Son araştırmalar, devamsızlığın günümüzde işletme karlılığı üzerindeki olumsuz etkisinin önemli olduğunu ve her gün binlerce insan saatinin kaybedildiğini göstermektedir. Son istatistikler, çalışan başına yılda ortalama 4,3 gün iş kaybı yaşandığını ve bunun çalışan başına ortalama 522 £ maliyete yol açtığını ortaya koymaktadır. Devamsızlık nedeniyle kaybedilen çalışma süresinin yaklaşık üçte ikisi, yedi güne kadar süren kısa süreli devamsızlıklardan kaynaklanmaktadır.
Aşağıda etkili devamsızlık yönetiminin temel prensiplerini ele alacağız.
İyi devamsızlık yönetimi prosedürleri
Ankete katılan işletmelerin büyük çoğunluğu (%94), özellikle tüm devamsızlıkların beşte üçünün beş günden kısa süren hafif hastalıklar nedeniyle olduğu durumlarda, devamsızlık oranlarını kontrol altına almak için devamsızlık takibi politikalarının sıkılaştırılmasının büyük bir etkisi olduğunu doğrulamaktadır.
Kısa süreli ve uzun süreli devamsızlık arasındaki fark
İşverenler, hastalık nedeniyle işe gelmeme sorunlarını yönetirken kısa süreli ve uzun süreli devamsızlıkları birbirinden ayırmalıdır. Devamsızlık kısa süreli ancak sürekli ve görünüşte birbiriyle bağlantısız ise, uygun bir soruşturmanın ardından disiplin cezası uygulanabilir. Ancak bu, uzun süreli hastalık nedeniyle işe gelmeme durumlarında uygun bir yaklaşım değildir.
Kısa süreli devamsızlık prosedürleri
Kısa süreli devamsızlığı yönetmede bir dizi önemli adım vardır.
- Örneğin, bir günlük devamsızlık için bile olsa, çalışanlar tarafından izlenmesi gereken net bir prosedür oluşturun; bu prosedür, üst yönetimle işe dönüş görüşmesi yapılmasını ve öz bildirim formlarının doldurulmasını içerebilir. Bu, herkesin izlemenin yapıldığının ve devamsızlıkların eksiksiz bir şekilde kaydedildiğinin farkında olmasını sağlayacaktır.
- Devamsızlıkları izlemek için bir sistem kurun ve ortaya çıkan eğilimleri düzenli olarak gözden geçirin. Sık devamsızlıklar belki de hastalık numarası yapmanın bir kanıtı olabilir, ancak diğer yandan daha derin bir sorunun belirtisi de olabilir. Somut istatistikler, erken müdahale için yararlı uyarı sinyalleri sağlayabilir ve gelecekteki sorunları önleyebilir.
- İşbaşı görüşmeleri her zaman bireyin doğrudan amiri tarafından yapılmalıdır; bu, işten izin alma nedenlerinin net bir şekilde ortaya çıkmasını sağlayacaktır. Bu, yöneticilere daha derin bir sorunun belirtisi olabilecek devamsızlığın temel nedenini bulma fırsatı verecektir.
- Sorunlar kişisel ve işle ilgili değilse, işveren, bireyin sorununu çözmesine olanak sağlamak için ne kadar esneklik göstermeye hazır olduğuna karar vermelidir.
- Altta yatan bir sağlık sorunu olabileceği düşünülüyorsa, işveren devamsızlık düzeyini desteklemek için bir tıbbi rapor talep etmeyi değerlendirmelidir; gizli bir sağlık sorunu olabilir ve engellilik ayrımcılığıyla bağlantılar hemen görünmeyebilir.
- Tüm çalışanlar, hastalık izni hükümlerinin kötüye kullanılmasının disiplin cezasıyla sonuçlanacağının farkında olmalıdır.
- Devamsızlıklar için geçerli bir tıbbi neden yoksa, çalışana danışmanlık yapılmalı, kendisinden beklenen iyileşme anlatılmalı ve iyileşme görülmemesi durumunda ortaya çıkacak sonuçlar konusunda uyarılmalıdır.
- Eğer devamsızlığın tıbbi nedenleri varsa, 2010 tarihli Eşitlik Yasası ile ilgili hususları göz önünde bulundurun; örneğin, devamsızlık hastane randevuları veya gerekli tedaviyle ilgili mi? Eğer öyleyse, işveren, tedavi için izin verilmesi de dahil olmak üzere makul düzenlemeler yapmakla yükümlüdür.
- Durum, çalışanın işten çıkarılması gereken bir aşamaya gelirse ve tanımlanmış bir tıbbi durum yoksa, işten çıkarma gerekçesi kusur olabilir. Bu durumda işveren, hastalığın niteliği ve süresi, geçmiş hizmet kaydı ve devamsızlık kaydındaki iyileşmeyi dikkate alarak adil bir prosedürün izlendiğini gösterebilmelidir.
- Çalışanın engellilik olarak değerlendirilmeyen, ancak kabul edilebilir düzeyde yüksek devamsızlık oranına sahip olduğu bilinen bir sağlık sorunu varsa, gerekli süreç izlendikten sonra başka önemli bir nedenden dolayı işten çıkarılması mümkün olabilir. Yine, karar vermeden önce hizmet süresi ve uygun alternatif iş imkanının mevcudiyeti dikkate alınması gereken önemli faktörlerdir.
Uzun süreli devamsızlık prosedürleri
Uzun süreli devamsızlığın yönetilmesindeki temel adımlar şunlardır:
- İşten ayrılma prosedürleri, izleme ve işe dönüş görüşmeleri, kısa süreli işten ayrılma durumlarında olduğu kadar önemlidir.
- Çalışanın durumunun bir engellilik teşkil edip etmediğini ve çalışanın gelecekteki rolünü yerine getirme yeteneğini değerlendirmek için tıbbi tavsiye almak her zaman ihtiyatlı bir yaklaşımdır.
- Tıbbi raporda istenen bilgilerin, örneğin hastalığın niteliği, bireyin rolünü yerine getirme yeteneği, sorumlulukların ayrıntılı bir açıklaması, hastalığın muhtemel süresi ve durumu kolaylaştıracak makul düzenlemeler gibi hususlarda, ayrıntılı ve net olması önemlidir.
- Tıbbi kanıtların alınmasının ardından, doktorun tavsiyesi doğrultusunda, bireyle bir danışma ve görüşme süreci (sosyal hizmet ziyareti) gerçekleştirilmelidir.
- Çalışanın işe dönüşüne ilişkin önerilerini dinlemek önemlidir.
- Hastalığın nedeni işle ilgiliyse, asıl neden araştırılmalıdır. İşverenler, etkileyen faktörleri azaltmanın yollarını görüşmelidir; örneğin, artırılmış destek, eğitim veya görevlerin yeniden dağıtılması. Çalışan, kademeli olarak veya kısa bir süre için yarı zamanlı olarak işe dönebilir mi?
- Çalışanın beklentilerinin ve işverenin atacağı adımların yazılı olarak kaydedilmesi sağlanmalıdır; böylece herhangi bir karışıklık yaşanmaz ve atılan tüm adımların makul olduğu görülür.
- Çalışanın işten çıkarılması söz konusuysa, bu muhtemelen yetenek eksikliği gerekçesiyle olacaktır; ancak 2010 tarihli Eşitlik Yasası'nın tüm şartlarının dikkate alındığından ve adil bir prosedürün uygulandığından emin olmak için özen gösterilmesi gerekecektir.
Engelliliğin tanımı
Engelliliğin ne anlama geldiğine dair tanım üç kısma ayrılabilir:
- Çalışanın fiziksel veya zihinsel bir engelden muzdarip olması gerekir.
- Bu engelin, telefon kullanmak, kitap okumak veya toplu taşıma kullanmak gibi normal günlük aktiviteleri gerçekleştirme yeteneğini önemli ölçüde etkilemesi gerekir. Önemli, küçük veya önemsizden daha fazlasını ifade eder.
- Etkinin uzun süreli olması, yani en az 12 aydır devam ediyor olması veya o kadar uzun süre devam etme olasılığının bulunması gerekir.
2010 tarihli Eşitlik Yasası, engellilikten kaynaklanan ayrımcılığa karşı yeni koruma önlemleri içermektedir. Bu önlemler arasında dolaylı ayrımcılık, ilişki temelli ayrımcılık ve algısal ayrımcılık yer almaktadır.
Engellilikten kaynaklanan ayrımcılık
Bir kişi aşağıdaki durumlarda engelli bir kişiye karşı ayrımcılık yapmış sayılır:
Bir kişi, engelli kişinin engelliliğinden kaynaklanan bir durum nedeniyle engelli bir kişiye olumsuz davranır ve bu davranışın meşru bir amaca ulaşmanın orantılı bir yolu olduğunu gösteremez.
Ancak, bir kişinin engelli bir kişinin engelli olduğunu bilmediğini ve makul bir şekilde bilmesinin beklenemeyeceğini kanıtlaması durumunda bu geçerli değildir.
Makul düzenlemeler
Sağlık raporunda bir engellilik durumu tespit edilirse, Eşitlik Yasası uyarınca işverenin makul düzenlemeler yapma yükümlülüğü vardır. Bu oldukça geniş kapsamlıdır ve işyerinde fiziksel düzenlemeler veya çalışanın görevlerini yerine getirmesine yardımcı olacak ekipman sağlanması anlamına gelebilir. Ayrıca, belirli görevlerin kaldırılması ve yeniden dağıtılması, çalışma saatlerinde veya çalışma yerinde değişiklikler veya ek eğitim ve denetim sağlanması yoluyla rolün kendisinde düzenlemeler anlamına da gelebilir. Uygunluk şartıyla, boş olan başka bir pozisyona geçişi de içerebilir.
Başka bir deyişle, uzun süreli hastalık izni nedeniyle işe gelmeyen bir çalışanın işten çıkarılması konusunda işverenin adil bir işten çıkarma kararı verebilmesi için bir dizi adım atması gerekmektedir.
