A legislação societária oferece às organizações empresariais a oportunidade de se beneficiarem da proteção da responsabilidade limitada, separando a personalidade jurídica da organização dos indivíduos que a detêm e administram.
Em contrapartida a essa proteção, certas informações sobre a empresa devem ser disponibilizadas publicamente, incluindo, por exemplo, as demonstrações financeiras anuais, o endereço da sede social e os dados dos diretores, do secretário da empresa (se houver) e dos seus membros. Historicamente, o fornecimento e a atualização dessas informações têm sido responsabilidade do secretário da empresa.
Todas as empresas precisam de um secretário corporativo?
Desde abril de 2008, a menos que haja uma exigência expressa nos estatutos da empresa, a Lei das Sociedades de 2006 (Companies Act 2006) deixou de exigir que as sociedades limitadas privadas ('limitadas' ou 'ltda.') nomeiem um secretário da empresa. Mesmo que os estatutos exijam tal nomeação, é relativamente simples para os administradores de uma empresa alterarem essa disposição, mediante aprovação dos acionistas.
Embora não haja obrigatoriedade de empresas privadas contratarem um secretário corporativo caso seus estatutos não o exijam, na prática muitas ainda optam por fazê-lo. As importantes tarefas que normalmente caberiam a um secretário corporativo, incluindo administração e comunicação com os acionistas, governança corporativa e conformidade legal, ainda precisam ser realizadas. Na ausência de um secretário corporativo, a legislação societária determina que os diretores devem assumir essa responsabilidade. Consequentemente, muitas empresas privadas continuam a contratar um secretário corporativo para reduzir os encargos administrativos e de governança corporativa que, de outra forma, recairiam sobre seus diretores.
As sociedades anônimas (cujos nomes terminam em 'plc') ainda são obrigadas a ter um secretário da empresa, que deve possuir "o conhecimento e a experiência necessários", adquiridos por meio de uma qualificação profissional (contabilidade ou secretariado corporativo), uma qualificação jurídica, experiência recente ou outras competências que levem os diretores a acreditar que ele pode atuar como secretário da empresa.
O secretário da empresa é um funcionário da empresa. Isso significa que ele pode ser responsabilizado criminalmente por falhas da empresa: por exemplo, não apresentar um documento dentro do prazo estipulado ou não submeter a declaração anual da empresa.
Se a sua empresa privada não deseja ter um secretário corporativo
Se uma empresa privada decidir não ter um secretário corporativo, deverá verificar seus Estatutos Sociais para garantir que seus próprios regulamentos não exijam a nomeação de um. A empresa deverá informar a Junta Comercial sobre a renúncia de qualquer secretário corporativo em exercício.
Nos casos em que uma empresa privada opta por não ter um secretário corporativo, qualquer documento que normalmente seria enviado a ele será tratado como se fosse enviado à empresa. Quaisquer tarefas que normalmente seriam da responsabilidade do secretário corporativo serão executadas por um diretor ou por uma pessoa autorizada pelos diretores.
O secretário da empresa e o Companies House
O secretário da empresa, ou, no caso de uma empresa privada, a pessoa responsável pelas funções de secretaria da empresa, terá contato regular com a Companies House, pois é lá que os registros públicos da empresa são mantidos.
A maior parte da comunicação com a Companies House é feita através do Companies House Webfiling . A Companies House está a caminho de um sistema de preenchimento de documentos 100% online e, na área do website onde os formulários estão disponíveis para download e impressão, existem sinalizações destacadas para as áreas que podem ser preenchidas eletronicamente.
Funções de secretariado corporativo
As atribuições do responsável pelos assuntos de secretaria da empresa não estão definidas especificamente na legislação societária, mas podem ser divididas, de forma geral, em três áreas principais:
- Manter os registros legais (manter os registros da empresa atualizados)
- Preenchimento e arquivamento de formulários legais (mantendo o registro público atualizado)
- Reuniões e resoluções (garantindo que a empresa cumpra tanto seus regulamentos internos quanto a legislação vigente).
Manutenção de registros legais
Todas as empresas devem manter registros atualizados de informações essenciais. Isso inclui:
- um registro de membros
- um registro de diretores
- um registro de cobranças
- um cadastro de Pessoas com Controle Significativo (cadastro PSC)*.
Os dados contidos nesses registros incluem, por exemplo, nomes, endereços, datas de nomeação e renúncia (para diretores) e, para membros, o número e o tipo de ações detidas. Esta não é uma lista exaustiva.
A responsabilidade pela manutenção dos livros e registros estatutários da empresa é normalmente atribuída ao secretário da empresa. Pode ser uma tarefa demorada e frequentemente negligenciada, mas a falta de atualização dos registros pode acarretar uma multa de até £ 5.000.
Os registos devem estar disponíveis para consulta pública na sede social da empresa ou num local alternativo único de consulta (SAIL), que também deve ser registado na Companies House.
Uma empresa pode optar por manter os endereços residenciais de seus diretores em sigilo e registrar um endereço para correspondência. Nesse caso, precisará manter um registro adicional contendo os endereços residenciais dos diretores, o qual não estará disponível para consulta pública.
* Uma pessoa com controle significativo é um indivíduo que, em última instância, detém ou controla mais de 25% das ações ou direitos de voto de uma empresa, ou que exerce controle sobre a empresa ou sua administração de qualquer outra forma.
Manter as informações legais na Companies House
Alternativamente, uma empresa privada também pode optar por manter alguns dos registros estatutários no registro público da Companies House, em vez de em sua sede social ou no SAIL. Isso incluirá seus registros de diretores, endereços residenciais habituais dos diretores, secretários, membros e Pessoas com Controle Significativo. Enquanto essa opção estiver em vigor, a empresa não precisa manter seus próprios registros estatutários atualizados.
Enquanto essa opção estiver em vigor, o público em geral poderá acessar informações da empresa por meio do Companies House, em vez de visitar a sede social. Isso incluirá algumas informações, como endereços dos membros ou datas de nascimento completas dos diretores, que geralmente não estão disponíveis em registros públicos para empresas privadas.
Preenchimento e envio de formulários legais
A empresa deve garantir que seu registro na Companies House esteja sempre atualizado e contenha informações recentes sobre diversas questões legais.
Muitas das informações mais comuns podem ser enviadas online, mediante cadastro prévio no site www.companieshouse.gov.uk . Como alternativa, a Companies House disponibiliza atualmente uma série de mais de 100 formulários legais para envio em papel.
As responsabilidades do secretário da empresa incluiriam, por exemplo, garantir que:
- As demonstrações financeiras anuais da empresa são entregues dentro do prazo na Companies House. Para uma sociedade limitada privada, em circunstâncias normais, isso deve ocorrer dentro de 9 meses após o término do exercício contábil. Será aplicada uma multa em caso de atraso na entrega das demonstrações financeiras.
- Uma vez por ano, a Companies House enviará a cada empresa um lembrete para apresentar sua "declaração de confirmação" , que substitui a antiga Declaração Anual e pode ser apresentada online ou baixada e preenchida em papel (mediante o pagamento de uma taxa mais alta). A empresa deve "verificar e confirmar" se as informações registradas em uma determinada data de vencimento estão corretas. A declaração deve ser apresentada em até 14 dias após o término do "período de revisão", e a data de vencimento será especificada no lembrete; se for devolvida com atraso ou não for devolvida, a empresa, o(s) diretor(es) e o secretário (se houver) poderão ser processados. Esta declaração de confirmação substituiu a declaração anual a partir de junho de 2016, e as empresas podem apresentá-la com mais frequência do que anualmente, se desejarem, embora continuem pagando a taxa apenas anualmente (em vez de a cada apresentação).
- Todas as alterações na forma como a empresa está organizada devem ser comunicadas à Companies House, dentro de um prazo específico entre 14 e 28 dias, dependendo da alteração. A declaração de confirmação anual não pode ser usada para alterar essas informações, sendo necessário utilizar um formulário específico. Os formulários mais comuns incluem:
- Alterações nos diretores, secretários e seus dados pessoais.
- uma mudança na data de referência contábil
- uma mudança de sede social
- alocações de ações.
- Caso uma empresa não preencha sua declaração de confirmação, o Registrador poderá presumir que a empresa não está mais em atividade e tomar medidas para excluí-la do registro.
- Uma versão atualizada dos Estatutos Sociais da empresa é arquivada sempre que ocorre uma alteração.
- As regras relativas ao registo de PSC já sofreram alterações desde a sua introdução. Inicialmente, as empresas podiam atualizar anualmente a versão pública do seu registo de PSC como parte da sua declaração de confirmação, mas agora cada alteração tem de ser atualizada no registo no prazo de 14 dias e notificada à Companies House no prazo adicional de 14 dias.
Cobranças
Quando uma empresa oferece uma garantia para um empréstimo, tanto o credor quanto o devedor devem notificar a Companies House (Registro Comercial do Reino Unido) em até 21 dias, preenchendo o formulário apropriado e pagando o ônus legal. Sem o registro em tempo hábil, a garantia será considerada nula – ou seja, o empréstimo ainda será devido, mas a garantia oferecida não terá validade. Isso não se aplica a bens adquiridos que estejam sujeitos a ônus.
Boas práticas de secretaria corporativa garantem que quaisquer encargos criados sejam registrados e que o perfil de crédito da empresa seja protegido, removendo o encargo do registro assim que o empréstimo for quitado.
Reuniões e resoluções
A legislação societária estabelece procedimentos para a condução de certos aspectos dos negócios da empresa por meio de assembleias formais, nas quais serão aprovadas deliberações. Uma vez aprovadas, as deliberações vinculam a empresa a elas (uma deliberação é um acordo ou uma decisão tomada pelos sócios).
Nesse caso, a função do secretário da empresa seria garantir que o aviso prévio das reuniões seja dado àqueles que têm o direito de participar, redigir a ata das reuniões e assegurar que as cópias das resoluções que afetam a gestão da empresa sejam enviadas à Companies House dentro do prazo estipulado.
Aviso de reuniões da empresa
Os membros e auditores têm direito a serem notificados das assembleias da empresa. Para uma sociedade limitada, é necessário um aviso prévio de pelo menos 14 dias para a assembleia geral. O aviso pode ser feito por escrito, por e-mail ou por meio de um website (se determinadas condições forem atendidas). No entanto, uma sociedade limitada não é mais obrigada a realizar uma Assembleia Geral Ordinária (AGO), a menos que o seu contrato social preveja expressamente a realização de AGOs.
Se uma empresa já existente com previsão expressa para a realização de uma Assembleia Geral Ordinária (AGO) desejar abolir essa exigência, precisará alterar seus Estatutos por meio de uma resolução especial.
Resoluções
Existem dois tipos de resolução que podem ser aprovadas: resoluções ordinárias (aprovadas por maioria simples dos membros) e resoluções especiais (aprovadas por maioria de 75% dos membros). Em geral, as resoluções serão votadas por todos os membros presentes na reunião.
As empresas privadas podem tomar a maioria das decisões por meio de resolução escrita. Tal resolução não exige uma cópia impressa e pode ser aprovada por e-mail. No entanto, essas resoluções precisam ser aprovadas pela maioria de todos os membros da empresa, e não apenas por aqueles que devolvem o formulário de votação!
É importante que as empresas guardem cópias de todas as decisões importantes tomadas na gestão da empresa, sejam elas tomadas em reunião ou por resolução escrita. Quando essas decisões alterarem a forma como a empresa é gerida, uma cópia deve ser arquivada na Companies House (Registro Comercial do Reino Unido).
Proteger seus registros públicos
A Companies House (Registro Comercial do Reino Unido) relatou recentemente um aumento nos níveis de arquivamento fraudulento de informações. Uma tática comum é alterar a sede social da empresa, enviando o formulário apropriado à Companies House. Uma vez aceito o formulário, os fraudadores podem trocar os diretores ou apresentar demonstrações financeiras falsas sem que a empresa perceba que foi vítima de fraude! Eles podem então comprar mercadorias ou obter crédito com base nessas informações falsas.
A Companies House incentiva as empresas a apresentarem suas informações online. Este pode ser um método muito seguro, especialmente se a empresa aderir aos recursos de segurança aprimorados oferecidos pelo sistema PROOF (arquivamento online protegido), que dispensa o envio de determinados formulários em papel.
Mudanças a caminho
O governo publicou um documento oficial no final de fevereiro de 2022, apresentando sua posição sobre a reforma do Companies House (Registro de Empresas do Reino Unido) antes de submeter a legislação ao Parlamento. As principais mudanças propostas incluem a expansão do papel do Registrador para manter a integridade das informações registradas publicamente, a introdução da verificação de identidade para aqueles que constituem, administram e controlam empresas e a melhoria das informações financeiras disponíveis, incluindo a exigência de marcação iXBRL das demonstrações financeiras apresentadas e a eliminação da possibilidade de pequenas empresas apresentarem demonstrações financeiras resumidas ou simplificadas. Foi confirmado, no entanto, que não há planos para alterar os prazos de apresentação das demonstrações financeiras, o que será um alívio para muitos.
O projeto de lei sobre Crimes Econômicos e Transparência Corporativa recebeu a Sanção Real em 26 de outubro de 2023. As primeiras medidas da lei foram implementadas na primavera de 2024; no entanto, muitas das mudanças ainda precisam de desenvolvimento de sistemas e legislação complementar antes de serem implementadas. Com o tempo, as medidas implementadas levarão a uma maior transparência e a informações mais precisas e confiáveis nos registros.
Para os secretários de empresas, será particularmente relevante a exigência de que qualquer pessoa que atue em nome de uma empresa verifique sua identidade para continuar interagindo com a Companies House nessa função. A partir de 8 de abril de 2025, os indivíduos precisarão verificar sua identidade diretamente com a Companies House ou por meio de um Provedor de Serviços Corporativos Autorizado (ACSP).
