Esta ficha informativa centra-se em questões de IVA relevantes para as pequenas empresas. Um dos principais objetivos é destacar as áreas de risco mais comuns, uma vez que uma melhor compreensão pode contribuir para a redução de erros e ajudar a minimizar as penalizações. Outro elemento fundamental para atingir esse objetivo é a manutenção de registos adequados, caso contrário, aumenta o risco de a declaração de IVA ser elaborada com base em informações incompletas ou incorretas.
Este aspecto não será abordado aqui, mas orientações úteis podem ser encontradas no site GOV.UK.
Consulte nossa ficha informativa "Digitalização do IVA" sobre a obrigatoriedade de manutenção de registros digitais e declarações digitais de IVA.
Prazos para declaração e pagamento do IVA
Para as empresas que preenchem declarações trimestrais ou mensais, tanto a declaração de IVA quanto o IVA a pagar devem ser entregues à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) um mês e sete dias após o término do período de IVA.
Caso o prazo de vencimento caia em um fim de semana ou feriado bancário, a empresa deverá garantir que a declaração e o pagamento do IVA devido sejam recebidos pela HMRC até o último dia útil anterior ao prazo.
Imposto sobre insumos
Quando o IVA incorrido em despesas é recuperável numa declaração de IVA, denomina-se "IVA dedutível". Apenas as empresas registadas para efeitos de IVA podem recuperar o IVA sobre as compras, desde que:
- a despesa é incorrida para fins comerciais
- A empresa é a destinatária do fornecimento de bens ou serviços
- Existe uma fatura com IVA válida para a compra.
Somente empresas registradas para fins de IVA podem emitir faturas de IVA válidas. Portanto, o IVA não pode ser recuperado em quaisquer bens ou serviços adquiridos de uma empresa que não esteja registrada para fins de IVA. Faturas pró-forma não devem ser usadas como base para recuperação de crédito de IVA, pois isso pode levar inadvertidamente a uma solicitação de recuperação de IVA duplicada.
A maioria dos tipos de fornecimento para os quais se busca o reembolso do IVA deve ser comprovada por uma fatura de IVA válida. Geralmente, esta fatura deve ser emitida em nome do comerciante que solicita o crédito de IVA. Uma lista muito limitada de fornecimentos não exige fatura de IVA para comprovar o reembolso, desde que o valor total de cada fornecimento tributável seja de £ 25 ou menos (IVA incluído). Os exemplos mais práticos são as taxas de estacionamento e certos pedágios.
Os seguintes itens comuns, no entanto, nunca estão sujeitos ao IVA e, portanto, não há IVA a ser recuperado: selos, passagens de trem, avião e ônibus, parquímetros e compras de supermercado no escritório, como chá, café e leite.
Objetivo comercial
Esta é frequentemente uma área de discórdia entre os contribuintes e a HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido), uma vez que o IVA não é automaticamente recuperável simplesmente porque foi incorrido por uma pessoa registada para efeitos de IVA, ou porque o fornecedor foi pago pela empresa.
Ao avaliar se o uso dado aos bens ou serviços configura uso comercial (para fins de comprovação do direito à dedução do IVA como crédito de imposto), deve-se considerar se a despesa está diretamente relacionada à função e operação da empresa ou se proporciona apenas um benefício incidental.
Uso privado e não comercial
Em muitas empresas, as finanças pessoais e empresariais podem estar intimamente ligadas, e o imposto sobre insumos pode ser reivindicado indevidamente em despesas que são parcial ou totalmente para fins privados ou não comerciais.
Exemplos típicos de áreas de risco onde é provável que ocorram reclamações, mas que não satisfazem o teste de "finalidade do negócio", incluem:
- Despesas relacionadas a alojamento doméstico sem qualquer ligação comercial
- busca de interesses pessoais, como atividades esportivas e de lazer
- despesas para benefício pessoal de diretores/proprietários de empresas e
- despesas relacionadas a atividades não comerciais.
Quando as despesas têm uma finalidade mista, comercial e privada, o IVA correspondente deve, em geral, ser rateado e apenas a parcela referente à atividade comercial deve ser deduzida. Aplicam-se regras especiais para ajustar o imposto sobre o valor acrescentado (IVA) deduzido de ativos e estoques quando bens inicialmente destinados ao uso comercial são posteriormente utilizados para outra finalidade.
Exemplo
Três laptops são comprados inicialmente para a empresa e o IVA de entrada, no valor total de £360, é recuperado. Um deles é então doado pelo dono da empresa ao seu filho, portanto, o IVA a ser declarado à HMRC no valor de £120 (1/3 x £360) deverá ser pago
Entretenimento empresarial
O IVA não é recuperável na maioria das formas de entretenimento empresarial, embora o IVA pago em eventos de entretenimento para funcionários seja recuperável. A definição de entretenimento empresarial é interpretada de forma ampla como qualquer tipo de hospitalidade oferecida a alguém que não seja funcionário, o que pode incluir os seguintes exemplos:
- Despesas de viagem incorridas por pessoas que não são funcionárias, mas reembolsadas pela empresa, como trabalhadores autônomos e consultores
- Elementos de hospitalidade em feiras comerciais e eventos de relações públicas.
Brindes corporativos
Ocorre incidência de IVA sempre que bens comerciais são transferidos entre as partes, portanto, em teoria, qualquer bem oferecido por uma empresa resultará em um valor de IVA a pagar. A regra para presentes comerciais é que não haverá incidência de IVA sobre presentes para a mesma pessoa, desde que o custo dos presentes para essa pessoa, excluindo o IVA, não exceda £50 em qualquer período de 12 meses.
Quando o limite de £50 é ultrapassado, o IVA (imposto sobre o valor acrescentado) incide sobre o valor total. Considera-se que houve uma prestação de serviços para efeitos de IVA. Nesses casos, a HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) geralmente aceita que a empresa pode optar por não deduzir o IVA na compra dos bens, o que pode ser mais conveniente do que ter de calcular o imposto sobre o valor acrescentado sempre que uma oferta for feita.
Transações comerciais rotineiras que podem ser afetadas incluem, por exemplo:
- prêmios por tempo de serviço
- Presentes de Natal
- Prêmios ou incentivos para a equipe de vendas.
Carros e despesas com veículos
Erros no cálculo do imposto sobre insumos ocorrem frequentemente em relação à compra ou leasing de carros e a despesas com veículos em geral. Algumas questões principais são:
- O IVA sobre a compra de um automóvel é geralmente isento de cobrança, pois presume-se que o veículo será utilizado para fins particulares e, portanto, não se destina exclusivamente a uso comercial. Essa proibição normalmente não se aplica a veículos comerciais e furgões, desde que haja um componente de uso comercial.
- Nos casos em que um carro é alugado em vez de comprado, 50% do IVA sobre o valor do aluguel fica bloqueado para recuperação pelo mesmo motivo.
- Quando uma empresa fornece combustível ou reembolso de quilometragem para carros, é necessário fazer ajustes para garantir que apenas o IVA referente à parcela comercial da despesa seja recuperado. Existem diversos métodos que podem ser utilizados, portanto, entre em contato conosco caso isso seja relevante para você.
questões de imposto sobre a produção
dívidas incobráveis
Vender bens ou serviços a crédito no atual contexto econômico pode acarretar riscos maiores. Mesmo com procedimentos rigorosos de controle de crédito, o risco de inadimplência é inevitável. Normalmente, o fornecedor precisa contabilizar o imposto sobre vendas no momento da transação, mesmo que o cliente não pague a dívida, o que representa um risco de prejuízo duplo.
As normas do IVA não permitem a emissão de uma nota de crédito para cancelar o imposto devido simplesmente porque o cliente não paga! Em vez disso, caso o cliente não pague, e desde que o imposto devido tenha sido contabilizado pelo fornecedor, é possível solicitar o reembolso do IVA como crédito incobrável seis meses após a data de vencimento da fatura.
Exemplo
Uma empresa fornece mercadorias e emite faturas em 19 de outubro de 2022 para pagamento até 18 de novembro de 2022 (ou seja, um prazo de crédito normal de 30 dias). Se a dívida não for liquidada, a primeira oportunidade para obter o benefício fiscal será em 18 de maio de 2023. O benefício será incluído na declaração de IVA referente a essa data, dependendo do ciclo de declaração da empresa.
O valor da reclamação
O contribuinte só pode solicitar o reembolso do imposto sobre o valor acrescentado (IVA) originalmente cobrado e pago à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido), independentemente de a taxa de IVA ter sido alterada posteriormente. O pedido é apresentado no campo 4 da declaração de IVA – tratando o IVA não recolhido como uma despesa adicional da empresa – em vez de reduzir o IVA devido.
O cliente
O cliente é automaticamente obrigado a reembolsar à HMRC qualquer IVA deduzido de uma compra quando o fornecedor permanece em atraso seis meses após a data do fornecimento (ou a data de vencimento, se posterior). Erros nessa área são tão comuns que os fiscais da HMRC desenvolveram um programa que lhes permite revisar os sistemas de contabilidade Sage e listar os saldos do livro de compras com mais de seis meses, facilitando a emissão de uma notificação para desconsiderar o IVA deduzido.
Prevenir o problema?
Empresas menores (com faturamento anual inferior a £ 1,35 milhão) podem ter direito a aderir ao Regime de Contabilidade de Caixa, o que significa que só precisarão contabilizar o IVA sobre as vendas quando o pagamento for efetivamente recebido do cliente.
Há um claro benefício em termos de fluxo de caixa, bem como uma dedução automática do IVA sobre dívidas incobráveis. A desvantagem é que a contabilidade de caixa permite que uma empresa recupere o IVA sobre as despesas apenas no momento em que efetua o pagamento aos fornecedores.
