Los grandes fraudes y colapsos corporativos aparecen en los titulares de vez en cuando y muchos de ellos fueron de alto perfil y las cantidades involucradas bastante espectaculares.
Con las presiones actuales que aún enfrentamos debido a una economía lenta, los desafíos asociados con las dificultades para renovar las finanzas, el desafío de alcanzar los objetivos, incluso simplemente pagar las facturas de los proveedores, se vuelve fácil ver que el riesgo de fraude para empresas de todos los tamaños ha aumentado significativamente.
Los problemas asociados con fraudes ampliamente publicitados pueden parecer ajenos a su negocio, pero la realidad es que el fraude puede afectar a empresas de todos los tamaños. Ya sea que tenga un equipo pequeño o una plantilla numerosa, esta hoja informativa le explica cómo puede aumentar su conocimiento sobre los factores que indican fraude. También describe las medidas de protección que puede implementar para minimizar el riesgo en su empresa.
No podría pasar aquí
Es fácil pensar que el fraude es algo que "no podría o no ocurriría aquí". Sin embargo, mientras que las grandes empresas cuentan con los recursos para implementar lo que consideran sistemas efectivos de control interno para prevenir el fraude, las pequeñas y medianas empresas a menudo dependen de un pequeño equipo de personas en quienes confían. ¡Seguro que recuerda a un puñado de empleados clave de los que no podría prescindir! En muchísimas ocasiones, los empleadores han dicho: "Él/ella (el defraudador) era mi empleado de mayor confianza".
Una dificultad clave que enfrentan las pequeñas empresas es la falta de opciones para segregar funciones. Las personas deben desempeñar diversas funciones, lo que puede aumentar las posibilidades de cometer fraude, y para algunas, la tentación puede ser demasiado grande.
Áreas donde puede ocurrir fraude
Si bien la naturaleza precisa de cualquier fraude dependerá de la naturaleza del negocio y las oportunidades que se le brinden a un potencial estafador, hay una serie de áreas comunes en las que puede ocurrir el fraude.
Empleados que abusan de su puesto
La mayoría de los fraudes afectan la cuenta de pérdidas y ganancias, donde se sobreestiman los gastos o se subestiman los ingresos. Los fraudes en este caso pueden ir desde gastos manipulados por unas pocas libras, donde nadie verifica la documentación justificativa ni verifica si la reclamación es razonable, hasta fraudes más graves. Estos pueden incluir la suplantación de proveedores ficticios y la elaboración de facturas falsas, o un empleado que aprueba compras en connivencia con un proveedor.
También se podría abusar de las posiciones cuando una empresa solicita licitaciones. En este caso, existe el riesgo de sobornos, ya que las personas involucradas en el proceso de licitación aceptan sobornos o incentivos de posibles proveedores. Esto podría resultar en la firma de contratos ineficientes, quizás para productos de dudosa calidad.
Las cantidades individuales involucradas en este tipo de fraude pueden no ser grandes, por lo que pasan desapercibidas durante un tiempo. Sin embargo, con el tiempo, las cantidades involucradas pueden volverse significativas. Muchos estafadores ganan confianza y las cifras involucradas aumentan a medida que se vuelven codiciosos. Por supuesto, los fraudes a gran escala tienen más probabilidades de ser descubiertos, y la codicia a menudo influye en la identificación y captura de los estafadores.
Sin embargo, el tiempo que se tarda en detectar el fraude es vital. Puede marcar la diferencia en el flujo de caja, ya que el fraude drena los recursos que una empresa necesita para crecer.
Los proveedores se aprovechan
Cuando una empresa cuenta con procedimientos y controles de verificación escasos o deficientes, un proveedor puede reconocerlo y aprovecharlo. Por ejemplo, es posible que se entreguen menos artículos de los que figuran en el albarán de entrega. Las facturas pueden incluir cantidades o precios superiores a los entregados y acordados.
Esto resalta la importancia de verificar tanto los albaranes como las facturas y hacer un seguimiento oportuno de cualquier discrepancia.
Otras zonas de riesgo
El robo de información confidencial, como listas de clientes o propiedad intelectual, como un proceso industrial, podría causar graves problemas a una empresa si empleados descontentos la roban. ¡Incluso se han dado casos de copias de esta información a un smartphone!
La información también podría ser vulnerable a ataques externos. Los avances tecnológicos implican que las empresas deben considerar los riesgos relacionados con las TI. Hoy en día, se suele creer que el ordenador siempre está en lo cierto, por lo que, en general, se realizan menos comprobaciones manuales dentro de la organización.
Ciertos tipos de organizaciones corren un mayor riesgo de fraude; por ejemplo, las que operan con efectivo pueden ser más vulnerables debido a las dificultades para implementar controles efectivos sobre el efectivo. De igual manera, las empresas que comercializan bienes de consumo atractivos corren un mayor riesgo.
Ejemplos
JF Bogus & Sons
Quizás pienses que esto nunca te podría pasar, pero si tu contable de confianza te presenta una factura y un cheque para firmar, ¿con cuánta atención la revisas? El importe puede ser relativamente pequeño y, por supuesto, está respaldado por una factura. Tienes que firmar el cheque con prisa, ya que no estarás mañana y son las 17:15. Tu contable completará la línea del beneficiario antes de que se envíe el cheque.
En última instancia, las cifras de fin de año simplemente no parecen correctas y las investigaciones posteriores identifican facturas faltantes y, finalmente, que el contable ha estado haciendo estos cheques pagaderos a sí mismo.
¡Vida deportiva!
Los controles de inventario se pusieron a prueba en el negocio de ropa y equipamiento deportivo, que reveló demasiadas discrepancias entre el inventario computarizado y el contabilizado al cierre del ejercicio. Las diferencias no se pudieron explicar, por lo que finalmente se recurrió a la vigilancia para supervisar el almacén.
¡Unas imágenes reveladoras mostraron a los limpiadores añadiendo diversos bates, pelotas y equipos a las bolsas de basura llenas de basura que retiraban cada noche!
Las empresas que crecen rápidamente también pueden ser más susceptibles al fraude. Cuando tanto los recursos de la empresa como los directores están al límite de su capacidad, es aún más difícil mantener una visión general. Los indicadores de fraude pueden pasar desapercibidos.
¿Alguien sabe dónde está Sid?
Imaginen la sorpresa del director de una empresa manufacturera local al entregar las nóminas a sus empleados y ¡sobraron dos! Su interventor, quien nunca antes había dejado de entregarlas, se enfermó y no pudo ir a trabajar. Investigaciones posteriores revelaron que, durante un tiempo, este empleado de tanta confianza había creado empleados ficticios y había estado ingresando los salarios en su propia cuenta bancaria.
Guía de diez pasos para prevenir y detectar el fraude
Dada la amplia gama de fraudes que se pueden cometer, ¿qué medidas puede tomar para minimizar el riesgo de fraude dentro de su organización? Considere nuestros diez consejos principales para detectar y prevenir el fraude.
- Empiece por reclutar a las personas idóneas para su organización. Asegúrese de verificar las referencias correctamente y de que el personal temporal también sea investigado, especialmente si va a trabajar en áreas clave.
- Asegúrese de tener una política clara de que no se tolerará el fraude dentro de la organización y asegúrese de que esto se comunique a todo el personal.
- Considere qué áreas de su organización podrían estar en riesgo y luego planifique e implemente las defensas adecuadas. Identifique las áreas de donde provienen la mayor parte de sus ingresos y donde se concentran la mayor parte de sus costos. Desarrolle sistemas sencillos de control interno para proteger estas áreas. Los controles efectivos incluyen:
- segregación de funciones
- supervisión y revisión
- comprobaciones aritméticas
- comparaciones contables
- autorización y aprobación
- controles físicos y recuentos
- Siempre que sea posible, evite que una sola persona sea responsable de controlar toda un área de la empresa. Esto incluye, en particular, la función contable, pero también otras áreas clave. Por ejemplo, el pedido de mercancías, el control de existencias y el envío en una empresa con existencias de bienes de consumo atractivos.
- Mantenga siempre cierto control sobre las funciones contables clave de su empresa. No firme cheques en blanco con antelación, salvo en circunstancias excepcionales, y asegúrese de que las facturas correspondientes se presenten junto con los cheques.
- Esté atento a solicitudes inusuales del personal involucrado en la función contable.
- Tenga cuidado con los empleados que sobreprotegen su puesto; podrían tener algo que ocultar. Del mismo modo, tenga cuidado con los empleados descontentos, que podrían guardar rencor, o con aquellos cuyas circunstancias empeoran o mejoran inexplicablemente.
- Esté atento a cambios significativos en el flujo de caja cuando un empleado esté fuera de la oficina, por ejemplo, de vacaciones. De igual manera, esté atento a los empleados que nunca toman vacaciones. Ambos podrían ser indicadores de fraude, algo que observamos al analizar retrospectivamente.
- Prepare presupuestos y cuentas de gestión mensuales y compárelos con sus resultados reales para estar al tanto de las variaciones. Investigar con prontitud cuando surjan variaciones podría marcar la diferencia, cerrando la ventana de oportunidad que se les ofrece a los estafadores.
- Cuando se detecta a un estafador, hay que asegurarse de que se tomen las medidas adecuadas y aprender de la experiencia.
Ganando la batalla contra el fraude
Aunque los estafadores más astutos pueden pasar desapercibidos durante un tiempo, muchos son personas comunes que ven una oportunidad. Los fraudes que cometen son bastante simples.
Implementar controles sencillos en una empresa puede dificultar considerablemente que un estafador se aproveche de ella. Los resultados pueden ser alarmantes: un fraude de 100 libras semanales equivale a unas 5000 libras de pérdidas anuales en una empresa. Operar con un margen del 20 % implicaría generar una facturación de 25 000 libras para compensarlo.
