Çalışanlar tarafından veya çalışanlar adına yapılan seyahat ve geçim giderleri birçok soruna yol açmaktadır.
Seyahat ve geçim giderlerinde vergi indirimi uygulanıp uygulanmayacağına karar verirken dikkate alınması gereken başlıca alanları aşağıda vurguluyoruz.
Daimi İşyerine Sahip Çalışanlar
Birçok çalışanın düzenli olarak gittiği bir iş yeri vardır ve zaman zaman normal iş yerinden geçici bir iş yerine seyahat ederler. Çoğu zaman bir çalışan doğrudan evden geçici iş yerine ve tam tersine seyahat eder.
Çalışanlar, iş amaçlı yaptıkları seyahatler için tam vergi indirimi talep edebilirler.
İş yolculuğu
İş seyahati, aşağıdaki durumlardan birini içeren seyahattir:
- bir iş yerinden diğerine veya
- evden geçici bir iş yerine veya
- Geçici iş yerinden eve dönüş.
Çalışanın evi ile düzenli olarak gittiği iş yeri arasındaki yolculuklar iş seyahati olarak kabul edilmez. Bu yolculuklar 'normal işe gidip gelme' olarak değerlendirilir ve masrafları çalışan tarafından karşılanmalıdır. 'Daimi iş yeri' terimi, çalışanın 'düzenli olarak' gittiği yer olarak tanımlanır. Bu terim, normal işe gidip gelme yolculuğunun bir ucunu belirlemek için kullanılır. Ev, normal işe gidip gelme yolculuğunun diğer ucudur.
Örnek 1
Çalışan genellikle York'taki evi ile Leeds'teki normal iş yeri arasında arabayla gidip geliyor. Bu, günlük 48 millik bir gidiş-dönüş yolculuğu anlamına geliyor.
Belirli bir günde, çalışan York'taki evinden Nottingham'daki geçici iş yerine arabayla gider. 174 mil uzunluğunda bir gidiş-dönüş yolculuğu.
Buradaki maliyet, yapılan yolculuğun maliyetidir (174 mil). Bu tutar için vergi indirimi yapılabilir.
Örnek 2
Normalde işe gitmek için kuzey yönünde 40 mil yol kat eden bir çalışanın, müşterinin işyerine gitmek için güney yönünde 100 mil gidiş-dönüş yolculuğu yapması gerekiyor. İşveren, bu 100 millik yolculuğun masrafını çalışana geri ödüyor.
Bu tutar için vergi indirimi uygulanabilir.
Geçim ödemeleri
Geçim giderleri, bir çalışanın daimi iş yerinden uzakta olduğu süre boyunca konaklama, yiyecek ve içecek masraflarını içerir. Geçim giderleri özellikle iş seyahatinin bir ürünü olarak ele alınır ve bu nedenle seyahat maliyetinin bir parçası olarak değerlendirilir.
kaçınma karşıtı
Geçici iş yeri ile ev arasında yapılan bazı seyahatler, kalıcı iş yerine gidiş-dönüş seyahatine 'esas olarak benzer' ise, vergi indiriminden yararlanma hakkı sağlamayabilir.
HMRC, 'büyük ölçüde benzer' ifadesini, yolculuğun büyük bölümünde aynı yolların veya aynı trenin ya da otobüsün kullanılması olarak yorumlamaktadır.
Geçici görevlendirmeler
Bir çalışanın kalıcı iş yerinden aylarca uzak bir yere gönderilmesi durumunda, yeni iş yeri aşağıdaki şartlardan birini karşılıyorsa yine de geçici iş yeri olarak kabul edilecektir:
- 24 aydan daha kısa sürmesi bekleniyor, veya
- Eğer yeni iş yerinin 24 aydan uzun sürmesi bekleniyorsa, çalışanın çalışma süresinin %40'ından azını yeni iş yerinde geçirmesi beklenir.
Çalışanın daimi iş yerini koruması gerekmektedir.
Örnek 3
Edward, New Brighton'da çalışıyor. İşvereni onu 28 ay boyunca haftada 1,5 günlüğüne Wrexham'a gönderiyor.
Edward'ın tazminat hakkı olacak. 24 aydan uzun süren görevlendirmeler, %40 kuralı ihlal edilmediği sürece yine de geçerli sayılacaktır.
Saha Bazlı Çalışanlar
Bazı çalışanların düzenli bir çalışma yeri yoktur; bunun yerine birkaç gün, hafta veya ay boyunca farklı yerlerde çalışırlar. Saha bazlı çalışanlara örnek olarak inşaat işçileri, güvenlik müfettişleri, bilgisayar danışmanları ve geçici işçiler verilebilir.
Saha bazlı çalışanın seyahat ve konaklama masrafları, sahada geçireceği sürenin iki yıldan az olması bekleniyorsa ve bu süre gerçekten de iki yıldan az ise, vergiden muaf olarak geri ödenebilir.
Vergi indirimi sağlanabilmesi için, istihdamın gerçekten işyeri bazlı olmasını sağlamak amacıyla vergi kaçırmayı önleyici hükümler bulunmaktadır. Örneğin, görevlerin istihdam süresinin tamamı veya neredeyse tamamı boyunca o işyerinde yerine getirilmesi durumunda, geçici atamalar vergi indiriminden muaf tutulabilir. Bu, özellikle tekrarlanan geçici atamalar yoluyla 24 aylık sınırın manipüle edilmesini önlemeyi amaçlamaktadır.
Kalıcı iş yeri olmayan diğer çalışanlar
Seyahat randevuları
Bazı çalışanlar için seyahat, işlerinin ayrılmaz bir parçasıdır. Örneğin, sabit bir çalışma yeri olmayan veya düzenli olarak rapor vermesi gereken bir seyahat eden satış temsilcisi. Bu tür bir çalışanın yaptığı seyahat ve konaklama giderleri vergiden düşülebilir.
Evden çalışanlar
Bazı çalışanlar zaman zaman, hatta düzenli olarak evden çalışırlar. Bu, evlerinin mutlaka bir iş yeri olarak kabul edilebileceği anlamına gelmez. İşin başka bir yerde değil de evde yapılmasını gerektiren objektif bir neden olmalıdır.
Bu, örneğin çalışanın 'düzenli olarak gittiği' bir ofis gibi başka bir yerin kalıcı iş yeri haline gelmesi anlamına gelebilir. Bu nedenle, ev ile ofis arasındaki ulaşım masrafları karşılanabilir bir gider olmayacaktır. Ancak ev ile geçici iş yerleri arasındaki yolculuklara izin verilecektir.
Eğer daimi bir iş yeri yoksa, çalışan saha bazlı çalışan olarak kabul edilir. Bu durumda, işverenin ofisine yapılan ara sıra ziyaretler de dahil olmak üzere tüm masraflar karşılanır.
Yukarıdaki objektif test kapsamında ev, yine de bir iş yeri olarak değerlendirilebilir. Bu durumda, aynı iş kapsamında ev ile diğer iş yerleri arasındaki seyahatlere izin verilecektir.
