Üçüncü Taraf Tedarikçi Politikası

Üçüncü Taraf Tedarikçi Politikası

Façade Creations Ltd, tedarik zincirimizde en yüksek dürüstlük, sürdürülebilirlik ve yasal uyumluluk standartlarına bağlıdır. Bu Üçüncü Taraf Tedarikçi Politikası, tedarikçilerimizi Birleşik Krallık yasalarına ve etik kurallarına tam uyum içinde nasıl seçtiğimizi, onlarla nasıl etkileşim kurduğumuzu ve yönettiğimizi özetlemektedir. Tedarik süreçlerimizi adil, şeffaf ve ayrımcılık yapmayan bir şekilde yürütüyoruz, tüm tedarikçilere eşit davranıyoruz ve rüşvet karşıtı, kölelik karşıtı ve çevre düzenlemelerine uyuyoruz. Aşağıdaki politika, sorumlu tedarik taahhüdümüzü yansıtmakta ve Façade Creations Ltd ile çalışan tüm üçüncü taraf tedarikçiler için geçerli olan beklentileri ve prosedürleri detaylandırmaktadır.

Tedarikçilerin Kapsamı ve Değerlendirme Süreci

Façade Creations, alüminyum ve cam sistem üreticileri, cephe donanımı/bileşen tedarikçileri, nakliye ve lojistik ortakları, uzman montaj alt yüklenicileri ve profesyonel hizmet firmaları (örneğin muhasebe, BT desteği, sigorta) dahil olmak üzere, onaylı Birleşik Krallık ve uluslararası tedarikçilerden oluşan seçkin bir ağ ile çalışmaktadır. Herhangi bir iş birliğinden önce, tüm üçüncü taraflar yasal uyumluluk, finansal istikrar ve etik bütünlük açısından kapsamlı bir şekilde incelenir. Birleşik Krallık tedarik düzenlemelerine uygun olarak, önemli yasaları veya etik standartları (örneğin rüşvet veya modern kölelik suçlarına karışma) ihlal ettiği bilinen hiçbir tedarikçiyle çalışmayacağız. Bu titiz ön inceleme, birlikte çalıştığımız her tedarikçinin değerlerimize ve yasal yükümlülüklerimize uymasını sağlar.

Tedarikçi Seçim Kriterleri

Yeni tedarikçileri onaylamak için açık ve objektif kriterler uyguluyoruz. Potansiyel bir tedarikçinin aşağıdaki temel gereksinimleri karşıladığı kanıtlanmalıdır:

• Sertifikalar ve Standartlar: İlgili sektör sertifikalarına sahip olmak (örneğin, kalite yönetimi için ISO 9001, çevre yönetimi için ISO 14001 veya sorumlu tedarik için BES 6001 sertifikası). Bu sertifikalar, uluslararası kabul görmüş standartlarla uyumlu, sağlam iç sistemleri gösterir.
• Finansal ve İtibar İstikrarı: Kanıtlanmış finansal güvenilirlik (sağlam kredi ve ticari geçmiş) ve olumlu iş referansları. Tedarikçilerin istikrarlı bir finansal temele ve güvenilir bir itibara sahip olduğunu doğrularız.
• Mevzuat Uyumluluğu: Geçerli tüm Birleşik Krallık sağlık ve güvenlik, istihdam ve çevre yasalarına ve düzenlemelerine tam uyum. Örneğin, tedarikçilerin kendi sektörleriyle ilgili Birleşik Krallık iş kanunlarına ve İSG (Sağlık, Güvenlik ve Çevre) gerekliliklerine uymaları gerekmektedir.
• Etik ve Sürdürülebilir Uygulamalar: Etik iş davranışına ve sürdürülebilirliğe bağlılığa dair kanıtlar. Bu, adil çalışma uygulamalarını, yolsuzluk faaliyetlerine karışmamayı ve çevresel etkiyi en aza indirme çabalarını içerir.
• Yeterlilik ve Kalite: Proje zaman çizelgelerine, teknik özelliklere ve katı kalite standartlarına uyma yeteneği. Tedarikçinin, proje gereksinimlerimizi tutarlı bir şekilde karşılayabilecek teknik yeterliliğe, üretim kapasitesine ve kalite kontrolüne sahip olup olmadığını değerlendiriyoruz.

Tedarik zincirimize yalnızca bu kriterleri karşılayan tedarikçiler katılabilir. Bu seçim süreci, nitelikli, güvenilir, uyumlu ve etik standartlarımızla örtüşen ortaklarla çalışmamızı sağlar.

Tedarikçi Kayıt Süreci

Façade Creations, tüm yeni tedarikçiler için, gerekli tüm incelemelerin yapılmasını ve beklentilerin karşılıklı olarak anlaşılmasını sağlamak amacıyla yapılandırılmış bir entegrasyon süreci izler. Entegrasyon adımları şunlardır:

1. Ön Yeterlilik Anketi ve Referans Kontrolleri: Potansiyel tedarikçiler şirketleri hakkında (sahiplik, yetenekler, uyumluluk geçmişi vb. dahil) detaylı bir anket doldururlar ve biz de performans ve itibarı doğrulamak için mevcut müşterilerle referans kontrolleri yaparız.
2. Belge İncelemesi: Tedarikçinin sertifikalarını (örneğin ISO sertifikaları), lisanslarını, sigorta poliçelerini ve mali kayıtlarını inceliyoruz. Bu belge denetimi, tedarikçinin yetkinliklerinin ve teminatlarının gereksinimlerimizi karşıladığını doğrular.
3. Risk Değerlendirmesi: Tedarikçinin profiline ve sağlayacağı mal/hizmetlerin kritiklik derecesine bağlı olarak bir risk değerlendirmesi yapılır. (Ayrıntılı bilgi için aşağıdaki Tedarikçi Risk Değerlendirmesi bölümüne bakınız.)
4. Müdür Onayı: 1-3. adımlardaki bulgular değerlendirilir ve tedarikçi Onaylı Tedarikçi Kayıt Defterimize eklenmeden önce Müdürümüz son onayını verir. Müdür düzeyinde onay olmadan hiçbir tedarikçiyle resmi olarak anlaşma yapılamaz.
5. Yazılı Sözleşme Düzenlemesi: Onaylandıktan sonra, tüm çalışma koşullarını özetleyen yazılı bir sözleşme veya satın alma siparişi ile ilişkiyi resmileştiriyoruz. Bu sözleşme, iş kapsamını, fiyatlandırmayı, teslimat beklentilerini ve bu politikada ayrıntılı olarak belirtilen uyumluluk gereksinimlerini kapsar.

 Bu adımları izleyerek, Façade Creations her tedarikçinin eksiksiz bir şekilde incelenmesini ve herhangi bir işe başlamadan önce standartlarımıza uymayı yazılı olarak kabul etmesini sağlar.

Performans İzleme ve SLA'lar

Sisteme dahil edildikten sonra, tüm üçüncü taraf tedarikçiler sürekli performans izlemesine tabi tutulur. Her tedarikçinin performansını objektif olarak ölçmek ve sürekli olarak değerlendirmek için Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar) kullanıyoruz. Önemli KPI'lar arasında zamanında teslimat ve taleplerimize yanıt verme, sağlanan mal veya hizmetlerin kalitesi (proje şartnamelerine ve kusur oranlarına göre ölçülür), güvenlik, çevre ve dokümantasyon standartlarına uyum ve ekibimizle iletişim ve işbirliğinin etkinliği yer almaktadır.

Performans verileri düzenli aralıklarla toplanır ve incelenir. Bir hizmet kritik öneme sahip olduğunda veya belirli performans seviyeleri gerektirdiğinde, net hizmet beklentilerini ve hesap verebilirlik önlemlerini tanımlamak için resmi Hizmet Seviyesi Anlaşmaları (SLA) uygularız. Bu SLA'lar ölçülebilir hedefler (örneğin teslimat süreleri, çalışma süresi, yanıt süreleri) ve standartlara uyulmaması durumunda çözüm yolları veya cezalar belirler. KPI'ları izleyerek ve SLA'ları uygulayarak, tedarikçilerimizle performansları konusunda şeffaflığı korur ve tedarik zincirimizde sürekli iyileştirmeyi sağlarız.

Yasal ve Düzenleyici Uyumluluk

Façade Creations'ın tüm tedarikçileri her zaman Birleşik Krallık yasalarına ve ilgili sektör standartlarına uymak zorundadır. Tedarikçilerin uyması beklenen temel mevzuat ve düzenlemeler şunlardır:

• 1974 tarihli İş Sağlığı ve Güvenliği Yasası: Tedarikçiler, şantiyelerde ve faaliyetlerinde güvenli çalışma koşulları sağlamalı ve geçerli tüm iş sağlığı ve güvenliği düzenlemelerine uymalıdır.
• 2015 Modern Kölelik Yasası: Tedarik zincirimizde her türlü modern köleliği, zorla çalıştırmayı veya borç karşılığı çalıştırmayı ve insan ticaretini kesinlikle yasaklıyoruz. Tedarikçiler, işletmelerinde veya tedarik zincirlerinin alt kademelerinde bu tür suistimallerin meydana gelmemesini sağlamalıdır ve Modern Kölelik Yasası hükümlerine tam uyum sağlamalarını şart koşuyoruz. (Façade Creations, bu taahhüdü doğrulamak için gerektiğinde yıllık Modern Kölelik uyumluluk beyanları talep edebilir veya denetimler gerçekleştirebilir.)
• Birleşik Krallık Rüşvet Yasası 2010: Rüşvet ve yolsuzluk, Façade Creations için sıfır toleranslı konulardır. Tedarikçiler ve çalışanları, Birleşik Krallık Rüşvet Yasası 2010 uyarınca, işimizle ilgili olarak herhangi bir rüşvet veya uygunsuz teşvik teklif etmeyecek veya kabul etmeyecektir. Herhangi bir rüşvet girişimi, tedarikçi ilişkisinin derhal sona erdirilmesi için gerekçe oluşturur ve yetkililere bildirilebilir.
• Eşitlik Yasası 2010: Tedarikçiler, istihdam ve hizmet sunumunda fırsat eşitliği ve ayrımcılık yapmama ilkelerine uymak zorundadır. Her türlü yasa dışı ayrımcılık veya taciz (yaş, cinsiyet, ırk, din, engellilik vb. nedenlerle) kabul edilemez.
• 1990 Çevre Koruma Yasası: Tedarikçilerin tüm çevre yasalarına ve düzenlemelerine uymaları, uygun atık yönetimi, kirlilik kontrolü ve gerekli çevre izinlerini sağlamaları beklenmektedir. İngiltere yasalarını ihlal eden çevreye zararlı uygulamalara müsamaha gösterilmeyecektir.
• 2018 Veri Koruma Yasası (Birleşik Krallık GDPR): Tedarikçiler, kişisel verileri (projelerimiz sırasında paylaşılan proje dokümantasyonu veya çalışan verileri dahil) işledikleri ölçüde, bunu Birleşik Krallık veri koruma yasasına tam uyum içinde yapmalıdırlar. Bu, uygun veri güvenliği önlemlerinin alınmasını ve kişisel verilerin yalnızca yetkilendirildiği şekilde kullanılmasını içerir.

Ayrıca, tedarikçilerin, şantiyedeki belirli sağlık ve güvenlik kuralları veya müşteri projesinin gerektirdiği sürdürülebilirlik standartları gibi, ilettiğimiz projeye veya şantiyeye özgü tüm şartlara uymaları gerekmektedir. Bu şartları sözleşmelerimizde veya satın alma siparişlerimizde belirtiyoruz ve tedarikçilerin bunları zorunlu olarak kabul etmeleri beklenmektedir.

Façade Creations, tedarikçilerin bu yasal yükümlülüklere uyumluluğunu doğrulama hakkını saklı tutar. Uyumluluğu sağlamak için belge talep edebilir veya denetimler gerçekleştirebiliriz. İngiltere tedarik ilkeleri doğrultusunda, ciddi yasal ihlallerde bulunduğu tespit edilen herhangi bir tedarikçi (örneğin, modern kölelik veya yolsuzlukla mücadele yasaları kapsamında mahkumiyet) onaylı tedarikçi listemizden çıkarılacaktır. Sıkı yasal uyumluluk uygulayarak, işletmemizi, müşterilerimizi ve paydaşlarımızı yasa dışı tedarikçi davranışlarıyla ilişkili risklerden koruyoruz.

Tedarikçilerle Yapılan Sözleşme Anlaşmaları

Façade Creations Ltd. tarafından görevlendirilen her üçüncü taraf tedarikçi veya taşeron, işe başlamadan önce resmi bir anlaşma imzalamak zorundadır. Bu genellikle, tüm ilgili şart ve koşulları içeren imzalı bir sözleşme veya satın alma siparişi yoluyla yapılır. Standart tedarikçi sözleşmelerimiz şu maddeleri içermektedir:

• Gizlilik ve Veri Koruma: Tedarikçiler, Façade Creations'a ait tüm gizli ve güvenli bilgileri muhafaza etmeli ve kişisel verileri İngiltere GDPR'ına uygun şekilde işlemelidir.
• Sağlık, Güvenlik ve Çevre Yükümlülükleri: Tedarikçiler, geçerli tüm İSG politikalarına (hem kendi politikalarına hem de tarafımızdan sağlanan şantiyeye özgü kurallara) uymak ve çalışmalarının çevresel etkilerini en aza indirmekle yükümlüdür (örneğin, atıkların uygun şekilde bertaraf edilmesi, kirliliğin önlenmesi).
• Modern Kölelik ve Etik Tedarik Uyumluluğu: Sözleşme, tedarikçinin kölelik karşıtı, insan ticareti karşıtı ve etik tedarik politikalarımıza (bu belgede ve ilgili şirket politikalarında belirtildiği gibi) uyma sorumluluğunu teyit eder. Tedarikçilerden, Modern Kölelik Yasası'na uyumluluklarını ve kendi tedarik zincirlerinin zorla çalıştırmadan arındırılmış olduğunu yıllık olarak belgelemeleri istenebilir.
• Fesih ve Tazminat Hakları: Façade Creations, tedarikçinin herhangi bir uyumluluk yükümlülüğünü ihlal etmesi veya önemli ölçüde düşük performans göstermesi durumunda sözleşmeyi askıya alma veya feshetme hakkını saklı tutar. Yasa veya politika ihlalleri (örneğin güvenlik olayları, etik dışı davranışlar veya kalite sorunları) için açık fesih maddeleri ekliyoruz.

Tedarikçiler sözleşmeyi imzalayarak bu koşulları açıkça kabul ederler. Bu, yasal uyumluluk, etik davranış ve performans standartlarına ilişkin beklentilerimizin sözleşmesel olarak uygulanabilir olmasını sağlar. Her tedarikçiyle sağlam bir yazılı anlaşmaya sahip olmanın hesap verebilirliği teşvik ettiğine ve yanlış anlaşılma riskini en aza indirdiğine inanıyoruz.

Tedarikçi Denetimleri ve Değerlendirmeleri

Façade Creations, devam eden uyumluluğu ve performansı doğrulamak için kilit tedarikçilerinde periyodik denetimler gerçekleştirir. Denetimlerin sıklığı ve kapsamı, tedarikçinin risk profiline ve sağlanan mal veya hizmetlerin kritiklik derecesine göre belirlenir. Genel olarak, kritik veya yüksek değerli tedarikçiler en az yılda bir kez denetlenirken, diğerleri dönüşümlü veya ihtiyaç duyulduğu zamanlarda incelenebilir.

Tedarikçi denetimlerimiz genellikle aşağıdaki alanları değerlendirir:

• Kalite Kontrol ve İzlenebilirlik: Tedarikçinin kalite güvencesini nasıl yönettiğini, malzeme denetimi süreçlerini, kalite sertifikalarını nasıl koruduğunu ve ürün veya bileşenleri nasıl izlediğini (özellikle menşeinin güvenliği etkileyebileceği cephe malzemeleri için önemlidir) inceleyebiliriz.
• Sağlık, Güvenlik ve Çevre Yönetimi: Tedarikçilerin güvenli çalışma uygulamalarını ve çevre kontrollerini sürdürdüklerini doğrularız. Bu, tedarikçinin tesislerinde güncel risk değerlendirmelerinin, eğitim kayıtlarının, çevre izinlerinin ve olay kayıtlarının kontrol edilmesini içerebilir.
• Yasal ve Etik Uyumluluk: Denetimler, tüm sözleşmesel ve yasal yükümlülüklere uyumluluğun incelenmesini içerir; örneğin, son incelemeden bu yana işçi hakları ihlali, etik dışı uygulama veya veri koruma kurallarının ihlali olup olmadığının teyit edilmesi. İç politikalar (rüşvet karşıtı politika, ihbar prosedürleri) gibi kanıtlar talep edebilir ve tedarikçinin bu alanlardaki bilgi düzeyini test edebiliriz.
• Teslimat ve Hizmet Performansı: Tedarikçinin teslimat takvimlerine uyup uymadığını, yeterli destek sağlayıp sağlamadığını ve hizmet seviyesi taahhütlerini yerine getirip getirmediğini değerlendiriyoruz. Bu, KPI raporlarının, zamanında teslimat oranlarının ve teslimatlardaki uyumsuzluk olaylarının incelenmesini içerebilir.

 Her denetim veya değerlendirmeden sonra, tedarikçiyle geri bildirim paylaşıyoruz. Herhangi bir uyumsuzluk veya zayıflık tespit edilirse, tedarikçiyle birlikte net zaman çizelgeleri içeren bir Düzeltici Eylem Planı geliştiriyoruz. Tedarikçilerin denetim bulgularını derhal ve etkili bir şekilde ele almalarını bekliyoruz. Düzeltici önlemlerin uygulandığından emin olmak için takip incelemeleri veya yeniden denetimler planlanabilir. Bu denetim programının sürdürülmesi, hem Façade Creations'ın hem de tedarikçilerimizin sürekli olarak iyileşmesine yardımcı olur ve herhangi bir sorunun erken tespit edilip düzeltilmesini sağlar.

 Uygunsuzluk ve İhlal Prosedürleri

Façade Creations, bir tedarikçinin sözleşmesel veya uyumluluk standartlarımızı karşılamadığı durumlarda izlenecek prosedürler oluşturmuştur. Yaklaşımımız, mümkün olduğunca sorunları çözmek için iletişime geçmektir, ancak ciddi sorunlar devam ederse ilişkileri askıya almak veya sonlandırmak için kararlı bir şekilde hareket edeceğiz. Tedarikçi uyumsuzluğunun ele alınmasına yönelik genel süreç aşağıdaki gibidir:

1. Uygunsuzluk Bildirimi: Bir tedarikçi sözleşme şartlarımızı ihlal ederse veya gerekli standartlarımızı karşılayamazsa (örneğin, güvenlik ihlali, sürekli teslimat gecikmeleri veya etik olmayan uygulamaların tespiti), resmi bir Uygunsuzluk Bildirimi yayınlarız. Bu yazılı bildirim, gözlemlenen belirli sorunları, gerekli düzeltici eylemleri ve düzeltme için net bir son tarihi özetler.
2. Tedarikçi Düzeltmesi ve Takibi: Tedarikçi yönetiminin sorunu derhal araştırıp düzeltmesini bekliyoruz. Gerekli düzeltici eylemlerin etkili bir şekilde uygulandığını doğrulamak için genellikle son tarihten sonra bir takip incelemesi veya denetimi planlayacağız. Bu süre zarfında, uyumluluk teyit edilene kadar Façade Creations geçici önlemler (örneğin, artırılmış gözetim veya yeni siparişlerin geçici olarak durdurulması) uygulayabilir.
3. Askıya Alma/Fesih Aşamasına Yükselme: Tedarikçi, verilen süre içinde uyumsuzluğu yeterince çözemezse veya daha ciddi ihlaller meydana gelirse, Façade Creations bu tedarikçiden daha fazla satın alma veya çalışma yapmayı askıya alacaktır. Sorunlar çözülmezse, sözleşme ihlal nedeniyle feshedilebilir. Bu gibi durumlarda, projelerimizin sürekliliğini sağlamak için alternatif tedarikçiler arayacağız. Tedarikçi, memnuniyetimizi sağlayacak şekilde uyumluluğu kanıtlayana kadar (eğer kanıtlayabilirse) Onaylı Tedarikçi Kaydımızdan çıkarılacaktır.

Bu tür tüm uyumsuzluk olayları ve bunlara verdiğimiz yanıtlar ayrıntılı olarak belgelenmektedir. Bu belgeler, iç denetim ve risk yönetimi için önemlidir ve sorunların nasıl ele alındığı konusunda şeffaflık sağlar. Yasal ihlal durumlarında, Façade Creations, uygun gördüğü takdirde konuyu ilgili yetkililere veya sektör kuruluşlarına bildirmeyi değerlendirecektir. Önceliğimiz, uzun süredir devam eden tedarikçi ilişkilerini sonlandırmak anlamına gelse bile, yasal ve etik standartlarımızı korumaktır.

Sürdürülebilirlik ve Etik Tedarik Standartları

Façade Creations Ltd, sürdürülebilir kalkınmaya ve etik iş uygulamalarına kendini adamıştır ve tedarikçilerimizden de aynı bağlılığı bekliyoruz. Kurumsal Sosyal Sorumluluk (KSS) ilkelerini tedarik kararlarımıza entegre ederek, güçlü çevresel ve sosyal performans sergileyen tedarikçileri tercih ediyoruz. Özellikle, tedarikçilerimizden şunları bekliyoruz:

• Çevresel Etkiyi En Aza İndirin: Tedarikçiler, ürünlerinde ve ambalajlarında geri dönüştürülebilir, yenilenebilir ve düşük etkili malzemeler kullanmaya gayret etmelidir. Küresel en iyi uygulamalar doğrultusunda atık, enerji tüketimi ve karbon emisyonlarını azaltma çabalarını teşvik ediyoruz. Birleşik Krallık'ın Net Sıfır 2050 hedeflerini desteklemek amacıyla, tedarikçiler sera gazı emisyonlarını ve genel çevresel ayak izlerini aktif olarak izlemeli ve azaltmaya çalışmalıdır.
• Etik Çalışma Uygulamalarına Uyun: Tüm tedarikçiler adil ve insancıl çalışma koşulları sağlamalıdır. Bu, zorla çalıştırma veya borç karşılığı çalıştırma, çocuk işçiliği kullanılmaması ve tüm çalışanlar ve taşeronlar için adil ücretler, makul çalışma saatleri ve güvenli bir çalışma ortamı sağlanması anlamına gelir. Tedarik zincirimizde modern köleliğin veya insan ticaretinin her türlüsüne kesinlikle karşıyız ve tedarikçilerimizden de aynısını yapmalarını talep ediyoruz. İşçilere onur ve saygıyla davranılmalı ve tedarikçiler iş yerlerinde çeşitliliği, kapsayıcılığı ve eşitliği teşvik etmelidir (2010 Eşitlik Yasası ile uyumlu olarak).
• İşçilere Adil Muamele Sağlayın: Tedarikçiler, ağır ihlallerden kaçınmanın ötesinde, işçi haklarına saygı duyan bir kültürü aktif olarak geliştirmelidir. Bu, uygun olduğu durumlarda yasal örgütlenme özgürlüğüne (sendika üyeliği) izin vermeyi, işe alım ve istihdamda ayrımcılık yapmamayı ve çalışanların endişelerini bildirmeleri için şikayet mekanizmaları oluşturmayı içerir. Etik iş uygulamaları ve işçilere adil muamele, pazarlık konusu edilemez beklentilerdir.
• Çevre Yönetim Sistemlerini Sürdürmek: ISO 14001 gibi akredite edilmiş çevre yönetim sistemlerine sahip veya tanınmış yeşil bina ve sürdürülebilirlik çerçevelerine (örneğin, inşaatta BREEAM standartlarıyla uyumlu uygulamalar) uyan tedarikçileri tercih ediyoruz. Bu tür sertifikalara veya belgelere sahip olmak, bir tedarikçinin çevresel etkisini sistematik olarak yönettiğini ve sürekli iyileştirme arayışında olduğunu gösterir. Façade Creations, güçlü çevresel referanslar veya sürdürülebilir kaynak kullanımı sertifikaları gösterebilen satıcılara tercihli tedarikçi statüsü verebilir.

Façade Creations, bu sürdürülebilirlik ve etik kriterlerini tedarikçi yönetimine entegre ederek, yalnızca çevre yasalarına ve Modern Kölelik Yasası'na uymayı değil, aynı zamanda daha geniş sosyal ve çevresel hedefleri proaktif olarak desteklemeyi amaçlamaktadır. Sorumlu tedarik konusundaki bağlılığımızı paylaşan tedarikçilerle çalışmanın, tedarik zincirimizin uzun vadeli dayanıklılığını güçlendirdiğine ve topluluğumuza ve gezegenimize olumlu katkıda bulunduğuna inanıyoruz.

Tedarikçi Yönetiminde Roller ve Sorumluluklar

Façade Creations'da, uyumlu ve yüksek performanslı bir tedarik zincirinin sürdürülmesi, en üst yönetimden başlayarak şirket genelinde yürütülen bir çabadır. Tedarikçi ilişkilerimizden ve tedarikçi uyumluluğunun sağlanmasından genel olarak Façade Creations Ltd. Direktörü (Sayın Hashim Choksi) sorumludur. Direktör, yeni tedarikçileri onaylamak, bu politikayı uygulamak ve üst düzey tedarikçi sorunlarını veya acil durumları ele almakla yükümlüdür.

Günlük tedarikçi yönetimi, Direktörün gözetimi altında, İdari ve Proje Koordinasyon ekibimiz tarafından yürütülmektedir. Bu ekibin sorumlulukları arasında, tedarikçilere gereksinimlerimizi ve beklentilerimizi iletmek, rutin yazışmaları ve sipariş koordinasyonunu yürütmek, Onaylı Tedarikçi Kayıt Defterini tutmak ve performans değerlendirmeleri ve denetimleri organize etmek yer almaktadır. Ayrıca, tedarikçilerle ilgili tüm sözleşmelerin ve belgelerin düzgün bir şekilde imzalanmasını ve saklanmasını sağlarlar. Uygulamada bu, ekibin Façade Creations ile tedarikçilerimiz arasında bağlantı kurması, performans hakkında geri bildirim sağlaması, sertifikaları/sigorta güncellemelerini alması ve tedarikçinin standartlarımızı karşılaması için ihtiyaç duyduğu her türlü desteği koordine etmesi anlamına gelir.

Şirket içinde, ilgili tüm personel (proje yöneticileri, saha yöneticileri, satın alma yetkilileri vb.) bu Üçüncü Taraf Tedarikçi Politikası konusunda eğitilir, böylece doğru tedarikçileri seçmenin ve uyumluluğu izlemenin önemini anlarlar. Tedarikçilerle iletişim kuran veya onları denetleyen her çalışanın bu politikanın ilkelerine uyması ve herhangi bir endişeyi veya sapmayı Yönetim/Proje Koordinasyon ekibine veya Direktöre bildirmesi beklenir. Rol ve sorumlulukları açıkça tanımlayarak, tedarikçi yönetiminin tutarlı bir şekilde yürütülmesini ve hem operasyonel hem de yönetici düzeylerinde hesap verebilirliğin korunmasını sağlıyoruz.

Tedarikçi Veri Koruma ve Gizlilik

Façade Creations, tedarikçilerimizin verilerinin gizliliğine ve mahremiyetine saygı duyar ve tedarikçilerimizden de paylaştığımız veriler için aynı şeyi yapmalarını ister. Topladığımız tüm tedarikçi ve alt yüklenici verileri (örneğin, iletişim bilgileri, nitelikler, banka bilgileri, performans kayıtları) kullandığımız güvenli, şifrelenmiş, erişim kontrollü bulut sistemlerinde (belgeler için Microsoft 365 ve finansal kayıtlar için Xero gibi) saklanır. Tedarikçi verilerine erişimi, yalnızca yetkili personele ve bilgiye ihtiyaç duyma esasına göre sınırlandırıyoruz. Örneğin, yalnızca satın alma personeli ve ilgili yöneticiler bir tedarikçinin tüm dosyasını görüntüleyebilir ve yetkisiz erişimi önlemek için sistem izinleri mevcuttur.

Tedarikçi bilgilerimizin işlenmesi, Birleşik Krallık Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) ve 2018 Veri Koruma Yasası'na uygundur. Bu, tedarikçi şirketlerimizdeki bireylerle ilgili tüm kişisel verilerin yasal, adil ve şeffaf bir şekilde işlendiği anlamına gelir. Bu verileri yalnızca meşru iş amaçları için (örneğin, durum tespiti, sözleşme yönetimi, ödeme işlemleri) kullanır ve yalnızca gerekli olduğu sürece saklarız. Tedarikçilerin de Façade Creations tarafından paylaşılan kişisel verileri (örneğin, proje planlarımız veya varsa müşteri bilgileri) korumaları ve kendi veri koruma politikalarına sahip olmaları beklenir. Bir tedarikçi, hizmetlerinin bir parçası olarak Façade Creations adına kişisel verileri işliyorsa, uygun bir veri işleme sözleşmesinin yürürlükte olmasını sağlayacağız.

Özetle, gizlilik ve veri güvenliği, tedarikçi ilişkilerimizin temel unsurlarıdır. Bir tedarikçi tarafından veri korumasının herhangi bir ihlali (örneğin veri sızıntısı veya gizli bilgilerin kötüye kullanımı), ciddi bir sözleşme ihlali olarak değerlendirilecektir. İş ortaklıklarında güvenin karşılıklı olduğunu takdir ediyoruz – Façade Creations, tedarikçi bilgilerini koruyacak ve tedarikçilerimizden de sağladığımız bilgileri aynı özen ve titizlikle ele almalarını bekliyoruz.

Tedarikçiler İçin Sigorta Gereksinimleri

Kaza, kayıp veya tazminat talepleri durumunda her iki tarafı da korumak için Façade Creations, tüm tedarikçilerinin uygun sigorta kapsamına sahip olmasını şart koşmaktadır. Bizimle iş yapmanın bir koşulu olarak, her tedarikçinin en az aşağıdaki asgari sigorta poliçelerine sahip olması gerekmektedir:

• Genel Sorumluluk Sigortası – minimum 5 milyon sterlin teminatlı. Bu sigorta, tedarikçinin faaliyetleriyle bağlantılı olarak meydana gelebilecek yaralanma veya mal hasarına ilişkin üçüncü şahısların taleplerine karşı koruma sağlar (örneğin, tedarikçinin neden olduğu bir şantiye kazası).
• İşveren Sorumluluk Sigortası – en az 10 milyon sterlinlik teminatla (çoğu işveren için İngiltere yasaları gereği zorunludur). Bu sigorta, tedarikçinin çalışanlarını iş kazaları veya meslek hastalıklarına karşı korur ve tedarikçinin İngiltere'de çalışan personeli varsa zorunludur. (Çalışanı olmayan şahıs şirketleri muaf olabilir, ancak işgücü kullanan her tedarikçinin bu sigortaya sahip olması gerekir.)
• Mesleki Sorumluluk Sigortası – tasarım, danışmanlık veya profesyonel hizmetler sağlayan tüm tedarikçiler için. Bu tür tedarikçilerin yeterli mesleki sorumluluk sigortasına sahip olmasını bekliyoruz (kapsam tutarı, hizmet kapsamıyla orantılı olmalı, genellikle KOBİ tedarikçileri için en az 1-2 milyon £ veya karmaşık tasarım rolleri için daha yüksek olmalıdır). Bu, mali kayıplara yol açan mesleki ihmal, hata veya kusur iddialarına karşı koruma sağlar.

İşe alım sürecinde ve sonrasında yıllık olarak bu sigorta kapsamlarına dair kanıt talep ediyoruz. Genellikle tedarikçilerden, poliçe türünü, teminat limitlerini ve geçerlilik tarihlerini gösteren güncel sigorta sertifikaları veya acente mektupları sunmalarını istiyoruz. Poliçelerini zamanında yenilemek ve her yıl veya sözleşmelerinin yenilenmesinde bize güncel teminat kanıtı sunmak tedarikçinin sorumluluğundadır. Gerekli bir poliçenin süresi dolacaksa, tedarikçi bizi bilgilendirmeli ve her iki tarafı da riske maruz bırakabilecek boşlukları önlemek için (örneğin yenileme veya yeni bir sigortacı aracılığıyla) sürekli teminatın sağlanmasını temin etmelidir.

Sağlam bir sigorta poliçesine sahip olmak, tedarikçi durum tespiti ve risk yönetiminin hayati bir parçasıdır. Bu gereksinimler, özellikle inşaat projelerinde, müşterilerimiz tarafından da sıklıkla zorunlu tutulmaktadır ve bir olay meydana gelmesi durumunda, herhangi bir hasar veya yükümlülüğü karşılayacak mali bir kaynak bulunmasını sağlamaya yardımcı olur. Façade Creations, gerekli sigortayı bulundurmayan herhangi bir tedarikçiyle çalışmayı reddedebilir veya askıya alabilir.

Kritik ve Kritik Olmayan Tedarikçilerin Sınıflandırılması

Tedarik zincirimizi yönetirken, Façade Creations, riske dayalı olarak uygun düzeyde inceleme ve kontrol uygulamak için "Kritik" ve "Kritik Olmayan" tedarikçiler arasında ayrım yapar. Bu sınıflandırma, sağlanan mal/hizmetlerin niteliğine ve projelerimiz üzerindeki etkisine göre belirlenir:

• Kritik Tedarikçiler: Bunlar, cephe projelerimizin yapısal bütünlüğü, güvenliği veya temel işlevi için ürün veya hizmetleri hayati önem taşıyan tedarikçilerdir. Örnek olarak, önemli cephe sistemleri ve yapısal bileşenlerin üreticileri, güvenlik ile ilgili malzemelerin (yangına dayanıklı kaplama veya bağlantı elemanları gibi) tedarikçileri veya arızası proje teslimi veya güvenliği üzerinde önemli bir etkiye sahip olacak herhangi bir tedarikçi verilebilir. Kritik tedarikçilere yönelik olarak artırılmış durum tespiti uyguluyoruz. Daha sık performans değerlendirmelerine ve denetimlerine tabi tutuluyorlar ve KPI'larını (kalite, teslimat vb.) çok yakından izliyoruz. Ayrıca, tedarik kesintisi risklerini azaltmak için kritik tedarikçilerden acil durum planları (örneğin, yedek üretim kapasitesi veya alternatif kaynak bulma) talep edebiliriz.
• Kritik Olmayan Tedarikçiler: Bunlar, standart lojistik sağlayıcıları, ofis malzemeleri veya proje güvenliğini veya kritik zaman çizelgelerini doğrudan etkilemeyen diğer genel hizmetler gibi yardımcı veya daha düşük riskli hizmetler sağlayan satıcıları içerir. Bu tedarikçilerin de standartlarımızı karşılaması beklenirken, denetim, oluşturdukları düşük riskle orantılıdır. Performanslarını ve uyumluluklarını yine de takip ediyoruz, ancak incelemelerin yoğunluğu kritik tedarikçilere göre daha az olabilir. Örneğin, bir kurye hizmeti yıllık performans raporları aracılığıyla incelenebilirken, bir cephe camı tedarikçisi (kritik) üç ayda bir performans toplantılarına tabi tutulur.

Bu sınıflandırma, tedarikçi yönetim kaynaklarımızı verimli bir şekilde tahsis etmemizi ve iş sürekliliğimiz ve proje başarımız için en önemli olan ilişkilere daha fazla odaklanmamızı sağlar. Kritik tedarikçilerin genellikle daha sıkı sözleşme şartlarını (örneğin ayrıntılı kalite anlaşmaları veya teslimat yapamadıkları takdirde devreye girme hakları gibi) kabul etmeleri gerekmektedir. Kritik olmayan tedarikçiler standart şartlarla yönetilir. Ancak, kategoriye bakılmaksızın tüm tedarikçilerin bu Üçüncü Taraf Tedarikçi Politikasına uyması gerekir. Kritik olmayan bir tedarikçinin performansı veya risk profili değişirse (örneğin küçük bir tedarikçi güvenlik açısından kritik bir bileşen sağlamaya başlarsa), onları yeniden sınıflandırır ve uygun şekilde yönetiriz.

Tedarikçileri bu şekilde kategorize ederek, Façade Creations, ihtiyaç duyulan yerlerde yüksek düzeyde gözetim sağlarken, tüm tedarik zincirimiz genelinde kontrolü ve gerekli özeni de sürdürebilir.

Alt Yüklenici Uyumluluk Beklentileri

Onaylı üçüncü taraf tedarikçilerimizin de yükümlülüklerini yerine getirmek için alt yükleniciler veya alt tedarikçilerle çalışabileceğini kabul ediyoruz (örneğin, onaylı bir montaj yüklenicisi ek işçi çalıştırabilir veya bir bileşen tedarikçisi belirli parçaların imalatını dışarıdan yaptırabilir). Bu gibi durumlarda, herhangi bir alt yüklenicinin veya ikincil tedarikçinin de Façade Creations'ın standartlarına ve politikalarına uyması zorunludur. Bizim görüşümüz, uyumluluk sorumluluklarının tedarik zinciri boyunca devam etmesidir.

Tedarikçiler, sözleşme gereği, alt yüklenicilerinin sağlık ve güvenlik kuralları, çalışma standartları, kalite kontrolleri ve uyguladığımız çevre ve kurumsal sosyal sorumluluk politikaları da dahil olmak üzere ilgili tüm gerekliliklere uymasını sağlamakla yükümlüdür. Tedarikçilerimize, 2015 tarihli Modern Kölelik Yasası, rüşvet karşıtı beklentilerimiz ve Sağlık, Güvenlik ve Çevre (İSG) standartlarımızın tedarik zincirlerinin tüm aşamalarına uygulanması gerektiğini açıkça iletiyoruz. Örneğin, bir tedarikçi bir bileşeni üretmek için bir alt yüklenici kullanıyorsa, bu alt yüklenici zorla çalıştırma veya çocuk işçiliği kullanmamalı, güvenli çalışma koşullarını sağlamalı ve malzemeleri sorumlu bir şekilde temin etmelidir – tıpkı doğrudan tedarikçilerimizden beklediğimiz gibi.

Façade Creations, tedarikçilerinden alt yüklenicilerini nasıl yönettiklerine dair kanıt talep edebilir. Bu, alt yüklenici sözleşmelerinin veya politikalarının kopyalarını veya alt yüklenicilerin uyumluluk açısından denetlendiğine dair beyanları içerebilir. Uyumluluk riski olduğuna inanıyorsak, belirli bir alt yüklenicinin katılımını reddetme (veya değişiklik talep etme) hakkımızı saklı tutarız. Bazı durumlarda, özellikle alt yüklenici kritik bir girdi sağlıyorsa, bir alt yükleniciyi denetlemeyi veya tedarikçimizin bizim adımıza denetlemesini isteyebiliriz.

Sonuç olarak, ana tedarikçi, alt yüklenicilerinin performansı ve uyumluluğundan tamamen sorumludur. Bir alt yüklenicinin herhangi bir eksikliği veya ihlali, tedarikçinin ihlali olarak değerlendirilecektir. Bunu uygulayarak, zincirde hiçbir "zayıf halka" olmamasını sağlıyoruz; projelerimizi teslim eden her katılımcı standartlarımızı karşılamak zorundadır. Bu yaklaşım, Façade Creations'ı ve müşterilerimizi dolaylı risklerden korur ve genişletilmiş tedarik ağı boyunca uyumluluk kültürünü güçlendirir.

Tedarikçi Risk Değerlendirmesi ve Sürekli Durum Tespiti

Façade Creations, herhangi bir yeni üçüncü taraf tedarikçiyle çalışmaya başlamadan önce, tedarikçinin risk toleransımızı ve standartlarımızı karşılayıp karşılamadığını belirlemek için kapsamlı bir risk değerlendirmesi ve durum tespiti incelemesi gerçekleştirir. Bu değerlendirme birçok boyutu kapsar:

• Finansal İstikrar: Tedarikçinin finansal sağlığına ilişkin finansal tabloları, kredi notlarını ve diğer göstergeleri inceliyoruz. İstikrarlı bir finansal temel, tedarikçinin projelerimizin süresi boyunca faaliyetlerini sürdürebilmesini (ve proje ortasında iflas etmemesini veya temerrüde düşmemesini) sağlamak için önemlidir. Finansal sıkıntı belirtileri gösteren (örneğin yakın zamanda iflas olayları veya kötü kredi geçmişi) tedarikçilerden kaçınıyoruz.
• Teknik Yeterlilik: Tedarikçinin, ihtiyaç duyduğumuz kalite seviyesinde gerekli ürün veya hizmeti sunabilecek teknik yeteneğe ve kapasiteye sahip olup olmadığını değerlendiriyoruz. Bu, kilit personelin niteliklerinin, önceki proje deneyimlerinin, teknik tekliflerin veya hatta örnek çalışmaların/ürünlerin incelenmesini içerebilir. Özel malzemeler veya sistemler için, tedarikçinin gerekli uzmanlığa veya sertifikalara (örneğin, belirli İngiliz Standartlarına göre üretim sertifikası) sahip olduğundan emin oluyoruz.
• Sağlık, Güvenlik ve Kalite Sistemleri: Tedarikçinin sağlık ve güvenlik ile kalite güvencesine yönelik iç yönetim sistemlerini inceliyoruz. Bu, ISO 9001 sertifikalı kalite yönetim sistemine veya ISO 45001 veya benzeri bir güvenlik yönetim akreditasyonuna sahip olup olmadıklarını kontrol etmeyi içerebilir. Bu alanlardaki performanslarını değerlendirmek için HSE politikalarının, kaza kayıtlarının veya kalite kılavuzlarının kopyalarını isteyebiliriz. Tedarikçide güçlü bir güvenlik kültürü ve sağlam bir kalite kontrol süreci, projelerimizi etkileyebilecek kaza veya kusur risklerini azaltır.
• Çevre ve Etik Standartlar: Tedarikçinin çevre yönetimi ve etik uygulamalarına yaklaşımını değerlendiriyoruz. Bu, bir çevre politikasına veya ISO 14001 sertifikasına sahip olup olmadıklarını, atık ve emisyonları nasıl ele aldıklarını ve herhangi bir sosyal sorumluluk girişiminde bulunup bulunmadıklarını doğrulamayı içerebilir. Ayrıca, geçmişte iş kanunu ihlalleri, çevre cezaları veya etik dışı davranışlarla ilgili olumsuz medya haberleri gibi risk faktörlerini de inceliyoruz. Bunun bir parçası olarak, tedarikçinin (varsa) Modern Kölelik Yasası'na uyumlu olduğundan ve yolsuzluk veya dolandırıcılıkla ilgili bilinen bir bağlantısının olmadığından emin oluyoruz.

Bu durum tespiti sonucunda bir risk derecelendirmesi veya tedarikçinin Onaylı veya Onaylanmamış olup olmadığına dair bir karar verilir. Yalnızca tüm bu kategorilerde minimum kriterlerimizi karşılayan tedarikçiler Onaylı Tedarikçi Listesine eklenir. Potansiyel bir tedarikçide küçük sorunlar tespit edilirse (örneğin, belirli bir alanda deneyimsizlik), hafifletici önlemler alınması koşuluyla (ek gözetim veya daha kısa inceleme aralığı gibi) yine de onaylayabiliriz, ancak büyük endişeler onaylanmamaya yol açar.

Risk değerlendirmesi, tedarikçiyle ilk görüşmede yapılan tek seferlik bir faaliyet değildir. Tedarikçi ilişkisi boyunca riskleri izlemeye ve yeniden değerlendirmeye devam ediyoruz. Hızlı büyüme, birleşmeler, mali sorunlar veya tedarikçi tarafında yeni yasal sorunlar gibi önemli değişiklikler, yeniden değerlendirmeyi tetikleyecektir. Ayrıca, gerekli özen bilgilerini güncellemek için Onaylı Tedarikçi Listesini periyodik olarak (en az iki yılda bir veya kritik tedarikçiler için daha sık) gözden geçiriyoruz. Bu sürekli özen yaklaşımı, tüm tedarikçilerimizin amaca uygun kalmasını ve yeni risklerin proaktif olarak belirlenip ele alınmasını sağlar.

Politika İncelemesi ve Sürekli İyileştirme

Façade Creations Ltd, bu Üçüncü Taraf Tedarikçi Politikasını gelişen yasalara, düzenlemelere ve en iyi uygulamalara uygun olarak güncel tutmaya kararlıdır. Bu nedenle, etkinliğini sağlamak için bu politikayı düzenli olarak (en az yılda bir kez veya önemli yasal değişiklikler olması durumunda daha sık) gözden geçiriyor ve iyileştiriyoruz. Güncellemeler, yeni Birleşik Krallık yasal gerekliliklerini (örneğin, satın alma yasasındaki değişiklikler, veri koruma, modern kölelik bildirim yükümlülükleri vb.) dahil etmek, iç süreçlerimizdeki iyileştirmeleri yansıtmak veya sektördeki gelişmelere bağlı olarak standartlarımızı yükseltmek için yapılabilir.

Politikada yapılacak herhangi bir değişiklik, Müdür tarafından onaylanacak ve tüm tedarikçilerimize iletilecektir. Şeffaflık sağlamak amacıyla, bu politikanın güncel versiyonunu genellikle şirket web sitemizde yayınlıyoruz. Tedarikçilerden, devam eden sözleşmelerin bir parçası olarak veya yeniden yeterlilik değerlendirmesi sırasında revize edilmiş politikayı yeniden onaylamaları veya buna uymaları istenebilir. Tedarikçilerimizle açık bir diyalog kurmayı teşvik ediyoruz; politikanın açıklığa kavuşturulması gereken bölümleri varsa veya bir tedarikçinin iyileştirme önerileri varsa, sürekli iyileştirme anlayışımızın bir parçası olarak bu geri bildirimi memnuniyetle karşılıyoruz.

Sonuç olarak, Façade Creations Ltd.'nin Üçüncü Taraf Tedarikçi Politikası, sorumlu, etik ve yasalara uygun tedarik zinciri uygulamalarına olan bağlılığımızı özetlemektedir. Beklentilerimizi açıkça ifade ederek ve ortaklarımızı sorumlu tutarak, değerlerimizi paylaşan tedarikçilerle güçlü, güvene dayalı ilişkiler kurmayı hedefliyoruz. Bu, yalnızca İngiltere tedarik yasalarına, rüşvet karşıtı kurallara ve Modern Kölelik Yasasına uyumu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda teslim ettiğimiz her projede genel mükemmelliği ve sürdürülebilirliği de artırmaya yardımcı olur. Sorumlu bir tedarik zincirinin, kaliteli cephe çözümleri sunmanın ve hem Façade Creations'ın hem de müşterilerimizin itibarını korumanın temel taşı olduğuna inanıyoruz. Bu politikanın titizlikle uygulanması ve tedarik zincirimizle iş birliği sayesinde, yüksek standartları korumaya ve sektörümüze ve topluluğumuza olumlu katkıda bulunmaya devam edeceğiz.

Son güncelleme: Şubat 2026