Fraudes e falências corporativas de grande porte chegam às manchetes de tempos em tempos, e muitas delas são de alto perfil e envolvem quantias bastante espetaculares.
Com as atuais pressões que ainda enfrentamos devido à economia lenta, aos desafios associados às dificuldades na renovação do financiamento, ao desafio de atingir metas e até mesmo ao simples pagamento das contas dos fornecedores, torna-se fácil perceber que o risco de fraude para empresas de todos os portes aumentou significativamente.
Os problemas associados a fraudes amplamente divulgadas podem parecer distantes da sua empresa, mas a verdade é que a fraude pode afetar empresas de todos os portes. Seja você proprietário de uma pequena equipe ou de uma grande força de trabalho, esta ficha informativa aborda como você pode aumentar sua conscientização sobre os fatores que indicam a ocorrência de fraude. Ela também descreve as medidas de defesa que você pode implementar para minimizar o risco em sua empresa.
Isso não poderia acontecer aqui.
É fácil pensar que fraude é algo que "não poderia ou não aconteceria aqui". No entanto, enquanto grandes empresas têm recursos para implementar o que esperam ser sistemas eficazes de controle interno para prevenir fraudes, pequenas e médias empresas muitas vezes precisam contar com uma pequena equipe de pessoas em quem confiam. Sem dúvida, você consegue pensar em alguns funcionários-chave sem os quais não conseguiria se imaginar trabalhando! Em muitas ocasiões, empregadores disseram: "Ele/Ela (o fraudador) era meu funcionário de maior confiança".
Uma das principais dificuldades enfrentadas pelas pequenas empresas é a falta de opções para segregar funções. Os indivíduos precisam desempenhar diversas funções, o que pode aumentar as oportunidades e o espaço para a prática de fraudes, e para alguns, a tentação pode ser irresistível.
Áreas onde podem ocorrer fraudes
Embora a natureza precisa de qualquer fraude seja específica para a natureza do negócio e as oportunidades oferecidas a um potencial fraudador, existem diversas áreas comuns onde a fraude pode ocorrer.
Funcionários que abusam de sua posição.
A maioria das fraudes afeta a demonstração de resultados, onde as despesas são superestimadas ou as receitas subestimadas. As fraudes podem variar desde pequenas despesas manipuladas, onde ninguém verifica a documentação comprobatória ou avalia se a alegação é razoável, até fraudes mais significativas. Estas podem envolver a criação de fornecedores fictícios e a emissão de faturas falsas, ou um funcionário que aprova compras agindo em conluio com um fornecedor.
As posições também podem ser abusadas quando uma empresa solicita propostas. Nesses casos, existe o risco de propinas, em que os indivíduos envolvidos no processo licitatório aceitam subornos ou vantagens indevidas de potenciais fornecedores. Isso pode resultar na assinatura de contratos ineficientes, talvez para produtos de qualidade duvidosa.
Os valores individuais envolvidos nesses tipos de fraude podem não ser grandes, passando despercebidos por algum tempo. No entanto, com o passar do tempo, os valores envolvidos podem se tornar significativos. Muitos fraudadores ganham confiança e os valores envolvidos aumentam à medida que se tornam mais gananciosos. É claro que fraudes em grande escala têm maior probabilidade de serem descobertas, e a ganância muitas vezes desempenha um papel importante na identificação e captura dos fraudadores.
No entanto, o tempo dedicado à detecção de fraudes é vital. Pode fazer toda a diferença no fluxo de caixa, já que a fraude consome recursos essenciais para o crescimento de uma empresa.
Fornecedores que estão aproveitando a situação
Quando uma empresa possui poucos ou nenhum procedimento ou controle de verificação, um fornecedor pode perceber isso e tirar proveito da situação. Por exemplo, o número de itens entregues pode ser menor do que o especificado na nota de entrega. As faturas podem incluir quantidades ou preços superiores aos entregues e acordados.
Isso ressalta a importância de verificar tanto as notas de entrega quanto as faturas e de solucionar prontamente quaisquer discrepâncias.
Outras áreas de risco
O roubo de informações confidenciais, como listas de clientes ou propriedade intelectual, como um processo industrial, pode causar inúmeros problemas para uma empresa se forem furtadas por funcionários insatisfeitos. Há até casos de cópias dessas informações para smartphones!
As informações também podem estar vulneráveis a ataques externos. Os avanços tecnológicos exigem que as empresas considerem os riscos relacionados à TI. Atualmente, acredita-se que o computador está sempre certo, o que resulta em um menor número de verificações manuais dentro das organizações.
Certos tipos de organização correm maior risco de fraude; por exemplo, aquelas que operam principalmente com dinheiro em espécie podem ser mais vulneráveis devido às dificuldades em implementar controles eficazes sobre o numerário. Da mesma forma, empresas que comercializam bens de consumo atrativos também apresentam maior risco.
Exemplos
JF Bogus & Filhos
Você pode pensar que isso nunca aconteceria com você, mas se seu contador de confiança lhe apresentar uma fatura e um cheque para assinar, com que atenção você analisará a fatura? O valor pode ser relativamente pequeno e, claro, está comprovado por uma fatura. Você precisa assinar o cheque rapidamente, pois não estará no escritório amanhã e já são 17h15. Seu contador preencherá o campo do beneficiário antes que o cheque seja enviado.
No final das contas, os números do seu exercício não parecem estar corretos e, após investigações subsequentes, descobre-se que faturas desaparecidas e, eventualmente, que o contador estava emitindo cheques em seu próprio nome.
Vida esportiva!
Os controles de estoque foram postos à prova no setor de roupas e equipamentos esportivos, revelando muitas discrepâncias entre o estoque informatizado e o estoque real contabilizado no final do ano. As diferenças não puderam ser explicadas e, por fim, foi necessário recorrer à vigilância para monitorar o armazém.
Imagens reveladoras mostraram os funcionários da limpeza adicionando diversos tacos, bolas e equipamentos aos sacos de lixo recolhidos todas as noites!
Empresas em rápido crescimento também podem ser mais suscetíveis a fraudes. Quando os recursos da empresa e os diretores estão sobrecarregados, torna-se ainda mais difícil manter uma visão geral. Indícios de fraude podem passar despercebidos.
Alguém sabe onde está o Sid?
Imagine a surpresa do diretor de uma empresa de manufatura local ao entregar os contracheques aos seus funcionários e perceber que dois haviam sobrado! Seu controlador financeiro, que nunca havia deixado de entregá-los antes, adoeceu e não pôde comparecer ao trabalho. Investigações posteriores revelaram que, por algum tempo, esse funcionário de confiança havia criado funcionários fictícios e depositado os salários em sua própria conta bancária.
Guia de dez passos para prevenir e detectar fraudes
Considerando a ampla gama de fraudes que podem ser cometidas, quais medidas você pode tomar para minimizar o risco de fraudes em sua organização? Confira nossas dez principais dicas para detectar e prevenir fraudes.
- Comece por recrutar as pessoas certas para trabalhar na sua organização. Certifique-se de verificar as referências cuidadosamente e garanta que todos os funcionários temporários também sejam avaliados, principalmente se forem trabalhar em áreas-chave.
- Assegure-se de que existe uma política clara que estabeleça que a fraude não será tolerada dentro da organização e garanta que isso seja comunicado a todos os funcionários.
- Identifique as áreas da sua organização que podem estar em risco e, em seguida, planeje e implemente medidas de defesa adequadas. Concentre-se nas áreas que geram a maior parte da sua receita e onde se concentram a maior parte dos seus custos. Desenvolva sistemas simples de controle interno para proteger essas áreas. Controles eficazes incluem:
- segregação de funções
- supervisão e revisão
- verificações aritméticas
- comparações contábeis
- autorização e aprovação
- controles físicos e contagens
- Sempre que possível, evite que uma única pessoa seja responsável por controlar toda uma área da empresa. Isso inclui, em particular, a função contábil, mas também outras áreas importantes. Por exemplo, o processo de encomenda de mercadorias, o controle de estoque e a expedição, em uma empresa que comercializa bens de consumo de grande valor.
- Mantenha sempre um certo grau de controle sobre as principais funções contábeis da sua empresa. Não assine cheques em branco antecipadamente, exceto em circunstâncias excepcionais, e certifique-se de que as respectivas faturas sejam apresentadas juntamente com os cheques.
- Fique atento a pedidos incomuns por parte da equipe envolvida na área de contabilidade.
- Fique atento a funcionários que protegem demais seus cargos – eles podem estar escondendo algo. Da mesma forma, fique atento a funcionários insatisfeitos, que podem estar guardando rancor ou cujas circunstâncias mudam para pior ou inexplicavelmente para melhor!
- Fique atento a mudanças significativas no fluxo de caixa quando um funcionário estiver ausente do escritório, por exemplo, em férias. Da mesma forma, fique atento a funcionários que nunca tiram férias. Ambos podem ser indicadores de fraude, algo que percebemos ao analisar o histórico do funcionário.
- Elabore orçamentos e relatórios de gestão mensais e compare-os com os resultados reais para identificar discrepâncias. Investigar prontamente essas discrepâncias pode fazer toda a diferença, eliminando a oportunidade para fraudadores.
- Quando um fraudador for apanhado, assegure-se de que as medidas adequadas sejam tomadas e aprenda com a experiência.
Vencendo a batalha contra a fraude
Embora os fraudadores mais ardilosos possam passar despercebidos por algum tempo, muitos outros são indivíduos comuns que enxergam uma oportunidade. Os golpes que cometem são bastante simples.
A implementação de algumas verificações simples em uma empresa pode dificultar muito a ação de fraudadores. Os resultados podem ser surpreendentes: uma fraude de £100 por semana equivale a cerca de £5.000 saindo da empresa ao longo de um ano. Operar com uma margem de lucro de 20% significaria gerar um faturamento de £25.000 para compensar essa perda.
