Conseguir nuevos clientes es excelente para el negocio, a menos que no paguen. Si no verifica que el cliente pueda pagar el monto del crédito que le otorga, iniciar acciones legales cuando no paga puede ser un proceso largo, tedioso y potencialmente costoso.
Si no se obtiene el pago del cliente y se han proporcionado los bienes o servicios, es probable que su flujo de caja se vea afectado. Asegurarse de que los clientes paguen a tiempo facilitará la gestión de su negocio.
Si no paga a sus proveedores porque su cliente no le ha pagado, también podría estar perjudicando su negocio. Esto no solo constituye una mala práctica comercial, sino que podría considerarse una irresponsabilidad social corporativa. Trate a sus proveedores como quiere que sus clientes lo traten a usted.
Factores a considerar
Lo primero que debes hacer es conocer a tu cliente. Esto debe comenzar antes de aceptar un nuevo cliente y antes de darle crédito. Lo mínimo que debes saber es:
- el nombre exacto del cliente y la dirección comercial (considere utilizar el servicio Companies House Webcheck)
- ¿Su tipo de estructura empresarial, por ejemplo, es un comerciante individual, una sociedad o una empresa limitada?
- nombres y direcciones personales de los propietarios si su estructura no está incorporada (considere verificar papel con membrete para respaldar esta información)
- Contactar con otros proveedores para obtener referencias
- su calificación crediticia a través de una agencia de crédito.
Antes de proporcionar bienes o servicios a cualquier cliente, asegúrese de abordar lo siguiente:
- Discutir y acordar los términos de pago con el cliente antes de aceptar el pedido.
- Acordar los términos por escrito
- Revisar cualquier documentación del cliente donde intenten cambiar las condiciones de pago acordadas.
- Negociar y acordar las condiciones de pago con los proveedores antes de aceptar el pedido.
- Si existe una brecha entre las condiciones de pago del cliente y del proveedor, considere si hay financiamiento disponible para cubrir la brecha (esto requerirá una comprensión de la gestión de su capital de trabajo).
- producir un pronóstico de flujo de efectivo que cubra todos los ingresos y gastos esperados
- Tener una política estándar establecida para garantizar que las condiciones de pago no se puedan modificar sin la autorización correspondiente
- Asegúrese de tener derecho a aplicar cargos por pagos tardíos e intereses en las facturas.
Después de haber proporcionado bienes o servicios a un cliente, asegúrese de:
- generar facturas con prontitud
- Generar facturas con precisión para garantizar que todos los artículos estén incluidos a los precios cotizados.
- Incluya un número de referencia para el pedido y luego cítelo si surge alguna disputa.
- tener todo lo que el cliente requiere en la factura
- tener un proceso para el seguimiento de facturas
- tener un proceso para tratar las disputas
- Mantener un registro de disputas para determinar si ocurren disputas similares entre clientes.
- Asegúrese de que sus facturas cumplan totalmente con los requisitos de HMRC a efectos del IVA.
Considere a sus proveedores: trátelos como le gustaría que lo trataran a usted
Recuerde que no pagar a sus proveedores a tiempo es un mal hábito empresarial y puede resultar en una baja en su calificación crediticia. Debe:
- Asegúrese de informar a sus proveedores sobre cualquier disputa tan pronto como ocurra.
- Pague a tiempo asegurándose de que el libro de acreedores esté correctamente actualizado y
- Mantenga a sus proveedores informados sobre cualquier problema que tenga con el pago a tiempo.
Lamentablemente, algunas empresas "salen mal", por lo que es posible que desee considerar obtener un seguro de crédito cuando la empresa:
- No podría funcionar si los clientes clave se declararan insolventes.
- No cuenta con los controles necesarios para determinar si es probable que un cliente se declare insolvente
- Tiene dificultades para obtener información sobre clientes potenciales
- necesita mejorar la gestión del crédito
- Está considerando una nueva aventura en el mercado.
Las empresas deberían considerar obtener opciones de factoring y financiamiento cuando:
- No hay suficientes reservas de efectivo disponibles para pagar a los proveedores a tiempo
- El negocio necesita crecer
- El nivel de financiación a corto plazo (incluida cualquier facilidad de sobregiro) es insuficiente
- El personal no tiene el nivel adecuado de habilidades de gestión de crédito.
