Otomatik kayıt nedir?
Otomatik kayıt, işverenlere 'çalışanları' otomatik olarak işyeri tabanlı bir emeklilik planına kaydetme yükümlülüğü getirir. Başlıca yükümlülükler şunlardır:
- işletmedeki çalışan türlerini değerlendirmek
- İlgili çalışanlar için nitelikli otomatik katılım emeklilik planı sağlamak
- Çalışanlarının çoğuna, işyeri emeklilik planına otomatik kayıt olmanın onlar için ne anlama geldiğini açıklayan mektuplar yazıyorlar.
- Tüm 'uygun çalışanları' otomatik olarak programa kaydetmek ve işveren katkı paylarını ödemek.
- Uygunluk beyanının tamamlanması ve kayıtların tutulması
- Her üç yılda bir yeniden kayıt ve yeniden beyan işlemi yapılması gerekiyor.
İşletmedeki çalışan türlerini değerlendirmek
Bu görevin kolay mı yoksa zor mu olduğu, işletmenin türüne bağlıdır. Geçici işçilerin, çok genç veya çok yaşlı işçilerin hizmetlerinden yararlanan bir işletmenin, iş gücünü analiz etmek için biraz zaman ayırması gerekecektir. Sadece maaşlı personel çalıştıran bir işletmenin görevi daha kolay olacaktır.
'İşçi' şudur:
- bir çalışan; veya
- Kişisel olarak iş veya hizmet sunmak üzere sözleşmesi olan ve bu işi kendi işletmesinin bir parçası olarak yapmayan kişi.
İkinci kategori, iş hukuku bağlamındaki 'işçi' ile aynı şekilde tanımlanır. Bu kişiler, çalışan olmasalar da, Ulusal Asgari Ücret (NMW) gibi temel çalışma haklarına sahiptirler. Bu kategoriye bazı ajans çalışanları ve bazı kısa süreli geçici işçiler dahildir.
İşçiler üç kategoriye ayrılır: uygun iş sahipleri; uygun olmayan iş sahipleri; ve hak sahibi işçiler.
'Uygun iş sahibi', aşağıdaki niteliklere sahip bir çalışandır:
- 22 yaş ile Devlet Emeklilik Yaşı arasında
- Asgari gelir eşiğinin (şu anda 10.000 £) üzerinde gelir elde etmek
- Birleşik Krallık'ta çalışan veya normalde Birleşik Krallık'ta çalışan
- Hali hazırda nitelikli bir emeklilik planına dahil değil.
Çoğu çalışan, işverenin halihazırda nitelikli bir emeklilik planı yoksa, uygun iş sahibi olarak kabul edilecektir. Otomatik kayıt, bu çalışanlar için zorunlu olacaktır.
Diğer çalışanlar (uygun olmayan iş sahipleri) 'katılma' (yani bir programa katılma) hakkına sahip olabilir ve bu nedenle katıldıklarında uygun iş sahipleri olarak değerlendirilmelidirler. 'Hak sahibi çalışanlar' programa katılma hakkına sahiptir, ancak işverenin bu çalışanlar için işveren katkısı yapma zorunluluğu yoktur.
Bazı durumlarda çalışanların sınıflandırılması zor olabilir. Sahip olduğunuz çalışan türlerini nasıl değerlendireceğinizden emin değilseniz bizimle iletişime geçin
Aralık 2017'de, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından otomatik kayıt sisteminin gözden geçirilmesinin ardından, hükümet alt yaş sınırını 22'den 18'e düşürmeyi (üst yaş sınırını emeklilik yaşı olarak koruyarak) önerdi. Önerilere göre, 18 yaş ile emeklilik yaşı arasında olanlar, yıllık 10.000 sterlinin üzerinde kazanmaları durumunda otomatik olarak işyeri emeklilik planına dahil edileceklerdi. 16-18 yaş arası çalışanlar ve emeklilik yaşının üzerindeki çalışanlar ise işyeri emeklilik planlarına isteğe bağlı olarak katılma hakkına sahip olmaya devam edeceklerdi. Hükümet, önerileri 2020'lerin ortalarında uygulamaya koymayı planlıyor.
Nitelikli otomatik katılım emeklilik planı nedir?
İşverenler, mevcut nitelikli bir emeklilik planını kullanarak, yeni bir plan kurarak veya hükümetin düşük maliyetli planı olan Ulusal İstihdam Tasarruf Fonu'nu (NEST) kullanarak yükümlülüklerini yerine getirebilirler.
Seçilen emeklilik planının çalışanın emeklilik birikimleri için iyi sonuçlar vermesi önemlidir. Bu, işverenin mevcut planının uygun olmayabileceği anlamına gelebilir, çünkü bu plan daha yüksek ücretli ve daha kıdemli çalışanların ihtiyaçları için tasarlanmış olabilir. Örneğin, NEST, mevcut işveren planına üye olma hakkına sahip olmayan çalışanlar için uygun bir plan olabilir.
Nitelikli bir otomatik kayıt programı olabilmesi için, bir programın nitelik kriterlerini ve otomatik kayıt kriterlerini karşılaması gerekir.
Nitelik kriterlerinin ana kısmı, emeklilik planının türüne göre farklılık gösteren belirli minimum standartları karşılamasını gerektirir. Çoğu işveren, tanımlanmış katkı paylı bir emeklilik planı sunmak isteyecektir. Bu tür planlar için minimum gereksinimler, nitelikli kazançlara dayalı minimum toplam katkı payıdır ve bunun belirli bir miktarı işveren tarafından karşılanmalıdır.
Otomatik kayıt sistemi olabilmesi için, sistemin aşağıdaki maddeleri içermemesi gerekir:
- İşverenin, bir 'iş sahibini' otomatik olarak kaydetmek, isteğe bağlı olarak dahil etmek veya yeniden kaydetmek için gerekli düzenlemeleri yapmasını engellemek.
- Çalışanın, emeklilik planının aktif bir üyesi olarak kalabilmesi için herhangi bir konuda tercih belirtmesini veya herhangi bir bilgi vermesini gerektirmek.
Yukarıdaki ikinci madde, örneğin, emeklilik planının, çalışana ait emeklilik katkı paylarının yatırılacağı varsayılan bir fonu olduğu anlamına gelir. Ancak çalışan, isterse diğer fonlar arasından seçim yapabilmelidir.
Size uygun bir rota konusunda tavsiyede bulunabiliriz. Lütfen bizimle iletişime geçin .
Otomatik kayıt tüm işverenler için geçerli midir?
Ekim 2017'den itibaren, tüm işverenler ilk personelini işe aldıkları tarihten itibaren otomatik olarak kayıt olma yükümlülüğüne sahiptir.
Prensip olarak, primler işe başlama tarihinden itibaren ödenmelidir, ancak bazı veya tüm çalışanlar için otomatik kayıt üç aya kadar ertelenebilir. Bu, örneğin, kısmi dönem kazançları üzerinden prim hesaplamasından kaçınmak için kullanılabilir.
www.thepensionsregulator.gov.uk adresinden edinebilirler .
Çalışanlarınızla iletişim kurmak
İşverenlerin, (16 yaşın altındakiler ve 75 yaşın üzerindekiler hariç) tüm çalışanlara, işyeri emeklilik planına otomatik kayıt olmanın kendileri için ne anlama geldiğini açıklayan bir mektup yazmaları gerekmektedir.
Her çalışan kategorisi için farklı bilgi gereksinimleri vardır. Uygun bir çalışan için, mektupta çalışanın isterse programdan nasıl çıkabileceğine dair ayrıntılar yer almalıdır. Ancak mektup, çalışanı programdan çıkmaya teşvik etmemelidir.
Emeklilik Düzenleme Kurumu (TPR), çalışanlarınıza mektup yazarken size yardımcı olmak için bir dizi mektup şablonu geliştirmiştir.
Uygun çalışanların otomatik olarak kaydı ve katkı paylarının ödenmesi
Otomatik kayıt sürecinin bir parçası olarak, işverenlerin uygun çalışanlar için emeklilik planına katkı payı ödemeleri gerekecektir.
Artık tüm işverenlerin, uygun çalışanlar için 'emeklilik hakkı kazandıran kazançlar' üzerinden en az %3 oranında katkı payı ödemesi gerekiyor. İşverenin toplam asgari %8'lik katkı payını karşılamaması durumunda ise çalışanlar tarafından ödenmesi gereken bir katkı payı daha bulunuyor.
Örnek
- İşveren yalnızca %3 katkıda bulunursa, çalışanın brüt katkısı %5 olur ve böylece toplamda en az %8'lik bir katkı yapılmış olur.
- İşveren %5 katkıda bulunursa, çalışanın brüt katkısı yalnızca %3 olacaktır.
Emeklilik maaşı almaya hak kazandıran kazançlar nelerdir?
Kazançlar, fazla mesai ve ikramiyeler (brüt) dahil olmak üzere nakit ödeme unsurlarını kapsar, ancak asgari katkı payları mutlaka toplam kazanç üzerinden hesaplanmaz. Katkı payları, daha düşük ve daha yüksek bir eşik arasındaki kazançlar üzerinden ödenecektir. Bu eşikler şu anda 6.240 £ ve 50.270 £'dir. (Bu tutarlar arasındaki kazançlara nitelikli kazanç denir).
Eğer maaş bordrolarınızı biz hazırlıyorsak, bu hesaplamaları yapmanıza yardımcı olabilir, maaştan yapılacak kesintileri ve emeklilik planına yapılması gereken ödemeleri size bildirebiliriz.
Uygunluk Beyanı
TPR, işyerinde çalışmaya dayalı emeklilik planlarını düzenlemek amacıyla kurulmuştur.
İşveren, görevlerine başladıktan sonraki beş ay içinde Uyumluluk Beyannamesini tamamlamış olmalıdır. Özünde, Uyumluluk Beyannamesi süreci işverenden şunları gerektirir:
- Doğru otomatik kayıt prosedürlerinin izlendiğini teyit edin; ve
- Örneğin, kayıtlı uygun iş sahiplerinin sayısı gibi çeşitli bilgiler sağlayın.
İşverenlerin devam eden yükümlülükleri
İşverenlerin otomatik kayıt sistemiyle ilgili devam eden yükümlülükleri bulunmaktadır.
Yeniden kayıt
İşverenlerin, belirli çalışanları her üç yılda bir otomatik emeklilik planına yeniden kaydetme yasal yükümlülüğü vardır. Bu süreç, işgücünün yeniden değerlendirilmesini ve belirli çalışanların seçtikleri uygun otomatik emeklilik planına yeniden kaydedilmesini içerir. İşverenlerin, yeniden kaydedilecek personeli olmasa bile, TPR'ye uyumluluk beyanını yeniden tamamlamaları da gerekmektedir. Yeniden kayıt, orijinal aşamalandırma tarihinden yaklaşık üç yıl sonra yapılmalıdır.
İşverenler, yeniden kayıt yükümlülüklerinin bir parçası olarak aşağıdaki görevleri yerine getirmekle yükümlüdürler:
- Yeniden kayıt tarihi
- İlk kayıt tarihi olmadığı sürece, bu her zaman önceki kayıt tarihinin üçüncü yıldönümüdür. Kayıt tarihini erteleme seçeneği yoktur.
- İlk yeniden kayıt tarihi ise, yeniden kayıt için bir tarih seçmek üzere altı aylık bir süre mevcuttur. Bu tarih, orijinal aşamalandırma tarihinin üçüncü yıldönümünden üç ay önce veya sonra olabilir. Bu durumun nadir olması muhtemeldir.
- İş gücünü yeniden değerlendirin
- İşveren, yalnızca daha önce otomatik olarak kaydolmuş ve daha sonra şu durumlardan birini gerçekleştirmiş olan çalışanları değerlendirmekle yükümlüdür: emeklilik planından ayrılmayı talep edenler (vazgeçenler); vazgeçme süresinin bitiminden sonra emeklilik planından ayrılanlar; veya emeklilik katkı paylarını durduran veya asgari seviyenin altına düşürenler (ve yeniden kaydolmak için yaş ve gelir kriterlerini karşılayanlar). Değerlendirme tamamlandıktan sonra, işverenler uygun personeli nitelikli bir emeklilik planına yeniden kaydetmeli ve yeniden kayıt tarihinden itibaren altı hafta içinde katkı payı ödemeye başlamalıdır.
- Yeniden kayıt yaptıranlara yazın.
- İşveren, emeklilik planına yeniden kaydolan her çalışana yazılı olarak bildirimde bulunmalıdır. Bu işlem, yeniden kayıt tarihinden itibaren altı hafta içinde yapılmalıdır. Örnek mektuplar TPR web sitesinde mevcuttur.
- Uyumluluk beyanının yeniden tamamlanması
- İşveren, yasal yükümlülüklerini yerine getirdiğini bildirmek için TPR'ye uyumluluk beyanının yeniden doldurulup gönderilmesini sağlamakla yükümlüdür. Bu işlem, önceki yeniden kayıt tarihinin üçüncü yıldönümünden itibaren beş ay içinde yapılmalıdır. İşveren, herhangi bir çalışanı emeklilik planına yeniden kaydetmemiş olsa bile bunu yapmakla yükümlüdür.
Unutmayın, yeniden kayıt ve yeniden beyan yasal bir zorunluluktur ve düzenlemelere uyulmaması para cezasıyla sonuçlanabilir.
Kurallara uymamanın cezaları
Yasal yükümlülüklerini yerine getirmeyen işverenler hakkında yaptırım uygulanabilir. TPR, uyumsuzluk durumunda kullanabileceği çeşitli yetkilere sahiptir. Bu yetkiler, uyarı mektupları ve yasal bildirimlerden mali cezalara kadar uzanabilir. Cezalar, çalışan sayısına bağlı olarak 400 £'luk sabit bir cezadan, günlük olarak artan 50 £ ile 10.000 £ arasında değişen bir cezaya kadar değişmektedir. En uç durumlarda, düzenleyici kurum cezai kovuşturma başlatabilir.
Kayıt tutmak
Son olarak, bir işveren, görevlerini yerine getirdiğini kanıtlamasını sağlayacak kayıtlar tutmalıdır. Doğru kayıt tutmak aynı zamanda iyi bir iş stratejisidir çünkü bir işverene şu konularda yardımcı olabilir:
- çalışanlarla olası anlaşmazlıkları önlemek veya çözmek
- Emeklilik planına yapılan katkıların kontrol edilmesine veya mutabakatının sağlanmasına yardımcı olmak.
Görev denetleyicisi TPR kılavuzu
İşverenlerin otomatik kayıt yükümlülüklerini yerine getirmelerine yardımcı olmak için TPR kılavuzu şu adreste mevcuttur: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers .
İşverenler, görev kontrol aracı ve kılavuzu kullanarak, görevlerini yerine getirmek için adım adım bir süreç izleyebilirler. Kılavuz ayrıca araçlara ve kaynaklara bağlantılar da içermektedir.
Önümüzdeki değişiklikler
2023 tarihli Emeklilik (Otomatik Kayıt Uzatma) Yasası şeklinde yeni bir kanun, otomatik kayıt rejimini uzatıyor. Devlet Sekreteri, aşağıdaki konularda yeni düzenlemeler getirme yetkisine sahip olacak:
- Otomatik kayıt için alt yaş sınırını 22'den 18'e düşürün.
- Nitelikli kazanç için alt gelir eşiğini (şu anda yıllık 6.240 £) kaldırın, böylece katkı payları kazanılan ilk 1 £'dan üst sınıra (şu anda yıllık 50.270 £) kadar hesaplansın.
Bunun uygulanma tarihi henüz açıklanmadı.
