Nos próximos anos, o governo implementará gradualmente sua iniciativa inovadora "Making Tax Digital" (MTD), que fará com que os contribuintes migrem para um sistema tributário totalmente digital.
Esta ficha informativa descreve algumas das principais questões para as empresas.
Digitalizando a Tributação para Empresas
A iniciativa Making Tax Digital for Business (MTDfB) foi introduzida no Orçamento de Primavera de 2015. O documento governamental "Making Tax Easier" foi publicado logo em seguida, delineando planos para o "fim da declaração de imposto de renda". Também apresentou a visão do governo para modernizar o sistema tributário do Reino Unido, com contas fiscais digitais substituindo as declarações de imposto de renda para dez milhões de indivíduos e cinco milhões de pequenas empresas.
Cronogramas revisados
No entanto, especialistas do setor e membros da área contábil expressaram preocupação com o ritmo e a escala propostos para a implementação do MTDfB e, como resultado, o governo alterou o cronograma da iniciativa para permitir que empresas e indivíduos tenham "tempo suficiente para se adaptar às mudanças".
O MTDfB, começando pelo IVA, entrou em vigor em 1 de abril de 2019, conforme resumido abaixo.
Digitalização da Tributação para o IVA (MTDfV)
De acordo com as normas, todas as empresas registadas para efeitos de IVA devem manter registos digitais de IVA e fornecer as informações da sua declaração de IVA à HMRC utilizando um software compatível com o MTD.
Apenas um pequeno número de empresas está isento do cumprimento do MTDfV. Entre em contato conosco se acreditar que sua empresa pode estar isenta. As únicas isenções automáticas se aplicam a empresas que já estão isentas de apresentar declarações de IVA online ou que estejam formalmente insolventes.
A HMRC também tem discricionariedade para conceder isenção em circunstâncias muito limitadas, como, por exemplo, se estiver convencida de que uma empresa não consegue usar um computador, software ou a internet por motivos como deficiência, localização ou por razões religiosas. As empresas podem recorrer da recusa de isenção por parte da HMRC.
Inscrição
Desde abril de 2022, o MTDfV (Making Tax Digital for Verification - Declaração de Imposto de Renda para Empresas) tornou-se obrigatório para todas as empresas registradas para fins de IVA. Isso significa que mesmo as empresas registradas voluntariamente, com faturamento abaixo do limite obrigatório de registro para IVA (90.000 libras esterlinas a partir de 1º de abril de 2024), devem manter os registros digitais necessários e apresentar a declaração digitalmente. Se isso se aplica a você e você preferir considerar o cancelamento do registro para fins de IVA, teremos prazer em discutir o assunto com você.
Desde fevereiro de 2024, a HMRC inscreveu automaticamente todos os novos registos de IVA no MTD, a menos que tenha sido solicitada especificamente a isenção do MTD.
As empresas abrangidas pelo MTDfV são obrigadas a submeter as suas declarações de IVA utilizando um software compatível com os regulamentos do MTDfV. As informações serão extraídas dos registos digitais para preencher a declaração de IVA.
As alterações introduzidas no âmbito do projeto MTDfV não afetam os prazos legais para a declaração do IVA nem as datas de pagamento, e as empresas que optarem por apresentar as declarações de IVA mensalmente ou anualmente podem continuar a fazê-lo.
Utilizar software de terceiros e manter registros digitais
A HMRC não fornece software MTDfV e a manutenção manual de registros não é aceitável. As empresas devem manter registros específicos em um software funcionalmente compatível, que calcula a declaração de IVA e a envia à HMRC por meio de uma Interface de Programação de Aplicativos (API).
A HMRC reconhece que existem diferentes maneiras de fazer isso. No entanto, a transferência de dados para a HMRC, desde os registros digitais obrigatórios até o envio da declaração, deve ser inteiramente digital. A HMRC publicou o Aviso de IVA 700/22: Digitalização da Declaração de IVA, que define os requisitos com mais detalhes.
O aviso de IVA define software funcional compatível como um "programa de software ou conjunto de programas de software compatíveis que podem se conectar aos sistemas da HMRC por meio de uma API" e que devem ser capazes de:
- Manter registros em formato digital, conforme especificado pelas regras do MTDfV
- preservar registros digitais em formato digital por até seis anos
- Criar uma declaração de IVA a partir dos registos digitais armazenados num software compatível e submeter esses dados à HMRC digitalmente
- fornecer dados de IVA à HMRC de forma voluntária
- Receber informações da HMRC através da plataforma API.
Os registros a serem mantidos digitalmente estão especificados no Aviso de IVA. Eles incluem "dados de identificação"; a conta de IVA que vincula os registros principais e a declaração de IVA; e informações sobre os fornecimentos realizados e recebidos, incluindo as diferentes taxas de IVA aplicáveis. Para os fornecimentos recebidos, também é necessário o valor do crédito de IVA a ser reivindicado.
O MTD não elimina completamente o uso de papel e não significa que as empresas sejam obrigadas a usar faturas e recibos digitais. No entanto, o registro das transações realizadas e recebidas deve ser feito digitalmente. Quando as faturas e os recibos não estiverem em formato digital, devem ser mantidos em cópia impressa, como de costume, para fins de IVA.
Problemas de software
Os registros digitais exigidos para o MTD não precisam ser armazenados em um único local ou programa. As empresas podem manter registros digitais em diversos formatos compatíveis. O uso de planilhas é permitido, em conjunto com softwares complementares do MTD.
A partir de 1 de abril de 2021, nos casos em que os registros digitais sejam mantidos em mais de um programa, ou em que programas complementares sejam utilizados, todos os programas deverão ser vinculados digitalmente. O Aviso de IVA 700/22 define essas vinculações digitais.
Links digitais
Uma ligação digital é uma transferência ou troca de dados digitais entre programas, produtos ou aplicações de software. Quando um conjunto de produtos de software é utilizado, deve haver ligações digitais entre eles e, uma vez que os dados são inseridos no software, qualquer transferência ou modificação subsequente deve ser feita por meio de uma ligação digital.
A transferência manual de dados não é permitida no âmbito do MTD. Um exemplo seria anotar detalhes de faturas em um livro-razão e, em seguida, usar essas informações manuscritas para atualizar manualmente outra parte do software compatível. Copiar ou transpor dados manualmente entre dois ou mais softwares, bem como usar as funções "recortar e colar" ou "copiar e colar", não é aceitável.
O Aviso de IVA descreve as ligações digitais aceitáveis, incluindo:
- células vinculadas em planilhas
- Enviar por e-mail uma planilha com registros digitais para um agente, para que ele importe os dados para um software e faça um cálculo, como o de uma isenção parcial
- Transferir registros digitais para dispositivos portáteis (pen drive, cartão de memória) e entregá-los a um agente
- Importação e exportação de arquivos XML e CSV, download e upload de arquivos
- transferência de dados automatizada
- Transferência via API.
Transição: período de penalização por aterragem suave
Para os períodos de declaração de IVA com início entre 1 de abril de 2019 e 31 de março de 2020, não serão aplicadas penalidades se as empresas não tiverem ligações digitais entre os seus programas de software. Isto significa que o recurso "copiar e colar" será aceitável enquanto as empresas atualizam os seus sistemas. No entanto, a partir de 2020, a HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) aplicará penalidades em caso de incumprimento.
A transferência de dados da declaração de IVA para o software de integração, a fim de efetuar o envio à HMRC, deve ser sempre digital e está excluída das disposições de "soft landing" (aterrissagem suave).
Isenções
De acordo com o MTDfV, apenas um pequeno número de empresas está isento. Entre em contato conosco se acreditar que sua empresa pode estar isenta. As empresas poderão recorrer da decisão da HMRC de negar a isenção.
