A continuación, detallamos cómo debe enviarse la información de nómina a HMRC bajo Información en tiempo real (RTI).
RTI – una introducción
Bajo la Ley de RTI, los empleadores o sus agentes deben presentar nóminas regularmente para cada período de pago del año, detallando los pagos y deducciones realizados a los empleados cada vez que reciben su salario. Hay dos declaraciones principales que un empleador debe presentar, las cuales se detallan a continuación.
Envío de pago completo
La Declaración de Pago Completo (FPS) debe enviarse a HMRC a más tardar en la fecha de pago de los salarios de los empleados. Esta declaración detalla el pago y las deducciones realizadas al empleado. La FPS debe llegar a HMRC a más tardar en la fecha de pago de los salarios de los empleados.
Resumen de pagos del empleador
Los empleadores también pueden tener que presentar una declaración adicional a HMRC cada mes, el Resumen de pago del empleador (EPS), para cubrir las siguientes situaciones:
- donde no se pagó a ningún empleado en el mes fiscal
- cuando el empleador haya recibido financiación anticipada para cubrir los pagos legales
- cuando los pagos legales sean recuperables (como el Pago Legal por Maternidad y Paternidad o el Pago Parental Compartido) junto con el pago de Compensación del Seguro Nacional; o
- donde se sufren deducciones del CIS que podrían compensarse (sólo empresas).
HMRC compensará los importes recuperables con el importe adeudado del FPS para calcular el importe a pagar. El EPS debe estar en poder de HMRC antes del día 19 de cada mes para que se compense con el pago adeudado del mes fiscal anterior.
Pagos a HMRC
Tenga en cuenta que, en virtud del RTI, HMRC conoce el importe adeudado mensual o trimestralmente. Esta información se notificará a HMRC a través del FPS y el EPS.
HMRC esperará recibir las deducciones PAYE y NIC menos los pagos cada mes o trimestre (solo para pequeños empleadores).
Procedimientos de fin de año
Al final del año fiscal se debe realizar una declaración final de FPS o EPS para informar a HMRC que se han informado todos los pagos y deducciones a HMRC.
Algunas complicaciones adicionales
Salarios
Bajo la ley RTI no es posible ingresar los salarios al final del año de la empresa y asumir que se han pagado durante todo el año, por ejemplo, para utilizar el límite inferior de ingresos del seguro nacional de un miembro de la familia que le otorga un crédito para fines de pensión estatal y pago reglamentario.
Los salarios deben pagarse regularmente y los detalles deben proporcionarse a HMRC a través del sistema RTI de manera oportuna.
Pagos que no es práctico informar "en o antes"
HMRC ha publicado una guía que aborda cuestiones como los pagos realizados el mismo día de trabajo (que varían según el trabajo realizado), cuando resulta impráctico informar en tiempo real. La normativa permite hasta siete días adicionales para informar el pago en determinadas circunstancias.
HMRC también ha puesto a disposición algunas directrices sobre las excepciones a la presentación de información PAYE "en el momento" de pagar a un empleado, que se pueden encontrar aquí .
Sanciones
Se aplican sanciones cuando los empleadores no cumplen con sus obligaciones de presentación y pago de RTI.
En esencia, las multas por presentación tardía se aplican a cada plan PAYE, y su cuantía depende del número de empleados del plan. Se pueden aplicar multas mensuales de entre £100 y £400 a microempresas, pequeñas, medianas y grandes, como se muestra a continuación:
- 1-9 empleados – £100
- 10-49 empleados – £200
- 50-249 empleados – £300; y
- 250 o más empleados: £400.
Cada plan está sujeto a una sola sanción por presentación tardía al mes, independientemente del número de declaraciones presentadas fuera de plazo. Habrá un incumplimiento no sancionado cada año, y todos los incumplimientos subsiguientes conllevarán una sanción. En lugar de imponer automáticamente sanciones por presentación tardía al incumplir un plazo, HMRC ha confirmado que adoptará un enfoque más proporcionado y se centrará en los incumplimientos más graves, evaluando el riesgo.
HMRC cobra intereses diarios sobre todos los importes impagos desde la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago, y los aumenta una vez realizado el pago completo. También puede imponer multas a los empleadores que no paguen sus obligaciones de PAYE a tiempo. Estas multas se evalúan según el riesgo y oscilan entre el 1 % y el 4 % de los importes abonados con retraso. El primer pago atrasado no genera multa.
