Se aplica un régimen de exención para los gastos de los empleados.
Esta hoja informativa analiza el funcionamiento y la presentación de informes sobre los gastos y beneficios de los empleados.
El régimen de exenciones
Se puede aplicar una exención a la declaración de gastos de empleados en los formularios P11D, siempre que se cumplan las condiciones necesarias. Conforme a la exención, la empresa debe asegurarse de que el empleado tenga derecho a una desgravación fiscal completa sobre los gastos reembolsados.
La exención
Se aplica una exención que, en efecto, significa que las empresas no tendrán que pagar impuestos ni NIC sobre los gastos pagados o reembolsados, ni declararlos en el formulario P11D. Esta exención impone a los empleadores la responsabilidad de determinar si los gastos de los empleados son totalmente deducibles a efectos fiscales.
Tipos de gastos
Los principales tipos de gastos a los que se aplica la exención son:
- gastos de viaje y estancia
- tarifas y suscripciones
- Gastos de entretenimiento empresarial.
Todos los demás gastos no deducibles se declaran en el formulario P11D y/o están sujetos al PAYE (y posiblemente al NIC). Los empleados pueden solicitar desgravaciones fiscales por gastos empresariales no reembolsados.
La exención no aplica a los gastos ni beneficios proporcionados en virtud de un acuerdo de sacrificio salarial pertinente. Esto incluye cualquier acuerdo en el que un empleado renuncie a su derecho a recibir ingresos a cambio de pagos de gastos exentos de impuestos o en el que el nivel de sus ingresos dependa del monto de cualquier pago de gastos.
Condiciones del régimen
Para que un gasto reembolsado a un empleado se considere un pago exento, el empleador debe ponerse en el lugar del empleado. El empleador se pregunta entonces: ¿habría ese gasto calificado para una desgravación fiscal completa para el empleado (de no ser por la cantidad exenta)?
Un empleador debe considerar:
- Establecer una política corporativa sobre qué tipo de gastos son reembolsables y la necesidad de que dichos gastos sean razonables
- Requerir la cumplimentación de un formulario de reclamación de gastos estándar
- la necesidad de que cualquier reclamación de gastos esté respaldada por un recibo
- realizar comprobaciones de reclamaciones de gastos
- requiriendo que una persona de alto rango autorice las reclamaciones.
¿Qué pasa con las tarifas de escala?
Las normas permiten el pago o reembolso de importes basados en tarifas de escala, en lugar de los gastos reales del empleado en determinadas circunstancias. Las tarifas de escala se aplican generalmente a gastos de viaje y manutención y consisten en importes redondos permitidos para circunstancias específicas.
Hay dos tipos principales de tarifas de escala disponibles para uso del empleador:
- tasas de referencia y
- Tarifas “a medida”.
Tasas de referencia
Las tasas de referencia son un conjunto de tasas máximas de reembolso para comidas. Estas sumas redondas pueden ser utilizadas por los empleadores para el pago o reembolso de los gastos de los empleados cuando se cumplen los requisitos pertinentes.
Estas tarifas se aplican únicamente si el empleado incurre en gastos en el curso de "viajes de negocios calificados" como se detalla a continuación:
- una asignación de comida por día pagada por un viaje que cumpla los requisitos, cuyo monto no exceda:
- £5 cuando la duración del viaje calificado en ese día sea de 5 horas o más
- £10 cuando la duración del viaje calificado en ese día sea de 10 horas o más, o
- £25 cuando la duración del viaje calificado en ese día sea de 15 horas o más y esté en curso a las 8 p.m. o
- una asignación de comida adicional que no exceda de £10 por día pagada cuando se paga una asignación de comida a. o b. y el viaje calificado con respecto al cual se paga esa asignación está en curso a las 8 p.m.
Tarifas a medida
Estas son tarifas negociadas y acordadas específicamente con HMRC por escrito. Si la empresa desea pagar tarifas personalizadas para comidas u otros gastos, puede solicitarlo a HMRC.
HMRC ha emitido un formulario específico: PAYE: exención de gastos y beneficios del empleador
De cheques
No es necesario exigir recibos al realizar pagos a empleados por dietas según la escala de referencia. Esto aplica a las dietas estándar pagadas por viajes y alojamiento en el extranjero, así como a las dietas según la escala de referencia. Los empleadores deben asegurarse de que los empleados realicen los viajes correspondientes.
Se flexibilizan las normas del sistema de verificación y se elimina la obligación de que los empleadores verifiquen los recibos al realizar pagos a empleados por dietas según la escala de referencia. Esto se aplica a las dietas estándar pagadas por viajes y alojamiento en el extranjero, así como a las dietas según la escala de referencia. Los empleadores siguen estando obligados a garantizar que los empleados realicen los viajes que cumplan los requisitos.
Las tarifas de alojamiento y manutención en el extranjero se tratan de la misma manera que las tarifas de referencia. Los empleadores solo deben asegurarse de que los empleados realicen viajes que cumplan los requisitos.
HMRC ha publicado una guía sobre los sistemas de verificación que espera que implementen los empleadores. Podemos ayudarle con este asunto o con la solicitud de tarifas personalizadas; por favor, contáctenos para más información.
Tarifas de kilometraje comercial
Los principales gastos de viaje y manutención para muchos empleados son los que suponen el uso de su propio coche o furgoneta para viajes de negocios. Muchos empleadores y sus empleados utilizan las asignaciones legales por kilometraje, conocidas como «pagos autorizados por kilometraje» (AMAP). Se trata de importes escalonados que los empleadores pueden pagar a los empleados que utilizan su propio vehículo para viajes de negocios. Para coches y furgonetas, la tarifa escalonada es de 45 peniques por milla hasta 10.000 millas en el año fiscal y de 25 peniques por milla por encima de esta cifra.
Los AMAP son un régimen legal separado y no están comprendidos en el nuevo régimen de exenciones.
Para los vehículos proporcionados por el empleador, las tarifas de combustible recomendadas pueden utilizarse para reembolsar los gastos de combustible incurridos en viajes de negocios. Estas tarifas se actualizan trimestralmente durante cada año fiscal.
Gastos de viaje que califican
El viaje que cumple los requisitos es un requisito necesario para que tanto los gastos de viaje como los de manutención se consideren exentos (y también para la aplicación de las tarifas de kilometraje para empresas en automóviles y furgonetas). Un viaje de negocios es aquel que implica viajar:
- de un lugar de trabajo a otro o
- de casa a un lugar de trabajo temporal o viceversa.
Sin embargo, los desplazamientos entre el domicilio de un empleado y su lugar de trabajo habitual no se consideran desplazamientos profesionales. Estos desplazamientos constituyen «desplazamientos ordinarios» y el lugar de trabajo suele considerarse un lugar de trabajo permanente. Esto significa que los gastos de desplazamiento corren a cargo del empleado.
El término "lugar de trabajo temporal" significa que el empleado asiste al lugar por un tiempo limitado o con un propósito temporal. Sin embargo, algunos viajes entre un lugar de trabajo temporal y el domicilio podrían no ser elegibles para la exención si el viaje es sustancialmente similar al viaje de ida o vuelta al lugar de trabajo permanente. HMRC interpreta "sustancialmente similar" como un viaje que utiliza las mismas carreteras o el mismo tren o autobús durante la mayor parte del trayecto.
Habrá muchas variaciones de tipos de viajes realizados por los empleados, por lo que garantizar que se trate de un viaje de negocios es fundamental, especialmente porque el término "gastos de viaje" incluye los costos reales del viaje junto con cualquier gasto de subsistencia y otros costos asociados en los que se incurre al realizar el viaje, como peajes o cargos por congestión.
