Apresentamos abaixo os detalhes de como as informações da folha de pagamento devem ser enviadas à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) no âmbito do sistema de Informação em Tempo Real (RTI).
RTI – uma introdução
De acordo com o RTI (Real Time Information), os empregadores ou seus representantes são obrigados a enviar declarações de folha de pagamento regularmente para cada período de pagamento do ano, detalhando os pagamentos e deduções feitos aos funcionários a cada pagamento. Existem duas declarações principais que um empregador precisa fazer, detalhadas abaixo.
Envio do pagamento integral
A Declaração de Pagamento Integral (FPS, na sigla em inglês) deve ser enviada à HMRC até a data de pagamento dos funcionários. Essa declaração detalha o pagamento e as deduções feitas na folha de pagamento do funcionário. A FPS deve chegar à HMRC até a data de pagamento dos salários aos funcionários.
Resumo de Pagamentos do Empregador
Os empregadores também podem ter que enviar um novo documento à HMRC mensalmente, o Resumo de Pagamento do Empregador (EPS), para cobrir as seguintes situações:
- onde nenhum funcionário recebeu pagamento no mês fiscal
- onde o empregador recebeu financiamento antecipado para cobrir pagamentos legais
- onde os pagamentos legais são recuperáveis (como a Licença Maternidade/Paternidade Legal ou a Licença Parental Partilhada), juntamente com o pagamento da Compensação do Seguro Nacional; ou
- onde ocorrem deduções do CIS que podem ser compensadas (somente para empresas).
A HMRC compensará os valores recuperáveis com o valor devido do FPS para calcular o que deve ser pago. O EPS precisa ser entregue à HMRC até o dia 19 do mês para ser compensado com o pagamento devido referente ao mês fiscal anterior.
Pagamentos ao HMRC
Lembre-se que, no âmbito do RTI (Real Time Information), a HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) tem conhecimento do valor devido mensalmente/trimestralmente. Essa informação será reportada à HMRC por meio do FPS (Public Information System) e do EPS (Employee Payment System).
A HMRC espera receber as deduções de PAYE e NIC, menos os pagamentos mensais ou trimestrais (apenas para pequenas empresas).
Procedimentos de fim de ano
No final do ano fiscal, deve ser apresentada uma declaração final FPS ou EPS para informar a HMRC de que todos os pagamentos e deduções foram comunicados à HMRC.
Algumas complicações adicionais
Remunerações
No âmbito do RTI (Real Time Information), não é possível lançar os salários no final do ano fiscal da empresa e presumir que foram pagos ao longo do ano, por exemplo, para utilizar o limite mínimo de rendimentos para a contribuição para a segurança social de um membro da família, que lhe dá direito a um crédito para efeitos de pensão estatal e pagamentos obrigatórios.
Os salários devem ser pagos regularmente e os detalhes devem ser fornecidos à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) por meio do sistema RTI (Real Time Information) em tempo hábil.
Pagamentos que são impraticáveis de reportar 'na data ou antes de'
A HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) publicou orientações que abrangem questões como pagamentos feitos no dia do trabalho (que variam dependendo do trabalho realizado), nos casos em que é impraticável reportá-los em tempo real. Os regulamentos permitem um prazo adicional de até sete dias para o reporte do pagamento em circunstâncias específicas.
A HMRC também disponibilizou algumas orientações sobre exceções à obrigatoriedade de informar os dados do PAYE "antes ou no momento do pagamento" ao funcionário, que podem ser encontradas aqui .
Penalidades
Penalidades se aplicam quando os empregadores não cumprem suas obrigações de declaração e pagamento do RTI (Relatório de Informações em Tempo Real).
Em resumo, as penalidades por atraso na entrega da declaração se aplicam a cada regime PAYE, sendo o valor da penalidade baseado no número de funcionários no regime. Penalidades mensais entre £100 e £400 podem ser aplicadas a micro, pequenas, médias e grandes empresas, conforme mostrado abaixo:
- 1 a 9 funcionários – £100
- 10 a 49 funcionários – £200
- 50 a 249 funcionários – £300; e
- 250 ou mais funcionários – £400.
Cada regime está sujeito a apenas uma multa por atraso na entrega por mês, independentemente do número de declarações entregues com atraso no mês. Haverá uma infração sem penalidade por ano, sendo que todas as infrações subsequentes estarão sujeitas a multa. Em vez de aplicar multas por atraso na entrega automaticamente quando um prazo é perdido, a HMRC confirmou que adotará uma abordagem mais proporcional e se concentrará nas infrações mais graves com base em uma avaliação de risco.
A HMRC cobra juros diários sobre todos os valores não pagos, desde a data de vencimento até a data do pagamento, e aumentará a cobrança quando o pagamento integral for efetuado. A HMRC também pode aplicar multas aos empregadores que não pagarem suas obrigações de PAYE (Imposto de Renda Retido na Fonte) dentro do prazo. Essas multas são avaliadas de acordo com o risco e variam entre 1% e 4% dos valores pagos com atraso. O primeiro pagamento com atraso não acarretará multa.
