A menudo se considera un honor ser fideicomisario de una organización benéfica y una oportunidad de contribuir a la comunidad. Sin embargo, ser fideicomisario implica cierto compromiso y un nivel de responsabilidad que no debe subestimarse.
Ya sea que usted ya sea fideicomisario de una organización benéfica, ya sea un proyecto local o una organización conocida, o esté pensando en involucrarse, hay una serie de responsabilidades que el hecho de ser fideicomisario le impone.
A continuación describimos las principales responsabilidades, con especial énfasis en los requisitos de contabilidad y auditoría para las organizaciones benéficas escocesas.
Fondo
El sector de las organizaciones benéficas en Escocia generalmente está supervisado por la Oficina del Regulador Escocés de Organizaciones Benéficas (OSCR), también conocida como el «Regulador Escocés de Organizaciones Benéficas». La OSCR es un departamento gubernamental no ministerial que actúa como regulador y registrador independiente de las organizaciones benéficas escocesas.
La OSCR desempeña un papel importante en el sector de la beneficencia y existe para brindar confianza pública en la integridad de las organizaciones benéficas y ayudar a los fideicomisarios de las organizaciones benéficas a comprender y cumplir con sus obligaciones legales.
Una parte fundamental de la labor de la OSCR es asesorar a los fideicomisarios. Se puede encontrar una gran cantidad de consejos útiles en el sitio web , donde hay una sección dedicada a las funciones de los fideicomisarios de organizaciones benéficas .
Tipos de caridad
La principal legislación que rige a las organizaciones benéficas en Escocia es la Ley de Inversiones Fiduciarias y de Organizaciones Benéficas (Escocia) de 2005 ( Ley de 2005 ). Las organizaciones benéficas pueden crearse de diversas maneras, pero generalmente son:
- constituidas bajo la Ley de Sociedades de 2006 o anterior (organizaciones benéficas de sociedades limitadas)
- constituidas conforme a la Ley de 2005 a través del Reglamento de Organizaciones Benéficas Incorporadas de Escocia de 2011 (el Reglamento General) (organizaciones benéficas incorporadas de Escocia, SCIO); o
- creado mediante una declaración de fideicomiso (organizaciones benéficas no constituidas en sociedad).
Cada una de estas organizaciones benéficas debe registrar y presentar sus cuentas en el OSCR y las sociedades limitadas también deben registrarse en Companies House.
El tipo de organización benéfica determinará el alcance total de las responsabilidades del fideicomisario.
¿Quién es un fideicomisario?
La Ley de 2005 define a los fideicomisarios como «personas que tienen el control general y la gestión de la administración de una organización benéfica». Esta definición suele incluir:
- Para organizaciones benéficas no constituidas en sociedad y SCIO, miembros del comité ejecutivo o de gestión
- Para las organizaciones benéficas de sociedades de responsabilidad limitada, los directores o miembros del comité de gestión.
Las organizaciones benéficas deben cumplir en todo momento el propósito caritativo para el cual fueron creadas y es deber de todos los fideicomisarios garantizarlo.
Restricciones y responsabilidades de los fideicomisarios
Además de las responsabilidades propias de un fideicomisario, existen diversas restricciones que pueden aplicarse. Estas tienen como objetivo evitar conflictos de intereses entre los intereses personales del fideicomisario y sus deberes como tal. Estas establecen, en general, que:
- Los fideicomisarios no pueden beneficiarse personalmente de la organización benéfica, aunque se les pueden reembolsar los gastos de bolsillo razonables
- Los fideicomisarios no deberían recibir remuneración por su función como tales.
Existen excepciones limitadas a estos principios, establecidos en la Ley de 2005. Cuando los fideicomisarios no actúan con prudencia, legalidad o de conformidad con su documento rector, pueden verse personalmente responsables de cualquier pérdida que causen a la organización benéfica.
Responsabilidades de los fideicomisarios
La guía de la OSCR « Deberes del Fideicomisario de Organizaciones Benéficas » explica qué significa ser fideicomisario. Los fideicomisarios tienen plena responsabilidad por la organización benéfica y el deber general de actuar en beneficio de esta. Esto significa que deben:
- Operar de una manera que sea coherente con los fines benéficos de la organización benéfica
- Cumplir con la ley y las normas del documento rector de la organización benéfica
- actuar con cuidado y diligencia
- gestionar cualquier conflicto de intereses entre la organización benéfica y cualquier persona u organización que pueda designar a los fideicomisarios de la organización benéfica.
Los fideicomisarios tienen el deber de garantizar que los fondos de su organización benéfica se apliquen únicamente al logro de sus objetivos benéficos. Deben poder demostrarlo, por lo que deben mantener registros que permitan hacerlo.
Los fideicomisarios de organizaciones benéficas deben priorizar los intereses de la organización benéfica por encima de sus propias necesidades, las de sus familiares o los intereses comerciales. Cuando se deba tomar una decisión en la que una opción beneficie a un fideicomisario y otra a la de la organización benéfica, este debe asegurarse de que los demás fideicomisarios conozcan el conflicto y no participen en la discusión ni en la decisión.
"Deberes de los Fideicomisarios de Organizaciones Benéficas" también proporciona información sobre algunos deberes específicos contenidos en la Ley de 2005. Esta guía establece los deberes de los fideicomisarios para:
- Actualización de los datos de su organización benéfica : proporcione toda la información necesaria para mantener actualizado el Registro de organizaciones benéficas de Escocia.
- Informar a la OSCR : cumplir con el deber legal de proporcionar cierta información a la OSCR con respecto al monitoreo anual, la contabilidad de la organización benéfica y la realización de cambios en su organización benéfica.
- Mantenimiento y registro de registros financieros : mantener registros contables adecuados y preparar un estado de cuenta anual y un informe anual que se examinan externamente y se envían junto con la declaración anual a la OSCR.
- Recaudación de fondos : tome el control de cómo la organización benéfica recauda fondos
- proporcionar información al público.
Estas responsabilidades son compartidas por cada persona a cargo de la organización benéfica. Ningún fideicomisario (por ejemplo, el presidente o el tesorero) tiene más responsabilidad que otro.
Requisitos contables
La Ley de 2005 exige que las organizaciones benéficas:
- mantener registros contables completos y precisos (y los requisitos de fondos son de particular importancia aquí)
- Preparar cuentas de caridad y un informe anual sobre sus actividades
- garantizar que se lleve a cabo una auditoría o un examen independiente
- Presentar una declaración anual, un informe anual y cuentas a OSCR (y, en el caso de organizaciones benéficas de sociedades limitadas, a Companies House).
El grado en que deben cumplirse estos requisitos generalmente depende del tipo de organización benéfica y de cuántos ingresos se generan.
Requisitos de fondos
Un aspecto importante de la contabilidad de las organizaciones benéficas es comprender los diferentes "fondos" que puede tener una organización benéfica.
En esencia, los fondos representan los ingresos de la organización benéfica y pueden existir restricciones sobre el uso de ciertos tipos de fondos recaudados. Por ejemplo, una donación solo se puede recibir con el entendimiento de que se destinará a un fin específico.
Es entonces responsabilidad de los fideicomisarios garantizar que dichos fondos “restringidos” se utilicen únicamente según lo previsto.
Recaudación de fondos
La gestión y el control eficaces de la recaudación de fondos también son una responsabilidad importante del fideicomisario. El Panel de Normas de Recaudación de Fondos de Escocia supervisa las normas de recaudación de fondos y gestiona las quejas de las organizaciones benéficas registradas en Escocia, de conformidad con el Código de Prácticas de Recaudación de Fondos.
El informe anual
El informe anual suele ser un documento bastante completo, ya que la legislación establece la cantidad mínima de información que debe incluirse. El informe generalmente incluye:
- un informe de los fideicomisarios (que puede funcionar también como informe de los directores y como informe estratégico, si es necesario para empresas benéficas)
- un estado de actividades financieras para el año
- una cuenta de ingresos y gastos del año (para algunas empresas benéficas)
- un balance general
- un estado de flujos de efectivo
- notas a las cuentas (incluyendo políticas contables).
Requisitos de auditoría
El que una organización benéfica requiera o no una auditoría dependerá principalmente de cuánto ingreso reciba o genere y de su año fiscal:
- Todas las organizaciones benéficas cuyos ingresos superen las £500.000 requieren una auditoría
- Todas las demás organizaciones benéficas requieren un examen independiente. Cuando se preparen cuentas de acumulación, el examinador independiente deberá estar debidamente cualificado.
Hay otros criterios a tener en cuenta, en particular respecto a los activos totales, y estaremos encantados de analizarlos con usted con más detalle.
Requisitos de informes
Existe un marco integral que determina cómo deben prepararse las cuentas de una organización benéfica.
Las organizaciones benéficas no incorporadas con ingresos inferiores a £250,000 pueden preparar cuentas de recibos y pagos, a menos que su documento rector indique lo contrario.
Todas las demás organizaciones benéficas deben preparar cuentas que muestren una visión fiel y justa, conocidas como cuentas de acumulación. Para que esto sea cierto, las cuentas generalmente deben cumplir con los requisitos de la Declaración de Prácticas Recomendadas para Organizaciones Benéficas (SORP). La SORP puede consultarse en www.charitysorp.org y las organizaciones benéficas pueden crear una versión a medida que se ajuste a sus propias circunstancias.
