Bir hayır kurumunun mütevelli heyeti üyesi olmak genellikle bir onur ve topluma bir şeyler geri verme fırsatı olarak kabul edilir. Ancak, mütevelli heyeti üyesi olmak, hafife alınmaması gereken belirli bir bağlılık ve sorumluluk düzeyi gerektirir.
İster yerel bir proje isterse de tanınmış bir hayır kurumunun mütevelli heyeti üyesi olun, ister bu işe dahil olmayı düşünüyor olun, mütevelli heyeti üyesi olmanın size yüklediği bir dizi sorumluluk vardır.
Aşağıda, özellikle muhasebe ve denetim gerekliliklerine vurgu yaparak, başlıca sorumlulukları özetliyoruz.
Arka plan
İngiltere ve Galler'deki hayır kurumları sektörü genellikle Hayır Kurumları Komisyonu tarafından denetlenmektedir. Komisyon, çoğu hayır kurumunun kayıt altına alınmasını gerektiren bir devlet kurumudur.
Komisyon, hayır kurumları sektöründe önemli bir rol oynamakta ve kamuoyuna hayır kurumlarının dürüstlüğüne dair güven vermek amacıyla kurulmuştur.
Tüm hayır kurumlarının, amaçlarının kamu yararına olduğunu göstermeleri gerekir; bu, öncelikle Hayır Kurumları Komisyonu'na başvuru sürecinin bir parçası olarak ve daha sonra her yıl yıllık raporlarını hazırladıkları sırada gerçekleşir.
Komisyonun çalışmalarının önemli bir bölümü, mütevelli heyetlerine tavsiyelerde bulunmaktır. Komisyonun internet "Hayır Kurumu Kurma ve Yönetme" başlıklı bölümde .
Hayırseverlik türleri
Hayır kurumları çeşitli şekillerde kurulabilir, ancak genellikle şu şekillerde oluşturulurlar:
- 2006 tarihli Şirketler Yasası veya daha önceki bir tarihe göre kurulmuş (sınırlı sorumluluk şirketi statüsündeki hayır kurumları)
- 2011 Hayır Kurumları Yasası kapsamında kurulmuş kuruluşlar (Hayır Amaçlı Tüzel Kişiliğe Sahip Kuruluşlar – CIO'lar); veya
- Vakıf bildirgesiyle oluşturulmuş (tüzel kişiliği olmayan hayır kurumları).
Bu hayır kurumlarının her birinin Hayır Kurumları Komisyonu'na kayıt yaptırması ve hesaplarını sunması gerekmektedir; limited şirketler ise ayrıca Şirketler Sicilinde de kayıtlıdır. Hayır kurumunun türü, mütevellinin sorumluluklarının kapsamını belirleyecektir.
Tüm hayır kurumları 2011 tarihli Hayır Kurumları Yasası'ndan etkilenmektedir.
Mütevelli heyeti üyesi kimdir?
2011 tarihli Hayır Kurumları Yasası, mütevellileri 'bir hayır kurumunun yönetiminin genel kontrol ve idaresinden sorumlu kişiler' olarak tanımlar. Bu tanım tipik olarak şunları içerir:
- Tüzel kişiliği olmayan hayır kurumları ve CIO'lar için, yürütme veya yönetim kurulu üyeleri
- Sınırlı sorumluluklu hayır kurumları için, yöneticiler veya yönetim kurulu üyeleri.
Mütevelli heyetinin kısıtlamaları ve sorumlulukları
Mütevelli olmanın sorumluluklarına ek olarak, uygulanabilecek bir dizi kısıtlama da vardır. Bunlar, bir mütevellinin kişisel çıkarları ile mütevelli olarak görevleri arasında çıkar çatışması oluşmasını önlemeyi amaçlamaktadır. Bunlar genel olarak şunları öngörmektedir:
- Mütevelli heyeti üyeleri hayır kurumundan kişisel olarak fayda sağlayamazlar, ancak makul kişisel harcamalar geri ödenebilir
- Mütevelli heyeti üyeleri, hayır kurumunun çalışanları olamazlar.
Bu prensiplere sınırlı istisnalar vardır. Mütevelli heyeti üyelerinin ihtiyatlı, yasal veya yönetim belgelerine uygun hareket etmemeleri durumunda, hayır kurumuna verdikleri zarardan şahsen sorumlu tutulabilirler.
Mütevellilerin sorumlulukları
CC3a numaralı "Hayır Kurumu Mütevellisi: Neler Gerekiyor" kılavuzu mütevelli olmanın ne anlama geldiğini ve nasıl mütevelli olunacağını açıklamaktadır. Mütevelliler, hayır kurumundan tamamen sorumludur ve şunları yapmakla yükümlüdürler:
- Kanunlara ve hayır kurumunun yönetim belgesinde yer alan kurallara uyun
- Sorumlu davranın ve yalnızca hayır kurumunun çıkarlarını gözetin
- makul özen ve beceriyi kullanın ve
- İhtiyaç duyduklarında tavsiye alarak, bilinçli kararlar verirler.
Hayır Kurumları Komisyonu'nun CC3 numaralı yayını olan 'Temel Mütevelli: Bilmeniz Gerekenler', hem yeni hem de mevcut mütevelliler için daha ayrıntılı rehberlik sağlamaktadır. Rehber, mütevellilerin görev ve sorumluluklarını altı başlık altında ortaya koymaktadır:
- Hayır kurumunuzun kamu yararına yönelik amaçlarını yerine getirdiğinden emin olun
- Hayır kurumunuzun yönetim belgesine ve yasalara uymak
- hayır kurumunuzun çıkarları doğrultusunda hareket edin
- Hayır kurumunuzun hesap verebilir olduğundan emin olun
- hayır kurumunuzun kaynaklarını sorumlu bir şekilde yönetin
- Makul özen ve beceriyle hareket edin.
Bir hayır kurumu mütevellisi olarak görev yapmadan önce, uygun olduğunuzdan emin olmalısınız. CC3a, kimlerin hayır kurumu mütevellisi olmaya uygun olduğunu ve otomatik diskalifiye . Eğer hayır kurumu mütevellisi olmaktan diskalifiye edilmişseniz, Hayır Kurumu Komisyonu'ndan bir muafiyetle yetkilendirilmediğiniz sürece görev yapmamalısınız.
Mütevelli heyeti, hayır kurumunun fonlarının yalnızca hayır amaçlarının gerçekleştirilmesi için kullanıldığından emin olmakla yasal olarak yükümlüdür. Bunun böyle olduğunu kanıtlayabilmeleri gerekir, bu nedenle bunu yapabilecek kayıtlar tutmalıdırlar.
Bağış toplama
, çok sayıda ve çeşitli olan Bağış Toplama Uygulama Kuralları'nın gerekliliklerinin farkında olmalıdır
Muhasebe gereksinimleri
Çoğu yardım kuruluşunun yerine getirmesi gereken belirli şartlar vardır:
- Muhasebe kayıtlarını eksiksiz ve doğru tutmak (ve burada özellikle fon gereksinimleri büyük önem taşımaktadır)
- hayır kurumu hesaplarını ve yıllık raporunu hazırlamak
- Denetim veya bağımsız incelemenin yapılmasını sağlamak için
- Hayır Kurumları Komisyonuna (ve limited şirket statüsündeki hayır kurumları için Şirketler Sicil Dairesine) yıllık beyanname, yıllık rapor ve hesaplar sunmak.
Bu şartların ne ölçüde yerine getirilmesi gerektiği genellikle hayır kurumunun türüne ve elde edilen gelire bağlıdır.
Fon gereksinimleri
Hayır kurumları için muhasebenin önemli bir yönü, bir hayır kurumunun sahip olabileceği farklı 'fonları' anlamaktır. Bağış toplamanın etkin yönetimi ve kontrolü, mütevelli heyetinin önemli bir sorumluluğudur.
Esasen fonlar, hayır kurumunun gelirini temsil eder ve toplanan belirli fon türlerinin nasıl kullanılacağına dair kısıtlamalar olabilir. Örneğin, bir bağış yalnızca belirli bir amaç için kullanılacağı şartıyla kabul edilebilir.
Bu durumda, söz konusu 'kısıtlı' fonların yalnızca amaçlandığı şekilde kullanılmasını sağlamak mütevellilerin sorumluluğundadır.
Yıllık rapor
Yıllık rapor genellikle oldukça kapsamlı bir belgedir, çünkü mevzuat, raporda yer alması gereken minimum bilgi miktarını belirler. Rapor genellikle şunları içerir:
- Mütevelli heyeti raporu (hayır amaçlı kuruluşlar için gerekirse yönetim kurulu raporu ve stratejik rapor olarak da kullanılabilir)
- Yıla ilişkin mali faaliyetler tablosu
- (Bazı hayır kurumları için) yıllık gelir ve gider hesabı
- bir bilanço
- nakit akış tablosu
- Hesaplara ilişkin notlar (muhasebe politikaları dahil).
Denetim gereksinimleri
Bir hayır kurumunun denetime tabi olup olmaması, esas olarak elde ettiği veya ürettiği gelire ve yıl sonuna bağlıdır. Gelir sınırı, hayır kurumunun türüne göre aşağıdaki gibi değişmektedir:
- Yıllık geliri 1.000.000 £'u aşan tüm hayır kurumlarının denetimden geçmesi gerekmektedir
- Hem tüzel kişiliği olan hem de olmayan hayır kurumlarının, mali yıllarında gelirleri 25.000 £ ile 1.000.000 £ arasında olduğunda bağımsız bir incelemeye tabi tutulmaları gerekmektedir
- Gelirin 250.000 sterlinin üzerinde olduğu durumlarda, bağımsız denetçinin uygun niteliklere sahip olması gerekir.
Özellikle toplam varlıklar konusunda dikkate alınması gereken başka kriterler de var ve bunları sizinle daha detaylı olarak görüşmekten memnuniyet duyarız.
Raporlama gereksinimleri
Yardım kuruluşlarının hesaplarının nasıl hazırlanması gerektiğini belirleyen kapsamlı bir çerçeve mevcuttur.
Yıllık geliri 250.000 sterlinin altında olan tüzel kişiliği olmayan hayır kurumları, gelir ve gider hesapları hazırlayabilirler.
Diğer tüm hayır kurumları, gerçeği ve adil bir görünümü yansıtan hesaplar hazırlamak zorundadır. Bunu başarmak için hesapların genellikle Hayır Kurumları Tavsiye Edilen Uygulama Bildirisi'nin (SORP) gerekliliklerine uyması gerekir.
www.charitysorp.org adresinden ulaşılabilir ve hayır kurumları kendi koşullarına uygun özel bir SORP sürümü oluşturabilirler.
