Aplica-se um regime de isenção para despesas de funcionários.
Esta ficha informativa aborda o funcionamento e a declaração das despesas e benefícios dos funcionários.
O regime de isenção
Uma isenção pode ser aplicada à declaração de despesas de funcionários no formulário P11D, desde que as condições necessárias sejam atendidas. De acordo com a isenção, a empresa deve certificar-se de que o funcionário teria direito ao reembolso integral das despesas.
A isenção
Aplica-se uma isenção que, na prática, significa que as empresas não terão de pagar impostos e contribuições para a segurança social sobre despesas pagas ou reembolsadas, nem de as declarar no formulário P11D. A isenção transfere para os empregadores a responsabilidade de determinar se as despesas dos funcionários são totalmente dedutíveis para efeitos fiscais.
Tipos de despesas
Os principais tipos de despesas aos quais se aplica a isenção são:
- despesas de viagem e estadia
- taxas e assinaturas
- Despesas com entretenimento corporativo.
Todas as outras despesas não permitidas ainda devem ser declaradas no formulário P11D e/ou sujeitas ao PAYE (e possivelmente ao NIC). Os funcionários podem solicitar abatimento fiscal em relação às despesas comerciais não reembolsadas.
A isenção não se aplica a despesas ou benefícios concedidos no âmbito de um acordo de redução salarial relevante. Isso inclui qualquer acordo em que um funcionário abre mão do direito de receber rendimentos em troca de pagamentos de despesas isentos de impostos ou em que o nível de seus rendimentos depende do valor de qualquer pagamento de despesas.
Condições do regime
Para que uma despesa reembolsada a um funcionário seja considerada um pagamento isento, o empregador precisa se colocar no lugar do funcionário. O empregador então se pergunta: essa despesa teria sido totalmente dedutível do imposto de renda para o funcionário (se não fosse pela isenção)?
Um empregador deve considerar:
- Definir uma política corporativa sobre quais tipos de despesas são reembolsáveis e a necessidade de que essas despesas sejam razoáveis.
- exigindo o preenchimento de um formulário padrão de reembolso de despesas
- a necessidade de que qualquer pedido de reembolso de despesas seja comprovado por um recibo.
- fazer verificações em pedidos de reembolso de despesas
- exigindo que uma pessoa de nível superior autorize as solicitações.
E quanto às taxas proporcionais?
As normas permitem o pagamento ou reembolso de valores com base em tabelas de preços, em vez dos custos reais do funcionário, em determinadas circunstâncias. As tabelas de preços geralmente se aplicam a despesas de viagem e subsistência e consistem em valores fixos permitidos para situações específicas.
Existem dois tipos principais de tabelas de preços que podem ser utilizadas pelo empregador:
- taxas de referência e
- Tarifas “personalizadas”.
Taxas de referência
As taxas de referência são um conjunto de valores máximos de reembolso para refeições. Esses valores arredondados podem ser usados pelos empregadores para pagamento ou reembolso de despesas dos funcionários, desde que as condições de qualificação relevantes sejam atendidas.
Essas taxas se aplicam somente se o funcionário incorrer em despesas no âmbito de uma "viagem de negócios qualificada", conforme descrito a seguir:
- um subsídio de refeição por dia, pago em relação a uma viagem elegível, cujo valor não pode exceder:
- £5, caso a duração da viagem elegível nesse dia seja de 5 horas ou mais.
- £10, caso a duração da viagem elegível nesse dia seja de 10 horas ou mais, ou
- £25, caso a duração da viagem elegível nesse dia seja de 15 horas ou mais e esteja em andamento às 20h ou
- um subsídio de refeição adicional não superior a 10 libras por dia, pago quando um subsídio de refeição a. ou b. for pago e a viagem elegível em relação à qual esse subsídio é pago estiver em andamento às 20h.
Tarifas personalizadas
Essas são taxas negociadas e especificamente acordadas por escrito com a HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido). Se a empresa desejar pagar taxas personalizadas para refeições ou outros tipos de despesas, poderá fazer uma solicitação à HMRC.
A HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) emitiu um formulário específico: PAYE: isenção de despesas e benefícios do empregador.
Verificando
Não é necessário exigir recibos ao efetuar pagamentos a funcionários referentes a diárias de subsistência, utilizando as taxas de referência. Isso se aplica a auxílios-alimentação padrão pagos em relação a viagens elegíveis e a taxas de acomodação e subsistência no exterior. Os empregadores ainda precisam garantir que os funcionários estejam realizando viagens elegíveis.
As regras do sistema de verificação foram flexibilizadas e a exigência de que os empregadores verifiquem os recibos ao efetuar pagamentos aos funcionários referentes a diárias de subsistência, utilizando as taxas de referência, foi eliminada. Isso se aplica a auxílios-alimentação padrão pagos em relação a viagens elegíveis e a diárias de acomodação e subsistência no exterior, também com base nas taxas de referência. Os empregadores ainda precisam garantir que os funcionários estejam realizando viagens elegíveis.
As taxas de acomodação e subsistência no exterior são tratadas da mesma forma que as taxas de referência. Os empregadores só precisam garantir que os funcionários estejam realizando viagens elegíveis.
A HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) publicou orientações sobre os sistemas de verificação que espera que os empregadores utilizem. Podemos ajudá-lo(a) com essa questão ou com a solicitação de taxas personalizadas, portanto, entre em contato conosco para obter mais informações.
Tarifas de quilometragem para fins comerciais
As principais despesas de viagem e estadia para muitos funcionários são os custos com o uso de seus próprios carros ou vans para viagens a trabalho. Muitos empregadores e seus funcionários utilizam os auxílios legais de quilometragem conhecidos como "pagamentos autorizados de auxílio de quilometragem" (AMAPs). Trata-se de valores fixos que os empregadores podem pagar aos funcionários que utilizam seus próprios veículos para viagens a trabalho. Para carros e vans, o valor fixo é de 45 pence por milha até 10.000 milhas no ano fiscal e 25 pence por milha acima desse limite.
Os AMAPs constituem um regime legal separado e não estão abrangidos pelo novo regime de isenção.
Para veículos fornecidos pelo empregador, as taxas de combustível recomendadas podem ser usadas para reembolsar os custos de combustível incorridos em viagens a trabalho. Essas taxas de combustível recomendadas são atualizadas trimestralmente ao longo de cada ano fiscal.
Despesas de viagem elegíveis
A realização de uma viagem qualificada é uma condição necessária para que tanto as despesas de viagem quanto as de subsistência sejam consideradas isentas (e também para o uso de taxas de quilometragem para uso comercial de carros e vans). Uma viagem a trabalho é aquela que envolve deslocamento:
- de um local de trabalho para outro ou
- de casa para um local de trabalho temporário ou vice-versa.
No entanto, os deslocamentos entre a residência do funcionário e o local de trabalho que ele frequenta regularmente não são considerados deslocamentos a trabalho. Esses deslocamentos são classificados como "deslocamento pendular comum", e o local de trabalho é frequentemente referido como local de trabalho permanente. Isso significa que os custos de deslocamento devem ser arcados pelo funcionário.
O termo "local de trabalho temporário" significa que o funcionário comparece ao local por um período limitado ou para um propósito temporário. No entanto, algumas viagens entre um local de trabalho temporário e a residência podem não ser elegíveis para isenção fiscal se a viagem realizada for "substancialmente semelhante" à viagem realizada para ou do local de trabalho permanente. "Substancialmente semelhante" é interpretado pela HMRC como uma viagem que utiliza as mesmas estradas, o mesmo trem ou o mesmo ônibus na maior parte do percurso.
Haverá muitas variações nos tipos de deslocamentos realizados pelos funcionários, portanto, garantir que se trate de uma viagem a trabalho é fundamental, especialmente porque o termo "despesas de viagem" inclui os custos reais da viagem, juntamente com quaisquer despesas de subsistência e outros custos associados incorridos durante a viagem, como pedágios ou taxas de congestionamento.
