Bu bilgi notu, küçük işletmeler için önemli olan KDV konularına odaklanmaktadır. Temel amaç, yaygın risk alanlarını vurgulamaktır; çünkü daha iyi bir anlayış, hataların azaltılmasına ve cezaların en aza indirilmesine katkıda bulunabilir. Bu amaca ulaşmada bir diğer önemli unsur ise iyi kayıt tutmaktır; aksi takdirde KDV beyannamesinin eksik veya yanlış bilgilere dayanarak hazırlanma riski artar.
GOV.UK sitesinde yararlı bilgiler bulunabilir .
Zorunlu dijital kayıt tutma ve dijital KDV beyannameleri hakkında bilgi edinmek için 'KDV için Dijital Vergilendirme' başlıklı bilgi broşürümüze bakın.
KDV beyannamesi ve ödeme süreleri
Üç aylık veya aylık beyanname veren işletmeler için, hem KDV beyannamesi hem de ödenmesi gereken KDV, normalde KDV döneminin bitiminden bir ay ve yedi gün sonra HMRC'ye (Birleşik Krallık Vergi Dairesi) ödenmelidir.
Son ödeme tarihi hafta sonuna veya resmi tatil gününe denk geliyorsa, işletme, beyannamenin gönderilmesi ve ödenmesi gereken KDV'nin HMRC'ye son ödeme tarihinden önceki son iş gününden geç olmamak üzere ulaşmasını sağlamalıdır.
Giriş vergisi
Harcamalar üzerinden tahakkuk eden KDV, KDV beyannamesinde geri alınabiliyorsa, buna 'giriş vergisi' denir. Sadece KDV kayıtlı işletmeler, aşağıdaki koşulları sağlamaları halinde satın alımlarda KDV'yi geri alabilirler:
- Bu masraf ticari amaçlarla yapılmıştır.
- İşletme, mal veya hizmet tedarikinin alıcısıdır.
- Satın alma işlemi için geçerli bir KDV faturası mevcuttur.
Yalnızca KDV kayıtlı işletmeler geçerli KDV faturası düzenleyebilir. Bu nedenle, KDV kaydı olmayan bir işletmeden satın alınan herhangi bir mal veya hizmet için KDV iadesi talep edilemez. Proforma faturalar, yanlışlıkla mükerrer KDV iade talebine yol açabileceğinden, girdi vergisi iadesi için temel olarak kullanılmamalıdır.
KDV iadesi talep edilen çoğu tedarik türü, geçerli bir KDV faturasıyla desteklenmelidir. Bu fatura genellikle KDV iadesi talep eden işletmeye düzenlenmelidir. Çok sınırlı sayıda tedarik için, her vergilendirilebilir tedarik için toplam harcama 25 £ veya daha az (KDV dahil) ise, KDV faturasına gerek duyulmaz. Bunların en pratik örnekleri otopark ücretleri ve bazı geçiş ücretleridir.
Ancak aşağıdaki yaygın kalemler hiçbir zaman KDV'ye tabi değildir ve bu nedenle geri alınacak KDV bulunmamaktadır: posta pulları, tren, uçak ve otobüs biletleri, cadde üzerindeki otopark sayaçları ve ofis için yapılan çay, kahve ve süt gibi market alışverişleri.
İş amacı
Bu durum, vergi mükellefleri ve HMRC (Birleşik Krallık Vergi Dairesi) arasında sık sık tartışma konusu olmaktadır; çünkü KDV, yalnızca KDV mükellefi bir kişi tarafından tahakkuk ettirilmiş olması veya tedarikçiye işletme tarafından ödeme yapılmış olması nedeniyle otomatik olarak geri alınamaz.
Malların veya hizmetlerin kullanımının ticari kullanım olup olmadığını değerlendirirken (KDV'nin girdi vergisi olarak düşülme hakkının belirlenmesi amacıyla), harcamanın işletmenin işlevi ve faaliyetleriyle doğrudan ilgili olup olmadığı veya işletmeye yalnızca tesadüfi bir fayda sağlayıp sağlamadığı dikkate alınmalıdır.
Özel ve ticari olmayan kullanım
Birçok işletmede kişisel ve işletme finansmanları yakından bağlantılı olabilir ve kısmen veya tamamen özel veya işletme dışı amaçlar için yapılan harcamalar üzerinden hatalı bir şekilde girdi vergisi talep edilebilir.
İddiaların muhtemel olduğu ancak 'işletmenin amacı' testini karşılamayan risk alanlarına tipik örnekler şunlardır:
- Ticari bağlantı bulunmayan konut giderleriyle ilgili harcamalar
- Spor ve boş zaman aktiviteleri gibi kişisel ilgi alanlarının peşinden gitmek
- Şirket yöneticilerinin/sahiplerinin kişisel menfaatleri için yapılan harcamalar ve
- Ticari olmayan faaliyetlerle bağlantılı harcamalar.
Harcamaların hem ticari hem de özel amaçlı olduğu durumlarda, ilgili KDV genellikle paylaştırılmalı ve yalnızca ticari unsur talep edilmelidir. Başlangıçta ticari kullanım için tasarlanan malların daha sonra alternatif bir amaçla kullanılması durumunda, varlıklar ve stoklar üzerinden talep edilen girdi vergisinin ayarlanması için özel kurallar geçerlidir.
Örnek
İşletme için başlangıçta üç dizüstü bilgisayar satın alınır ve toplamda 360 £ tutarındaki KDV geri alınır. Daha sonra bunlardan biri işletme sahibi tarafından oğluna hediye edilir, bu nedenle 120 £ (1/3 x 360 £) tutarındaki KDV'nin HMRC'ye bildirilmesi gerekecektir.
İş eğlencesi
Çoğu iş eğlencesi türünde KDV geri alınamaz, ancak çalışan eğlencesi için ödenen KDV geri alınabilir. İş eğlencesi tanımı, çalışan olmayan birine sağlanan her türlü ağırlama anlamına gelecek şekilde geniş bir şekilde yorumlanır ve aşağıdaki örnek durumları içerebilir:
- Şirket çalışanı olmayan ancak işletme tarafından karşılanan seyahat masrafları (örneğin serbest çalışanlar ve danışmanlar).
- Ticaret fuarları ve halkla ilişkiler etkinliklerinin ağırlama unsurları.
İş hediyeleri
Bir işletmenin mallarının el değiştirmesi durumunda KDV'ye tabi bir işlem gerçekleşir; bu nedenle teorik olarak bir işletme tarafından hediye edilen her mal için KDV ödenmesi gerekir. İşletme hediyeleriyle ilgili kural ise, aynı kişiye yapılan hediyeler için KDV hariç toplam maliyetin 12 aylık bir dönem içinde 50 £'u aşmaması koşuluyla, KDV ödenmeyeceğidir.
50 sterlinlik limit aşıldığında, tutarın tamamı üzerinden KDV (çıkış vergisi) ödenmesi gerekir. KDV açısından malların teslimi gerçekleşmiş sayılır. Bu durumda, HMRC genellikle işletmenin malları satın alırken KDV'yi dikkate almamasına izin verir; bu da her hediye verildiğinde çıkış vergisini hesaplamaktan daha uygun olabilir.
Etkilenebilecek rutin ticari işlemler arasında şunlar yer alabilir:
- uzun hizmet ödülleri
- Noel hediyeleri
- Satış personeli için ödüller veya teşvikler.
Otomobiller ve motorlu taşıt giderleri
Giriş vergisi hataları genellikle otomobil satın alımı veya kiralanması ve genel olarak motorlu taşıt giderleriyle ilgili olarak ortaya çıkar. Bazı önemli sorunlar şunlardır:
- Otomobil alımında KDV'nin geri alınması genellikle engellenir çünkü aracın özel kullanım için de mevcut olacağı ve dolayısıyla yalnızca ticari kullanım için olmadığı varsayılır. Bu yasak, ticari araçlar ve minibüsler için, ticari kullanım unsuru bulunması koşuluyla, normalde geçerli değildir.
- Araç satın alınmak yerine kiralandığında, aynı nedenle kiralama bedeli üzerindeki KDV'nin %50'si tahsil edilemez.
- İşletmelerin araçlar için yakıt veya kilometre ödeneği sağladığı durumlarda, giderin yalnızca işletmeyle ilgili kısmına ait KDV'nin geri alınmasını sağlamak için düzenlemeler yapılması gerekmektedir. Kullanılabilecek çeşitli yöntemler mevcuttur, bu nedenle bu durum sizin için geçerliyse lütfen bizimle iletişime geçin.
Çıkış vergisi sorunları
Tahsil edilemeyen borçlar
Mevcut ekonomik ortamda mal veya hizmetleri kredili olarak satmak artan riskler taşıyabilir. Kredi kontrol prosedürleri güçlü olsa bile, tahsil edilemeyen alacaklarla karşılaşma riski kaçınılmazdır. Tedarikçi, borç müşteri tarafından hiç ödenmese bile, satış yapıldığında normalde KDV'yi hesaplamak zorundadır; bu nedenle, iki kez zarara uğrama riski vardır.
KDV düzenlemeleri, müşterinin ödeme yapmaması nedeniyle KDV'yi iptal etmek için bir kredi notu düzenlenmesine izin vermez! Bunun yerine, müşteri ödeme yapmadığında ve tedarikçi tarafından KDV'nin muhasebeleştirilmiş olması koşuluyla, faturanın ödeme vadesinden altı ay sonra KDV'nin tahsil edilemeyen alacak olarak geri alınması talebinde bulunulabilir.
Örnek
Bir işletme, 19 Ekim 2022 tarihinde mal tedarik etmiş ve faturasını kesmiştir; ödemenin 18 Kasım 2022 tarihine kadar yapılması gerekmektedir (yani normal 30 günlük kredi süresi). Borç ödenmezse, vergi indirimi için en erken fırsat 18 Mayıs 2023 olacaktır. İndirim, işletmenin vergi beyannamesi dönemine bağlı olarak, bu tarihin denk geldiği KDV beyannamesine dahil edilecektir.
Tazminat miktarı
Mükellef, KDV oranının daha sonra değişmiş olması fark etmeksizin, yalnızca başlangıçta tahsil edilen ve HMRC'ye ödenen çıkış vergisi için indirim talep edebilir. Talep, çıkış vergisini azaltmak yerine, tahsil edilmemiş KDV'yi ek bir işletme gideri olarak ele alarak, KDV beyannamesinin 4. kutusuna girilir.
Müşteri
Bir müşteri, tedarikçiye teslimat tarihinden (veya ödeme tarihi daha sonraysa) altı ay sonra ödeme yapılmadığı takdirde, satın alma işleminde talep edilen KDV'yi otomatik olarak HMRC'ye geri ödemekle yükümlüdür. Bu alandaki hatalar o kadar yaygındır ki, HMRC yetkilileri, Sage muhasebe paketlerini incelemelerini ve altı aydan eski satın alma defteri bakiyelerini listelemelerini sağlayan bir program geliştirmişlerdir; bu da talep edilen KDV'yi reddetmek için bir değerlendirme düzenlemeyi kolaylaştırmaktadır.
Sorunu önlemek mi?
Yıllık cirosu 1,35 milyon sterlinden az olan küçük işletmeler, Nakit Esasına Dayalı Muhasebe Sistemine katılma hakkına sahip olabilirler; bu da, KDV'yi yalnızca müşteriden ödeme fiilen alındığında hesaplamaları gerektiği anlamına gelir.
Nakit akışı açısından açık bir avantaj ve tahsil edilemeyen alacaklardan kaynaklanan KDV indirimi söz konusudur. Dezavantajı ise, nakit esaslı muhasebenin bir işletmenin giderler üzerindeki KDV'yi yalnızca tedarikçilere ödeme yaptığı anda geri almasına izin vermesidir.
