Şirketler mevzuatı, bir işletmenin sınırlı sorumluluk korumasından yararlanması için bir fırsat sunar; bu da işletmenin yasal kişiliğini, onu sahiplenen ve yöneten bireylerden ayırır.
Bu koruma karşılığında, bir şirkete ait belirli miktarda bilginin kamuya açık olması gerekir; örneğin, şirketin yıllık hesapları, kayıtlı ofis adresi ve yöneticilerinin, şirket sekreterinin (varsa) ve üyelerinin bilgileri. Tarihsel olarak, bu bilgilerin sağlanması ve güncellenmesi şirket sekreterinin görevi olmuştur.
Tüm şirketlerin şirket sekreterine ihtiyacı var mı?
Nisan 2008'den bu yana, şirket esas sözleşmesinde açık bir şart bulunmadığı sürece, 2006 tarihli Şirketler Yasası, özel limited şirketlerin ('limited' veya 'ltd') şirket sekreteri atamasını artık zorunlu kılmamaktadır. Esas sözleşmede bu şart olsa bile, hissedarların onayıyla, şirket yöneticilerinin bu hükmü değiştirmesi nispeten kolaydır.
Şirket esas sözleşmelerinde belirtilmediği sürece özel şirketlerin şirket sekreteri çalıştırma zorunluluğu olmamasına rağmen, pratikte birçok şirket yine de bunu tercih etmektedir. Hissedar yönetimi ve iletişimi, kurumsal yönetim ve yasal uyumluluk gibi normalde bir şirket sekreterinin sorumluluğunda olan önemli görevler yine de yerine getirilmelidir. Şirket sekreteri bulunmaması durumunda, şirketler hukuku bu sorumluluğu yöneticilerin üstlenmesini öngörmektedir. Sonuç olarak, birçok özel şirket, aksi takdirde yöneticilerine yüklenen idari ve kurumsal yönetim yüklerini azaltmak için şirket sekreteri çalıştırmaya devam etmektedir.
Halka açık limited şirketlerin (isimleri 'plc' ile biten şirketler) hâlâ bir şirket sekreterine sahip olmaları gerekmektedir ve bu sekreterin, muhasebe veya şirket sekreterliği gibi mesleki bir yeterliliğe, hukuki bir yeterliliğe, yakın tarihli deneyime veya yöneticilerin kendisini şirket sekreteri olarak görev yapabileceğine inanmalarını sağlayan diğer yetkinliklere sahip olarak "gerekli bilgi ve deneyime" sahip olması gerekir.
Şirket sekreteri, şirketin bir yetkilisidir. Bu, şirket yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda cezai sorumluluk taşıyabileceği anlamına gelir: örneğin, bir belgeyi belirtilen süre içinde dosyalamamak veya şirketin yıllık beyannamesini sunmamak gibi.
Özel şirketiniz şirket sekreteri tutmak istemiyorsa
Özel bir şirket, şirket sekreteri bulundurmamaya karar verirse, ana sözleşmesini inceleyerek kendi yönetmeliklerinin bir sekreter atamasını gerektirip gerektirmediğini kontrol etmelidir. Şirket, mevcut şirket sekreterinin istifasını Şirketler Sicil Dairesi'ne bildirmelidir.
Özel bir şirket, şirket sekreteri bulundurmamayı tercih ederse, normalde şirket sekreterine gönderilecek her türlü belge şirkete gönderilmiş gibi işlem görür. Normalde şirket sekreterinin sorumluluğunda olan tüm görevler, ya bir yönetici ya da yöneticiler tarafından yetkilendirilmiş bir kişi tarafından yerine getirilir.
Şirket sekreteri ve Şirketler Sicil Dairesi
Şirket sekreteri veya özel bir şirket söz konusu olduğunda şirket sekreterliği görevlerinden sorumlu kişi, şirketle ilgili kamu kayıtlarının tutulduğu yer olan Şirketler Sicil Dairesi ile düzenli olarak iletişim halinde olacaktır.
Companies House ile yapılan iletişimlerin çoğu Companies House Webfiling . Companies House, %100 çevrimiçi dosyalama sistemine doğru ilerlemektedir ve web sitesinin formların indirilip yazdırılabileceği bölümünde, elektronik olarak tamamlanabilecek alanlar için belirgin işaretler bulunmaktadır.
Şirket sekreterliği görevleri
Şirket sekreterliği işlerinden sorumlu kişinin görevleri şirketler hukukunda özel olarak tanımlanmamıştır, ancak genel olarak üç ana alana ayrılabilir:
- Yasal kayıtların tutulması (şirket kayıtlarının güncel tutulması)
- Yasal formların doldurulması ve dosyalanması (kamu kayıtlarının güncel tutulması)
- Toplantılar ve kararlar (şirketin hem iç yönetmeliklerine hem de yasalara uymasını sağlamak).
Yasal kayıtların tutulması
Tüm şirketler, önemli bilgilerin güncel kayıtlarını tutmak zorundadır. Bunlar şunları içerir:
- üye kayıt defteri
- bir yöneticiler sicili
- bir suçlamalar sicili
- Önemli Kontrole Sahip Kişiler Kaydı (PSC kaydı)*.
Bu kayıtlardaki bilgiler arasında, örneğin, yöneticiler için isimler, adresler, göreve başlama ve istifa tarihleri; üyeler için ise sahip olunan hisselerin sayısı ve türü yer almaktadır. Bu liste kapsamlı değildir.
Şirketin yasal defter ve kayıtlarının tutulması sorumluluğu normalde şirket sekreterine aittir. Bu, zaman alıcı ve sıklıkla göz ardı edilen bir görev olabilir, ancak kayıtların güncel tutulmaması 5.000 £'a kadar para cezasına yol açabilir.
Kayıtlar, şirketin kayıtlı merkezinde veya Şirketler Sicilinde de kayıt altına alınması gereken tek bir alternatif inceleme yerinde (SAIL) halkın incelemesine açık tutulmalıdır.
Bir şirket, yöneticilerinin ikamet adreslerini gizli tutmayı ve onlar için bir hizmet adresi kaydetmeyi tercih edebilir. Bu durumda, yöneticilerin ikamet adreslerini gösteren ve genel halkın incelemesine açık olmayan ek bir kayıt tutması gerekecektir.
* Önemli kontrol sahibi kişi, bir şirketin hisselerinin veya oy haklarının %25'inden fazlasına nihai olarak sahip olan veya bunları kontrol eden ya da bir şirket veya yönetimi üzerinde başka bir şekilde kontrol uygulayan kişidir.
Şirketler Sicilinde yasal bilgilerin muhafaza edilmesi
Alternatif olarak, özel bir şirket, yasal kayıtlarının bir kısmını kayıtlı ofisinde veya SAIL'de tutmak yerine, Şirketler Sicilinde (Companies House) kamuya açık olarak tutmayı da seçebilir. Bu, yönetim kurulu üyelerinin, yönetim kurulu üyelerinin olağan ikamet adreslerinin, sekreterlerin, üyelerin ve Önemli Kontrole Sahip Kişilerin kayıtlarını içerecektir. Bu seçim yürürlükte olduğu sürece, şirketin kendi ayrı yasal kayıtlarını güncel tutmasına gerek yoktur.
Bu seçim yürürlükte olduğu sürece, halk şirket bilgilerine kayıtlı ofisi ziyaret etmek yerine Companies House aracılığıyla erişebilecek. Bu, özel şirketler için kamu kayıtlarında genellikle bulunmayan bazı bilgileri de içerecektir; örneğin, üyelerin adresleri veya yöneticilerin tam doğum tarihleri gibi.
Yasal formların doldurulması ve dosyalanması
Şirket, Companies House'daki kayıtlarının her zaman güncel olduğundan ve çeşitli yasal konulara ilişkin güncel bilgileri içerdiğinden emin olmalıdır.
www.companieshouse.gov.uk adresinden kayıt yaptırılarak çevrimiçi olarak gönderilebilir . Alternatif olarak, Companies House'un şu anda kağıt üzerinde dosyalama yapılmasına olanak tanıyan 100'den fazla yasal formu bulunmaktadır.
Şirket sekreterliğinin görevleri, örneğin şunları sağlamayı da kapsar:
- Şirketin yıllık hesapları Şirketler Sicil Dairesi'ne zamanında teslim edilir. Özel limited şirketler için, normal şartlar altında, bu, muhasebe yılının bitiminden itibaren 9 ay içinde yapılmalıdır. Hesapların gecikmesi durumunda ceza uygulanacaktır.
- Şirketler Sicil Dairesi (Companies House), her yıl bir kez, 'onay beyannamesini' . Şirket, belirli bir son tarihte elinde bulunan bilgilerin doğru olduğunu 'kontrol etmeli ve onaylamalıdır'. Beyanname, 'inceleme döneminin' bitiminden itibaren 14 gün içinde verilmelidir ve son tarih hatırlatmada belirtilecektir; geç verilmesi veya hiç verilmemesi durumunda, şirket, müdür(ler) ve sekreter (atanmışsa) hakkında yasal işlem başlatılabilir. Bu onay beyannamesi, Haziran 2016'dan itibaren yıllık beyannamenin yerini almıştır ve şirketler isterlerse bunu yılda birden fazla kez verebilirler, ancak yine de yalnızca yıllık olarak (her dosyalama için değil) ücret öderler.
- Şirketin organizasyon yapısında yapılacak tüm değişikliklerin, değişikliğe bağlı olarak 14 ila 28 gün arasında değişen belirli bir süre içinde Şirketler Sicil Dairesi'ne bildirilmesi gerekmektedir. Yıllık onay beyanı bu bilgiyi değiştirmek için kullanılamaz ve ayrı bir form kullanılmalıdır. En yaygın formlar şunlardır:
- Yönetim kurulu üyelerinde, sekreterlerde ve görev tanımlarında yapılan değişiklikler
- muhasebe referans tarihinin değiştirilmesi
- kayıtlı ofisin değiştirilmesi
- Hisselerin tahsisi.
- Bir şirket onay beyanını tamamlamazsa, Sicil Memuru şirketin artık ticari faaliyet göstermediğini varsayabilir ve şirketi sicilden silmek için adımlar atabilir.
- Şirketin esas sözleşmesinde herhangi bir değişiklik yapıldığında güncellenmiş bir versiyonu dosyalanır.
- PSC siciline ilişkin kurallar, bu sicilin kullanıma sunulmasından bu yana değişti. Başlangıçta şirketler, onay beyanlarının bir parçası olarak PSC sicillerinin kamuya açık sürümünü yıllık olarak güncelleyebiliyorlardı, ancak şimdi her değişiklik 14 gün içinde sicile kaydedilmeli ve 14 gün içinde de Şirketler Sicil Dairesi'ne bildirilmelidir.
Ücretler
Bir şirket bir kredi için teminat verdiğinde, borç veren veya borç alan taraf, ilgili formu doldurarak ve yasal ücreti ödeyerek 21 gün içinde Şirketler Sicil Dairesi'ne bildirimde bulunmalıdır. Zamanında kayıt yapılmadığı takdirde teminat geçersiz olur; yani kredi geri ödenmeye devam eder ancak verilen teminat geçerli olmaz. Bu durum, teminata tabi olan edinilmiş mülkler için geçerli değildir.
İyi şirket sekreterliği uygulamaları, oluşturulan tüm yükümlülüklerin kayıt altına alınmasını ve kredinin geri ödenmesiyle birlikte yükümlülüğün kayıttan kaldırılmasıyla şirketin kredi profilinin korunmasını sağlar.
Toplantılar ve kararlar
Şirketler hukuku, kararların alınacağı resmi toplantılar aracılığıyla şirket işlerinin belirli yönlerinin yürütülmesine ilişkin prosedürleri belirler. Kararlar alındığında, şirket bunlara bağlı kalmak zorundadır (karar, üyeler tarafından alınan bir anlaşma veya karardır).
Burada şirket sekreterinin görevi, toplantılara katılmaya yetkili kişilere gerekli bildirimlerin yapılmasını sağlamak, toplantı tutanaklarını tutmak ve şirketin işleyişini etkileyen kararların ilgili süre içinde Şirketler Sicil Dairesine gönderilmesini sağlamaktır.
Şirket toplantıları duyurusu
Üyeler ve denetçiler şirket toplantıları hakkında bilgilendirilme hakkına sahiptir. Özel limited şirketler için en az 14 gün önceden genel kurul toplantısı bildirimi gereklidir. Bildirim yazılı olarak, e-posta yoluyla veya (belirli koşullar karşılandığı takdirde) bir web sitesi aracılığıyla yapılabilir. Bununla birlikte, şirket esas sözleşmesinde yıllık genel kurul toplantısı yapılmasına ilişkin açık hükümler bulunmadığı sürece, özel şirketlerin artık yıllık genel kurul toplantısı (AGM) düzenlemesi zorunlu değildir.
Mevcut tüzüğünde genel kurul toplantısı zorunluluğunu açıkça belirten bir madde bulunan bir şirket, bu zorunluluğu kaldırmak isterse, özel bir kararname ile tüzüğünü değiştirmesi gerekecektir.
Çözümler
Kabul edilebilecek iki tür karar vardır: olağan kararlar (üyelerin salt çoğunluğuyla kabul edilir) ve özel kararlar (üyelerin %75 çoğunluğuyla kabul edilir). Genel olarak, kararlar toplantıda bulunan tüm üyeler tarafından oylanır.
Özel şirketler çoğu kararı yazılı kararname ile alabilirler. Bu tür bir kararnamenin basılı kopyası gerekmez ve e-posta yoluyla da iletilebilir. Ancak bu kararların, sadece oylama formunu geri gönderenlerin değil, şirketin tüm üyelerinin çoğunluğunun oyuyla onaylanması gerekir!
Şirketlerin, şirket yönetiminde alınan tüm önemli kararların (toplantıda veya yazılı kararnameyle alınmış olsun) birer kopyasını saklamaları önemlidir. Bu kararlar şirketin işleyiş biçimini değiştiriyorsa, bir kopyasının Şirketler Sicilinde (Companies House) dosyalanması gerekir.
Kamu kayıtlarınızın güvenliğini sağlamak
Şirketler Sicil Dairesi (Companies House), son zamanlarda sahte bilgi bildirimlerinde artış olduğunu bildirdi. En sık kullanılan yöntemlerden biri, Şirketler Sicil Dairesi'ne ilgili formu göndererek şirketin kayıtlı adresini değiştirmektir. Bu işlem kabul edildikten sonra, dolandırıcılar şirket yetkilileri değiştirebiliyor veya sahte hesaplar sunabiliyorlar; böylece şirket yetkililerinin bundan haberi bile olmuyor! Daha sonra bu sahte bilgilere dayanarak mal satın alabiliyor veya kredi alabiliyorlar.
Şirketler Sicil Dairesi, şirketlerin bilgilerini çevrimiçi olarak göndermelerini teşvik etmektedir. Bu, özellikle şirket PROOF (korumalı çevrimiçi dosyalama) sisteminin sunduğu gelişmiş güvenlik önlemlerine kaydolursa, çok güvenli bir yöntem olabilir; bu sistem, belirli formların kağıt üzerinde gönderilmesini engeller.
Yakında değişiklikler olacak.
Hükümet, Şubat 2022 sonunda, Parlamento'ya yasa tasarısı sunmadan önce Şirketler Sicilinde yapılacak reformlara ilişkin tutumunu ortaya koyan bir beyaz kitap . Önerilen temel değişiklikler arasında, kamu sicilinde tutulan bilgilerin bütünlüğünü korumak için Sicil Memurunun rolünün genişletilmesi, şirket kuran, yöneten ve kontrol eden kişiler için kimlik doğrulamasının getirilmesi ve sunulan mali bilgilerin iyileştirilmesi, ayrıca hesapların iXBRL etiketlemesi zorunluluğu ve küçük şirketlerin kısaltılmış veya eksik hesaplar sunma olanağının kaldırılması yer alıyor. Bununla birlikte, hesapların sunulma sürelerinde herhangi bir değişiklik yapılması planlanmadığı doğrulandı; bu da birçok kişi için rahatlatıcı bir haber olacak.
Ekonomik Suçlar ve Kurumsal Şeffaflık Yasası, 26 Ekim 2023 tarihinde Kraliyet Onayı'nı aldı. Yasadaki önlemlerin ilki 2024 İlkbaharında uygulamaya konuldu, ancak değişikliklerin birçoğunun yürürlüğe girmesi için sistem geliştirme ve ikincil mevzuata ihtiyaç duyulmaktadır. Zamanla, uygulamaya konulan önlemler, kayıtlarda daha fazla şeffaflık ve daha doğru ve güvenilir bilgi sağlayacaktır.
Şirket sekreterleri için özellikle önemli olan husus, bir şirket adına hareket eden herkesin, Şirketler Sicil Dairesi ile bu sıfatla etkileşime devam edebilmesi için kimliğini doğrulaması gerekliliğidir. 8 Nisan 2025'ten itibaren, bireylerin kimliklerini doğrudan Şirketler Sicil Dairesi'ne veya Yetkili Kurumsal Hizmet Sağlayıcısı (ACSP) aracılığıyla doğrulamaları gerekecektir.
