Çalışanlara yapılan harcamalar için bir muafiyet rejimi uygulanmaktadır.
Bu bilgi notu, çalışanların gider ve sosyal haklarının işleyişini ve raporlanmasını ele almaktadır.
Muafiyet rejimi
Gerekli koşullar karşılandığı sürece, P11D formunda çalışan giderlerinin bildirilmesinde bir istisna uygulanabilir. Bu istisna kapsamında, işletme, çalışanın geri ödenen giderler için tam vergi indirimine hak kazanacağından emin olmalıdır.
Muafiyet
Uygulanan bir muafiyet, işletmelerin ödenen veya geri ödenen gider ödemeleri üzerinden vergi ve sosyal güvenlik primi ödemek zorunda kalmayacakları veya bunları P11D formunda bildirmek zorunda kalmayacakları anlamına gelir. Bu muafiyet, çalışan giderlerinin vergi açısından tamamen indirilebilir olup olmadığını belirleme sorumluluğunu işverenlere yükler.
Gider türleri
Muafiyetin geçerli olduğu başlıca gider türleri şunlardır:
- seyahat ve geçim giderleri
- ücretler ve abonelikler
- İş amaçlı eğlence giderleri.
İzin verilmeyen diğer tüm giderler yine de P11D formunda bildirilmelidir ve/veya PAYE'ye (ve muhtemelen NIC'ye) tabidir. Çalışanlar, geri ödenmeyen iş giderleri için vergi indirimi talep edebilirler.
Bu muafiyet, ilgili bir maaş kesintisi düzenlemesi kapsamında sağlanan giderler veya menfaatler için geçerli değildir. Bu, bir çalışanın vergisiz gider ödemeleri karşılığında kazanç alma hakkından vazgeçtiği veya kazanç düzeyinin herhangi bir gider ödemesinin miktarına bağlı olduğu herhangi bir düzenlemeyi içerir.
Rejimin koşulları
Bir çalışanın masraflarının vergiden muaf bir ödeme olarak kabul edilebilmesi için, işverenin kendini çalışanın yerine koyması gerekir. İşveren daha sonra kendine şu soruyu sormalıdır: Bu masraf (muaf tutar olmasaydı) çalışan için tam vergi indirimi hakkı sağlar mıydı?
İşveren şunları dikkate almalıdır:
- Hangi tür giderlerin geri ödenebileceğine ve bu giderlerin makul olması gerektiğine dair kurumsal bir politika belirlemek.
- standart bir masraf talep formunun doldurulmasını gerektirir
- Herhangi bir masraf talebinin makbuzla desteklenmesi gerekliliği
- masraf taleplerini kontrol etmek
- Taleplerin onaylanması için üst düzey bir kişinin yetkilendirilmesi gerekmektedir.
Ölçeklendirme oranları ne olacak peki?
Kurallar, belirli durumlarda çalışanın gerçek masrafları yerine, tarife oranlarına dayalı tutarların ödenmesine veya geri ödenmesine izin vermektedir. Tarife oranları genellikle seyahat ve geçim giderleri için geçerlidir ve belirli koşullar için izin verilen yuvarlak toplam tutarlardan oluşmaktadır.
İşverenlerin kullanabileceği iki temel ücretlendirme türü vardır:
- “referans” oranları ve
- “kişiye özel” fiyatlar.
Referans oranları
Referans oranları, yemekler için azami geri ödeme oranları setidir. Bu yuvarlak toplam tutarlar, ilgili yeterlilik koşulları karşılandığında işverenler tarafından çalışanların masraflarının ödenmesi veya geri ödenmesi için kullanılabilir.
Bu oranlar yalnızca çalışanın aşağıdaki şekilde "nitelikli iş seyahati" kapsamında harcama yapması durumunda geçerlidir:
- Nitelikli seyahatin her bir örneği için günlük bir öğün yemek ödeneği ödenir ve bu ödeneğin tutarı aşağıdaki miktarı aşamaz:
- O günkü nitelikli seyahatin süresi 5 saat veya daha fazla ise 5 £.
- O günkü nitelikli seyahatin süresi 10 saat veya daha fazla ise 10 £, veya
- O günkü nitelikli seyahatin süresi 15 saat veya daha fazla ise ve akşam 8'de devam ediyorsa 25 £.
- Yemek ödeneği a. veya b. maddesinde belirtildiği gibi ödeniyorsa ve bu ödeneğe konu olan seyahat saat 20:00 itibariyle devam ediyorsa, günlük 10 £'u geçmeyen ek bir yemek ödeneği ödenir.
Kişiye özel fiyatlar
Bunlar, HMRC ile yazılı olarak müzakere edilmiş ve özel olarak kararlaştırılmış oranlardır. İşletme, yemek veya diğer gider türleri için özel oranlar ödemek istiyorsa, HMRC'ye başvurabilir.
HMRC (Birleşik Krallık Vergi Dairesi) özel bir form yayınladı: PAYE: işveren giderleri ve sosyal haklar muafiyeti
Kontrol Etme
Referans ölçeği oranları kullanılarak çalışanlara geçim masrafları ödenirken makbuz istenmesine gerek yoktur. Bu, nitelikli seyahat ve yurtdışı konaklama için ödenen standart yemek ödenekleri ve geçim ölçeği oranları için geçerlidir. İşverenlerin yine de çalışanların nitelikli seyahat gerçekleştirdiğinden emin olmaları gerekmektedir.
Kontrol sistemi kuralları gevşetildi ve işverenlerin, referans ölçek oranlarını kullanarak çalışanlara geçim masrafları için ödeme yaparken makbuzları kontrol etme zorunluluğu kaldırıldı. Bu, nitelikli seyahat ve yurtdışı konaklama için ödenen standart yemek ödenekleri ve geçim ölçek oranları için geçerlidir. İşverenlerin yine de çalışanların nitelikli seyahat gerçekleştirdiğinden emin olmaları gerekmektedir.
Yurt dışı konaklama ve geçim masraflarına ilişkin ücret tarifeleri, referans ücret tarifeleriyle aynı şekilde değerlendirilir. İşverenlerin yalnızca çalışanların nitelikli seyahat gerçekleştirdiğinden emin olmaları gerekir.
HMRC, işverenlerden hangi kontrol sistemlerini uygulamalarını beklediğine dair bir kılavuz yayınladı. Bu konuda veya özel vergi oranları için başvuruda bulunmanızda size yardımcı olabiliriz, bu nedenle daha fazla bilgi için lütfen bizimle iletişime geçin.
İş seyahati kilometre ücretleri
Birçok çalışan için en önemli seyahat ve geçim giderleri, iş seyahatlerinde kendi arabalarını veya minibüslerini kullanmanın maliyetleridir. Birçok işveren ve çalışanı, 'yetkilendirilmiş kilometre ödeneği ödemeleri' (AMAP) olarak bilinen yasal kilometre ödeneklerini kullanır. Bunlar, işverenlerin kendi araçlarını iş seyahatlerinde kullanan çalışanlara ödeyebilecekleri kademeli tutarlardır. Otomobiller ve minibüsler için, vergi yılı içinde 10.000 mile kadar kilometre başına 45 kuruş ve bunun üzerindeki her kilometre için 25 kuruşluk bir oran uygulanır.
AMAP'ler ayrı bir yasal düzenleme olup yeni muafiyet düzenlemesinin kapsamına girmez.
İşveren tarafından sağlanan araçlar için, iş seyahatlerinde yapılan yakıt masraflarının karşılanmasında tavsiye edilen yakıt fiyatları kullanılabilir. Bu tavsiye edilen yakıt fiyatları, her vergi yılı boyunca üç ayda bir güncellenir.
Uygun seyahat giderleri
Nitelikli seyahat, hem seyahat hem de geçim giderlerinin muaf gider olarak kabul edilmesi (ve ayrıca otomobil ve minibüsler için iş amaçlı kilometre ücretlerinin kullanılması) için gerekli bir koşuldur. İş amaçlı seyahat, aşağıdaki durumlardan birini içeren bir seyahattir:
- bir iş yerinden diğerine veya
- Evden geçici bir iş yerine veya tam tersi.
Ancak, bir çalışanın evi ile düzenli olarak gittiği iş yeri arasındaki yolculuklar iş seyahati olarak değerlendirilmez. Bu yolculuklar 'sıradan işe gidip gelme' olarak kabul edilir ve iş yeri genellikle kalıcı iş yeri olarak adlandırılır. Bu da seyahat masraflarının çalışan tarafından karşılanması gerektiği anlamına gelir.
'Geçici iş yeri' terimi, çalışanın belirli bir süre veya geçici bir amaçla o yere gitmesi anlamına gelir. Bununla birlikte, geçici iş yeri ile ev arasında yapılan bazı seyahatler, kalıcı iş yerine gidiş veya dönüş yolculuğuna 'önemli ölçüde benzer' ise, vergi indiriminden yararlanamayabilir. HMRC tarafından 'önemli ölçüde benzer' ifadesi, yolculuğun büyük bir bölümünde aynı yolların veya aynı trenin veya otobüsün kullanılması olarak yorumlanmaktadır.
Çalışanlar tarafından gerçekleştirilen seyahat türlerinde birçok farklılık olacağından, özellikle "seyahat giderleri" terimi, seyahatin gerçek maliyetlerinin yanı sıra geçim giderleri ve yolculuk sırasında ortaya çıkan diğer ilgili masrafları (örneğin otoyol geçiş ücretleri veya trafik sıkışıklığı ücretleri) da içerdiğinden, bunun bir iş seyahati olduğundan emin olmak çok önemlidir.
