Preparando o cenário
Mantendo-os informados
Eles estarão mais bem preparados se souberem de quaisquer mudanças em sua empresa que possam afetar nosso trabalho. Isso pode incluir mudanças em:
- produto ou mercado
- estratégia de negócios, por exemplo, política de preços
- sistema de contabilidade
- pessoal-chave.
Se você mantém atas das reuniões de gestão, fornecer cópias delas pode ser uma maneira muito útil para que os membros da equipe compreendam os principais eventos que vocês enfrentaram ao longo do ano.
Como parte do trabalho deles, é provável que lhe perguntemos se houve algum caso de descumprimento das leis e regulamentações vigentes em sua empresa, incluindo se houve alguma atividade fraudulenta da qual você tenha conhecimento. Isso faz parte das obrigações que eles devem cumprir como seus consultores profissionais e não significa que eles acreditem que você tenha cometido alguma irregularidade.
Do que eles precisam
Se você souber quais informações eles precisam para concluir o trabalho, poderá garantir que elas estejam disponíveis.
Eles podem decidir juntos o que você pode preparar para eles e o que eles precisarão preparar.
Uma melhor comunicação ajudará a minimizar mal-entendidos e evitar trabalho desnecessário.
Horário
Combine um cronograma adequado com antecedência. Isso dará a ambos a oportunidade de se prepararem adequadamente.
No entanto, se você estiver atrasado, avise-os o mais rápido possível para que o cronograma possa ser reorganizado, se necessário.
Como você pode ajudar
Livros e registros
Organizar e manter seus registros contábeis de forma correta ajudará a extrair de forma rápida e fácil as informações necessárias para preparar ou auditar suas contas. Isso também permitirá que você visualize, de forma imediata, a situação da sua empresa.
A consideração dos seguintes pontos pode melhorar a organização dos seus registros:
- Totalizar e conciliar suas contas em intervalos regulares ajudará você a identificar e corrigir quaisquer erros.
- Analisando seus pagamentos e recibos para que as informações possam ser facilmente extraídas.
- Organize suas faturas em uma ordem lógica (numérica, alfabética ou por data) para facilitar a localização de qualquer uma delas.
Procedimentos
Ao estabelecer e manter determinados procedimentos, você poderá ter um melhor controle sobre seus registros e sua empresa. Isso também significa que sua equipe poderá reduzir o trabalho necessário, o que pode gerar economia para você.
Eles podem ajudar você a configurar esses procedimentos inicialmente e, uma vez estabelecidos, você poderá executá-los por conta própria. Esses procedimentos incluem contas de controle, conciliações e inventário.
Contas de controle
As contas de controle registram as movimentações de caixa, devedores e credores, utilizando os totais mensais do seu livro caixa e os resumos de vendas e compras.
A conta de controle de caixa mostrará quanto dinheiro a empresa tem no final de cada mês.
A conta de controle de devedores ou de vendas mostrará quanto seus clientes lhe devem no final de cada mês.
A conta de controle de fornecedores ou contas a pagar mostrará quanto você deve aos seus fornecedores no final de cada mês.
Reconciliações
As conciliações ajudam a garantir que os números em seus livros contábeis estejam completos e corretos. Portanto, se realizadas regularmente, elas ajudarão você a identificar quaisquer erros que possam ser corrigidos antes de examinarmos seus registros. Alguns dos registros que precisarão ser conciliados são:
- contas bancárias
- contas de controle
- declarações dos fornecedores.
Inventário
Se a sua empresa trabalha com estoque, você precisará contá-lo pelo menos uma vez por ano. Para garantir que a contagem seja feita de forma eficiente e precisa, considere os seguintes pontos:
- Os itens em estoque devem ser armazenados de forma organizada e lógica para facilitar a contagem.
- Todos os funcionários envolvidos na contagem devem receber instruções claras.
- Procure minimizar a movimentação de estoque durante a contagem. Se possível, as entregas de entrada e saída devem ser suspensas até que a contagem seja concluída.
- Verificações pontuais devem ser realizadas durante a contagem.
Se você possui um grande volume de estoque, talvez precisemos comparecer ao inventário e realizar nossas próprias verificações.
Horários
Existem diversos demonstrativos que precisam ser elaborados para que as contas possam ser preparadas e/ou auditadas. Podemos preparar todos esses demonstrativos internamente, mas, obviamente, se vocês os elaborassem, economizariam tempo e dinheiro.
Você pode considerar a elaboração de alguns dos seguintes cronogramas:
- Uma lista detalhada das aquisições e alienações de ativos fixos, com cópia das respectivas faturas de compra e venda em anexo.
- Planilhas mostrando cada item em estoque, a quantidade, o valor unitário e o valor total. Indique quaisquer itens em estoque que estejam vencidos ou danificados.
- Uma lista dos seus devedores no final do ano, incluindo o valor que lhe devem e há quanto tempo estão em atraso. Indique aqueles que provavelmente não lhe pagarão.
- um demonstrativo de todos os saldos bancários e de caixa no final do ano, juntamente com todos os extratos bancários de cada conta bancária.
- Uma lista de credores que deve incluir a HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido), bem como os fornecedores comerciais habituais.
- Documentação comprobatória das informações que precisam ser incluídas nas demonstrações financeiras, como o número médio de funcionários, os compromissos de arrendamento operacional ou a remuneração dos diretores (exigido apenas para empresas).
Nem todos esses cronogramas serão aplicáveis ao seu negócio e, portanto, antes de fazer qualquer coisa, talvez seja interessante discutir isso com você.
Outras questões
Algumas questões são relevantes apenas para empresas. Estas incluem:
Relatórios narrativos
Empresas de maior porte podem ser obrigadas a incluir algum tipo de relatório narrativo que acompanhe as demonstrações financeiras, como um relatório estratégico. Esta é a sua oportunidade de fornecer informações adicionais que possam auxiliar os usuários das suas demonstrações financeiras a compreenderem o seu negócio e o seu desempenho. Caso isso ocorra, eles discutirão esses requisitos com você para que você possa elaborar a redação de quaisquer relatórios necessários.
Planos futuros
Como parte do processo de elaboração das demonstrações financeiras, você deve avaliar a continuidade operacional da empresa, assegurando que ela possua recursos suficientes para se manter em atividade por um período mínimo de 12 meses a partir da data de aprovação das demonstrações. Além disso, você também deve verificar se há indícios de desvalorização dos ativos, por exemplo, devido à obsolescência causada por mudanças no mercado ou avanços tecnológicos.
Caso haja alguma incerteza quanto ao desempenho futuro da empresa, eles poderão solicitar que você forneça evidências que sustentem sua avaliação de continuidade operacional. Isso pode incluir previsões de resultados e projeções de fluxo de caixa, pedidos de venda recebidos ou detalhes de novas fontes de financiamento. Fornecer esses documentos o mais breve possível garantirá que nosso trabalho seja concluído com a maior rapidez e eficiência possível.
