Trabalhar em casa pode ser uma opção atraente para alguns funcionários. Aqui, analisamos as implicações fiscais dos acordos de trabalho remoto.
Sua posição é importante.
As regras tributárias variam consideravelmente dependendo se você é autônomo, empresário individual ou sócio, ou se é empregado, mesmo que seja empregado da sua própria empresa. De qualquer forma, se você deseja maximizar sua situação tributária, é essencial manter registros precisos. Caso contrário, a Receita Federal pode tentar retificar sua situação tributária anos depois. Isso pode resultar em cobranças inesperadas, incluindo impostos, juros e multas referentes a vários anos.
Esta ficha informativa aborda a situação dos funcionários.
Regras gerais
Em geral, quaisquer custos pagos em nome de um funcionário ou reembolsados a ele pelo empregador serão tributáveis. O funcionário deverá então solicitar o benefício fiscal pessoal e comprovar que incorreu nesses custos "integralmente, exclusivamente e necessariamente" no desempenho de suas funções. O termo "necessariamente" cria um critério muito mais rigoroso do que o exigido para trabalhadores autônomos.
Além disso, a forma como os serviços são prestados pode, por vezes, fazer uma diferença substancial no custo fiscal. Por exemplo, se o empregador fornece algo ao empregado, as regras costumam ser muito mais favoráveis do que se o empregado comprasse o produto por conta própria e tentasse deduzir o imposto. Um pouco de aconselhamento e planejamento prévio podem ser bastante proveitosos.
Uma isenção
As regras relativas aos funcionários no que diz respeito à "utilização da casa como escritório" contêm uma isenção específica de imposto. Elas permitem que os pagamentos feitos pelos empregadores aos funcionários para despesas domésticas adicionais sejam isentos de impostos, quando o funcionário incorre nesses custos no desempenho das funções do emprego em regime de teletrabalho. "Termotrabalho" significa um acordo entre o funcionário e o empregador segundo o qual o funcionário desempenha regularmente algumas ou todas as funções do emprego em casa.
Os acordos não precisam ser feitos por escrito, mas é aconselhável fazê-lo, pois a isenção não se aplica quando um funcionário trabalha em casa informalmente.
Quando essas regras são atendidas, os custos adicionais de aquecimento e iluminação da área de trabalho, bem como o custo medido do aumento do consumo de água, podem ser reembolsados. Também podem ocorrer aumentos nas tarifas de acesso à internet, seguro residencial ou ligações telefônicas comerciais, e, nos casos em que o trabalho em casa acarreta a obrigação de pagar impostos comerciais. A Receita Federal do Reino Unido (HMRC) aceita que os custos adicionais incorridos também sejam incluídos.
No entanto, ao contrário dos trabalhadores autônomos, a HMRC não considera dedutível uma parcela dos custos fixos domésticos, como juros de hipoteca, aluguel, imposto municipal ou taxas de água.
Um método mais simples, com taxa fixa, está disponível para cobrir custos adicionais. A taxa é de £6 por semana a partir de 6 de abril de 2020. Não é necessário manter registros. No entanto, para justificar um pagamento maior, a mensagem é: comprove!
alívio fiscal
As regras acima permitem pagamentos isentos de impostos apenas em circunstâncias específicas. No entanto, se os pagamentos forem feitos fora dessas regras ou, na verdade, se nenhum pagamento for feito, o funcionário poderá solicitar o abatimento no imposto de renda, desde que comprove que incorreu nesses custos ou recebeu esses pagamentos "integralmente, exclusivamente e necessariamente" para fins de seu trabalho. Na prática, isso é extremamente difícil – alguns diriam impossível –, pois a Receita Federal exige que os seguintes critérios sejam atendidos:
- O funcionário desempenha as funções essenciais do seu cargo a partir de casa (ou seja, as funções centrais do cargo).
- Essas tarefas não podem ser executadas sem a utilização de instalações adequadas.
- Essas instalações não estão disponíveis para o funcionário nas dependências do empregador ou estão muito distantes.
- e em nenhum momento, seja antes ou depois da elaboração do contrato de trabalho, o empregado poderá escolher entre trabalhar nas instalações do empregador ou em outro local.
Portanto, a moral da história para os funcionários é optar por pagamentos isentos de impostos, e não por alívio fiscal!
Custos de equipamentos
A empresa poderá usufruir de incentivos fiscais para cobrir os custos de fornecimento de equipamentos aos funcionários que trabalham em casa. Desde que o uso pessoal desses bens pelo funcionário seja insignificante, não haverá benefício tributável para ele. Isso pode se aplicar a itens como laptop, mesa ou cadeira, contanto que o empregador tenha uma política escrita que deixe claro que o fornecimento do equipamento se destina a fins relacionados ao trabalho.
Custos de viagem
As regras são tão "simples" que a HMRC as explica no folheto IR490! No entanto, o ponto principal a observar é que, embora a residência de um funcionário possa ser considerada um local de trabalho para fins fiscais, isso não é suficiente, por si só, para permitir que o funcionário obtenha isenção fiscal pelas despesas de deslocamento para outro local de trabalho permanente.
Os funcionários podem solicitar o reembolso do imposto sobre o valor total das despesas de viagem incorridas no desempenho de suas funções. No entanto, não há reembolso para os custos de deslocamento diário ou viagens particulares.
As regras são complexas, mas o deslocamento diário comum é definido como a viagem entre a residência do funcionário e um local que seja considerado um "local de trabalho permanente". Um "local de trabalho permanente" inclui locais onde há um período de trabalho contínuo superior a 24 meses ou onde o período de presença corresponde a todo ou à maior parte do período de emprego.
As diretrizes da HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) afirmam que, para a maioria das pessoas, o local de residência é uma questão de escolha pessoal, portanto, as despesas de deslocamento entre casa e local de trabalho permanente são consequência dessa escolha. Consequentemente, essas despesas de deslocamento não serão dedutíveis, a menos que a localização da residência do funcionário seja determinada pelas exigências do trabalho.
Mesmo que essa condição seja atendida, o custo do deslocamento entre a residência do funcionário e outro local de trabalho permanente só é dedutível durante os períodos em que a residência for considerada local de trabalho.
É claro que os funcionários que trabalham em casa têm direito a uma dedução das despesas de deslocamento para um local de trabalho temporário – ou seja, qualquer local que não seja um local de trabalho permanente. Simples assim!
Exemplo
As funções de Jane frequentemente a obrigam a trabalhar até tarde da noite e, como não tem acesso às instalações do empregador (seu local de trabalho permanente) durante a noite, leva trabalho para casa. Como o local de trabalho é escolhido por ela (não há exigência objetiva de que seja realizado em sua casa), qualquer deslocamento de ou para sua casa não pode ser considerado como parte do desempenho de suas funções e, portanto, não há direito a reembolso de quaisquer custos.
No entanto, o marido de Jane é gerente de vendas regional e mora em Leicester. Ele gerencia a equipe de vendas da empresa na região central da Inglaterra, e o escritório mais próximo fica em Newcastle. Portanto, ele é obrigado a realizar todo o seu trabalho administrativo em casa, onde reservou um cômodo para usar como escritório. Ele tem direito ao reembolso das despesas de deslocamento até o escritório da empresa em Newcastle, bem como de viagens dentro da região central da Inglaterra, já que todas essas situações devem ser consideradas locais de trabalho temporários.
Seja razoável
Como você pode ver, tudo é possível, mas o essencial é ter clareza sobre as regras, manter bons registros e ser sensato sobre o valor a ser reivindicado.
