Günümüzde birçok şirket, ağ sunucularında, bilgisayarlarında, dizüstü bilgisayarlarında, mobil cihazlarında ve bulutta depolanan verilere tamamen bağımlı durumda. Bu verilerin bir kısmı muhtemelen kişisel bilgiler ve/veya gizli şirket bilgileri içermektedir.
Burada, bilgisayar sistemlerinizin ve verilerinizin güvenliğini gözden geçirirken dikkate almanız gereken bazı konulara bakacağız.
Veri yedekleme, temel bir felaket kurtarma prosedürüdür ve düzenli olarak yapılmalıdır. Bir işletme, düzenli yedeklemeleri felaketlere, hırsızlığa veya siber saldırılara karşı bir tür sigorta poliçesi olarak görmelidir.
Dikkate alınması gereken birkaç nokta var.
Sistem ve uygulama yazılımı kurulum ortamları
İdeal olarak, yazılım yüklendikten sonra, yazılım indirilmediyse orijinal medya güvenli bir şekilde başka bir yerde saklanmalıdır. Benzer şekilde, aktivasyon anahtarları/kodları da güvenli bir şekilde saklanmalıdır.
Veri dosyası konumları
Ağ ortamında bazı veri dosyaları sunucuda, diğer veri dosyaları ise yerel sürücülerde depolanabilir. Bu durumda, hem sunucu hem de bir veya daha fazla bilgisayar için ayrı yedeklemeler gerekebilir.
İdeal olarak, tüm verilerin yerel sürücülerden sunucuya yeniden kopyalanmasını sağlayan bir ağ çözümü sunulmalıdır.
Bir strateji, geleneksel ağ disk depolaması yerine Microsoft OneDrive veya hatta SharePoint gibi bir senkronizasyon hizmeti kullanmak olabilir.
Yedekleme stratejisi ve sıklığı
İki paralel yedekleme işlemine ihtiyaç duyulması muhtemeldir. Bunlardan biri, sunucuların tüm sistem yedeğini (genellikle imaj olarak) almak, diğeri ise önceki yedeklemeden bu yana güncellenen veri dosyalarını artımlı (veya diferansiyel) olarak yedeklemektir.
En yaygın yedekleme döngüsü, dede, baba, oğul yöntemidir. Bu yöntem, dört günlük yedekleme, dört veya beş haftalık yedekleme ve 12 aylık yedeklemeden oluşur.
Unutmayın ki bazı verilerin uzun yıllar boyunca saklanması gerekir; örneğin muhasebe kayıtlarının en az altı yıl saklanması şarttır.
Teyp veya CD/DVD gibi bazı yedekleme ortamları birçok kez yeniden kullanılabilir, ancak sonsuz bir ömre sahip değillerdir ve kalitelerine ve kullanım sayısına bağlı olarak iki ila on yıl sonra değiştirilmeleri gerekecektir. Yedekleme ortamlarının bozulması bölümünde bu konuyla ilgili bazı ek noktalara değinilmiştir.
Diskten diske veya diskten diske-bant yedekleme ve bulut tabanlı yedekleme hizmetleri gibi çözümler, veri kaybı endişesini ortadan kaldırır.
Yedekleme sorumlulukları
Yedekleme prosedürlerinden sorumlu belirli bir personel görevlendirilmelidir. Bu kişi aşağıdaki yeteneklere sahip olmalıdır:
- Tüm veri dosyalarının (sunucu ve yerel) yedekleme döngülerine düzenli olarak dahil edildiğinden emin olun.
- Yeni uygulamalar ve veri dosyaları eklendikçe yedekleme kriterlerini uyarlayın.
- Yedekleme programını gerektiği gibi değiştirin.
- Yedekleme kayıtlarını yorumlayın ve bildirilen hatalara yanıt verin.
- Dosyalar yanlışlıkla silinirse veya bozulursa verileri geri yükleyin.
- Verilerin yedekleme ortamından geri yüklenebildiğini düzenli olarak test edin.
- Yedeklemelerin ve yedekleme ortamlarının saklandığı yerlerin düzenli bir kaydını tutun.
Uygulama yedekleme rutinleri
Birçok muhasebe ve bordro uygulamasının kendi yedekleme rutinleri vardır. Bunları düzenli olarak (geleneksel sunucu yedeklemelerinin yanı sıra) ve her zaman kritik güncelleme rutinlerinden hemen önce kullanmak iyi bir uygulamadır. Bu yedek veri dosyaları, sunucuyla birlikte yedeklenecek şekilde sunucu sürücüsünde saklanmalıdır.
Yerel Bilgisayarlar
Bazı kullanıcılar, örneğin maaş bordrosu verileri gibi, uygulama veri dosyalarını yalnızca yerel sürücülerinde bulunduracaktır. Bunlar, (önceki paragrafta belirtildiği gibi) medya yedeklemesi ve sunucu yedeklemesinin bir kombinasyonundan oluşabilecek kendi düzenli yedekleme rejimlerini gerektirecektir. Bu verilerin yerel bilgisayarlarda kalması mı yoksa başka bir yere taşınması mı gerektiği de göz önünde bulundurulmalıdır.
Yedekleme medyası
Yedekleme için kullanılacak doğru ortamın seçimi, mevcut bütçe, yedeklenmesi gereken veri hacmi ve ağ işletim yazılımı gibi kriterlere bağlı olacaktır. Harici sabit diskler veya bulut yedeklemeli bir NAS kutusu iyi çözümler sağlayabilir. Harici bir servis sağlayıcı veya bulut seçeneği kullanılıyorsa, kendi yedekleme rejimlerine sahip olmaları gerekir. Ancak, yalnızca buna güvenmeyin ve herhangi bir üçüncü taraf tedarikçinin yedekleme ihtiyaçlarınızı karşıladığından veya aştığından emin olun.
Kaset veya optik depolama (CD/DVD/Blu-ray) gibi diğer medya türleri de daha ucuz bir alternatif olarak düşünülebilir, ancak kapasite ve kullanım ömrü sınırlı olabilir.
Harici sabit disk sürücüleri de bir başka seçenektir. Ancak, yedekleme amacıyla başka bir yere taşınması gereken her disk, kayıp veya hırsızlık durumunda şifrelenmelidir.
Yedekleme konumu
Yedeklemeler hem şirket içi hem de şirket dışı çeşitli konumlarda saklanmalıdır. Şirket içi yedeklemeler, verilerin hızlı bir şekilde geri yüklenmesi gerektiğinde kolayca erişilebilir olsa da, yangın veya sel gibi acil durumlarda risk altındadır.
Birçok işletme yerinde kasa kullanmaktadır. Ancak, bir kurtarma durumunda bu kasalara bir süre erişilemeyebilir.
Uzaktan yedeklemelerin avantajı, acil bir durumda kurtarılabilir olmalarıdır; ancak depolama alanının hem güvenli hem de erişilebilir olması gerekir.
Yedekleme saklama
Son olarak, muhasebe kayıtları gibi belirli kayıt türlerinin minimum bir süre boyunca saklanması gerekmektedir ve bu, veri yedekleme stratejisi geliştirilirken dikkate alınmalıdır (ayrıca aşağıda veri bozulmasıyla ilgili bölüme bakın).
Yedekleme ortamının bozulması/ayrışması
Yedekleme ortamları zamanla bozulur ve üzerlerinde depolanan veriler de zamanla kaybolur.
CD/DVD ve Blu-Ray gibi optik medyalar özellikle ışığa duyarlıdır (fotosensitif), bu nedenle karanlık bir ortamda saklanmalarına dikkat edilmelidir. Ayrıca, elleçleme sırasında fiziksel hasara da yatkındırlar. Son olarak, CD-R ve CD-RW'ler beş ila on yıl arasında dayanırken, DVD-RW ve LTO bant medyaları 30 yıla kadar dayanabilir.
Yedeklemeler düzenli olarak dijital bozulma belirtileri açısından kontrol edilmeli ve verilerin başarıyla geri yüklenebildiğinden emin olmak için test edilmelidir.
Şirket içi mi yoksa bulut tabanlı mı?
Birçok internet servis sağlayıcısı ve üçüncü taraf BT hizmet kuruluşu, artık standart olarak veya ücretli ek bir hizmet olarak, harici veri depoları ve eksiksiz çevrimiçi uygulama çözümleri sunmaktadır. Bu, bir sunucuyu ve işletim ve uygulama yazılımlarını dahili olarak destekleme ihtiyacını ortadan kaldırır. Bununla birlikte, sözleşme/hizmet seviyesi anlaşmasının (SLA) bir parçası olarak ele alınması gereken önemli sayıda güvenlik sorunu vardır. Bunlar şunları içermelidir:
- şifreleme seviyesi
- Verilerin işlendiği ve saklandığı ülkeler (çünkü bu durum veri koruma yasalarıyla ilgili potansiyel sorunlar yaratabilir)
- veri silme ve saklama süreleri
- Verilere kimin eriştiğini kapsayan denetim kayıtlarının mevcudiyeti
- Hizmet sağlayıcının iflas/kayyum yönetimine girmesi durumunda verilerin sahipliği.
Verilerin bulutta depolandığı durumlarda, mümkün olduğunca az kişisel verinin bu şekilde işlenmesini ve depolanmasını sağlamaya çalışın. Bu mümkün değilse, en azından verileri anonimleştirerek bireylerin kimliklerinin tespit edilememesini sağlayın.
Üçüncü bir tarafta saklanan verilerin yedek kopyalarını manuel olarak alabileceğinizden ve bu verilerin okunabilir bir biçimde olduğundan ve diğer hizmetlere ve uygulamalara geri yüklenebileceğinden emin olun.
