Büyük şirket dolandırıcılıkları ve iflasları zaman zaman manşetlere çıkıyor ve bunların çoğu yüksek profilli olaylar olup söz konusu miktarlar oldukça çarpıcıydı.
Ekonominin yavaşlaması, finansman yenileme zorlukları, hedeflere ulaşma mücadelesi, hatta tedarikçi faturalarını ödeme gibi mevcut baskılar göz önüne alındığında, her ölçekteki işletme için dolandırıcılık riskinin önemli ölçüde arttığı açıkça görülmektedir.
Kamuoyunda geniş yankı uyandıran dolandırıcılık vakalarıyla ilgili sorunlar işletmenizden uzak gibi görünse de, gerçek şu ki dolandırıcılık her büyüklükteki işletmeyi etkileyebilir. İster küçük bir ekibiniz olsun ister önemli bir iş gücünüz, bu bilgi broşürü dolandırıcılığı gösteren faktörler konusunda farkındalığınızı nasıl artırabileceğinizi ele almaktadır. Ayrıca, işletmenizdeki riski en aza indirmek için uygulayabileceğiniz savunma yöntemlerini de açıklamaktadır.
Burada böyle bir şey olamazdı.
Dolandırıcılığın "burada olamayacağını veya olmayacağını" düşünmek kolaydır. Ancak, büyük işletmeler dolandırıcılığı önlemek için etkili iç kontrol sistemleri uygulamak için kaynaklara sahipken, küçük ve orta ölçekli işletmeler genellikle güvendikleri küçük bir ekibe güvenmek zorundadır. Şüphesiz ki, onlarsız yapamayacağınızı düşündüğünüz birkaç kilit çalışanınız vardır! Birçok kez işverenler "o (dolandırıcı) benim en güvendiğim çalışanımdı" demiştir.
Küçük işletmelerin karşılaştığı en önemli zorluklardan biri, görevleri ayırma seçeneklerinin yetersizliğidir. Bireylerin birçok rolü yerine getirmesi gerekir ve bu da dolandırıcılık yapma fırsatını ve kapsamını artırabilir; bazıları için ise bu cazibe çok büyük olabilir.
Dolandırıcılığın meydana gelebileceği alanlar
Herhangi bir dolandırıcılığın kesin niteliği, işletmenin doğasına ve potansiyel bir dolandırıcıya sunulan fırsatlara özgü olsa da, dolandırıcılığın meydana gelebileceği bir dizi ortak alan vardır.
Görevlerini kötüye kullanan çalışanlar
Çoğu dolandırıcılık, giderlerin abartıldığı veya gelirlerin düşük gösterildiği kar ve zarar hesabını etkiler. Buradaki dolandırıcılıklar, destekleyici belgelerin kontrol edilmediği veya yapılan talebin makul olup olmadığının incelenmediği birkaç liralık hileli giderlerden, daha büyük dolandırıcılıklara kadar değişebilir. Bunlar, hayali tedarikçilerin oluşturulmasını ve sahte faturaların üretilmesini veya satın alımları onaylayan bir çalışanın bir tedarikçiyle iş birliği içinde çalışmasını içerebilir.
İşletmelerin ihale talep ettiği durumlarda da pozisyonlar kötüye kullanılabilir. Burada, ihale sürecine dahil olan kişilerin potansiyel tedarikçilerden rüşvet veya teşvik edici ödemeler kabul etmesi riski vardır. Bu durum, verimsiz sözleşmelerin imzalanmasına ve belki de kalitesi şüpheli malların temin edilmesine yol açabilir.
Bu tür dolandırıcılıklarda söz konusu olan bireysel miktarlar büyük olmayabilir, bu nedenle bir süre fark edilmeyebilirler. Ancak zaman geçtikçe söz konusu miktarlar önemli hale gelebilir. Birçok dolandırıcı özgüven kazanır ve "açgözlülük" arttıkça söz konusu rakamlar da yükselir. Elbette büyük ölçekli dolandırıcılıkların ortaya çıkarılma olasılığı daha yüksektir ve açgözlülük genellikle dolandırıcıların tespit edilmesinde ve yakalanmasında rol oynar.
Bununla birlikte, dolandırıcılığı tespit etmek için geçen süre hayati önem taşır. Dolandırıcılık, bir işletmenin büyümesi için ihtiyaç duyduğu kaynakları tükettiği için, nakit akışında büyük bir fark yaratabilir.
Tedarikçiler bu durumdan faydalanıyor.
Bir işletmenin denetim prosedürleri ve kontrolleri az veya zayıf olduğunda, tedarikçi bu durumu fark edip avantaj sağlayabilir. Örneğin, teslimat notunda belirtilenden daha az ürün teslim edilebilir. Faturalarda, teslim edilen ve üzerinde anlaşılan miktarlardan veya fiyatlardan daha yüksek miktarlar veya fiyatlar yer alabilir.
Bu durum, hem teslimat notlarını hem de faturaları kontrol etmenin ve herhangi bir tutarsızlığı derhal takip etmenin önemini vurgulamaktadır.
Diğer risk alanları
Müşteri listeleri gibi gizli bilgilerin veya endüstriyel bir süreç gibi fikri mülkiyetin çalınması, memnuniyetsiz çalışanlar tarafından çalınması durumunda bir işletmeye sayısız sorun yaratabilir. Hatta bunların akıllı telefonlara kopyalandığı örnekler bile mevcut!
Bilgiler dışarıdan gelebilecek saldırılara karşı da savunmasız olabilir. Teknolojik gelişmelerdeki ilerlemeler, işletmelerin BT ile ilgili riskleri dikkate almaları gerektiği anlamına gelir. Günümüzde genellikle bilgisayarın her zaman doğru olduğuna inanılır, bu nedenle kuruluş içinde manuel kontroller genellikle daha az yapılır.
Bazı kuruluş türleri dolandırıcılık riskine daha fazla maruz kalmaktadır; örneğin, nakit esasına dayalı çalışan kuruluşlar, nakit üzerinde etkili kontrollerin uygulanmasındaki zorluklar nedeniyle daha savunmasız olabilirler. Benzer şekilde, cazip tüketim malları satan işletmeler de artan risk altındadır.
Örnekler
JF Bogus ve Oğulları
Bunun asla başınıza gelmeyeceğini düşünebilirsiniz, ancak güvendiğiniz muhasebeciniz size imzalamanız için bir fatura ve çek sunarsa, faturaya ne kadar dikkatli bakarsınız? Tutar nispeten küçük olabilir ve elbette bir fatura ile desteklenir. Yarın işe gidemeyeceğiniz ve saat 17:15 olduğu için çeki aceleyle imzalamanız gerekir. Muhasebeciniz, çek gönderilmeden önce alıcı satırını dolduracaktır.
Sonuç olarak, yıl sonu rakamlarınız pek doğru görünmüyor ve yapılan soruşturmalar sonucunda eksik faturalar ve nihayetinde muhasebecinin bu çekleri kendi adına düzenlediği ortaya çıkıyor.
Spor dolu hayat!
Spor giyim ve ekipman iş kolunda stok kontrolleri test edildi ve bilgisayar kayıtlarındaki stok ile yıl sonu sayımındaki gerçek stok arasında çok fazla tutarsızlık olduğu ortaya çıktı. Bu farklılıklar açıklanamadı ve sonunda depo gözetimi için kamera sistemleri kullanıldı.
Görüntülerde, temizlik görevlilerinin her akşam kaldırılan çöp torbalarına çeşitli kriket sopaları, toplar ve ekipmanlar eklediği görüldü!
Hızla büyüyen işletmeler dolandırıcılığa karşı daha savunmasız olabilir. Hem şirket kaynakları hem de yöneticilerin kişisel kapasitelerinin sınırına dayandığı durumlarda, genel bir bakış açısı sağlamak daha da zorlaşır. Dolandırıcılık belirtileri fark edilmeyebilir.
Sid'in nerede olduğunu bilen var mı?
Yerel bir imalat şirketinin yöneticisinin, çalışanlarına maaş bordrolarını dağıtırken iki bordronun artmış olduğunu görünce yaşadığı şaşkınlığı hayal edin! Daha önce hiç aksatmadan bordroları dağıtan mali kontrolcüsü hastalanmış ve işe gelememişti. Daha sonra yapılan soruşturmalar, bu çok güvenilen personelin bir süredir hayali çalışanlar yarattığını ve maaşları kendi banka hesabına yatırdığını ortaya çıkardı.
Sahtekarlığı önleme ve tespit etme konusunda on adımlık rehber
İşlenebilecek çok çeşitli dolandırıcılık türleri göz önüne alındığında, kuruluşunuzda dolandırıcılık riskini en aza indirmek için hangi adımları atabilirsiniz? Dolandırıcılığı tespit etme ve önleme konusunda en iyi on ipucumuzu inceleyin.
- İşe, kuruluşunuzda çalışacak doğru kişileri işe alarak başlayın. Referansları düzgün bir şekilde kontrol ettiğinizden ve özellikle kilit alanlarda çalışacak geçici personelin de güvenlik soruşturmasından geçtiğinden emin olun.
- Kuruluş içinde sahtekarlığa tolerans gösterilmeyeceğine dair net bir politikanız olduğundan ve bunun tüm personele iletildiğinden emin olun.
- Organizasyonunuzun hangi alanlarının risk altında olabileceğini değerlendirin, ardından uygun savunma önlemlerini planlayın ve uygulayın. Gelirinizin ve maliyetlerinizin büyük kısmının geldiği alanları hedefleyin. Bu alanları korumak için bazı basit iç kontrol sistemleri geliştirin. Etkili kontroller şunları içerir:
- görevlerin ayrılması
- denetim ve inceleme
- aritmetik kontroller
- muhasebe karşılaştırmaları
- yetkilendirme ve onay
- fiziksel kontroller ve sayımlar
- Mümkün olduğunca, işletmenin tüm bir alanını kontrol etmekten sorumlu tek bir kişi olmasın. Bu özellikle muhasebe fonksiyonunu kapsar, ancak diğer önemli alanları da içerecektir. Örneğin, stoklarında cazip tüketim malları bulunan bir işletmede mal siparişi, stok kontrolü ve sevkiyat gibi.
- İşletmenizin temel muhasebe işlevleri üzerinde her zaman bir dereceye kadar kontrol sahibi olun. İstisnai durumlar dışında boş çekleri önceden imzalamayın ve ilgili faturaların çeklerle birlikte ibraz edildiğinden emin olun.
- Muhasebe departmanında çalışan personelden gelebilecek olağandışı taleplere dikkat edin.
- Görevlerini aşırı derecede koruyan çalışanlara dikkat edin – saklayacak bir şeyleri olabilir. Benzer şekilde, memnuniyetsiz çalışanlara da dikkat edin; bunlar kin besliyor olabilir veya koşulları kötüye ya da açıklanamaz bir şekilde iyiye doğru değişmiş olabilir!
- Çalışanlardan birinin ofis dışında, örneğin tatilde olduğu zamanlarda nakit akışında belirgin değişiklikler olup olmadığına dikkat edin. Benzer şekilde, hiç tatil yapmayan çalışanlara da dikkat edin. Bunların her ikisi de dolandırıcılık belirtisi olabilir ve geriye dönük incelemelerimizde bunu görebiliriz.
- Bütçeler ve aylık yönetim hesapları hazırlayın ve bunları fiili sonuçlarınızla karşılaştırarak sapmaların farkında olun. Sapmalar ortaya çıktığında derhal soruşturma başlatmak, dolandırıcılara tanınan fırsat penceresini kapatarak büyük fark yaratabilir.
- Bir dolandırıcı yakalandığında, gerekli önlemlerin alındığından emin olun ve bu deneyimden ders çıkarın.
Sahtekarlığa karşı mücadeleyi kazanmak
En kurnaz dolandırıcılar bir süre fark edilmeden kalabilirken, birçok dolandırıcı fırsat gören sıradan bireylerdir. İşledikleri dolandırıcılık yöntemleri ise oldukça basittir.
Bir işletme içinde bazı basit kontrollerin uygulanması, dolandırıcıların bundan faydalanmasını çok daha zorlaştırabilir. Sonuçlar şaşırtıcı olabilir – haftada 100 sterlinlik bir dolandırıcılık, bir işletmeden bir yılda yaklaşık 5.000 sterlinin çıkması anlamına gelir. %20 kar marjıyla çalışmak, bunu telafi etmek için 25.000 sterlinlik ciro elde etmek demektir.
