Trabajar desde casa puede ser una opción atractiva para algunos empleados. Aquí analizamos las implicaciones fiscales del teletrabajo.
Tu estado es importante
Las normas fiscales difieren considerablemente según se trate de un trabajador autónomo, un empresario individual o un socio, o de un empleado, incluso si se trata de un empleado de su propia empresa. Sin embargo, en cualquier caso, si desea optimizar su situación fiscal, es fundamental llevar una contabilidad correcta. De lo contrario, HMRC podría intentar rectificar su situación fiscal varios años después. Esto puede generar facturas inesperadas, incluyendo varios años de impuestos, intereses y sanciones.
Esta hoja informativa considera la posición de los empleados.
Reglas generales
Por lo general, cualquier gasto pagado en nombre de un empleado o reembolsado a este por su empleador estará sujeto a impuestos. El empleado deberá solicitar la desgravación fiscal personal y demostrar que incurrió en dichos gastos «total, exclusiva y necesariamente» para el desempeño de su trabajo. El término «necesariamente» establece un requisito mucho más estricto que el de los autónomos.
Además, la forma en que se prestan los servicios puede, en ocasiones, marcar una diferencia sustancial en dicho coste fiscal. Por ejemplo, si el empleador proporciona algo al empleado, las normas suelen ser mucho más generosas que si el empleado lo comprara él mismo e intentara solicitar la desgravación fiscal. Un poco de asesoramiento y planificación anticipada suelen ser fructíferos.
Una exención
Las normas para empleados en relación con el uso del domicilio como oficina incluyen una exención específica de impuestos. Permiten que los pagos que realizan los empleadores a sus empleados por gastos domésticos adicionales estén exentos de impuestos, siempre que el empleado incurra en dichos gastos al desempeñar las funciones del empleo en régimen de teletrabajo. Por «teletrabajo» se entienden los acuerdos entre el empleado y el empleador en virtud de los cuales el empleado realiza regularmente algunas o todas las funciones del empleo en casa.
Los acuerdos no necesitan ser por escrito, pero es aconsejable hacerlo, ya que la exención no se aplica cuando un empleado trabaja en casa de manera informal.
Si se cumplen estas normas, se pueden cubrir los costes adicionales de calefacción e iluminación del área de trabajo y el coste del consumo de agua. También podrían aumentar las tarifas de acceso a internet, seguro de hogar o llamadas telefónicas de empresa, y el teletrabajo conlleva la obligación de pagar impuestos empresariales. HMRC acepta que el coste adicional incurrido también se pueda incluir.
Sin embargo, a diferencia de los trabajadores autónomos, HMRC no acepta que una proporción de los costes fijos del hogar, como los intereses de la hipoteca, el alquiler, el impuesto municipal o las tarifas del agua, sean deducibles.
Existe un método de tarifa plana más sencillo para cubrir gastos adicionales. La tarifa es de £6 semanales a partir del 6 de abril de 2020. No es necesario llevar registros. Sin embargo, para justificar un pago mayor, el mensaje es: ¡demuéstrelo!
Alivio fiscal
Las normas anteriores solo permiten pagos exentos de impuestos en circunstancias específicas. Sin embargo, si los pagos se realizan al margen de estas normas o, de hecho, no se realiza ningún pago, el empleado puede solicitar la desgravación fiscal personal si puede demostrar que incurrió en dichos gastos o recibió dichos pagos «total, exclusiva y necesariamente» para los fines de su trabajo. En realidad, esto es extremadamente difícil —algunos dirían imposible—, ya que HMRC exige que se cumplan las siguientes pruebas:
- el empleado realiza las tareas sustantivas de su trabajo desde casa (es decir, las tareas centrales del trabajo)
- Esas funciones no pueden llevarse a cabo sin el uso de instalaciones adecuadas
- El empleado no dispone de dichas instalaciones en las instalaciones del empleador o están demasiado lejos
- y en ningún momento, ni antes ni después de la celebración del contrato de trabajo, el trabajador podrá elegir entre trabajar en las instalaciones del empleador o en otro lugar.
Entonces, la moraleja para los empleados es optar por pagos libres de impuestos, ¡no por desgravaciones fiscales!
Costos de equipo
La empresa dispondrá de deducciones de capital para cubrir los costes de proporcionar equipos a los empleados que trabajan desde casa. Siempre que el uso privado de dichos activos por parte del empleado sea insignificante, no se le otorgará ningún beneficio tributable. Esto podría aplicarse, por ejemplo, a equipos como una computadora portátil, un escritorio o una silla, siempre que el empleador cuente con una política escrita que especifique que la provisión de dichos equipos es para fines laborales.
Costos de viaje
Las reglas son tan sencillas que HMRC las explica en el folleto IR490. Sin embargo, lo más importante es que, si bien el domicilio de un empleado puede considerarse un lugar de trabajo a efectos fiscales, esto no basta, por sí solo, para que el empleado obtenga una desgravación fiscal por los gastos de desplazamiento a otro lugar de trabajo permanente.
Los empleados pueden solicitar desgravaciones fiscales sobre el total de los gastos de viaje en el ejercicio de sus funciones. Sin embargo, no se aplican desgravaciones fiscales a los gastos de desplazamientos ordinarios ni a los viajes privados.
Las normas son complejas, pero el desplazamiento ordinario se define como el desplazamiento entre el domicilio del empleado y un lugar que constituye un «lugar de trabajo permanente». Un «lugar de trabajo permanente» incluye lugares donde se trabaja de forma continua durante más de 24 meses o donde el período de asistencia abarca la totalidad o la mayor parte del período de empleo.
Las directrices de HMRC indican que, para la mayoría de las personas, el lugar de residencia es una cuestión de elección personal, por lo que el gasto de desplazamiento desde el domicilio a cualquier lugar de trabajo permanente es consecuencia de dicha elección. Por consiguiente, dichos gastos de viaje no se considerarán a menos que la ubicación del domicilio del empleado esté determinada por las necesidades del puesto.
Incluso si se cumple esa condición, el costo del viaje entre el hogar del empleado y otro lugar de trabajo permanente solo es deducible durante aquellos períodos en que el hogar es un lugar de trabajo.
Por supuesto, los empleados que trabajan desde casa tienen derecho a una deducción por los gastos de desplazamiento a un lugar de trabajo temporal, es decir, a cualquier lugar que no sea un lugar de trabajo permanente. ¡Así de claro!
Ejemplo
Las obligaciones de Jane a menudo implican trabajar hasta altas horas de la noche y no tiene acceso a las instalaciones de su empleador (su lugar de trabajo permanente) por la noche, por lo que se lleva trabajo a casa. Dado que el lugar de trabajo es una cuestión de elección personal (no existe un requisito objetivo de que se realice en su domicilio), ningún desplazamiento hacia o desde su domicilio puede considerarse parte del ejercicio de sus funciones y no se le ofrece ninguna compensación económica.
Sin embargo, el esposo de Jane es gerente de ventas de área y reside en Leicester. Dirige el equipo de ventas de su empresa en Midlands, cuya oficina más cercana está en Newcastle. Por lo tanto, se ve obligado a realizar toda su labor administrativa en casa, donde ha reservado una habitación como oficina. Tiene derecho a una deducción por los gastos de desplazamiento a la oficina de la empresa en Newcastle, así como por los viajes dentro de Midlands, ya que todos estos desplazamientos deberían considerarse temporales.
Sé razonable
Como puedes ver, todo es posible, pero la clave es tener claras las reglas, llevar buenos registros y ser sensato sobre cuánto reclamar.
