¿Qué es la inscripción automática?
La afiliación automática impone a los empleadores la obligación de afiliar automáticamente a los trabajadores a un plan de pensiones basado en el trabajo. Las principales obligaciones son:
- evaluar los tipos de trabajadores en la empresa
- Proporcionar un plan de pensiones de inscripción automática calificado para los trabajadores relevantes
- Escribir a la mayoría de sus trabajadores para explicarles qué significa para ellos la inscripción automática en un plan de pensiones del lugar de trabajo.
- inscribir automáticamente a todos los "titulares de empleo elegibles" en el plan y pagar las contribuciones del empleador
- Completar la declaración de conformidad y mantener registros
- realizando una reinscripción y una nueva declaración cada tres años.
Evaluación de los tipos de trabajadores en la empresa
La facilidad o dificultad de esta tarea depende del tipo de negocio. Una empresa que contrata trabajadores eventuales, jóvenes o mayores, necesitará dedicar tiempo a analizar su plantilla. Una empresa que solo emplea personal asalariado tendrá una tarea más sencilla.
Un 'trabajador' es:
- un empleado; o
- una persona que tiene un contrato para proporcionar trabajo o servicios personalmente y no realiza el trabajo como parte de su propio negocio.
La segunda categoría se define de la misma manera que "trabajador" en la legislación laboral. Estas personas, aunque no sean empleados, tienen derecho a derechos laborales fundamentales, como el Salario Mínimo Nacional (SMIN). Entre las personas incluidas en esta categoría se incluyen algunos trabajadores temporales y algunos trabajadores eventuales.
Hay tres categorías de trabajadores: trabajadores con derecho a prestaciones, trabajadores con derecho a prestaciones no elegibles y trabajadores con derecho a prestaciones.
Un "titular de un empleo elegible" es un trabajador que:
- tener entre 22 años y la edad de jubilación estatal
- Ganar más del umbral mínimo de ingresos (actualmente £10,000)
- trabajando o trabajando habitualmente en el Reino Unido
- que no estén ya en un plan de pensiones calificado.
La mayoría de los trabajadores serán elegibles, a menos que el empleador ya cuente con un plan de pensiones que les permita acceder a él. Estos son los trabajadores para quienes se requerirá la afiliación automática.
Otros trabajadores (personas que no son elegibles) pueden tener el derecho a "participar" (es decir, unirse a un plan) y, por lo tanto, deben ser tratados como personas que son elegibles si lo hacen. Los "trabajadores con derecho" tienen derecho a unirse al plan, pero el empleador no está obligado a realizar contribuciones con respecto a estos trabajadores.
La categorización de los trabajadores puede ser difícil en algunas circunstancias. Contáctenos si no sabe cómo evaluar los tipos de trabajadores que tiene.
En diciembre de 2017, tras una revisión del sistema de afiliación automática por parte del Departamento de Trabajo y Pensiones, el gobierno propuso cambiar el límite de edad mínimo de 22 a 18 años (manteniendo el límite máximo de edad en la edad de jubilación anticipada). Según las propuestas, quienes tengan entre 18 y la edad de jubilación anticipada se afiliarán automáticamente a un plan de pensiones de empresa si ganan más de 10.000 libras esterlinas al año. Los trabajadores de entre 16 y 18 años y los empleados que superen la edad de jubilación anticipada seguirán teniendo derecho a afiliarse a su plan de pensiones de empresa. El gobierno prevé implementar las propuestas a mediados de la década de 2020.
¿Qué es un plan de pensiones de inscripción automática calificado?
Los empleadores pueden cumplir con sus obligaciones utilizando un plan de pensiones existente, creando un nuevo plan o utilizando el plan de bajo costo del gobierno: el National Employment Savings Trust (NEST).
Es importante que el plan de pensiones elegido genere buenos resultados para los ahorros de jubilación del empleado. Esto podría significar que el plan actual de un empleador no sea adecuado, ya que podría haber sido diseñado para las necesidades de empleados con salarios más altos y mayor antigüedad. Esto podría significar que NEST, por ejemplo, podría ser un plan adecuado para empleados que actualmente no tienen derecho a afiliarse a un plan de su empleador.
Para ser un plan de inscripción automática calificado, un plan debe cumplir con los criterios de calificación y los criterios de inscripción automática.
La parte principal de los criterios de elegibilidad exige que el plan de pensiones cumpla con ciertos estándares mínimos, que varían según el tipo de plan. La mayoría de los empleadores preferirán ofrecer un plan de pensiones de contribución definida. El requisito mínimo para estos planes es una contribución total mínima basada en los ingresos que dan derecho a la pensión, de la cual una cantidad específica debe provenir del empleador.
Para ser un plan de inscripción automática, el plan no debe contener ninguna disposición que:
- impedir que el empleador realice los arreglos necesarios para inscribir, optar por o volver a inscribir automáticamente a un "titular del empleo"
- exigir al titular del empleo que exprese una elección en relación con cualquier asunto o que proporcione cualquier información para seguir siendo miembro activo del plan de pensiones.
El segundo punto anterior significa, por ejemplo, que el plan de pensiones cuenta con un fondo predeterminado en el que se invertirán las aportaciones atribuibles al titular del empleo. No obstante, este debería poder elegir otros fondos si así lo desea.
Quizás podamos aconsejarle sobre la ruta más adecuada. Por favor, contáctenos .
¿La inscripción automática se aplica a todos los empleadores?
Desde octubre de 2017, todos los empleadores tienen obligaciones de inscripción automática a partir de la fecha en que emplean a su primer miembro del personal.
En principio, las cotizaciones se deben realizar desde el primer día de empleo, pero es posible posponer la afiliación automática para algunos o todos los empleados hasta tres meses. Esto puede utilizarse, por ejemplo, para evitar el cálculo de cotizaciones sobre los ingresos de períodos parciales.
Un empleador puede obtener más información sobre sus obligaciones en www.thepensionsregulator.gov.uk .
Comunicarse con sus trabajadores
Los empleadores deben escribir a todos los trabajadores (excepto a aquellos menores de 16 años o mayores de 75 años) para explicarles qué significa para ellos la inscripción automática en un plan de pensión del lugar de trabajo.
Existen diferentes requisitos de información para cada categoría de trabajador. En el caso de un trabajador que cumpla los requisitos, la carta debe incluir detalles sobre cómo puede optar por no participar en el programa si así lo desea. Sin embargo, la carta no debe incitar al empleado a optar por no participar.
El Regulador de Pensiones (TPR) ha desarrollado un conjunto de plantillas de cartas para ayudarle cuando escriba a sus empleados.
Inscripción automática de trabajadores elegibles y pago de cotizaciones
Como parte del proceso de inscripción automática, los empleadores deberán realizar contribuciones al plan de pensiones para los trabajadores elegibles.
Todos los empleadores deben ahora contribuir al menos con el 3% de los ingresos pensionables de los trabajadores que cumplen los requisitos. También existe una contribución que deben pagar los empleados si el empleador no alcanza la contribución mínima total del 8%.
Ejemplo
- Si el empleador aporta sólo el 3% entonces la contribución bruta del empleado será del 5% de manera que se realiza una contribución mínima total del 8%.
- Si el empleador aporta el 5%, la contribución bruta del empleado solo será del 3%.
¿Qué son las ganancias calificadas para pensión?
Las ganancias cubren los componentes monetarios del salario, incluyendo horas extras y bonificaciones (brutas), pero las contribuciones mínimas no se calculan necesariamente sobre el total de las ganancias. Las contribuciones se pagarán sobre las ganancias entre un umbral inferior y uno superior. Estos umbrales son actualmente de £6,240 a £50,270. (Las ganancias entre estas cantidades se denominan ganancias calificadas).
Si hacemos tu nómina, podemos ayudarte a realizar estos cálculos e indicarte las deducciones del salario y los pagos necesarios al plan de pensiones.
Declaración de cumplimiento
El TPR se creó para regular las pensiones basadas en el trabajo.
El empleador debe haber completado inicialmente la Declaración de Cumplimiento dentro de los cinco meses posteriores al inicio de sus funciones. En esencia, el proceso de Declaración de Cumplimiento requiere que el empleador:
- confirmar que se han seguido los procedimientos de inscripción automática correctos; y
- Proporcionar diversos datos, como el número de titulares de empleos elegibles inscritos.
Deberes permanentes de los empleadores
Los empleadores continúan teniendo obligaciones vigentes con respecto a la inscripción automática.
Reinscripción
Los empleadores tienen la obligación legal de reinscribir a ciertos empleados en un plan de pensiones automático cada tres años. El proceso implica reevaluar la plantilla y reinscribir a ciertos empleados en el plan de pensiones automático que hayan elegido. Los empleadores también deben completar la nueva declaración de cumplimiento del TPR, incluso si no tienen personal para reinscribir. La reinscripción debe realizarse aproximadamente tres años después de la fecha de inicio del proceso.
Como parte de sus responsabilidades de reinscripción, los empleadores deben realizar las siguientes tareas:
- Fecha de reinscripción
- A menos que sea la primera fecha de reinscripción, esta siempre será el tercer aniversario de la reinscripción anterior. No se puede posponer la fecha de reinscripción.
- Si se trata de la primera fecha de reinscripción, hay un plazo de seis meses para elegir una fecha de reinscripción. Esta puede ser tres meses antes o después del tercer aniversario de la fecha de inicio original. Esta situación puede ser inusual.
- Reevaluar la fuerza laboral
- El empleador solo deberá evaluar a los empleados que se afiliaron automáticamente y que posteriormente: solicitaron abandonar el plan de pensiones (optaron por no participar); abandonaron el plan de pensiones una vez finalizado el período de baja voluntaria; o suspendieron o redujeron sus contribuciones a la pensión por debajo del nivel mínimo (y que cumplen los criterios de edad e ingresos para la reinscripción). Una vez finalizada la evaluación, los empleadores deben reinscribir al personal elegible en un plan de pensiones que cumpla los requisitos y comenzar a realizar contribuciones dentro de las seis semanas posteriores a su fecha de reinscripción.
- Escribe a los que se han reinscrito
- El empleador deberá escribir a cada empleado que se haya reinscrito en el plan de pensiones. Esto debe hacerse dentro de las seis semanas posteriores a la fecha de reinscripción. Hay modelos de cartas disponibles en el sitio web de TPR.
- Completar la re-declaración de cumplimiento
- El empleador debe completar y presentar la nueva declaración de cumplimiento del TPR para confirmar que ha cumplido con sus obligaciones legales. Esto debe hacerse dentro de los cinco meses siguientes al tercer aniversario de la fecha de reinscripción previa. El empleador debe hacerlo incluso si no ha reinscrito a ningún empleado en el plan de pensiones.
Recuerde que la reinscripción y la nueva declaración son un requisito legal y el incumplimiento de las regulaciones puede resultar en una multa.
Las sanciones por incumplimiento
Los empleadores que incumplan con sus obligaciones legales podrán ser objeto de medidas coercitivas. El TPR cuenta con diversas facultades para tomar medidas por incumplimiento. Estas pueden ir desde cartas de advertencia y notificaciones legales hasta sanciones económicas. Las multas varían desde una multa fija de 400 libras hasta una multa diaria progresiva de entre 50 y 10 000 libras, según el número de empleados. En los casos más extremos, el Regulador puede iniciar un proceso penal.
Mantener registros
Finalmente, un empleador debe mantener registros que le permitan demostrar el cumplimiento de sus obligaciones. Mantener registros precisos también es una buena práctica comercial, ya que puede ayudar al empleador a:
- evitar o resolver posibles disputas con los empleados
- ayudar a verificar o conciliar las contribuciones realizadas al plan de pensiones.
Guía del verificador de deberes TPR
La guía TPR está disponible para los empleadores para ayudarlos a cumplir con sus obligaciones de inscripción automática: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers .
Con el verificador de obligaciones y la guía, los empleadores pueden seguir un proceso paso a paso para cumplir con sus obligaciones. La guía también incluye enlaces a herramientas y recursos.
Cambios por delante
La nueva Ley de Pensiones (Extensión de la Inscripción Automática) de 2023 amplía el régimen de inscripción automática. El Secretario de Estado tendrá la facultad de introducir nuevas regulaciones para:
- Reducir el límite de edad inferior para la inscripción automática de 22 a 18 años
- Eliminar el umbral inferior de ingresos para las ganancias calificadas (actualmente es de £6,240 por año) para que las contribuciones se calculen desde la primera £1 ganada hasta el límite superior (actualmente £50,270 por año)
La fecha de implementación de esto aún no ha sido anunciada.
