juros e multas referentes a vários anos.

Esta ficha informativa centra-se na situação dos trabalhadores independentes.

Totalmente e exclusivamente

Os trabalhadores autônomos pagam impostos sobre os lucros obtidos pela empresa ou sobre a sua parte desses lucros. Portanto, a questão crucial é garantir que os custos incorridos possam ser deduzidos desse lucro. Para despesas gerais do dia a dia, esses custos geralmente precisam ser incorridos "integral e exclusivamente" para fins da atividade comercial para serem dedutíveis do imposto de renda. O que isso realmente significa na prática? Bem, a Receita Federal do Reino Unido (HMRC) publicou diversas orientações sobre o assunto, que estão resumidas abaixo.

Uso da casa

Se o trabalhador autônomo exerce parte de sua atividade profissional em casa, pode ter direito a algum benefício fiscal. A Receita Federal do Reino Unido (HMRC) aceita que, mesmo que a atividade profissional seja exercida em outro local, a dedução de parte das despesas domésticas ainda é aceitável, desde que haja momentos em que parte da residência seja usada exclusivamente para fins comerciais. Em outras palavras:

'Se o uso for mínimo, por exemplo, para redigir registros comerciais em casa, você pode aceitar um orçamento razoável sem uma investigação detalhada.'

Para que não haja confusão, o termo "exclusivamente" não significa que as despesas comerciais devam ser faturadas separadamente ou que parte da residência deva ser usada permanentemente para fins comerciais. Significa, sim, que quando parte da residência estiver sendo usada para fins comerciais, esse será o único uso dessa parte naquele momento.

A HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) aceita que os custos podem ser rateados, mas com base em quê? Bem, se o valor reivindicado for pequeno, a HMRC geralmente não se interessará muito. Na verdade, a HMRC parece aceitar que uma estimativa de algumas libras por semana seja aceitável. No entanto, se o valor a ser reivindicado for maior, a HMRC sugere que os seguintes fatores sejam considerados:

• a proporção da área da residência que é utilizada para fins comerciais
• quanto é consumido onde existe um fornecimento medido ou mensurável, como eletricidade, gás ou água; e
• Por quanto tempo ele é usado para fins comerciais.

Que tipo de custos posso solicitar reembolso?

Em geral, a HMRC aceita uma proporção razoável de custos como imposto municipal, juros da hipoteca, seguro, taxas de água, reparos gerais e aluguel, além de limpeza, aquecimento, iluminação e consumo de água medido.

Outras despesas permitidas podem incluir o custo de chamadas comerciais em telefone residencial e uma parte do aluguel da linha, além de gastos com conexões de internet, na medida em que a conexão seja usada para fins comerciais.

Então, como isso funciona na prática?

Como já mencionado, se a quantidade de trabalho realizado em casa for pequena, um valor semanal aproximado costuma ser suficiente, mas para despesas substanciais, um método mais preciso pode ser necessário.

Custos de equipamentos

Para trabalhadores autônomos, a depreciação de ativos é coberta por um conjunto de incentivos fiscais conhecidos como abatimentos de capital. Para equipamentos domésticos, como laptop, mesa, cadeira, etc., os abatimentos de capital podem ser aplicáveis ​​na proporção do uso comercial (com base na estimativa de utilização para fins comerciais) desses ativos. Portanto, se Andrew usa seu laptop exclusivamente para o trabalho, o custo total estará sujeito às regras de abatimento de capital.

E quanto aos custos de viagem?

Outra consequência do trabalho remoto é o impacto potencial nos custos de deslocamento. O custo do deslocamento de casa para o local de trabalho ou operações geralmente não é dedutível, pois representa a escolha pessoal de onde morar. O fato de o indivíduo trabalhar em casa ocasionalmente é irrelevante.

O local onde uma pessoa exerce atividades profissionais no escritório não determina, por si só, seu local de trabalho. Portanto, embora muitos possam ter direito a abatimento fiscal pelos custos de trabalho em casa, muito menos poderão deduzir as despesas de deslocamento entre sua residência e o escritório em casa.

Naturalmente, esse princípio pressupõe a existência de uma "base" comercial ou operacional em outro local a partir da qual a atividade comercial é exercida. Normalmente, o custo do deslocamento entre a base comercial e outros locais onde o trabalho é realizado será uma despesa dedutível, enquanto o custo do deslocamento entre a residência do contribuinte e a base comercial não será dedutível.

No entanto, quando não houver instalações comerciais separadas da residência, as despesas de deslocamento para visitar clientes devem ser totalmente dedutíveis. A questão crucial é onde a empresa é efetivamente gerida.

E finalmente…

O imposto sobre ganhos de capital prevê uma isenção fiscal para a venda da residência principal de um indivíduo, conhecida como isenção de residência principal (PPR, na sigla em inglês). Quando parte da residência é utilizada exclusivamente para fins comerciais, a isenção PPR não se aplica à parcela do ganho referente à atividade comercial. No entanto, a Receita Federal do Reino Unido (HMRC, na sigla em inglês) esclarece em suas diretrizes que o uso comercial "ocasional e muito pequeno" é desconsiderado.

Seja razoável

Como você pode ver, tudo é possível, mas o essencial é ter clareza sobre as regras, manter bons registros e ser sensato sobre o valor a ser reivindicado.