Ortamı hazırlamak
Onları bilgilendirmek
İşletmenizde çalışmalarımızı etkileyebilecek herhangi bir değişiklikten haberdar olurlarsa daha hazırlıklı olurlar. Bu değişiklikler şunları içerebilir:
- ürün veya pazar
- iş stratejisi, örneğin fiyatlandırma politikası
- muhasebe sistemi
- Kilit personel.
Eğer düzenlediğiniz yönetim toplantılarının tutanaklarını tutuyorsanız, bu tutanakların birer kopyasını onlara vermek, yıl boyunca karşılaştığınız önemli olayları anlamaları açısından oldukça faydalı olabilir.
Ayrıca, çalışmalarının bir parçası olarak, işletmenizin faaliyet gösterdiği yasal ve düzenleyici çerçeveye uyulmaması durumları olup olmadığını, bildiğiniz herhangi bir dolandırıcılık faaliyeti olup olmadığını size sormamız muhtemeldir. Bu, profesyonel danışmanınız olarak yerine getirmeleri gereken yükümlülüklerinin bir parçasıdır ve sizin herhangi bir yanlışlık yapmış olabileceğinize inandıkları anlamına gelmez.
Onların ihtiyacı olan şey
İşlerini tamamlayabilmeleri için hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını biliyorsanız, bu bilgilerin mevcut olduğundan emin olabilirsiniz.
Birlikte, sizin onlar için neler hazırlayabileceğinize ve onların ne hazırlamaları gerektiğine karar verebilirler.
Daha iyi iletişim, yanlış anlaşılmaları en aza indirmeye ve gereksiz işlerden kaçınmaya yardımcı olacaktır.
Zaman çizelgesi
Önceden uygun bir zaman çizelgesi üzerinde anlaşın. Bu, her ikinize de düzgün bir şekilde hazırlanma şansı verir.
Ancak, eğer programın gerisinde kalırsanız, lütfen en kısa sürede onlara bildirin ki gerekirse program yeniden düzenlenebilsin.
Nasıl yardımcı olabilirsiniz?
Kitaplar ve kayıtlar
Muhasebe kayıtlarınızı düzenli bir şekilde tutmak ve muhafaza etmek, hesaplarınızı hazırlamak veya denetlemek için gereken bilgilere hızlı ve kolay bir şekilde ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, işletmenizin durumunu bir bakışta görmenizi de sağlayacaktır.
Aşağıdaki noktaları dikkate almak, kayıtlarınızın düzenlenmesini iyileştirebilir:
- Defterlerinizi düzenli aralıklarla toplamak ve dengelemek, hataları tespit etmenize ve düzeltmenize yardımcı olacaktır.
- Ödemeleriniz ve makbuzlarınız analiz edilerek bilgilerin kolayca çıkarılması sağlanır.
- Faturalarınızı mantıklı bir sıraya (sayısal, alfabetik veya tarihsel) göre düzenleyerek, herhangi birini kolayca bulabilirsiniz.
Prosedürler
Belirli prosedürler oluşturarak ve sürdürerek kayıtlarınız ve işletmeniz üzerinde daha iyi kontrol sağlayabilirsiniz. Bu aynı zamanda yapmaları gereken iş yükünü azaltabilecekleri ve size para tasarrufu sağlayabilecekleri anlamına da gelir.
Bu işlemlerin başlangıçta kurulmasında size yardımcı olabilirler ve kurulduktan sonra bunları kendiniz uygulayabilirsiniz. Bu işlemler arasında kontrol hesapları, mutabakatlar ve stok sayımı yer alacaktır.
Kontrol hesapları
Kontrol hesapları, nakit defterinizdeki aylık toplamları ve satış-alış özetlerini kullanarak nakit, alacaklılar ve borç verenlerin hareketlerini kaydeder.
Nakit kontrol hesabı, işletmenin her ayın sonunda ne kadar nakit paraya sahip olduğunu gösterecektir.
Alacaklar veya satış defteri kontrol hesabı, müşterilerinizin size her ayın sonunda ne kadar borçlu olduğunu gösterecektir.
Alacaklılar veya satın alma defteri kontrol hesabı, her ayın sonunda tedarikçilerinize ne kadar borçlu olduğunuzu gösterecektir.
Uzlaşmalar
Mutabakat işlemleri, defterlerinizdeki rakamların eksiksiz ve doğru olmasını sağlamaya yardımcı olur. Bu nedenle, düzenli olarak yapıldıkları takdirde, kayıtlarınızı incelemeden önce düzeltilebilecek hataları tespit etmenize yardımcı olurlar. Mutabakat edilmesi gereken kayıtlardan bazıları şunlardır:
- banka hesapları
- kontrol hesapları
- Tedarikçilerin açıklamaları.
Stok sayımı
İşletmenizde stok bulunduruyorsanız, bunu yılda en az bir kez saymanız gerekir. Sayımın verimli ve doğru bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak için aşağıdaki noktalara dikkat etmelisiniz:
- Stok kalemleri, sayımı kolaylaştırmak için düzenli ve mantıklı bir şekilde depolanmalıdır.
- Sayım işleminde yer alan tüm personele net talimatlar verilmelidir.
- Sayım sırasında stok hareketini en aza indirmeye çalışın. Mümkünse, sayım bitene kadar giriş ve çıkış teslimatları durdurulmalıdır.
- Sayım sırasında rastgele kontroller yapılmalıdır.
Eğer elinizde büyük miktarda stok varsa, stok sayımına katılmamız ve kendi kontrollerimizi yapmamız gerekebilir.
Programlar
Hesapların hazırlanabilmesi ve/veya denetlenebilmesi için bir dizi çizelgenin oluşturulması gerekmektedir. Bu çizelgelerin tamamını kendimiz de hazırlayabiliriz, ancak elbette bunları sizin hazırlamanız zaman ve para tasarrufu sağlayacaktır.
Aşağıdaki programlardan bazılarının hazırlanmasını göz önünde bulundurmak isteyebilirsiniz:
- Sabit varlıkların eklenmesi ve çıkarılmasına ilişkin ayrıntılı bir liste ve ilgili satış ve satın alma faturalarının birer kopyası eklenmelidir.
- Stokta bulunan her bir kalemi, miktarını, birim değerini ve toplam değerini gösteren çizelgeler. Eski veya hasarlı stok kalemlerini belirtin.
- Yıl sonu itibariyle alacaklılarınızın listesini, size ne kadar borçlu olduklarını ve ne kadar süredir ödeme yapmadıklarını belirterek verin. Ödeme olasılığı düşük olanları da belirtin.
- Yıl sonundaki tüm banka ve nakit bakiyelerinin bir tablosu, her banka hesabına ait tüm banka ekstreleriyle birlikte.
- Alacaklılar listesi, HMRC'nin yanı sıra olağan işletme tedarikçilerini de içermelidir.
- Ortalama çalışan sayısı, işletme kira yükümlülükleri veya yöneticilerin ücretleri gibi hesaplarınıza dahil edilmesi gereken açıklamalar için destekleyici hesaplamalar (yalnızca şirketler için gereklidir).
Bu programların hepsi işletmeniz için geçerli olmayabilir, bu nedenle herhangi bir şey yapmadan önce bunu görüşmeniz faydalı olabilir.
Diğer konular
Bazı konular yalnızca şirketleri ilgilendirir. Bunlar şunlardır:
Anlatı raporları
Daha büyük işletmelerin, hesaplara eşlik eden stratejik rapor gibi bir tür anlatım raporu eklemeleri gerekebilir. Bu, hesaplarınızın kullanıcılarının işletmenizi ve performansını anlamalarına yardımcı olabilecek ek bilgiler sağlama fırsatınızdır. Eğer durum böyleyse, gerekli raporların metnini hazırlayabilmeniz için bu gereksinimleri sizinle görüşeceklerdir.
Gelecek planları
Hesap hazırlama sürecinin bir parçası olarak, işletmenin süreklilik durumunu göz önünde bulundurmanız ve hesapların onaylandığı tarihten itibaren en az 12 ay boyunca faaliyetine devam edebilmesi için yeterli kaynaklara sahip olduğundan emin olmanız gerekmektedir. Buna ek olarak, varlıklarınızın değerinin, örneğin piyasa değişiklikleri veya teknolojik gelişmelerden kaynaklanan eskime nedeniyle, azaldığına dair herhangi bir kanıt olup olmadığını da değerlendirmeniz gerekmektedir.
İşletmenin gelecekteki performansı konusunda herhangi bir belirsizlik varsa, işletmenin sürekliliğine ilişkin değerlendirmenizi destekleyecek kanıtlar sunmanızı isteyebilirler. Bu, tahmin edilen sonuçları ve nakit akışı projeksiyonlarını, alınan satış siparişlerini veya yeni finansman kaynaklarına ilişkin ayrıntıları içerebilir. Bunları en kısa sürede sağlamanız, çalışmalarımızın mümkün olduğunca hızlı ve verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlayacaktır.
