A menudo se considera un honor ser fideicomisario de una organización benéfica y una oportunidad de contribuir a la comunidad. Sin embargo, ser fideicomisario implica cierto compromiso y un nivel de responsabilidad que no debe subestimarse.
Ya sea que usted ya sea fideicomisario de una organización benéfica, ya sea un proyecto local o una organización conocida, o esté pensando en involucrarse, hay una serie de responsabilidades que el hecho de ser fideicomisario le impone.
A continuación describimos las principales responsabilidades, con especial énfasis en los requisitos de contabilidad y auditoría.
Fondo
El sector de las organizaciones benéficas en Inglaterra y Gales generalmente está supervisado por la Comisión de Beneficencia. Esta Comisión es un departamento gubernamental que exige el registro de la mayoría de las organizaciones benéficas.
La Comisión desempeña un papel importante en el sector de la beneficencia y su objetivo es dar confianza al público en la integridad de las organizaciones benéficas.
Todas las organizaciones benéficas deben demostrar que sus objetivos son para el beneficio público, inicialmente como parte de su proceso de solicitud a la Comisión de Beneficencia y posteriormente cada año al momento de preparar su informe anual.
Una parte fundamental del trabajo de la Comisión es asesorar a los fideicomisarios. Se puede encontrar una gran cantidad de consejos útiles en el sitio web de la Comisión , donde hay una sección dedicada a la creación y gestión de una organización benéfica .
Tipos de caridad
Las organizaciones benéficas se pueden crear de varias maneras, pero normalmente son:
- constituidas bajo la Ley de Sociedades de 2006 o anterior (organizaciones benéficas de sociedades limitadas)
- constituidas bajo la Ley de Organizaciones Benéficas de 2011 (Organizaciones Benéficas Incorporadas – CIO); o
- creado mediante una declaración de fideicomiso (organizaciones benéficas no constituidas en sociedad).
Cada una de estas organizaciones benéficas debe registrarse y presentar sus cuentas ante la Comisión de Beneficencia, y las sociedades de responsabilidad limitada también deben registrarse en el Registro Mercantil. El tipo de organización benéfica determinará el alcance total de las responsabilidades del fideicomisario.
Todas las organizaciones benéficas se ven afectadas por la Ley de Organizaciones Benéficas de 2011.
¿Quién es un fideicomisario?
La Ley de Organizaciones Benéficas de 2011 define a los fideicomisarios como «personas que tienen el control general y la gestión de la administración de una organización benéfica». Esta definición suele incluir:
- Para organizaciones benéficas no constituidas en sociedad y directores de informática, miembros del comité ejecutivo o de gestión
- Para las organizaciones benéficas de sociedades de responsabilidad limitada, los directores o miembros del comité de gestión.
Restricciones y responsabilidades de los fideicomisarios
Además de las responsabilidades propias de un fideicomisario, existen diversas restricciones que pueden aplicarse. Estas tienen como objetivo evitar conflictos de intereses entre los intereses personales del fideicomisario y sus deberes como tal. Estas establecen, en general, que:
- Los fideicomisarios no pueden beneficiarse personalmente de la organización benéfica, aunque se les pueden reembolsar los gastos de bolsillo razonables
- Los fideicomisarios no pueden ser empleados de la organización benéfica.
Existen excepciones limitadas a estos principios. Si los fideicomisarios no actúan con prudencia, legalidad o de conformidad con su documento rector, podrían ser personalmente responsables de cualquier pérdida que ocasionen a la organización benéfica.
Responsabilidades de los fideicomisarios
La guía CC3a del CC, «Fideicomisario de una organización benéfica: Qué implica», explica qué significa ser fideicomisario y cómo convertirse en uno. Los fideicomisarios tienen plena responsabilidad por la organización benéfica y están obligados a:
- Cumplir con la ley y las normas del documento rector de la organización benéfica
- Actuar de manera responsable y solo en interés de la organización benéfica
- utilice un cuidado y una habilidad razonables y
- tomar decisiones bien informadas y recibir asesoramiento cuando lo necesiten.
La publicación CC3 de la Comisión de Beneficencia, «El fideicomisario esencial: lo que necesita saber», ofrece una guía más detallada tanto para los fideicomisarios nuevos como para los ya existentes. La guía establece sus deberes y responsabilidades en seis apartados:
- Asegúrese de que su organización benéfica esté llevando a cabo sus propósitos para el beneficio público
- Cumplir con el documento rector de su organización benéfica y la ley
- Actuar en el mejor interés de su organización benéfica
- Asegúrese de que su organización benéfica sea responsable
- Gestione los recursos de su organización benéfica de forma responsable
- Actuar con razonable cuidado y habilidad.
Antes de actuar como fideicomisario de una organización benéfica, debe asegurarse de ser elegible. El CC3a establece quiénes son elegibles para ser fideicomisario de una organización benéfica y describe las reglas para la descalificación automática . Si se le descalifica para ser fideicomisario de una organización benéfica, no debe actuar a menos que esté autorizado para ello por una exención de la Comisión de Beneficencia.
Los fideicomisarios tienen la obligación legal de garantizar que los fondos de su organización benéfica se apliquen únicamente al logro de sus objetivos benéficos. Deben poder demostrarlo, por lo que deben mantener registros que permitan hacerlo.
Recaudación de fondos
El Regulador de Recaudación de Fondos se creó para fortalecer el sistema de regulación de las organizaciones benéficas y restaurar la confianza pública en la recaudación de fondos. Los fideicomisarios deben conocer los numerosos y diversos Código de Prácticas de Recaudación de Fondos
Requisitos contables
Existen requisitos particulares para la mayoría de las organizaciones benéficas:
- mantener registros contables completos y precisos (y los requisitos de fondos son de particular importancia aquí)
- Preparar cuentas de caridad y un informe anual
- para garantizar que se lleve a cabo una auditoría o un examen independiente
- presentar una declaración anual, un informe anual y cuentas a la Comisión de Beneficencia (y, en el caso de organizaciones benéficas de sociedades limitadas, a Companies House).
El grado en que deben cumplirse estos requisitos generalmente depende del tipo de organización benéfica y de cuántos ingresos se generan.
Requisitos de fondos
Un aspecto importante de la contabilidad para organizaciones benéficas es comprender los diferentes fondos que pueden tener. La gestión y el control eficaces de la recaudación de fondos son una responsabilidad importante del fideicomisario.
En esencia, los fondos representan los ingresos de la organización benéfica y pueden existir restricciones sobre el uso de ciertos tipos de fondos recaudados. Por ejemplo, una donación solo se puede recibir con el entendimiento de que se destinará a un fin específico.
Es entonces responsabilidad de los fideicomisarios garantizar que dichos fondos “restringidos” se utilicen únicamente según lo previsto.
El informe anual
El informe anual suele ser un documento bastante completo, ya que la legislación establece la cantidad mínima de información que debe incluirse. El informe generalmente incluye:
- un informe de los fideicomisarios (que puede funcionar también como informe de los directores y como informe estratégico, si es necesario para empresas benéficas)
- un estado de actividades financieras para el año
- una cuenta de ingresos y gastos del año (para algunas empresas benéficas)
- un balance general
- un estado de flujos de efectivo
- notas a las cuentas (incluyendo políticas contables).
Requisitos de auditoría
La necesidad de una auditoría por parte de una organización benéfica dependerá principalmente de los ingresos recibidos o generados y de su cierre anual. El límite de ingresos varía según el tipo de organización benéfica, como se indica a continuación:
- Todas las organizaciones benéficas cuyos ingresos superen £1,000,000 en un año financiero requieren una auditoría
- Las organizaciones benéficas (tanto constituidas como no constituidas) requieren un examen independiente cuando sus ingresos oscilan entre £25 000 y £1 000 000 en su año financiero
- Cuando los ingresos superen las £250.000, el examinador independiente deberá estar debidamente calificado.
Hay otros criterios a tener en cuenta, en particular respecto a los activos totales, y estaremos encantados de analizarlos con usted con más detalle.
Requisitos de informes
Existe un marco integral que determina cómo deben prepararse las cuentas de una organización benéfica.
Las organizaciones benéficas no incorporadas con ingresos inferiores a £250,000 pueden preparar cuentas de recibos y pagos.
Todas las demás organizaciones benéficas deben elaborar cuentas que reflejen una imagen fiel y veraz. Para lograrlo, las cuentas generalmente deben cumplir con los requisitos de la Declaración de Prácticas Recomendadas para Organizaciones Benéficas (SORP).
El SORP se puede consultar en www.charitysorp.org y las organizaciones benéficas pueden crear una versión personalizada del SORP que se adapte a sus propias circunstancias.
