Yeni müşteri edinmek iş için harika bir şeydir, ancak ödeme yapmadıkları sürece. Müşterinin verdiğiniz kredi miktarını karşılayabileceğinden emin değilseniz, ödeme yapmadıklarında yasal işlem başlatmak uzun, zahmetli ve potansiyel olarak maliyetli bir süreç olabilir.
Müşteriden ödeme alınamaması ve mal veya hizmetlerin sağlanmış olması durumunda, nakit akışınız muhtemelen baskı altında olacaktır. Müşterilerin zamanında ödeme yapmasını sağlamak, işletmenizi yönetmeyi kolaylaştıracaktır.
Müşterinizden ödeme alamadığınız için tedarikçilerinize ödeme yapmazsanız, onların işine de zarar verebilirsiniz. Bu sadece kötü bir iş uygulaması değil, aynı zamanda kurumsal sosyal sorumsuzluk olarak da değerlendirilebilir. Tedarikçilerinize, müşterilerinizin size davranmasını istediğiniz gibi davranın.
Dikkate alınması gereken faktörler
Yapmanız gereken ilk şey müşterinizi tanımaktır. Bu, yeni bir müşteri edinmeden ve onlara herhangi bir kredi vermeden önce başlamalıdır. Bilmeniz gereken asgari bilgiler şunlardır:
- Müşterinin tam adı ve ticari adresi (Companies House Webcheck hizmetini kullanmayı düşünebilirsiniz)
- İşletme yapılarının türünü belirtir misiniz? Örneğin, şahıs şirketi mi, ortaklık mı yoksa limited şirket mi?
- Şirket tüzel kişiliğe sahip değilse, sahiplerinin adları ve kişisel adresleri (bu bilgiyi desteklemek için antetli kağıt kullanmayı düşünün).
- Referans almak için diğer tedarikçilerle iletişime geçin.
- Kredi derecelendirmelerini bir kredi kuruluşu aracılığıyla alırlar.
Herhangi bir müşteriye mal veya hizmet sunmadan önce aşağıdaki hususlara dikkat edin:
- Siparişi kabul etmeden önce müşteriyle ödeme koşullarını görüşüp kararlaştırın.
- şartları yazılı olarak kararlaştırın
- Müşterinin kararlaştırılan ödeme koşullarını değiştirmeye çalıştığı tüm belgeleri inceleyin.
- Siparişi kabul etmeden önce tedarikçilerle ödeme koşulları konusunda görüşme yapın ve anlaşmaya varın.
- Müşteri ve tedarikçi ödeme koşulları arasında bir fark varsa, bu farkı kapatmak için finansman imkanının olup olmadığını değerlendirin (bu, işletme sermayesi yönetiminizi anlamanızı gerektirecektir).
- Beklenen tüm gelir ve giderleri kapsayan bir nakit akışı tahmini oluşturun.
- Ödeme koşullarının uygun yetkilendirme olmadan değiştirilememesini sağlamak için standart bir politikamız mevcuttur.
- Faturalara gecikme faizi ve tahsilat ücreti uygulama hakkınızın olduğundan emin olun.
Müşteriye mal veya hizmet sağladıktan sonra şunlara dikkat edin:
- faturaları derhal düzenleyin
- Tüm kalemlerin belirtilen fiyatlara dahil olduğundan emin olmak için faturaları doğru bir şekilde düzenleyin.
- Sipariş için bir referans numarası ekleyin ve herhangi bir anlaşmazlık durumunda bu numarayı belirtin.
- Faturada müşterinin istediği her şey yer alsın.
- Faturaların takibi için bir süreç oluşturun.
- Anlaşmazlıklarla başa çıkmak için bir sürece sahip olmak
- Müşteriler arasında benzer anlaşmazlıkların olup olmadığını tespit etmek için anlaşmazlıkların kaydını tutun.
- Faturalarınızın KDV açısından HMRC (Birleşik Krallık Vergi Dairesi) yönetmeliklerine tamamen uygun olduğundan emin olun.
Tedarikçilerinizi göz önünde bulundurun – onlara, size nasıl davranılmasını istiyorsanız öyle davranın.
Tedarikçilerinize zamanında ödeme yapmamanın kötü bir iş alışkanlığı olduğunu ve kredi notunuzun düşmesine neden olabileceğini unutmayın. Şunları yapmalısınız:
- Herhangi bir anlaşmazlık ortaya çıkar çıkmaz tedarikçilerinizi bilgilendirdiğinizden emin olun.
- Alacaklı defterinizin doğru bir şekilde yaşlandırıldığından emin olarak ödemelerinizi zamanında yapın.
- Tedarikçilerinizi, zamanında ödeme yapma konusunda yaşadığınız sorunlar hakkında düzenli olarak bilgilendirin.
Bazı işletmeler maalesef "kötü duruma" düşebilir, bu nedenle işletmenin şu durumlarda kredi sigortası yaptırmayı düşünmeniz faydalı olabilir:
- Eğer kilit müşteriler iflas ederse, şirket faaliyetlerini sürdüremezdi.
- Müşterinin iflas etme olasılığını tespit edecek kontrol mekanizmaları mevcut değil.
- Potansiyel müşteriler hakkında bilgi edinmekte zorlanıyor.
- kredi yönetiminin iyileştirilmesi gerekiyor
- Yeni bir pazar girişimini değerlendiriyor.
İşletmeler aşağıdaki durumlarda faktoring ve finansman seçeneklerini değerlendirmelidir:
- Tedarikçilere zamanında ödeme yapmak için yeterli nakit rezervi bulunmamaktadır.
- İşletmenin büyümesi gerekiyor.
- Kısa vadeli finansman düzeyi (kredili mevduat hesabı dahil) yetersizdir.
- Personelin kredi yönetimi becerileri yeterli düzeyde değil.
