Evden çalışma, bazı çalışanlar için cazip bir seçenek olabilir. Burada, evden çalışma düzenlemelerinin vergi sonuçlarını ele alıyoruz.
Statünüz önemlidir.
Vergi kuralları, serbest meslek sahibi, tek başına işletme sahibi veya ortak olmanıza veya kendi şirketinizin çalışanı olsanız bile bir çalışan olmanıza bağlı olarak önemli ölçüde farklılık gösterir. Ancak her iki durumda da, vergi avantajınızı en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, iyi kayıtlar tutmak şarttır. Aksi takdirde, HMRC (Birleşik Krallık Vergi Dairesi) birkaç yıl sonra vergi durumunuzu düzeltmeye çalışabilir. Bu da birkaç yıllık vergi, faiz ve cezalar da dahil olmak üzere beklenmedik faturalara yol açabilir.
Bu bilgi notu, çalışanların durumunu ele almaktadır.
Genel kurallar
Genel olarak, bir çalışanın işvereni tarafından çalışan adına ödenen veya çalışana geri ödenen tüm masraflar vergilendirilir. Çalışan daha sonra kişisel vergi indirimini kendisi talep etmeli ve bu masrafları işini yaparken 'tamamen, münhasıran ve zorunlu olarak' karşıladığını kanıtlamalıdır. 'Zorunlu olarak' kelimesi, serbest çalışanlar için geçerli olan testten çok daha sıkı bir test oluşturmaktadır.
Ayrıca, hizmetlerin sunulma şekli bazen vergi maliyetinde önemli bir fark yaratabilir. Örneğin, işveren çalışana bir şey sağlıyorsa, kurallar genellikle çalışanın kendisi satın alıp vergi indiriminden yararlanmaya çalışmasından çok daha cömerttir. Biraz tavsiye ve önceden planlama genellikle faydalı olabilir.
Bir muafiyet
Çalışanların 'evlerini ofis olarak kullanmaları' ile ilgili kurallar, vergi yükümlülüğünden özel bir muafiyet içermektedir. Bu kurallar, işverenlerin çalışanlara ek ev giderleri için yaptığı ödemelerin, çalışanın evden çalışma düzenlemeleri kapsamında iş görevlerini yerine getirirken bu masraflara katlanması durumunda vergiden muaf olmasını sağlar. 'Evden çalışma düzenlemeleri', çalışanın iş görevlerinin bir kısmını veya tamamını düzenli olarak evde yerine getirdiği, çalışan ve işveren arasında yapılan düzenlemeler anlamına gelir.
Düzenlemelerin yazılı olması gerekmez, ancak yazılı olması tavsiye edilir, çünkü çalışanın gayri resmi olarak evden çalıştığı durumlarda muafiyet geçerli değildir.
Bu kurallara uyulduğu takdirde, çalışma alanının ısıtılması ve aydınlatılmasına ilişkin ek maliyetler ve artan su kullanımının sayaçla ölçülen maliyeti karşılanabilir. Ayrıca internet erişimi, ev eşyası sigortası veya iş telefonu görüşmeleri için artan ücretler ve evden çalışmanın işyeri vergisi yükümlülüğüne yol açtığı durumlarda da ek ücretler söz konusu olabilir. HMRC, ortaya çıkan ek maliyetlerin de dahil edilebileceğini kabul etmektedir.
Ancak, serbest çalışanların aksine, HMRC (Birleşik Krallık Vergi Dairesi), ipotek faizi, kira, belediye vergisi veya su faturaları gibi hane halkı sabit giderlerinin bir kısmının indirilebilir olduğunu kabul etmemektedir.
Ek masrafları karşılamak için daha basit bir sabit ücret yöntemi mevcuttur. Ücret, 6 Nisan 2020'den itibaren haftalık 6 £'dur. Herhangi bir kayıt tutulması gerekmez. Ancak, daha yüksek bir ödemeyi haklı çıkarmak için şu mesaj verilir: Kanıtlayın!
Vergi indirimi
Yukarıdaki kurallar, vergisiz ödemelerin yalnızca belirli durumlarda yapılmasına izin vermektedir. Ancak, ödemeler bu kuralların dışında yapılırsa veya hiç ödeme yapılmazsa, çalışan, bu masrafları karşıladığını veya bu ödemeleri "tamamen, münhasıran ve zorunlu olarak" işiyle ilgili amaçlar için aldığını kanıtlayabilirse, kişisel vergi indirimi talep edebilir. Gerçekte bu son derece zordur – bazıları imkansız olduğunu söyler – çünkü HMRC aşağıdaki şartların yerine getirilmesini gerektirir:
- Çalışan, işinin esaslı görevlerini (yani işin merkezi görevlerini) evden yerine getirir.
- Bu görevler uygun tesisler kullanılmadan yerine getirilemez.
- İşverenin tesislerinde çalışanın kullanımına sunulan böyle bir imkan bulunmamaktadır veya bu imkanlar çok uzaktadır.
- İş sözleşmesi imzalanmadan önce veya sonra hiçbir zaman çalışanın işverenin işyerinde mi yoksa başka bir yerde mi çalışmayı tercih edeceği söz konusu değildir.
Dolayısıyla çalışanlar için çıkarılacak ders, vergi indirimi değil, vergisiz ödeme seçeneğini tercih etmektir!
Ekipman maliyetleri
İşletme, evden çalışan çalışanlarına ekipman sağlama maliyetleri için sermaye indirimi hakkından yararlanabilecektir. Çalışanın bu varlıkları özel amaçlı kullanımı önemsiz olduğu sürece, çalışan için vergilendirilebilir bir fayda söz konusu olmayacaktır. Bu durum, işverenin ekipmanın sağlanmasının işle ilgili amaçlar için olduğunu açıkça belirten yazılı bir politikası olması koşuluyla, dizüstü bilgisayar, masa veya sandalye gibi şeyler için de geçerli olabilir.
Seyahat masrafları
Kurallar o kadar 'basit' ki, HMRC bunları IR490 kitapçığında açıklıyor! Ancak, dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, bir çalışanın evinin vergi açısından iş yeri olarak kabul edilebilmesine rağmen, bunun tek başına çalışanın başka bir kalıcı iş yerine seyahat masrafları için vergi indirimi almasına yetmemesidir.
Çalışanlar, görevlerini yerine getirirken yaptıkları tüm seyahat masrafları için vergi indirimi talep edebilirler. Ancak, normal işe gidip gelme veya özel seyahat masrafları için herhangi bir indirim söz konusu değildir.
Kurallar karmaşık olsa da, olağan işe gidip gelme, çalışanın evi ile 'kalıcı iş yeri' olan bir yer arasındaki seyahat olarak tanımlanır. 'Kalıcı iş yeri', 24 aydan uzun süren sürekli çalışma döneminin olduğu veya çalışma süresinin tamamını veya büyük bir bölümünü kapsayan yerleri içerir.
HMRC'nin kılavuzunda, çoğu insan için yaşadıkları yerin kişisel bir tercih meselesi olduğu, dolayısıyla evden kalıcı iş yerine seyahat masraflarının da bu kişisel tercihin bir sonucu olduğu belirtilmektedir. Sonuç olarak, çalışanın evinin konumu işin gereklilikleri tarafından belirlenmediği sürece, bu tür seyahat masrafları vergi indirimi kapsamına girmeyecektir.
Bu koşul yerine getirilse bile, çalışanın evi ile diğer kalıcı iş yeri arasındaki seyahat masrafları, yalnızca evin iş yeri olduğu süreler boyunca düşülebilir.
Elbette, evden çalışan çalışanlar, geçici bir iş yerine (yani kalıcı bir iş yeri olmayan herhangi bir yere) seyahat masrafları için vergi indirimine hak kazanırlar. Bu kadar açık!
Örnek
Jane'in görevleri genellikle akşam geç saatlere kadar çalışmayı gerektiriyor ve geceleri işvereninin işyerine (kalıcı çalışma yerine) erişimi olmadığı için işi evine götürüyor. İşin nerede yapılacağı kişisel bir tercih meselesi olduğundan (evde yapılması gerektiğine dair objektif bir zorunluluk yok), evine gidiş-dönüş yolculuğunun görevlerinin yerine getirilmesi kapsamında olduğu söylenemez ve bu nedenle herhangi bir masraftan muafiyet sağlanamaz.
Ancak Jane'in kocası Leicester'da yaşayan bir bölge satış müdürüdür. Şirketinin Midlands'deki satış ekibini yönetmektedir ve şirketin en yakın ofisi Newcastle'dadır. Bu nedenle tüm idari işlerini evde, ofis olarak ayırdığı bir odada yürütmek zorundadır. Newcastle'daki şirket ofisine yaptığı seyahatlerin yanı sıra Midlands içindeki seyahatler için de masraflarından muafiyet hakkına sahiptir, çünkü bunların hepsi geçici iş yeri olarak nitelendirilmelidir.
Mantıklı olun.
Gördüğünüz gibi, her şey mümkün ancak önemli olan kuralları net bir şekilde anlamak, iyi kayıt tutmak ve ne kadar talepte bulunacağınız konusunda mantıklı davranmaktır.
