Tu estado es importante
Las normas fiscales difieren considerablemente según se trate de un trabajador autónomo, un empresario individual o un socio, o de un empleado, incluso si se trata de un empleado de su propia empresa. Sin embargo, en cualquier caso, si desea optimizar su situación fiscal, es fundamental llevar una contabilidad correcta. De lo contrario, HMRC podría intentar rectificar su situación fiscal varios años después. Esto puede generar facturas inesperadas, incluyendo varios años de impuestos, intereses y sanciones.
Esta hoja informativa se centra en la situación de los trabajadores autónomos.
Total y exclusivamente
Los autónomos tributan sobre las ganancias que genera la empresa o su parte de ellas. Por lo tanto, la cuestión fundamental es garantizar que los costes incurridos puedan imputarse a dichas ganancias. En el caso de los gastos generales diarios, estos costes generalmente deben incurrirse total y exclusivamente para fines de la actividad comercial para ser deducibles de impuestos. ¿Qué significa esto realmente en la práctica? HMRC ha publicado numerosas directrices al respecto, que se resumen a continuación.
Uso de la vivienda
Si los autónomos realizan parte de su actividad desde casa, podrían beneficiarse de alguna desgravación fiscal. HMRC acepta que, incluso si la actividad se realiza en otro lugar, se puede aceptar una deducción por parte de los gastos del hogar, siempre que en ocasiones una parte de la vivienda se utilice exclusivamente para fines comerciales. Por citar:
'Si el uso es menor, por ejemplo, para redactar registros comerciales en casa, puede aceptar un presupuesto razonable sin una investigación detallada.'
Para evitar confusiones, «total y exclusivamente» no significa que los gastos comerciales deban facturarse por separado ni que una parte de la vivienda deba utilizarse permanentemente para fines comerciales. Sin embargo, sí significa que, cuando una parte de la vivienda se utiliza para fines comerciales, ese es el único uso de esa parte en ese momento.
HMRC acepta que los costes se puedan prorratear, pero ¿sobre qué base? Si se reclama una cantidad pequeña, HMRC no suele estar muy interesado. De hecho, HMRC parece aceptar que una estimación de unas pocas libras a la semana es aceptable. Sin embargo, si se reclama una cantidad mayor, HMRC sugiere considerar los siguientes factores:
- la proporción en términos de área de la casa que se utiliza para fines comerciales
- cuánto se consume cuando hay un suministro medido o mensurable, como electricidad, gas o agua; y
- cuánto tiempo se utiliza para fines comerciales.
¿Qué tipo de costes puedo reclamar?
Por lo general, HMRC aceptará una proporción razonable de los costos, como el impuesto municipal, los intereses hipotecarios, los seguros, las tarifas de agua, las reparaciones generales y el alquiler, así como la limpieza, la calefacción, la luz y el agua medida.
Otros costos permitidos pueden incluir el costo de las llamadas comerciales al teléfono de casa y una proporción del alquiler de la línea, además del gasto en conexiones a Internet en la medida en que la conexión se utilice para fines comerciales.
¿Y cómo funciona esto en la práctica?
Como ya se mencionó, si se realiza una pequeña cantidad de trabajo en casa, una cifra semanal nominal suele ser suficiente, pero para reclamos sustanciales puede ser necesario un método más científico.
Ejemplo
Andrew trabaja desde casa y no tiene otro local comercial. Usa una habitación libre de 9:00 a 13:00 y de 14:00 a 18:00. El resto del tiempo la usa la familia. La habitación ocupa aproximadamente el 10% de la superficie total de la casa.
Los costos, incluyendo limpieza, seguro, impuesto municipal e intereses hipotecarios, son aproximadamente £8,000. 10% = £800 y 8/24 del uso por tiempo es para negocios, por lo que el reclamo podría ser £267.
Los costos de electricidad suman un total de £1,500, por lo que el 10% son £150, de los cuales 8/24 = £50.
Además, sería aceptable una proporción razonable de otros costes, como los de teléfono y banda ancha.
La clave del reclamo de Andrew será que conserva los registros para demostrar las cifras y proporciones utilizadas.
Costos de equipo
Para las empresas autónomas, la depreciación de los activos está cubierta por un conjunto de desgravaciones fiscales conocidas como deducciones de capital. Para equipos domésticos, como portátiles, escritorios, sillas, etc., pueden aplicarse deducciones de capital según la proporción de la empresa (según el uso comercial estimado) de dichos activos. Por lo tanto, si Andrés utiliza su portátil exclusivamente para fines empresariales, el coste total se ajustará a las normas de deducciones de capital.
¿Qué pasa con los gastos de viaje?
Otra consecuencia del teletrabajo es el posible impacto en los gastos de viaje. El coste del desplazamiento desde el domicilio hasta el lugar de trabajo o las operaciones generalmente no se permite, ya que representa la elección personal de dónde vivir. El hecho de que a veces se trabaje desde casa es irrelevante.
El lugar donde una persona realiza el trabajo de oficina para su negocio no determina por sí solo su lugar de negocios, por lo que, aunque muchos pueden reclamar una desgravación fiscal por los costos de trabajar desde casa, muchos menos podrán reclamar los costos de viaje para ir y volver de su oficina en casa.
Por supuesto, este principio presupone la existencia de una base empresarial u operativa en otro lugar desde donde se desarrolla la actividad. Normalmente, el coste del viaje entre la base empresarial y otros lugares donde se realiza el trabajo será un gasto admisible, mientras que el coste del viaje entre el domicilio del contribuyente y la base empresarial no lo será.
Sin embargo, cuando no existan locales comerciales separados del domicilio, los gastos de viaje para visitar a los clientes deberían ser totalmente deducibles. La clave está en dónde se gestiona realmente el negocio.
Y por último…
El impuesto sobre las ganancias de capital incluye una exención fiscal para la venta de la vivienda particular de una persona, conocida como desgravación por residencia principal privada (PPR). Si una parte de la vivienda se utiliza exclusivamente para fines comerciales, la desgravación por PPR no se aplicará a la parte de la ganancia relacionada con el negocio. Sin embargo, HMRC aclara en sus directrices que se ignora el uso comercial ocasional y muy menor.
Sé razonable
Como puedes ver, todo es posible, pero la clave es tener claras las reglas, llevar buenos registros y ser sensato sobre cuánto reclamar.
