As despesas de viagem e estadia incorridas pelos funcionários ou em seu nome geram muitos problemas.
Destacamos abaixo os principais aspectos a serem considerados ao decidir se há isenção fiscal disponível para despesas de viagem e subsistência.
Funcionários com um local de trabalho permanente
Muitos funcionários têm um local de trabalho fixo que frequentam regularmente e fazem viagens ocasionais para um local de trabalho temporário. Frequentemente, um funcionário se desloca diretamente de casa para um local de trabalho temporário e vice-versa.
Um funcionário pode deduzir integralmente do imposto de renda as viagens a trabalho realizadas.
Jornada empresarial
Uma viagem de negócios é aquela que envolve deslocamento:
- de um local de trabalho para outro ou
- de casa para um local de trabalho temporário ou
- para casa após um período de trabalho temporário.
Os deslocamentos entre a residência do funcionário e o local de trabalho que ele frequenta regularmente não são considerados deslocamentos a trabalho. Esses deslocamentos são classificados como "deslocamento pendular comum" e os custos correspondentes devem ser arcados pelo funcionário. O termo "local de trabalho permanente" é definido como um local que o funcionário frequenta "regularmente". Ele é utilizado para delimitar um dos pontos de partida do deslocamento pendular comum. A residência é o outro ponto de partida normal para esse tipo de deslocamento.
Exemplo 1
Normalmente, um funcionário se desloca de carro entre sua casa em York e seu local de trabalho habitual em Leeds. Essa viagem diária de ida e volta percorre 48 milhas.
Em um determinado dia, o funcionário, em vez disso, dirige de sua casa em York até um local de trabalho temporário em Nottingham. Uma viagem de ida e volta de 174 milhas.
O custo aqui apresentado refere-se ao custo da viagem realizada (174 milhas). Uma dedução seria aplicável a esse valor.
Exemplo 2
Um funcionário que normalmente percorre 40 milhas (64 km) em direção ao norte para ir ao trabalho precisa fazer uma viagem de ida e volta de 100 milhas (160 km) em direção ao sul para ir até as instalações de um cliente. Seu empregador o reembolsa pelo custo da viagem de 100 milhas (160 km).
Seria possível deduzir esse valor.
Pagamentos de subsistência
A subsistência inclui custos de alojamento, alimentação e bebidas enquanto o funcionário estiver fora do local de trabalho permanente. As despesas de subsistência são especificamente tratadas como um produto da viagem de negócios e, portanto, incluídas no custo dessa viagem.
Anti-evitação
Algumas viagens entre um local de trabalho temporário e a residência podem não ser elegíveis para isenção se a viagem realizada for "substancialmente semelhante" à viagem realizada para ou a partir do local de trabalho permanente.
A expressão "substancialmente semelhante" é interpretada pela HMRC como uma viagem que utiliza as mesmas estradas, o mesmo trem ou o mesmo ônibus na maior parte do percurso.
Vagas temporárias
Quando um funcionário é afastado de seu local de trabalho permanente por vários meses, o novo local de trabalho ainda será considerado temporário se a designação for:
- com previsão de duração inferior a 24 meses, ou
- Se a permanência for prevista para mais de 24 meses, espera-se que o funcionário passe menos de 40% do seu tempo de trabalho no novo local de trabalho.
O funcionário deve manter seu emprego permanente.
Exemplo 3
Edward trabalha em New Brighton. Seu empregador o envia para Wrexham por 1,5 dias por semana durante 28 meses.
Edward terá direito ao benefício. Qualquer período de serviço superior a 24 meses ainda será considerado, desde que a regra dos 40% não seja violada.
Funcionários alocados em instalações
Alguns funcionários não têm um local de trabalho fixo, mas trabalham em diversos locais diferentes durante vários dias, semanas ou meses. Exemplos de funcionários que trabalham em locais diferentes incluem operários da construção civil, inspetores de segurança, consultores de informática e trabalhadores temporários.
As despesas de viagem e estadia de um funcionário alocado em uma unidade podem ser reembolsadas sem impostos se o período de permanência na unidade for previsto e, de fato, for inferior a dois anos.
Existem disposições antielisão para garantir que o emprego seja genuinamente presencial, caso se pretenda conceder o benefício. Por exemplo, contratos temporários podem ser excluídos do benefício se as funções forem desempenhadas nesse local de trabalho durante todo ou quase todo o período de emprego. Isto visa, em particular, impedir a manipulação do limite de 24 meses através de contratos temporários recorrentes.
Outros funcionários sem local de trabalho permanente
Consultas de deslocamento
Para alguns funcionários, viajar é parte integrante do trabalho. Por exemplo, um vendedor viajante que não possui uma base fixa de trabalho ou um local onde precise se apresentar regularmente. As despesas de viagem e estadia desse funcionário são dedutíveis.
Funcionários em regime de teletrabalho
Alguns funcionários trabalham em casa ocasionalmente, ou mesmo regularmente. Isso não significa necessariamente que sua casa possa ser considerada um local de trabalho. Deve haver uma necessidade objetiva de que o trabalho seja realizado em casa e não em outro lugar.
Isso pode significar que outro local se torna o local de trabalho permanente, por exemplo, um escritório onde o funcionário "comparece regularmente". Portanto, qualquer custo de deslocamento entre a residência e o escritório não seria uma despesa dedutível. No entanto, viagens entre a residência e locais de trabalho temporários serão permitidas.
Caso não haja um local de trabalho permanente, o funcionário é considerado um trabalhador alocado em um local específico. Assim, todos os custos seriam reembolsáveis, incluindo deslocamentos ocasionais ao escritório do empregador.
A residência ainda pode ser considerada um local de trabalho de acordo com o teste objetivo acima. Nesse caso, deslocamentos entre a residência e qualquer outro local de trabalho relacionado ao mesmo emprego serão permitidos.
