Statünüz önemlidir.
Vergi kuralları, serbest meslek sahibi, tek başına işletme sahibi veya ortak olmanıza veya kendi şirketinizin çalışanı olsanız bile bir çalışan olmanıza bağlı olarak önemli ölçüde farklılık gösterir. Ancak her iki durumda da, vergi avantajınızı en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, iyi kayıtlar tutmak şarttır. Aksi takdirde, HMRC (Birleşik Krallık Vergi Dairesi) birkaç yıl sonra vergi durumunuzu düzeltmeye çalışabilir. Bu da birkaç yıllık vergi, faiz ve cezalar da dahil olmak üzere beklenmedik faturalara yol açabilir.
Bu bilgi notu, serbest çalışanların durumuna odaklanmaktadır.
Tamamen ve münhasıran
Serbest çalışanlar, işletmenin elde ettiği kârlar veya bu kârların kendi payları üzerinden vergi öderler. Dolayısıyla, kritik konu, yapılan masrafların bu kârdan düşülebilmesini sağlamaktır. Günlük giderler için, bu masrafların vergi indirimi için 'tamamen ve münhasıran' ticari faaliyet amacıyla yapılmış olması gerekir. Bu pratikte ne anlama geliyor? HMRC bu konuda birçok kılavuz yayınladı ve bunlar aşağıda özetlenmiştir.
Evin kullanımı
Serbest çalışanlar işlerinin bir kısmını evden yürütüyorlarsa, bazı vergi indirimlerinden yararlanabilirler. HMRC, işletmenin başka bir yerde yürütülüyor olsa bile, evin bir kısmının yalnızca iş amaçlı kullanıldığı zamanlar olması koşuluyla, hane halkı giderlerinin bir kısmının düşülmesinin yine de kabul edilebilir olduğunu kabul etmektedir. Örneğin:
'Eğer kullanım miktarı az ise, örneğin evde iş kayıtlarını tutmak gibi, detaylı bir sorgulama yapmadan makul bir tahmini kabul edebilirsiniz.'
Karışıklığı önlemek için belirtmek gerekirse, "tamamen ve münhasıran" ifadesi, iş giderlerinin ayrı olarak faturalandırılması veya evin bir bölümünün sürekli olarak iş amaçlı kullanılması gerektiği anlamına gelmez. Ancak, evin bir bölümü iş için kullanılıyorsa, o bölümün o anda tek kullanım amacının bu olduğu anlamına gelir.
HMRC, masrafların paylaştırılabileceğini kabul ediyor, ancak hangi temelde? Küçük bir miktar talep ediliyorsa, HMRC genellikle fazla ilgilenmeyecektir. Aslında, HMRC haftalık birkaç poundluk bir tahmini kabul edilebilir buluyor gibi görünüyor. Ancak, daha fazla talep edilecekse, HMRC aşağıdaki faktörlerin dikkate alınmasını öneriyor:
- Ev alanının iş amaçlı kullanılan kısmının oranı
- Elektrik, gaz veya su gibi ölçülebilir veya sayaçla ölçülen kaynakların bulunduğu yerlerde ne kadar tüketim yapıldığı; ve
- İş amaçlı kullanım süresi.
Hangi tür masraflar için talepte bulunabilirim?
Genel olarak, HMRC (Birleşik Krallık Vergi Dairesi), belediye vergisi, ipotek faizi, sigorta, su faturaları, genel onarımlar ve kira, ayrıca temizlik, ısıtma ve aydınlatma ve sayaçlı su gibi masrafların makul bir oranını kabul edecektir.
Diğer izin verilen giderler arasında, ev telefonundan yapılan iş görüşmelerinin maliyeti ve hat kiralama bedelinin bir kısmı ile internet bağlantısının iş amaçlı kullanılması koşuluyla yapılan harcamalar yer alabilir.
Peki bu pratikte nasıl işliyor?
Daha önce de belirtildiği gibi, evde yapılan iş miktarı az ise, haftalık nominal bir rakam genellikle yeterlidir; ancak önemli talepler için daha bilimsel bir yöntem gerekebilir.
Örnek
Andrew evden çalışıyor ve başka bir iş yeri yok. Sabah 9'dan öğlen 1'e ve öğleden sonra 2'den akşam 6'ya kadar evin boş bir odasını kullanıyor. Geri kalan zamanlarda odayı aile kullanıyor. Oda, evin toplam alanının yaklaşık %10'unu oluşturuyor.
Temizlik, sigorta, belediye vergisi ve ipotek faizi dahil olmak üzere maliyetler yaklaşık 8.000 £'dur. %10 = 800 £ ve kullanım süresinin 8/24'ü ticari amaçlı olduğundan, talep edilebilecek tutar 267 £ olabilir.
Elektrik giderlerinin toplamı 1.500 £'dur, bu nedenle %10'u 150 £'dur ve bunun 8/24'ü = 50 £'dur.
Ayrıca, telefon ve internet ücretleri gibi diğer masrafların makul bir oranda karşılanması da kabul edilebilir olacaktır.
Andrew'un iddiasının kilit noktası, kullanılan rakamları ve oranları kanıtlayacak kayıtları tutması olacaktır.
Ekipman maliyetleri
Serbest meslek sahibi işletmeler için, varlıkların amortismanı, sermaye indirimi olarak bilinen bir dizi vergi indirimiyle karşılanır. Dizüstü bilgisayar, masa, sandalye vb. gibi evdeki ekipmanlar için, bu varlıkların iş amaçlı kullanım oranına (tahmini iş kullanımına göre) dayalı olarak sermaye indirimi uygulanabilir. Dolayısıyla, Andrew dizüstü bilgisayarını yalnızca iş için kullanıyorsa, tüm maliyet sermaye indirimi kuralları kapsamında olacaktır.
Peki ya seyahat masrafları?
Evden çalışmanın bir diğer sonucu da seyahat masrafları üzerindeki potansiyel etkidir. Evden iş yerine veya operasyon merkezine seyahat masrafları genellikle karşılanmaz, çünkü bu, nerede yaşanacağına dair kişisel bir tercihi temsil eder. Kişinin zaman zaman evden çalışıyor olması ise önemsizdir.
Bir bireyin mesleği gereği ofis işlerini nerede yürüttüğü, tek başına iş yerinin yerini belirlemez; bu nedenle birçok kişi evden çalışma maliyetleri için vergi indirimi talep edebilse de, ev ofisine gidiş geliş seyahat masraflarını talep edebilecek kişi sayısı çok daha az olacaktır.
Elbette, bu ilke, ticaretin yürütüldüğü başka bir yerde bir işletme veya operasyonel 'üs'ün varlığını varsayar. Normalde, işletme üssü ile işin yürütüldüğü diğer yerler arasındaki seyahat masrafları gider olarak kabul edilirken, mükellefin evi ile işletme üssü arasındaki seyahat masrafları gider olarak kabul edilmez.
Ancak, evden ayrı bir iş yeri bulunmadığı durumlarda, müşterileri ziyaret etmek için yapılan seyahat masrafları tamamen karşılanmalıdır. Meselenin özü, işletmenin gerçekte nereden yönetildiğidir.
Ve son olarak…
Sermaye kazanç vergisi, bireyin özel konutunun satışına ilişkin, ana ikametgah indirimi (PPR) olarak bilinen bir vergi muafiyeti içermektedir. Konutun bir kısmı yalnızca ticari amaçlarla kullanılıyorsa, PPR indirimi kazancın ticari kısmına uygulanmaz. Bununla birlikte, HMRC, kılavuzunda "ara sıra ve çok küçük" ticari kullanımın dikkate alınmadığını açıkça belirtmektedir.
Mantıklı olun.
Gördüğünüz gibi, her şey mümkün ancak önemli olan kuralları net bir şekilde anlamak, iyi kayıt tutmak ve ne kadar talepte bulunacağınız konusunda mantıklı davranmaktır.
