O que é matrícula automática?
A inscrição automática impõe aos empregadores a obrigação de inscrever automaticamente os trabalhadores em um plano de pensão baseado no emprego. As principais obrigações são:
- Avaliando os tipos de trabalhadores na empresa
- oferecendo um plano de pensão com inscrição automática elegível para os trabalhadores relevantes.
- escrever para a maioria dos seus funcionários explicando o que significa a inscrição automática num plano de pensão da empresa para eles.
- inscrever automaticamente todos os 'funcionários elegíveis' no plano e pagar as contribuições do empregador.
- Preenchimento da declaração de conformidade e manutenção de registros
- Fazer uma nova matrícula e uma nova declaração a cada três anos.
Avaliar os tipos de trabalhadores na empresa
A facilidade ou dificuldade dessa tarefa depende do tipo de negócio. Uma empresa que utiliza trabalhadores temporários, muito jovens ou muito idosos precisará dedicar algum tempo à análise de sua força de trabalho. Já uma empresa que emprega apenas funcionários assalariados terá uma tarefa mais simples.
Um 'trabalhador' é:
- um funcionário; ou
- Uma pessoa que tem um contrato para prestar serviços ou trabalho pessoalmente e não está realizando o trabalho como parte de seu próprio negócio.
A segunda categoria é definida da mesma forma que um "trabalhador" na legislação trabalhista. Essas pessoas, embora não sejam empregadas, têm direito a direitos trabalhistas fundamentais, como o Salário Mínimo Nacional (SMN). Os indivíduos nessa categoria incluem alguns trabalhadores temporários e alguns trabalhadores ocasionais de curto prazo.
Existem três categorias de trabalhadores: trabalhadores elegíveis; trabalhadores não elegíveis; e trabalhadores com direito a benefícios.
Um "titular de emprego elegível" é um trabalhador que:
- com idade entre 22 anos e a idade de aposentadoria estatal.
- rendimentos acima do limite mínimo (atualmente £10.000)
- que trabalha ou trabalha habitualmente no Reino Unido
- não está ainda inscrito num regime de pensões elegível.
A maioria dos trabalhadores terá direito a um plano de pensão, a menos que o empregador já possua um plano qualificado. Para esses trabalhadores, a inscrição automática será obrigatória.
Outros trabalhadores (titulares de empregos não elegíveis) podem ter o direito de optar por participar (ou seja, aderir a um plano) e, portanto, devem ser tratados como titulares de empregos elegíveis caso optem por participar. Os "trabalhadores com direito" têm o direito de aderir ao plano, mas não há obrigação de o empregador fazer contribuições patronais em relação a esses trabalhadores.
A categorização dos trabalhadores pode ser difícil em algumas circunstâncias. Entre em contato conosco caso tenha dúvidas sobre como avaliar os tipos de trabalhadores que você possui.
Em dezembro de 2017, após uma revisão do sistema de inscrição automática em planos de pensão pelo Departamento de Trabalho e Pensões (DWP), o governo propôs alterar o limite inferior de idade de 22 para 18 anos (mantendo o limite superior na Idade de Aposentadoria Suplementar - SPA). De acordo com a proposta, pessoas com idade entre 18 anos e a SPA seriam automaticamente inscritas em um plano de pensão oferecido pelo empregador se ganhassem mais de £10.000 por ano. Trabalhadores de 16 a 18 anos e funcionários acima da SPA continuariam elegíveis para optar por participar do plano de pensão oferecido pelo empregador. O governo planeja implementar a proposta em meados da década de 2020.
O que é um plano de pensão de inscrição automática elegível?
Os empregadores podem cumprir suas obrigações utilizando um plano de pensão qualificado já existente, criando um novo plano ou utilizando o plano governamental de baixo custo – o National Employment Savings Trust (NEST).
É importante que o plano de pensão escolhido proporcione bons resultados para a poupança para a reforma do funcionário. Isto pode significar que o plano atualmente oferecido pela entidade patronal não seja adequado, uma vez que pode ter sido concebido para as necessidades de funcionários com salários mais elevados e cargos mais altos. Assim, o NEST, por exemplo, pode ser um plano apropriado para funcionários que não têm atualmente direito a participar num plano oferecido pela entidade patronal.
Para ser considerado um plano de inscrição automática elegível, um plano deve atender aos critérios de qualificação e aos critérios de inscrição automática.
A principal exigência para a qualificação do plano de pensão é que ele atenda a determinados padrões mínimos, que variam de acordo com o tipo de plano. A maioria dos empregadores opta por oferecer um plano de contribuição definida. Os requisitos mínimos para esses planos incluem uma contribuição total mínima baseada nos rendimentos elegíveis, da qual um valor específico deve ser proveniente do empregador.
Para ser considerado um regime de inscrição automática, o regime não deve conter quaisquer disposições que:
- impedir que o empregador tome as providências necessárias para inscrever, aderir ou reinscrever automaticamente um funcionário.
- Exigir que o titular do cargo expresse uma escolha em relação a qualquer assunto, ou forneça qualquer informação para permanecer como membro ativo do plano de pensão.
O segundo ponto acima significa, por exemplo, que o plano de pensão tem um fundo padrão no qual as contribuições previdenciárias atribuíveis ao funcionário serão investidas. O funcionário, no entanto, deve ter a opção de escolher outros fundos, se assim desejar.
Podemos aconselhá-lo sobre o caminho mais adequado a seguir. Por favor, entre em contato conosco .
A inscrição automática aplica-se a todos os empregadores?
Desde outubro de 2017, todos os empregadores têm a obrigação automática de inscrever seus funcionários em planos de previdência a partir da data em que contratam o primeiro membro da equipe.
Em princípio, as contribuições serão devidas a partir do primeiro dia de trabalho, mas é possível adiar a inscrição automática para alguns ou todos os funcionários por um período de até três meses. Isso pode ser usado, por exemplo, para evitar o cálculo das contribuições sobre rendimentos de períodos parciais.
O empregador pode obter mais informações sobre suas obrigações em www.thepensionsregulator.gov.uk .
Comunicar-se com seus funcionários
Os empregadores são obrigados a enviar uma carta a todos os trabalhadores (exceto aqueles com menos de 16 anos ou com 75 anos ou mais) explicando o que significa para eles a inscrição automática em um plano de pensão do local de trabalho.
Existem requisitos de informação diferentes para cada categoria de trabalhador. Para um trabalhador elegível, a carta deve incluir detalhes sobre como o funcionário pode optar por não participar do programa, caso deseje. A carta não deve, no entanto, incentivar o funcionário a optar por não participar.
A Autoridade Reguladora de Pensões (TPR) desenvolveu um conjunto de modelos de cartas para ajudá-lo(a) ao escrever para seus funcionários.
Inscrição automática de trabalhadores elegíveis e pagamento de contribuições.
Como parte do processo de inscrição automática, os empregadores precisarão fazer contribuições para o plano de pensão dos funcionários elegíveis.
Agora, todos os empregadores precisam contribuir com pelo menos 3% sobre os "rendimentos elegíveis para pensão" dos funcionários que atendem aos requisitos. Há também uma contribuição que precisa ser paga pelos funcionários caso o empregador não atinja a contribuição mínima total de 8%.
Exemplo
- Se o empregador contribuir com apenas 3%, a contribuição bruta do empregado será de 5%, resultando em uma contribuição mínima total de 8%.
- Se o empregador contribuir com 5%, a contribuição bruta do empregado será de apenas 3%.
O que são rendimentos elegíveis para efeitos de pensão?
Os rendimentos abrangem os elementos monetários do pagamento, incluindo horas extras e bônus (bruto), mas as contribuições mínimas não são necessariamente calculadas sobre o rendimento total. As contribuições serão devidas sobre os rendimentos entre um limite inferior e um limite superior. Esses limites são atualmente de £ 6.240 e £ 50.270. (Os rendimentos entre esses valores são chamados de rendimentos elegíveis).
Se processarmos a sua folha de pagamento, podemos ajudá-lo a fazer esses cálculos e informá-lo sobre os descontos no salário e os pagamentos necessários para o plano de pensão.
Declaração de Conformidade
A TPR foi criada para regulamentar os planos de pensão vinculados ao trabalho.
O empregador deve ter preenchido a Declaração de Conformidade inicialmente dentro de cinco meses após o início de suas funções. Essencialmente, o processo de Declaração de Conformidade exige que o empregador:
- Confirme se os procedimentos corretos de inscrição automática foram seguidos; e
- Fornecer diversas informações, como o número de trabalhadores elegíveis inscritos.
Deveres contínuos dos empregadores
Os empregadores continuam a ter obrigações permanentes em relação à inscrição automática em planos de previdência.
Rematrícula
Os empregadores têm a obrigação legal de reincluir determinados funcionários em um plano de pensão automático a cada três anos. O processo envolve a reavaliação da força de trabalho e a reinclusão de certos funcionários no plano de pensão automático qualificado escolhido. Os empregadores também são obrigados a preencher a nova declaração de conformidade com a TPR (Lei de Pensões do Empregador), mesmo que não tenham funcionários para reincluir. A reinscrição deve ocorrer aproximadamente três anos após a data de início do plano.
Como parte de suas responsabilidades de rematrícula, os empregadores são obrigados a realizar as seguintes tarefas:
- Data de rematrícula
- A menos que seja a primeira data de rematrícula, esta será sempre o terceiro aniversário da data de rematrícula anterior. Não há opção de adiar a data de rematrícula.
- Se for a primeira data de rematrícula, há um período de seis meses para escolher uma nova data. Essa data pode ser três meses antes ou depois do terceiro aniversário da data original de início do programa. Essa situação provavelmente é incomum.
- Reavaliar a força de trabalho
- O empregador só precisará avaliar os funcionários que foram inscritos automaticamente no plano de pensão e que posteriormente: solicitaram a saída (optaram por não participar) do plano; saíram do plano de pensão após o término do período de opção de não participação; ou interromperam ou reduziram suas contribuições para um nível abaixo do mínimo (e que atendam aos critérios de idade e renda para reinscrição). Após a conclusão da avaliação, os empregadores devem reincluir os funcionários elegíveis em um plano de pensão qualificado e iniciar as contribuições em até seis semanas a partir da data de reinscrição.
- Escreva para aqueles que foram rematriculados.
- O empregador deverá enviar uma carta a cada funcionário que tenha sido reinscrito no plano de pensão. Isso deve ser feito dentro de seis semanas a partir da data da reinscrição. Modelos de cartas estão disponíveis no site da TPR.
- Conclua a nova declaração de conformidade.
- O empregador é obrigado a preencher e enviar a nova declaração de conformidade com a TPR para comprovar que cumpriu suas obrigações legais. Isso deve ser feito dentro de cinco meses após o terceiro aniversário da data de reinscrição/cadastro anterior. O empregador é obrigado a fazer isso mesmo que não tenha reinscrito nenhum funcionário no plano de previdência.
Lembre-se, a rematrícula e a nova declaração são requisitos legais e o não cumprimento das normas pode resultar em multa.
As penalidades por descumprimento
Empregadores que não cumprirem suas obrigações legais podem estar sujeitos a medidas coercitivas. A TPR (Autoridade Reguladora de Tráfico de Pessoas) possui uma série de poderes que pode utilizar ao tomar medidas por descumprimento. Essas medidas podem variar de cartas de advertência e notificações legais a multas. As multas variam de uma penalidade fixa de £400 a uma multa diária variável e crescente entre £50 e £10.000, dependendo do número de funcionários. Nos casos mais extremos, o órgão regulador pode buscar uma ação penal.
Manter registros
Por fim, o empregador deve manter registros que lhe permitam comprovar o cumprimento de suas obrigações. Manter registros precisos também é uma boa prática empresarial, pois pode ajudar o empregador a:
- Evitar ou resolver possíveis conflitos com os funcionários.
- Ajudar a verificar ou conciliar as contribuições feitas ao plano de pensões.
Verificador de deveres TPR orientação
O TPR (The Pensions Regulator) disponibiliza orientações aos empregadores para ajudá-los a cumprir suas obrigações de inscrição automática: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers .
Utilizando a ferramenta de verificação de obrigações e as orientações, os empregadores podem seguir um processo passo a passo para cumprir suas obrigações. As orientações também incluem links para ferramentas e recursos.
Mudanças à vista
Uma nova lei, a Lei de Pensões (Extensão da Inscrição Automática) de 2023, amplia o regime de inscrição automática. O Secretário de Estado terá autoridade para introduzir novos regulamentos para:
- Reduzir a idade mínima para inscrição automática de 22 para 18 anos.
- Remover o limite inferior de rendimentos para qualificação (atualmente £6.240 por ano) para que as contribuições sejam calculadas a partir do primeiro centavo ganho até o limite superior (atualmente £50.270 por ano).
A data de implementação ainda não foi anunciada.
