Bir hayır kurumunun mütevelli heyeti üyesi olmak genellikle bir onur ve topluma bir şeyler geri verme fırsatı olarak kabul edilir. Ancak, mütevelli heyeti üyesi olmak, hafife alınmaması gereken belirli bir bağlılık ve sorumluluk düzeyi gerektirir.
İster yerel bir proje isterse de tanınmış bir hayır kurumunun mütevelli heyeti üyesi olun, ister bu işe dahil olmayı düşünüyor olun, mütevelli heyeti üyesi olmanın size yüklediği bir dizi sorumluluk vardır.
Aşağıda, özellikle İskoçya'daki hayır kurumları için muhasebe ve denetim gerekliliklerine vurgu yaparak, başlıca sorumlulukları özetliyoruz.
Arka plan
İskoçya'daki hayır kurumları sektörü genellikle 'İskoçya Hayır Kurumları Düzenleyici Ofisi' (OSCR) veya diğer adıyla 'İskoçya Hayır Kurumları Düzenleyicisi' tarafından denetlenmektedir. OSCR, İskoç hayır kurumları için bağımsız düzenleyici ve kayıt mercii olan, bakanlığa bağlı olmayan bir devlet kurumudur.
OSCR, hayır kurumları sektöründe önemli bir rol oynamakta olup, kamuoyunun hayır kurumlarının dürüstlüğüne güvenmesini sağlamak ve hayır kurumu yöneticilerinin yasal görevlerini anlamalarına ve bunlara uymalarına yardımcı olmak amacıyla kurulmuştur.
OSCR'nin çalışmalarının önemli bir parçası da mütevellilere danışmanlık sağlamaktır. OSCR web hayır kurumlarının mütevellilerinin görevlerine ayrılmış bir bölüm de dahil olmak üzere, .
Hayırseverlik türleri
İskoçya'daki hayır kurumlarının faaliyet gösterdiği ana mevzuat, 2005 tarihli Hayır Kurumları ve Mütevelli Yatırımları Yasası'dır ( 2005 Yasası ). Hayır kurumları çeşitli şekillerde kurulabilir, ancak genellikle şu şekillerde kurulurlar:
- 2006 tarihli Şirketler Yasası veya daha önceki bir tarihe göre kurulmuş (sınırlı sorumluluk şirketi statüsündeki hayır kurumları)
- 2005 Yasası kapsamında, 2011 İskoç Hayır Kurumu Tüzel Kişiliği Yönetmelikleri ('Genel Yönetmelikler') aracılığıyla kurulmuş olan İskoç hayır kurumu tüzel kişilikleri, SCIO'lar; veya
- Vakıf bildirgesiyle oluşturulmuş (tüzel kişiliği olmayan hayır kurumları).
Bu yardım kuruluşlarının her birinin OSCR'ye kayıt yaptırması ve hesaplarını sunması gerekmektedir; limited şirketler ise ayrıca Companies House'a da kayıt ettirilmektedir.
Hayır kurumunun türü, mütevelli heyeti üyesinin sorumluluklarının kapsamını belirleyecektir.
Mütevelli heyeti üyesi kimdir?
2005 tarihli Kanun, mütevellileri 'bir hayır kurumunun yönetiminin genel kontrol ve idaresinden sorumlu kişiler' olarak tanımlar. Bu tanım tipik olarak şunları içerir:
- Tüzel kişiliği olmayan hayır kurumları ve SCIO'lar için, yürütme veya yönetim kurulu üyeleri
- Sınırlı sorumluluklu hayır kurumları için, yöneticiler veya yönetim kurulu üyeleri.
Hayır kurumlarının her zaman kuruluş amaçlarını yerine getirmeleri gerekir ve bunu sağlamak tüm mütevellilerin görevidir.
Mütevelli heyetinin kısıtlamaları ve sorumlulukları
Mütevelli olmanın sorumluluklarına ek olarak, uygulanabilecek bir dizi kısıtlama da vardır. Bunlar, bir mütevellinin kişisel çıkarları ile mütevelli olarak görevleri arasında çıkar çatışması oluşmasını önlemeyi amaçlamaktadır. Bunlar genel olarak şunları öngörmektedir:
- Mütevelli heyeti üyeleri hayır kurumundan kişisel olarak fayda sağlayamazlar, ancak makul kişisel harcamalar geri ödenebilir
- Mütevelli heyeti üyelerine, mütevelli heyeti üyesi rolleri karşılığında ücret ödenmemelidir.
2005 tarihli Kanun'da belirtilen bu prensiplere sınırlı istisnalar bulunmaktadır. Mütevelli heyeti, ihtiyatlı, yasal veya yönetim belgelerine uygun hareket etmediği takdirde, hayır kurumuna verdikleri zarardan şahsen sorumlu tutulabilirler.
Mütevellilerin sorumlulukları
OSCR'nin ' Hayır Kurumu Mütevelli Heyeti ' kılavuzu, mütevelli olmanın ne anlama geldiğini açıklamaktadır. Mütevelliler, hayır kurumundan tamamen sorumludur ve genel olarak hayır kurumunun çıkarları doğrultusunda hareket etme yükümlülüğüne sahiptir. Bu, şunları yapmaları gerektiği anlamına gelir:
- hayır kurumunun hayır amaçlarıyla tutarlı bir şekilde faaliyet göstermek
- Kanunlara ve hayır kurumunun yönetim belgesinde yer alan kurallara uyun
- Özen ve dikkatle hareket edin
- Hayır kurumu ile hayır kurumunun mütevelli heyeti üyelerini atayabilecek herhangi bir kişi veya kuruluş arasında ortaya çıkabilecek çıkar çatışmalarını yönetmek.
Mütevellilerin, hayır kurumunun fonlarının yalnızca hayır amaçlarının gerçekleştirilmesi için kullanıldığından emin olma görevi vardır. Bunun böyle olduğunu kanıtlayabilmeleri gerekir, bu nedenle bunu yapabilecek kayıtlar tutmalıdırlar.
Hayır kurumlarının mütevelli heyeti üyeleri, kendi ihtiyaçlarının veya akrabalarının ya da ticari çıkarlarının önüne hayır kurumunun çıkarlarını koymalıdır. Bir karar alınması gerektiğinde, bir seçenek bir mütevelli heyeti üyesinin çıkarlarına, diğeri ise hayır kurumunun çıkarlarına uygunsa, mütevelli heyeti üyesi diğer mütevelli heyeti üyelerinin bu çıkar çatışmasından haberdar olmasını ve tartışmaya veya karara katılmamalarını sağlamalıdır.
Hayır Kurumu Mütevelli Heyeti Görevleri kılavuzu, 2005 tarihli Kanun'da yer alan bazı özel görevler hakkında da bilgi vermektedir. Kılavuz, mütevellilerin şu görevlerini belirtmektedir:
- Hayır kurumunuzun bilgilerini güncelleme – İskoçya Hayır Kurumları Sicilini güncel tutmak için gereken tüm bilgileri sağlayın.
- OSCR'ye raporlama – yıllık izleme, hayır kurumu muhasebesi ve hayır kurumunuzda yapılan değişikliklerle ilgili olarak OSCR'ye belirli bilgileri sağlama konusundaki yasal yükümlülüğe uymak.
- Finansal kayıt tutma ve belgeleme – uygun muhasebe kayıtlarını tutun ve yıllık hesap özeti ile yıllık raporu hazırlayın; bunlar dışarıdan incelenir ve yıllık beyanname ile birlikte OSCR'ye gönderilir.
- bağış toplama – hayır kurumunun nasıl bağış topladığını kontrol altına alın.
- halka bilgi sağlamak.
Bu görevler, hayır kurumunun her sorumlusu tarafından paylaşılır. Hiçbir mütevelli heyeti üyesinin (örneğin Başkan veya Sayman) diğer mütevelli heyeti üyelerinden daha fazla sorumluluğu yoktur.
Muhasebe gereksinimleri
2005 tarihli yasa, hayır kurumlarının şunları yapmasını gerektiriyor:
- Muhasebe kayıtlarını eksiksiz ve doğru tutmak (ve burada özellikle fon gereksinimleri büyük önem taşımaktadır)
- hayır kurumunun hesaplarını hazırlamak ve faaliyetlerine ilişkin yıllık rapor sunmak
- Denetim veya bağımsız inceleme yapılmasını sağlayın
- OSCR'ye (ve limited şirket statüsündeki hayır kurumları için Companies House'a) yıllık beyanname, yıllık rapor ve hesaplar sunulmalıdır.
Bu şartların ne ölçüde yerine getirilmesi gerektiği genellikle hayır kurumunun türüne ve elde edilen gelire bağlıdır.
Fon gereksinimleri
Hayır kurumlarının muhasebesinde önemli bir husus, bir hayır kurumunun sahip olabileceği farklı 'fonları' anlamaktır.
Esasen fonlar, hayır kurumunun gelirini temsil eder ve toplanan belirli fon türlerinin nasıl kullanılacağına dair kısıtlamalar olabilir. Örneğin, bir bağış yalnızca belirli bir amaç için kullanılacağı şartıyla kabul edilebilir.
Bu durumda, söz konusu 'kısıtlı' fonların yalnızca amaçlandığı şekilde kullanılmasını sağlamak mütevellilerin sorumluluğundadır.
Bağış toplama
Bağış toplama faaliyetlerinin etkin yönetimi ve kontrolü de mütevelli heyetinin önemli bir sorumluluğudur. İskoçya Bağış Toplama Standartları Kurulu, Bağış Toplama Uygulama Kuralları doğrultusunda İskoçya'da kayıtlı hayır kurumları için bağış toplama standartlarını denetler ve bağış toplama şikayetleriyle ilgilenir.
Yıllık rapor
Yıllık rapor genellikle oldukça kapsamlı bir belgedir, çünkü mevzuat, raporda yer alması gereken minimum bilgi miktarını belirler. Rapor genellikle şunları içerir:
- Mütevelli heyeti raporu (hayır amaçlı kuruluşlar için gerekirse yönetim kurulu raporu ve stratejik rapor olarak da kullanılabilir)
- Yıla ilişkin mali faaliyetler tablosu
- (Bazı hayır kurumları için) yıllık gelir ve gider hesabı
- bir bilanço
- nakit akış tablosu
- Hesaplara ilişkin notlar (muhasebe politikaları dahil).
Denetim gereksinimleri
Bir yardım kuruluşunun denetime ihtiyacı olup olmadığı, esas olarak elde ettiği veya kazandığı gelir miktarına ve yıl sonu durumuna bağlıdır:
- Geliri 500.000 sterlini aşan tüm hayır kurumlarının denetimden geçmesi gerekmektedir
- Diğer tüm hayır kurumları bağımsız bir incelemeye tabidir. 'Tahakkuk' esasına dayalı hesaplar hazırlanıyorsa, bağımsız denetçinin uygun niteliklere sahip olması gerekir.
Özellikle toplam varlıklar konusunda dikkate alınması gereken başka kriterler de var ve bunları sizinle daha detaylı olarak görüşmekten memnuniyet duyarız.
Raporlama gereksinimleri
Yardım kuruluşlarının hesaplarının nasıl hazırlanması gerektiğini belirleyen kapsamlı bir çerçeve mevcuttur.
Geliri 250.000 sterlinin altında olan tüzel kişiliği olmayan hayır kurumları, kuruluş belgelerinde aksi belirtilmedikçe, gelir ve gider hesapları hazırlayabilirler.
Diğer tüm hayır kurumları, "gerçeğe uygun ve adil" bir görünüm sergileyen ve "tahakkuk esaslı" hesaplar olarak adlandırılan hesaplar hazırlamak zorundadır. "Gerçeğe uygun ve adil" bir görünüm sergilemek için hesapların genellikle Hayır Kurumları Tavsiye Edilen Uygulama Bildirisi'nin (SORP) gerekliliklerine uyması gerekir. SORP'ye www.charitysorp.org ve hayır kurumları kendi koşullarına uygun özel bir SORP sürümü oluşturabilirler.
