La legislación de sociedades ofrece una oportunidad para que una organización empresarial se beneficie de la protección de la responsabilidad limitada, separando la personalidad jurídica de la organización de los individuos que la poseen y la dirigen.
A cambio de esta protección, cierta información sobre la empresa debe ser pública, incluyendo, por ejemplo, las cuentas anuales, el domicilio social y los datos de los directores, el secretario de la empresa (si lo hubiera) y los socios. Históricamente, proporcionar y actualizar esta información ha sido responsabilidad del secretario de la empresa.
¿Todas las empresas necesitan un secretario de empresa?
Desde abril de 2008, salvo que exista un requisito expreso en los estatutos de la empresa, la Ley de Sociedades de 2006 ya no exige que las sociedades de responsabilidad limitada («limited» o «ltd») designen un secretario. Incluso si los estatutos lo exigen, es relativamente sencillo para los administradores de una empresa modificar la disposición, previo acuerdo de los accionistas.
Aunque no existe la obligación de que las empresas privadas contraten un secretario social si sus estatutos no lo exigen, en la práctica muchas optan por hacerlo. Las importantes tareas que normalmente recaerían en un secretario social, como la administración y comunicación con los accionistas, el gobierno corporativo y el cumplimiento de la normativa, aún deben llevarse a cabo. En ausencia de un secretario social, la legislación mercantil establece que los administradores deben asumir esta responsabilidad. Como resultado, muchas empresas privadas continúan contratando un secretario social para reducir la carga administrativa y de gobierno corporativo que, de otro modo, recaería sobre sus administradores.
Las sociedades anónimas (cuyos nombres terminan en 'plc') todavía deben tener un secretario de empresa que debe tener "los conocimientos y la experiencia necesarios" obtenidos mediante una cualificación profesional (contabilidad o secretaría de empresa), una cualificación legal, experiencia reciente u otras competencias que lleven a los directores a creer que pueden actuar como secretario de empresa.
El secretario de la empresa es un directivo de la misma. Esto significa que puede ser penalmente responsable por incumplimientos de la empresa: por ejemplo, no presentar un documento dentro del plazo establecido o no presentar la declaración anual de la empresa.
Si su empresa privada no quiere tener un secretario de empresa
Si una empresa privada decide no tener un secretario, debe revisar sus estatutos sociales para asegurarse de que su propia normativa no le exija nombrar uno. La empresa debe informar a la Cámara de Comercio de la renuncia de cualquier secretario existente.
Cuando una empresa privada opta por no tener secretario, cualquier documento que normalmente se enviaría al secretario se considera enviado a la empresa. Cualquier función que normalmente recaería en el secretario será desempeñada por un director o una persona autorizada por este.
El secretario de la empresa y Companies House
Un secretario de empresa, o en el caso de una empresa privada, la persona responsable de las tareas de secretaría de la empresa, tendrá tratos regulares con Companies House, ya que es aquí donde se guardan los registros públicos sobre la empresa.
La mayoría de las comunicaciones con Companies House se realizan a través de Companies House Webfiling . Companies House está avanzando hacia la presentación 100 % en línea, y en la sección del sitio web donde se pueden descargar e imprimir los formularios, hay indicadores destacados que indican las áreas que podrían completarse electrónicamente.
Funciones de secretaría de empresa
Las funciones del responsable de la secretaría de la empresa no están definidas específicamente en el derecho de sociedades, pero pueden dividirse de forma general en tres áreas principales:
- mantener registros legales (mantener actualizados los registros de la empresa)
- Completar y presentar formularios legales (manteniendo el registro público actualizado)
- reuniones y resoluciones (asegurándose de que la empresa cumple tanto con sus normas internas como con la ley).
Mantenimiento de registros legales
Todas las empresas deben mantener registros actualizados de datos clave. Estos incluyen:
- un registro de miembros
- un registro de directores
- un registro de cargos
- un registro de Personas con Control Significativo (registro PSC)*.
Los detalles de estos registros incluyen, por ejemplo, nombres, direcciones, fechas de nombramiento y renuncia (para directores) y, para socios, el número y tipo de acciones que poseen. Esta lista no es exhaustiva.
La responsabilidad de mantener los libros y registros legales de la empresa suele recaer en el secretario de la empresa. Puede ser una tarea que consume mucho tiempo y a menudo se pasa por alto, pero no mantener los registros actualizados puede acarrear una multa de hasta 5.000 libras esterlinas.
Los registros deben estar disponibles para inspección por parte del público en general en el domicilio social de la empresa o en una única ubicación de inspección alternativa (SAIL) que también debe estar registrada en Companies House.
Una empresa puede optar por mantener la privacidad de las direcciones residenciales de sus directores y registrar una dirección de servicio para ellos. En tal caso, deberá mantener un registro adicional que muestre las direcciones residenciales de los directores, el cual no está disponible para la inspección del público en general.
* Una persona con control significativo es un individuo que en última instancia posee o controla más del 25% de las acciones o derechos de voto de una empresa o que de otra manera ejerce control sobre una empresa o su administración.
Mantenimiento de la información legal en Companies House
Como alternativa, una empresa privada también puede optar por mantener algunos de los registros estatutarios en el registro público del Registro Mercantil, en lugar de en su domicilio social o SAIL. Esto incluye los registros de directores, sus domicilios habituales, secretarios, socios y personas con control significativo. Mientras esta opción esté vigente, la empresa no necesita mantener actualizados sus propios registros estatutarios.
El público en general puede acceder a la información de la empresa a través del Registro Mercantil en lugar de acudir al domicilio social mientras esta elección esté vigente. Esto incluirá cierta información, como las direcciones de los socios o las fechas de nacimiento completas de los directores, que generalmente no está disponible en los registros públicos de las empresas privadas.
Completar y presentar formularios legales
La empresa debe asegurarse de que su registro en Companies House esté siempre actualizado y contenga detalles actuales de varios asuntos estatutarios.
Muchos de los tipos de información más comunes pueden presentarse en línea registrándose previamente en www.companieshouse.gov.uk . Como alternativa, Companies House cuenta actualmente con más de 100 formularios legales que permiten la presentación en papel.
Las funciones del secretario de empresa se extenderían a garantizar que, por ejemplo:
- Las cuentas anuales de la empresa se presentan puntualmente en el Registro Mercantil. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, en circunstancias normales, esto debe hacerse dentro de los nueve meses siguientes al cierre del ejercicio contable. Se impondrá una multa si las cuentas se presentan con retraso.
- Una vez al año, Companies House enviará a cada empresa un recordatorio para que presente su "declaración de confirmación" , que reemplaza la antigua Declaración Anual, y puede presentarse en línea o descargándola y completándola en papel (por una tarifa más alta). La empresa debe "verificar y confirmar" que la información que posee en una fecha de vencimiento determinada es precisa. La declaración debe presentarse dentro de los 14 días posteriores al final del "período de revisión" y la fecha de vencimiento se especificará en el recordatorio; si se devuelve tarde o no se devuelve en absoluto, la empresa, el director(es) y el secretario (si se designa) pueden ser procesados. Esta declaración de confirmación reemplazó la declaración anual a partir de junio de 2016 y las empresas pueden presentarlas con mayor frecuencia que anualmente si lo desean, aunque solo pagarían una tarifa anualmente (en lugar de cada vez que la presentan).
- Todos los cambios en la organización de la empresa deben notificarse al Registro Mercantil en un plazo de entre 14 y 28 días, según el cambio. La declaración anual de confirmación no puede utilizarse para modificar esta información, por lo que se debe utilizar un formulario aparte. Los formularios más comunes incluyen:
- cambios de directores, secretarios y sus datos
- un cambio de fecha de referencia contable
- un cambio de domicilio social
- asignaciones de acciones.
- Si una empresa no completa su declaración de confirmación, el Registrador podría asumir que la empresa ya no realiza actividades comerciales y tomar medidas para eliminarla del registro.
- Se presenta una versión actualizada de los Estatutos Sociales de la empresa siempre que se produce un cambio.
- Las normas relativas al registro de PSC han cambiado desde su introducción. Inicialmente, las empresas podían actualizar la versión pública de su registro de PSC anualmente como parte de su declaración de confirmación, pero ahora cada cambio debe actualizarse en el registro en un plazo de 14 días y notificarse a Companies House en un plazo adicional de 14 días.
Cargos
Cuando una empresa otorga una garantía para un préstamo, tanto el prestamista como el prestatario deben notificarlo al Registro Mercantil en un plazo de 21 días, completando el formulario correspondiente y abonando la carga legal. Sin el registro oportuno, la carga quedará nula; es decir, el préstamo seguirá siendo reembolsable, pero la garantía otorgada no será válida. Esto no aplica a los bienes adquiridos sujetos a una carga.
Las buenas prácticas de secretaría de empresa garantizan que todos los cargos creados se registren y que el perfil crediticio de la empresa esté protegido eliminando el cargo del registro tan pronto como se reembolse el préstamo.
Reuniones y resoluciones
El derecho de sociedades establece los procedimientos para la gestión de ciertos aspectos de la actividad empresarial mediante reuniones formales donde se adoptan resoluciones. Cuando se adoptan resoluciones, la sociedad queda sujeta a ellas (una resolución es un acuerdo o una decisión tomada por los socios).
En este caso, la función del secretario de la empresa sería garantizar que se notifique adecuadamente de las reuniones a quienes tienen derecho a asistir, levantar acta de los procedimientos y asegurar que se envíen copias de las resoluciones que afectan la forma en que se gestiona la empresa a Companies House dentro del plazo pertinente.
Convocatoria de reuniones de empresa
Los socios y auditores tienen derecho a ser convocados a las juntas de la empresa. En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, se requiere un aviso a la junta general con al menos 14 días de antelación. El aviso puede ser por escrito, por correo electrónico o a través de un sitio web (si se cumplen ciertas condiciones). Sin embargo, las sociedades de responsabilidad limitada ya no están obligadas a celebrar una Junta General Anual (JGA), a menos que sus Estatutos Sociales lo dispongan expresamente.
Si una empresa existente con una disposición expresa para la junta general anual desea abolir este requisito, deberá cambiar sus estatutos mediante una resolución especial.
Resoluciones
Se pueden aprobar dos tipos de resoluciones: ordinarias (aprobadas por mayoría simple de los miembros) y especiales (aprobadas por una mayoría del 75% de los miembros). En general, las resoluciones serán votadas por todos los miembros presentes en la reunión.
Las empresas privadas pueden tomar la mayoría de las decisiones mediante resolución escrita. Dicha resolución no requiere copia impresa y puede aprobarse por correo electrónico. Sin embargo, estas resoluciones deben ser aprobadas por la mayoría de todos los miembros de la empresa, no solo por quienes devuelven el formulario de votación.
Es importante que las empresas conserven copias de todas las decisiones importantes tomadas en la gestión de la empresa, ya sea en asamblea o por resolución escrita. Cuando estas decisiones modifiquen la forma de gestionar la empresa, se debe archivar una copia en el Registro Mercantil.
Mantener su registro público seguro
El Registro Mercantil ha informado recientemente de un aumento en la presentación fraudulenta de información. Una estrategia habitual consiste en cambiar el domicilio social de la empresa presentando el formulario correspondiente. Una vez aceptado, los estafadores pueden cambiar de director o presentar cuentas falsas sin que la empresa tenga ni idea de que han sido secuestrados. Posteriormente, pueden comprar bienes u obtener crédito basándose en esta información falsa.
Companies House promueve que las empresas presenten su información en línea. Este método puede ser muy seguro, especialmente si la empresa se suscribe a las medidas de seguridad mejoradas que ofrece su sistema PROOF (presentación en línea protegida), que evita la presentación en papel de ciertos formularios.
Cambios por venir
El gobierno publicó un libro blanco a finales de febrero de 2022 en el que exponía su postura sobre la reforma del Registro Mercantil antes de presentar la legislación al Parlamento. Los cambios clave propuestos incluyen la ampliación de la función del Registrador para mantener la integridad de la información contenida en el registro público, la introducción de la verificación de identidad para quienes constituyen, gestionan y controlan empresas, y la mejora de la información financiera disponible, incluyendo el requisito del etiquetado iXBRL de las cuentas presentadas y la eliminación de la posibilidad de que las pequeñas empresas presenten cuentas abreviadas o archivadas. Sin embargo, se ha confirmado que no hay planes para modificar los plazos de presentación de cuentas, lo que supondrá un alivio para muchos.
El proyecto de ley sobre Delitos Económicos y Transparencia Corporativa obtuvo la sanción real el 26 de octubre de 2023. Las primeras medidas de la ley se introdujeron en la primavera de 2024; sin embargo, muchos de los cambios requieren desarrollo del sistema y legislación secundaria antes de su implementación. Con el tiempo, las medidas introducidas conducirán a una mayor transparencia y a una información más precisa y fiable en los registros.
De especial relevancia para los secretarios de empresa serán los requisitos para que cualquier persona que actúe en nombre de una empresa verifique su identidad para poder seguir interactuando con Companies House. A partir del 8 de abril de 2025, las personas deberán verificar su identidad directamente con Companies House o a través de un Proveedor Autorizado de Servicios Corporativos (ACSP).
