En los próximos años, el gobierno implementará gradualmente su histórica iniciativa Making Tax Digital (MTD), que permitirá a los contribuyentes pasar a un sistema tributario completamente digital.
Esta hoja informativa describe algunas de las cuestiones clave para las empresas.
Digitalización de impuestos para empresas
El programa "Impuestos Digitales para las Empresas" (MTDfB) se introdujo en los Presupuestos de Primavera de 2015. Poco después, se publicó el documento gubernamental "Impuestos más Fáciles", que describía los planes para el fin de la declaración de la renta. También exponía la visión del gobierno para modernizar el sistema tributario del Reino Unido, con cuentas fiscales digitales que sustituirán las declaraciones de la renta de diez millones de personas y cinco millones de pequeñas empresas.
Plazos revisados
Sin embargo, los expertos de la industria y aquellos dentro del sector de contabilidad expresaron preocupaciones sobre el ritmo propuesto y la escala de la introducción del MTDfB y, como resultado, el gobierno modificó el cronograma para la implementación de la iniciativa, para permitir que las empresas y los individuos "tengan suficiente tiempo para adaptarse a los cambios".
El MTDfB, empezando por el IVA, entró en vigor el 1 de abril de 2019, como se resume a continuación.
Impuestos digitales para el IVA (MTDfV)
Según las reglas, todas las empresas registradas en el IVA deben mantener registros digitales a efectos del IVA y proporcionar la información de su declaración de IVA a HMRC utilizando un software funcional compatible con MTD.
Solo unas pocas empresas están exentas de cumplir con el MTDfV. Contáctenos si cree que su empresa podría estar exenta. Las únicas exenciones automáticas se aplican cuando una empresa ya está exenta de presentar declaraciones de IVA en línea o se declara formalmente insolvente.
HMRC también tiene la facultad discrecional de conceder exenciones en circunstancias muy limitadas, por ejemplo, si se convence a una empresa de que no puede usar un ordenador, software o internet por motivos como discapacidad, ubicación o motivos religiosos. Las empresas pueden apelar la denegación de exención por parte de HMRC.
Inscripción
Desde abril de 2022, el MTDfV es obligatorio para todas las empresas registradas a efectos del IVA. Esto significa que incluso las empresas registradas voluntariamente, que operan por debajo del umbral obligatorio de registro a efectos del IVA (90.000 £ a partir del 1 de abril de 2024), deben mantener los registros digitales necesarios y presentarlos digitalmente. Si esto le afecta y prefiere considerar la posibilidad de darse de baja a efectos del IVA, con gusto lo conversaremos con usted.
Desde febrero de 2024, HMRC ha inscrito automáticamente todos los nuevos registros de IVA en MTD, a menos que se haya solicitado específicamente una exención de MTD.
Las empresas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del MTDfV deben presentar sus declaraciones de IVA mediante un software compatible con la normativa del MTDfV. La información se extraerá de los registros digitales para completar la declaración.
Los cambios introducidos como parte del proyecto MTDfV no afectan los plazos legales de declaración del IVA ni las fechas de pago, y las empresas que opten por presentar declaraciones de IVA mensualmente o anualmente pueden seguir haciéndolo.
Uso de software de terceros y mantenimiento de registros digitales
HMRC no proporciona software MTDfV, y el mantenimiento manual de registros no es aceptable. Las empresas deben mantener registros específicos en un software funcionalmente compatible, que calcula la declaración de IVA y la envía a HMRC mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API).
HMRC reconoce que existen diferentes maneras de hacerlo. Sin embargo, la transferencia de datos a HMRC, desde los registros digitales obligatorios hasta la presentación de la declaración, debe ser completamente digital. HMRC ha publicado el Aviso de IVA 700/22: Digitalización de los Impuestos para el IVA, que detalla los requisitos.
El aviso de IVA define el software funcionalmente compatible como un «programa de software o conjunto de programas de software compatibles que pueden conectarse a los sistemas de HMRC a través de una API» y que deben ser capaces de:
- mantener registros en formato digital según lo especificado por las reglas del MTDfV
- Preservar registros digitales en formato digital hasta por seis años
- crear una declaración de IVA a partir de los registros digitales guardados en un software compatible y enviar estos datos a HMRC digitalmente
- Proporcionar a HMRC datos del IVA de forma voluntaria
- recibir información de HMRC a través de la plataforma API.
Los registros que deben conservarse digitalmente se especifican en el Aviso del IVA. Estos incluyen los datos de designación; la cuenta de IVA que vincula los registros principales con la declaración de IVA; e información sobre los suministros realizados y recibidos, incluyendo los diferentes tipos de IVA aplicables. Para los suministros recibidos, también se requiere el importe del impuesto soportado que se debe reclamar.
MTD no está completamente libre de papel, lo que no significa que las empresas estén obligadas a usar facturas y recibos digitales. Sin embargo, el registro real de los suministros realizados y recibidos debe ser digital. Si las facturas y los recibos no se conservan digitalmente, deben conservarse en formato físico, como es habitual, a efectos del IVA.
Problemas de software
Los registros digitales necesarios para MTD no tienen que almacenarse en un único lugar ni en un único programa. Las empresas pueden conservar registros digitales en diversos formatos digitales compatibles. Se permite el uso de hojas de cálculo, junto con software complementario de MTD.
A partir del 1 de abril de 2021, cuando se conserven registros digitales en más de un programa o se utilicen programas complementarios, todos los programas deberán estar vinculados digitalmente. El Aviso de IVA 700/22 define estas vinculaciones digitales.
Enlaces digitales
Un enlace digital es una transferencia o intercambio de datos digitales entre programas, productos o aplicaciones de software. Cuando se utiliza un conjunto de productos de software, deben existir enlaces digitales entre ellos, y una vez introducidos los datos en el software, cualquier transferencia o modificación posterior debe realizarse mediante un enlace digital.
La transferencia manual de datos no está permitida bajo MTD. Un ejemplo sería anotar detalles de facturas en un libro mayor y luego usar esa información manuscrita para actualizar manualmente otra parte del software funcional compatible. Copiar o transponer manualmente datos entre dos o más programas, así como copiar y pegar, no es aceptable.
El Aviso de IVA describe los enlaces digitales aceptables, incluidos:
- celdas vinculadas en hojas de cálculo
- Enviar por correo electrónico una hoja de cálculo con registros digitales a un agente para que este importe los datos al software y realice un cálculo, como un cálculo de exención parcial
- Transferir registros digitales a dispositivos portátiles (pen drive, memoria USB) y entregárselos a un agente
- Importación y exportación de XML, CSV, descarga y carga de archivos
- transferencia automatizada de datos
- Transferencia de API.
Transición: período de penalización por aterrizaje suave
Para los períodos de declaración de IVA que comiencen entre el 1 de abril de 2019 y el 31 de marzo de 2020, no se aplicarán sanciones si las empresas no tienen enlaces digitales entre programas informáticos. Esto significa que se aceptará la opción de copiar y pegar mientras las empresas actualizan sus sistemas. Sin embargo, a partir de 2020, HMRC sancionará el incumplimiento.
La transferencia de datos de declaración de IVA al software puente para realizar la presentación a HMRC siempre debe ser digital y está excluida de las disposiciones de aterrizaje suave.
Exenciones
Según la MTDfV, solo unas pocas empresas están exentas. Contáctenos si cree que su empresa podría estar exenta. Las empresas podrán apelar la denegación de exención por parte de HMRC.
